Значення реєстрації документів. Охорона праці та гігієна користувача ЕОМ. Контроль за виконанням документів. Автоматизована форма реєстрації. Журнальна та карткова форма реєстрації документів. Створення бази даних. Охорона праці та гігієна секретаря.
Аннотация к работе
ДЕРЖАВНИЙ ПРОФЕСІЙНО-ТЕХНІЧНИЙ НАВЧАЛЬНИЙ ЗАКЛАД «ВІННИЦЬКЕ МІЖРЕГІОНАЛЬНЕ ВИЩЕ ПРОФЕСІЙНЕ УЧИЛИЩЕ» ДИПЛОМНА РОБОТА на тему Виконала учениця III курсу, групи №16 професія:4112 Звягіна СвітланаКожний документ має реєструватися в даній установі лише один раз. Обовязково повинні реєструватися документи, що надходять від вищих організацій (установ), і ті, що надсилаються до вищих організацій (установ), важливі внутрішні документи (накази, розпорядження, протоколи, доповідні записки тощо), а також пропозиції, скарги громадян. Не реєструються поздоровчі листи, поздоровчі телеграми, запрошення, інформації до відома, документи, що проходять через службу документування і піддаються оперативному обліку в спеціальних оперативних формах у галузевих та функціональних структурних підрозділах: бухгалтерські документи первинного обліку (їх реєструють у бухгалтерії), щомісячні та щоквартальні звіти підвідомчих організацій. У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці. Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа.У разі реєстрації службових листів фіксують лише ініціативні документи (запити), складені в даній установі чи ті, що надійшли від іншої установи, а дані про документ, надісланий у відповідь, зазначають як доповнення до реєстраційних записів у тій самій картці. Календарну шкалу контрольно-реєстраційної картки використовують для контролю за термінами виконання документа. Якщо термін виконання документа припадає на парне число, то в картці позначають попереднє число. Ця технологія визначає основні етапи проходження документів: складення первинних документів або реєстрація таких, що надійшли зі сторони, облікове опрацювання та реєстрація документів; передача документів на зберігання до архіву. При картковій формі реєстрації може бути створено таку кількість карток, яка забезпечить усі картотеки і звільнить від реєстрації ті структурні підрозділи, куди документ надходить на розгляд, виконання, для контролю.На підприємстві реєстрації підлягають документи, які потребують обліку, виконання й використання з додатковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються й використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ і громадян, а також як традиційні машинописні документи, так і створені за допомогою ПК. Кожний документ реєструється в установі лише один раз: вхідні у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час; створювані в установі у день підписання або затвердження. Під час реєстрації документа надається умовне позначення реэстраційний індекс, який складається з порядкового номера в межах групи документів, що реєструються, і доповнюється індексами за номенклатурою справ, питаннями діяльності, кореспондентами тощо. Журнальна форма реєстрації документів допускається в установах з обсягом документообігу до 500-600 документів на рік. Запис здійснюється з реєстраційно-контрольної картки (РКК), побудованої на базі обовязкових реквізитів, які забезпечують сумісність програмних і технічних засобів, або шляхом прямого введення з документа встановленого обовязкового складу реквізитів: назва виду документа, автор-кореспондент; дата та індекс документа; заголовок документа або його короткий зміст; резолюція; відповідальний виконавець; термін виконання; позначка про виконання.В середовищі баз даних можна організувати облік всіх документів: внутрішніх, вхідних, вихідних. Бази даних дозволяють також вести на компютері журнали обліку співробітників, що направляються у відрядження або що приїжджають у відрядження, журнал обліку телефонограм, журнал обліку документів колегіальних органів. Створюю таблицю Внутрішні з структурою, показаною на рис. Створюю в таблиці поле, яке міститиме гіперпосилання на документ. В режимі конструктора таблиць створюю нову таблицю Документи підприємства з структурою, представленою на рис.Стегна працюючих мають розміщуватися паралельно підлозі, а стопи ніг - на підлозі або підставці, передпліччя - вертикально; лікті - під кутом 70-90° до вертикальної площини; запястя зігнуті під кутом не більше 20° відносно горизонтальної площини, нахил голови - 15-20° відносно вертикальної площини. Робочий стіл має бути обладнаний підставкою для ніг шириною не менше 300 мм та глибиною не менше 400 мм, з можливістю регулювання по висоті в межах 150 мм та кута нахилу опорної поверхні в межах 20°. Робоче сидіння користувача повинно бути підйомно-поворотним, таким, що регулюється за висотою, кутом нахилу сидіння та спинки, за відстанню спинки до переднього краю сидіння. Висота поверхні сидіння має регулюватися в межах 400-500 мм, а кут нахилу поверхні - від 15о вперед до 5о назад.