Решения по разработке системы электронного документооборота, государственные инициативы и стандарты в данной области, существующие проблемы и направления их разрешения. Модель данных общей и пользовательской части, принципы разработки интерфейса.
Аннотация к работе
И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Ежегодное удвоение массы мирового электронного содержания обусловлено растущими технологическими возможностями обработки электронного контента, расширением видов (номенклатуры) документов, поступающих в электронные системы хранения, увеличением размеров самих документов. Обмен документами между оргструктурами осуществляется через специально настраиваемые межорганизационные шлюзы, которыми определяются политики репликации документов (реплицируемые базы данных, графики репликации). Таким образом осуществляется автоматическая динамическая репликация документов, в результате чего все документы, доступ к которым необходим в пределах определенных сетей ЭДО, гарантированно попадают в соответствующие базы данных на серверах этих сетей, и наоборот, документы, не имеющие отношения к данной сети ЭДО, гарантированно не реплицируются на сервер этой сети. Система тем или иным способом (навигацией, поиском) находит документ среди всей массы документов, вычисляет права доступа и предоставляет его пользователю.В результате проделанной работы были изучены возможности, предоставляемые современными системами электронного документооборота."Удаляем все записи из таблицы «Документ» "Удаляем все записи из таблицы «Отправитель» "Удаляем все записи из таблицы «Список группы» "Удаляем все записи из таблицы «Пользователь» "Переписываем все записи из текущей таблицы «Пользователь»"Переписываем все записи из текущей таблицы «Тип пользователя» Fields («Код типа пользователя»).Value) Fields («Код типа пользователя»).
Введение
В современной организации системы электронного документооборота (СЭД) становятся обязательным элементом ИТ-инфраструктуры. С их помощью повышают эффективность деятельности коммерческие компании и промышленные предприятия, а в государственных учреждениях на базе технологий электронного документооборота решаются задачи внутреннего управления, межведомственного взаимодействия и взаимодействия с населением.
Изначально системы этого класса рассматривались лишь как инструмент автоматизации задач классического делопроизводства, но со временем стали охватывать все более широкий спектр задач. Сегодня разработчики СЭД ориентируют свои продукты на работу не только с корреспонденцией и организационно-распорядительными документами (ОРД), но и с различными внутренними документами (договорами, нормативной, справочной и проектной документацией, документами по кадровой деятельности и др.). СЭД также используются для решения прикладных задач, в которых важной составляющей является работа с электронными документами: управление взаимодействием с клиентами, обработка обращений граждан, автоматизация работы сервисной службы, организация проектного документооборота и др. Фактически системой электронного документооборота называют любую информационную систему, обеспечивающую работу с электронными документами [1].
Целью дипломной работы является автоматизация деятельности кафедры математического моделирования с помощью СЭД.
1.
Системы электронного документооборота
Система электронного документооборота - организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также обеспечивающая контроль над потоками документов в организации [2].
Рынок СЭД в последние годы является одним из самых динамично развивающихся сегментов отечественной ИТ-индустрии. Потребителями технологий электронного документооборота являются различные по масштабу и специфике деятельности организации. Традиционно ключевым потребителем СЭД остается государственный сектор. По данным экспертов, порядка 30% проектов по внедрению технологий электронного документооборота приходится на государственные учреждения. При этом важно, что именно интерес со стороны государства стал основой устойчивости рынка СЭД, который даже в условиях кризиса получил существенный импульс развития. Электронный документооборот был назван ключевым элементом концепции «электронного правительства», реализация которой должна способствовать устранению бюрократических препон при взаимодействии государства, населения и бизнеса, а также снижению коррупции. В качестве особенности реализации проектов в органах государственной власти и крупных государственных институтах стоит отметить повышенные требования к информационной безопасности. Речь идет о построении (разработке) на базе тиражируемых программных продуктов защищенных систем электронного документооборота [3]. электронный документооборот интерфейс пользовательский
1.1
Решения по разработке СЭД
Выбирая решения класса СЭД, заказчик рассматривает различные варианты: коробочное решение, решение на базе платформы или заказная разработка. Российские разработчики в основном предлагают готовые решения, а западные выступают в качестве поставщиков платформ, на базе которых реализуются проектные решения и заказные разработки. По статистике в структуре рынка на долю российских разработчиков приходится порядка 95% от общего количества проектов по внедрению СЭД. Одним из объяснений является то, что в России до сих пор сильна специфика работы с документами, основывающаяся на отечественных традициях управления [4].
Стоит отметить, что ряд поставщиков начали предоставлять СЭД заказчикам в режиме SAAS (Software as a Service), но пока данный подход в силу целого ряда причин (доверие к провайдеру, качество и надежность каналов связи) скорее рассматривается как форма знакомства с возможностями системы, а не как реальный подход к автоматизации документооборота.
Одним из формирующихся трендов является использование для работы с документами систем класса ECM (Enterprise content management).
Enterprise content management (ECM) - управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией [2].
В рамках концепции ECM документооборот рассматривается как одна из задач обеспечения работы с корпоративной информацией. Сторонником данного подхода являются в основном западные разработчики. И хотя в России спрос на подобные технологии еще находится в стадии формирования, во многих отечественных СЭД уже реализованы различные компоненты ECM: управление документами, управление образами документов, долговременное хранение документов, управление потоками работ (Workflow), коллективная работа с документами. Принципиально технологии ECM отличаются от СЭД более глубокой проработанностью вопросов управления веб-контентом и мультимедиа-контентом.
1.2 Государственные инициативы вокруг «Электронного документа»
В 2009-2010 годах в России начали реализовываться несколько глобальных государственных инициатив, связанных с организацией официального электронного взаимодействия между государством, населением и бизнесом, направленных на повышение уровня проникновения информационных технологий в различные аспекты государственной и общественной жизни. К ним следует отнести утверждение перечня государственных услуг, предоставляемых населению через Интернет, и утверждение положений о системе межведомственного документооборота, которые стали первыми важными шагами на пути реализации концепции «электронного правительства».
Важно отметить, что вопрос о правовой базе электронного документа до сих пор остается открытым. Сегодня деятельность участников электронного документооборота регламентируется законами и положениями об использовании электронно-цифровой подписи (ЭЦП), ГОСТ и инструкциями по делопроизводству и архивному делу, законами и положениями об информационных технологиях. Получается, что на государственном уровне определены правила и порядок работы с документами, есть требования по обеспечению безопасности к информационным системам, но в законодательстве до сих пор не определен правовой статус электронного документа.
1.3
Стандарты в области СЭД
Сегодня деятельность разработчиков СЭД практически не регулируется. Развивая программные продукты и реализуя проекты по внедрению, разработчики и поставщики в той или иной степени ориентируются на следующие нормативные и правовые документы: ? ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (утв. постановлением Госстандарта РФ от 27 февраля 1998 г. №28);
? Федеральный закон от 10 января 2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» (в ред. от 08.11.2007);
? ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65-ст);
? Постановление Правительства РФ от 22 сентября 2009 г. №754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»;
? Федеральный закон от 27 июля 2006 г. №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
При реализации проектов по внедрению СЭД, в случае работы с персональными данными необходимо руководствоваться требованиями Федеральных законов от 27 июля 2006 г. №152-ФЗ «О персональных данных» и от 27 декабря 2009 г. №363-ФЗ «О внесении изменений в статьи 19 и 25 Федерального закона «О персональных данных».
Так как ГОСТЫ носят рекомендательный характер, то разработчики закладывают в свои решения максимальную гибкость, чтобы на базе системы можно было, в зависимости от заказчика, реализовать различные схемы работы с документами. Зачастую архитектура и логика работы системы должны обеспечивать различные и, порой, противоположные подходы к автоматизации документооборота. Отсутствие общепринятых стандартов является проблемой не только для разработчиков, но и для заказчиков, так как выбор требований к СЭД становится слишком субъективной задачей. Предприятия зачастую не могут ориентироваться даже на отраслевые практики (подобный подход хорошо себя зарекомендовал при выборе поставщика ИТ-систем класса ERP, CRM, HRM и др.). Правила и регламенты работы с документами могут отличаться от предприятия к предприятию не только в рамках одной отрасли, но даже в рамках одной группы компаний. Несколько простых примеров: работает ли предприятие по ГОСТАМ или нет? Насколько четко работа с документами соответствует ГОСТАМ? Готово ли высшее руководство работать в системе или за топ-менеджмент будут работать помощники и секретари? Используется ли на предприятии какая-нибудь из западных практик управления? Какие инструменты автоматизации сотрудники используют в работе? И хотя в целом комплекс задач электронного документооборота достаточно понятен, способы их реализации сильно разнятся. Получается, что одно из главных требований, предъявляемых к разработчикам современной СЭД, - предложить адекватное по цене, качеству и срокам внедрения решение независимо от специфики работы заказчика (другими словами - удовлетворяющее любой специфике).
1.4 Проблемы современных систем электронного документооборота и некоторые подходы к их решению
Высокие темпы роста объемов электронных документов, создающихся и хранящихся в информационных системах предприятия, трудности нахождения, извлечения и предоставления необходимой информации отмечаются всеми ведущими аналитиками мира как ключевые современные проблемы, присущие отрасли систем электронного документооборота (СЭД) и управления контентом [5].
Ежегодное удвоение массы мирового электронного содержания обусловлено растущими технологическими возможностями обработки электронного контента, расширением видов (номенклатуры) документов, поступающих в электронные системы хранения, увеличением размеров самих документов. Растет число участников документооборота, работающих с документами и обменивающихся информацией друг с другом в электронном виде. Все более широкие категории людей начинают создавать, публиковать и потреблять документы в электронной среде.
При этом непрерывно возрастают требования к числу и сложности функций и процедур обработки документов, которые информационная система должна брать на себя, способам «обнаружения» электронных документов в корпоративном хранилище, формам предоставления потребителю. Кроме того, множатся внутренние процессы, которые необходимо выполнять информационной системе по обслуживанию данных.
Среди них особое место занимают процессы, связанные с защитой информации. Один из ключевых принципов защиты информации заключается в том, что права доступа к документам должны определяться на уровне документа, а не только баз данных. Списки управления доступом должны быть динамическими и меняться (пересчитываться) - часто многократно, в течение жизненного цикла документа и в связи с изменениями в организационной структуре.
Наш многолетний опыт мониторинга крупномасштабных территориально распределенных систем электронного документооборота позволил выделить следующие наблюдения, касающиеся общих факторов, влияющих на эксплуатационные характеристики систем.
Реализация множественных, разнородных, часто взаимно противоречивых требований к СЭД в сочетании с обращением большого количества потребителей с разнообразными запросами к огромным массивам данных и возрастанием внутренней активности информационной системы приводит к экспоненциальному росту нагрузки на систему и соответствующему падению производительности. При определенных соотношениях технических и эксплуатационных характеристик система перестает быть масштабируемой. СЭД достигает порога интенсивности нагрузки, за которым она не может нормально функционировать вне зависимости от предоставляемых ей системных ресурсов. И чем крупнее компания, тем выше вероятность, что этот порог будет рано или поздно достигнут.
В связи с тенденцией массового подключения к СЭД бизнес-пользователей наблюдается нарастание проблемы удобства работы различных категорий пользователей в системе. Эксплуатационную эффективность СЭД следует оценивать с двух точек зрения. С одной стороны, она определяется временем отклика системы на различные действия (запросы) пользователей (быстродействие). С другой, - тем, насколько удобно и эффективно пользователь может сформулировать свои запросы к системе, адресовать их и получить адекватный ответ. (В стандарте ISO DIS 9241-11 определяется понятие «юзабилити» как степень, в которой продукт может быть использован определенными пользователями при определенном контексте использования для достижения определенных целей с должной эффективностью, отдачей и удовлетворением.) Однако разные категории участников документооборота по-разному работают с документами. Способы работы бизнес-пользователей ключевым образом отличаются от подходов, например, менеджеров СЭД. Поэтому и критерии удобства, комфортности, удовлетворенности у разных пользователей разные.
Особенно болезненно проблемы как производительности, так и удовлетворенности пользователей проявляются в условиях территориальной и организационной распределенности.
Федеративная топология СЭД
Решение комплекса задач, связанных с достижением высокой производительности, обычно осуществляется в рамках централизованного или децентрализованного подходов к построению системы.
Децентрализованный подход осуществляется созданием множества независимых локальных контуров документооборота, которые обмениваются между собой документами средствами электронных коммуникаций. Децентрализованный подход не может обойтись без дублирования документов при их передаче между контурами документооборота. Он обеспечивает высокую автономность и самостоятельность подразделений. Такой подход представляет собой наиболее простой способ организации документооборота. Однако при этом повышаются затраты, связанные с двойной регистрацией документов, большим почтовым трафиком, потерями документов в связи с негарантированностью их доставки. Кроме того, при децентрализованном подходе задача построения корпоративных процессов «сквозного» типа либо не решается, либо реализуется очень сложно. Проблемы возникают также с неэффективным расходованием системных ресурсов и администрированием независимых контуров системы.
Централизованный подход, при всех своих преимуществах, имеет жесткие требования к надежности и скорости каналов связи, характеризуется высоким сетевым трафиком, ограничениями по доступности удаленных оргединиц к информации. Тем не менее стремление эффективнее использовать ИТ-ресурсы стало сегодня одним из основных мотивов их централизации и виртуализации.
Перспективным подходом представляется федеративная архитектура, реализующая распределенное (децентрализованное) хранилище с использованием репликации данных в качестве механизма обмена данными между узлами системы. Это обеспечивает гарантированную доставку информации и распределенную бесконфликтную обработку документов. Таким образом, создаются условия для: централизованного создания, хранения и поддержки общего контента (организационно-распорядительного, нормативно-регламентного, библиотечного и т.д.); локального создания, хранения и поддержки «местного» контента; быстрой доступности контента, являющегося общим для взаимодействующих организационных единиц, построения локальных и корпоративных процессов документооборота. При этом достигается наиболее высокая интегральная производительность системы и выполняется требование эффективного использования ресурсов. Одним из важнейших принципов и свойств федеративной архитектуры является распределенное создание, хранение и потребление документов при централизованном администрировании системы как единого целого.
Следует отметить, что как централизованный, так и децентрализованный подходы являются частными случаями федеративного.
Рассмотрим более детально особенности построения федеративной СЭД.
Федеративная СЭД начинается с реализации топологии системы, отражающей организационную структуру предприятия. При этом вся организация может быть разбита на самостоятельные с точки зрения документооборота единицы. Обмен документами между оргструктурами осуществляется через специально настраиваемые межорганизационные шлюзы, которыми определяются политики репликации документов (реплицируемые базы данных, графики репликации).
Следующим элементом федеративной СЭД является сеть электронного документооборота (сеть ЭДО). Сети - это инструмент динамического управления механизмом репликаций документов между серверами сложной полиструктурной организации. Данный инструмент реализует принцип федеративности следующим образом. Каждый субъект документооборота (организация, подразделение, сотрудник, штатная единица, функциональная роль) получают признак принадлежности к определенному контуру документооборота - сети электронного документооборота (ЭДО). В реквизитах каждого документа содержится вся информация о правах доступа к документу участников документооборота. По этой информации вычисляется необходимость наличия реплики данного документа на сервере сети ЭДО. Таким образом осуществляется автоматическая динамическая репликация документов, в результате чего все документы, доступ к которым необходим в пределах определенных сетей ЭДО, гарантированно попадают в соответствующие базы данных на серверах этих сетей, и наоборот, документы, не имеющие отношения к данной сети ЭДО, гарантированно не реплицируются на сервер этой сети. Сети ЭДО позволяют резко сократить документопотоки между серверами, сохраняя высокую степень доступности документа пользователю. Основная выгода от выделения сетей ЭДО - уменьшение числа документов в репликах баз на серверах узла, пропорциональное уменьшению числа пользователей этого узла. Высокое быстродействие достигается и за счет оптимизации трафика между серверами и предоставления доступа каждой локальной сети к своей реплике документа.
В федеративной архитектуре, когда доступ в каждой сети ЭДО осуществляется к своей реплике документа, появляется возможность резко сократить списки доступа, ограничив их пользователями или группами, принадлежащими данному узлу. В этом случае каждая реплика документа содержит не полный список лиц, имеющих доступ к документу, а только перечень пользователей данной его реплики.
Федеративность на уровне пользователей
Давно замечено, что характерной особенностью больших корпоративных хранилищ контента массового пользования является то, что каждый пользователь имеет дело с ограниченным набором документов, составляющих крайне незначительную долю общего объема данных хранилища. Но каждый раз, когда пользователю требуется конкретный документ, его предоставление осуществляется на общих принципах. Система тем или иным способом (навигацией, поиском) находит документ среди всей массы документов, вычисляет права доступа и предоставляет его пользователю.
Федеративная архитектура СЭД позволяет справиться с этой проблемой за счет создания распределенной системы динамических персональных коллекций документов (ПКД).
Суть ПКД заключается в том, что для каждого участника документооборота формируется база индивидуального пользования, которая наполняется облегченными копиями документов из всего множества баз данных СЭД. Эти облегченные копии - документы-посредники (ДП) - жестко связаны с оригиналами, и их главная задача - обеспечить ссылку на исходный документ. При этом ДП должен содержать достаточно информации об исходном документе, чтобы можно было легко и удобно найти и идентифицировать его среди прочих ДП в ПКД.
По большей части ДП создаются автоматически во всех процессах первого предоставления исходного документа пользователю (по адресации, по подписке, другим событиям, возникающим в системе, а также в результате поиска и инициативного создания документа владельцем). Насколько быстро ДП может появиться в персональной коллекции, настолько же быстро он может быть удален и добавлен повторно. Поэтому коллекция является динамической и, по сути, отражает текущие актуальные интересы ее владельца. Характерной особенностью является то, что права доступа к исходному документу вычисляются однократно до создания ДП, поэтому ДП вообще не содержит полей с информацией о правах доступа.
Поскольку ПКД содержатся в персональных базах данных, создаются реальные предпосылки для персонализации рабочих мест участников документооборота.
Персонал, относящийся к «управляющим документами» (делопроизводители, секретари подразделений и руководителей, работники архивов, другие владельцы документоцентрированных процессов), должен иметь возможность работы с большими массивами документов. Привычный для них подход в работе с документами - журнальный или картотечный. Поэтому их пользовательский интерфейс должен отражать эту специфику и представлять собой отсортированные списки документов, по которым осуществляются навигация и / или параметрический поиск и из которых открываются карточки документов.
С большими массивами документов также имеют дело руководители высшего уровня. Однако здесь требуется особая «разреженная атмосфера» представления информации. Часто через руководителя проходят такие большие объемы документов, что он не может обойтись без помощников. Поэтому является целесообразным предусмотреть для рабочего места руководителя среду его взаимодействия с помощником(ами). Значительная часть документов руководителя предназначена для обеспечения управленческой деятельности, в частности распорядительной. Поэтому руководитель должен иметь удобные средства контроля.
Для других категорий участников документооборота (линейные руководители, менеджмент разных уровней, бизнес-специалисты) применяемые ими способы работы с документами трудно перечислить. Более того, в различных контекстах работы могут использоваться разные подходы и разные инструменты. Чаще всего документы создаются в офисных приложениях и распространяются средствами электронной почты. В этом случае ПКД может использоваться вместо локальной файловой системы, а различные функции документооборота - предоставляться пользователю в виде сервисов, доступных из привычных для него приложений.
К сервисам, которые предоставляют современные системы электронного документооборота и управления контентом и которые могут быть вызваны из других приложений, можно отнести: ? регистрацию документа (без участия пользователя);
? создание поручения по документу;
? создание поручения по поручению по документу;
? передачу в СЭД проекта документа и его согласование (запуск процесса согласования в СЭД и возврат статуса его завершения);
? согласование документа из внешнего приложения;
? фиксацию факта исполнения поручения;
? постановку на контроль поручения;
? снятие с контроля поручения;
? создание и доставку внутреннего документа по внешнему документу;
? запрос о состоянии документа / процесса;
? публикацию документа;
? передачу документа в архивный модуль.
Необходимое атрибутирование документов, без которого СЭД превращается в электронную «свалку», не должно быть трудоемким для пользователя и должно максимально «читать» информацию из текущего контекста. Когда человеку (в силу его должностных обязанностей, меняющихся предпочтений или степени вовлеченности в документооборот) не достает простых сервисов СЭД, он может использовать рабочее место СЭД, адресованное массовому пользователю. Здесь документоориентированные функции заметно шире, а дополнительные возможности могут подключаться постепенно по мере их востребованности.
Таким образом, создаются условия для все более полного и качественного документирования деятельности организации в соответствии с контекстно-ориентированным принципом.
Подобно тому, как оргструктуры, подразделения, рабочие группы могут взаимодействовать друг с другом посредством реплик общих документов, люди могут взаимодействовать за счет формирования индивидуальных коллекций указателей на совместно используемые ресурсы.
В ходе развития СЭД происходит слияние процессов электронного взаимодействия (в рамках которого рождается и потребляется большая часть электронного контента и в которое может быть вовлечено большое количество сотрудников) и электронного документирования (которое делает электронную информацию точной, доступной и достоверной и обеспечивает ее целостность, аутентичность, значимость). Эти два процесса тесно связаны, и функции их участников пересекаются. Российский рынок СЭД имеет развитые традиции в плане дисциплины электронного документирования. При этом проблема вовлечения персонала, деятельность которого связана только с созданием и потреблением документов, в процесс документирования становится все более значимой.
Документированное электронное взаимодействие позволяет в единых информационном пространстве, правилах доступа, интерфейсах, организации справочников, поиска и т.д. объединить две составляющие: ? формальные бизнес-процессы, использующие документоориентированную схему;
? свободное «электронное» взаимодействие людей с помощью универсальных, единых для всех, средств коммуникации.
По сравнению с сильно формализованными процессами документационного обеспечения, характерными для крупных оргструктур, документированное электронное взаимодействие является более демократичным и приближенным к бизнесу. Такой подход позволяет людям, проектным группам и целым оргструктурам, с одной стороны, свободно взаимодействовать для решения любых вопросов, с другой, - оставлять следы любого взаимодействия в виде документов в системе. При этом документирование деятельности осуществляется не в рамках чуждого, недружественного процесса документационного обеспечения, а в контексте основных бизнес-процессов.
Расширение общего числа и номенклатуры свидетельств функционирования организации и ее персонала создает предпосылки для более достоверного анализа деятельности. С точки зрения совершенствования процессов управления система документированного электронного взаимодействия обеспечивает не только ускорение доставки управленческих решений и усиление контроля их исполнения, но и доставку руководству информации для принятия решений, что замыкает цикл управления.
Документированное электронное взаимодействие позволяет объединить современные технологии электронного документооборота и управления контентом со средствами электронного взаимодействия и распределенной коллективной работы нового поколения. Интерфейс пользователя может включать: встроенную среду обмена мгновенными сообщениями и отображения присутствия, средства создания документов (создание текстов, электронных таблиц, презентаций), средства web 2.0 и др. Доступ к информации может предоставляться независимо от местоположения сотрудников организации с помощью Web-браузера, мобильных устройств, а также при использовании встроенных средств репликации (тиражирования и синхронизации), серверных и локальных баз данных.
В отличие от других подходов к управлению электронными документами документированное электронное взаимодействие использует не документоцентрированную схему, а структуру, в центре которой находится человек. Поэтому важное значение приобретают не только контент и контекст, в которых осуществляются и взаимодействие, и документирование, но и особая «атмосфера» представления информации, соответствующая бизнес-окружению и предпочтениям конкретного пользователя [6].
1.5 Сравнение существующих систем электронного документооборота
С технической точки зрения, предметная область, которую автоматизируют средства документооборота, крайне проста. Если смотреть «по-крупному», любая система документооборота - это всего лишь хранилище неструктурированных документов [7]. Поэтому все системы без исключения реализуют следующие функции и могут быть охарактеризованы по следующим основным параметрам: ? централизованное хранение документов, ? карточка документа, ? безопасность, ? версионность, ? поиск, ? уведомления, ? маршруты и задания пользователям, ? интеграция с электронной почтой, ? архивирование, ? распределенная структура хранилища, ? интерфейс, ? сканирование и распознавание, ? поддержка.
Таблица 1 - Сравнение карточек документов СЭД
СИСТЕМА ХАРАКТЕРИСТИКИ
Directum Есть возможность создания и настройки видов карточек. Одна карточка - один файл [8].
Escom.doc Неограниченная возможность создания любых дополнительных атрибутов карточек: полей, полей-справочников, полей ссылок, подчиненных справочников, ролей и т.д. Встроенные средства разработки позволяют не только редактировать существующие объекты и таблицы СУБД, но и создавать новые, устанавливать между ними связи, создавать вычисляемые поля, запросы и подзапросы, серверные обработки (сценарии).
Optima-WORKFLOW Для создания новых или модификации существующих электронных регистрационных карточек (ЭРК) применяется визуальный дизайнер макетов форм ЭРК. При проектировании макета формы ЭРК на ее страницах (закладках) размещаются соответствующие конкретным свойствам документа «поля карточки» различных типов. Кроме этого, при проектировании макета ЭРК на нем можно размещать поля, являющиеся сложными функциональными элементами управления, т.е. целые функциональные интерфейсные блоки для работы. Для хранения файлов любых форматов поставляется специальное приложение, представляющее собой контейнер данных. Количество файлов в контейнере не ограничено, файлы могут быть размещены по папкам и обрабатываться как композитный документ [11].
Гран-Док В системе созданы различные типы регистрационно-контрольных форм для различных видов документов (письменных обращений граждан, служебной корреспонденции, директивных документов, устных обращений граждан и организаций и т.д.), отличающиеся друг от друга набором реквизитов. В каждой регистрационно-контрольной форме может храниться любое количество файлов, относящихся к документу [12].
Е1 ЕВФРАТ Присутствует встроенный инструментарий (Дизайнер форм, Дизайнер маршрутов, Менеджер журналов и отчетов) для адаптации системы под требования организации [13].
Летограф Возможно создать несколько типов карточек документов и определить для каждой карточки уникальный набор атрибутов. Шаблон документа представляет собой перечень атрибутов различных видов, а также html-шаблоны отображения карточки. Сразу после создания, без запуска дополнительных скриптов карточка может быть использована. Существует возможность создания дополнительных реквизитов для карточек документов. Для каждого шаблона возможно определить любое количество атрибутов. Сразу после добавления атрибута пользователи увидят изменения карточки. Существует возможность хранения нескольких файлов для одной карточки документа. Несколько файлов могут быть присоединены к карточке документа как один или несколько атрибутов. При этом ведется контроль версий / изменений по каждому из них [14].
Таблица 2 - Сравнение безопасности СЭД
СИСТЕМА ХАРАКТЕРИСТИКИ
Directum Система обеспечивает доступ к документам строго в соответствии с назначенными правами пользователей. Тексты документов могут быть дополнительно зашифрованы с помощью паролей или цифровых сертификатов. Все действия, производимые пользователем над документом (чтение, изменение, подписание), протоколируются.
Escom.doc Существует возможность настройки безопасности для типов документов. Предусмотрено разграничение доступа для каждого экземпляра карточки. Кроме того, в карточке предусмотрено разграничение доступа для каждого атрибута, а также предусмотрена возможность динамического скрытия страниц карточки в зависимости от текущего этапа процесса и той роли, которую выполняет текущий пользователь. Карточки экземпляров бизнес-процессов доступны (видны) только тем сотрудникам, которые имеют к ним отношение - являются ролями в данном процессе. Однако в зависимости от настроек процесса, карточка на определенном этапе может быть не доступна сотрудникам, участникам предыдущих этапов.
Optima-WORKFLOW За счет комбинации прав доступа и функциональных полномочий реализуется настройка уровней защиты информации на соответствие матрице доступа, утвержденной в установленном порядке. Используются профили (ролевые группы) пользователей системы. Функциональные полномочия и права на доступ / редактирование / адресацию документов могут быть назначены как всему профилю, так и конкретному пользователю. Все действия и события фиксируются в журнале аудита. Также хранится история изменения значений реквизитов карточек с указанием старого и нового значения, даты и времени изменения, автора изменения.
Гран-Док Предоставляет распределенную среду для ввода, хранения и обеспечения доступа к информации (вид документа, документ, зона документа, зона регистрационно-контрольной формы, поле документа). Каждый пользователь системы имеет статус: группа или персона. Для персоны фиксируются имя и пароль для входа в систему «Гран-Док», а также полное имя, под которым он будет присутствовать в списках пользователей. Для группы определяется только полное имя. Группа служит элементом гибкости и «натуральности» при определении наследования прав. Несмотря на то, что могут быть определены группы, наследование можно устанавливать от любого пользователя к любому другому вне зависимости от статуса этих пользователей. Система следит за тем, чтобы в иерархии наследования не возникло логических противоречий. Полные права пользователя определяются как суперпозиция личных и наследуемых прав. Возможность хранения информации по изменению значений реквизитов осуществляется в модуле администрирования системы. Возможна настройка перечня реквизитов, изменение которых отслеживается. Ведется протоколирование действий пользователей и администраторов при работе в системе.
Е1 ЕВФРАТ Существует разграничение прав доступа. Используется механизм ролей.
Летограф Существует возможность разграничения прав доступа (чтение, изменение, изменение прав, удаление) к различным объектам системы, документам и их атрибутам. Также предоставляется возможность ограничения доступа к любому объекту системы, разграничение доступа как к объекту в целом, так и к атрибуту объекта, разграничение доступа в зависимости от этапов маршрута движения документа и др.
Таблица 3 - Сравнение версионности СЭД
СИСТЕМА ХАРАКТЕРИСТИКИ
Directum Каждый документ может иметь неограниченное количество версий. При этом версии одного и того же документа могут быть в разных форматах (например.doc и.pdf). Версия электронного документа отражает актуальность его содержимого. Каждая версия может находиться в одном из состояний жизненного цикла: в разработке, действующая, устаревшая.
Escom.doc Функция реализуется с помощью автоматической записи события изменения реквизита в специальный журнал, который ведется для большинства объектов автоматически (карточки бизнес-процессов). Для объектов нормативно-справочной информации может быть реализован тот же принцип, по запросу заказчика. Реализуется с помощью встроенных в систему средств.
Optima-WORKFLOW Каждый сеанс обработки документа завершается созданием новой версии документа. Таким образом, поддерживается полная версионность изменений документа.
Гран-Док Система предоставляет возможность хранения нескольких версий файлов.
Е1 ЕВФРАТ К сожалению, «Евфрат» не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (checkout, check-in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами.
Летограф В системе ведется журналирование всех действий пользователей и изменений данных. Специальная компонента позволяет просмотреть в документе все изменения, которые были в нем произведены. Существует возможность хранения версий файлов.
Таблица 4 - Сравнение
Вывод
В результате проделанной работы были изучены возможности, предоставляемые современными системами электронного документооборота. Разработана СЭД для кафедры математического моделирования с учетом поставленных требований. СЭД состоит из двух частей: общей и пользовательской, которые реализованы в виде приложений в СУБД MS Access. Из общей части можно создавать пользовательскую часть СЭД и редактировать общие данные. С помощью пользовательской части СЭД можно получать документы от других пользователей и отправлять свои, через подключение к общей части.
Список литературы
1. Обзор систем электронного документооборота URL: http://www.ixbt.com/soft/ (дата обращения: 15.02.2013).
2. Системы электронного документооборота - Управление знаниями URL: https://sites.google.com/site/upravlenieznaniami/tehnologii-upravlenia-znaniami/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota (дата обращения: 15.02.2013).
3. Чернов, В.Н. Системы электронного документооборота / В.Н. Чернов - М.: РАГС, 2009. - 412 с.
4. Саттон, М.Дж.Д. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения / М.Дж.Д. Саттон - М.: БМИКРО, 2002. - 446 с.
5. Жеребенкова, А.В. Документооборот на предприятии / А.В. Жеребенкова - Вершина, 2005. - 384 с.
6. Проблемы современных систем электронного документооборота и некоторые подходы к их решению URL: http://www.osp.ru/projects/advert/ advert-8.html (дата обращения: 15.02.2013).
7. Основные функции систем электронного документооборота URL: http://fd.ru/addfiles/36902165039.doc (дата обращения: 15.02.2013).