Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота. Структура кадровой документации и организация оборота документов. Анализ состава сотрудников МОУ "СОШ №1 города Жирновска". Этапы проведения аудита кадрового документооборота организации.
Аннотация к работе
2.3 Схема аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска»Различные авторы дают следующие определения документа: Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ - это зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или частным лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности. Документы содержат информацию, являющуюся одним из видов ресурсов организации, обеспечивающих возможность реализации управленческой деятельности. Документооборот - это движение потоков документов: поступающих из других организаций, отправляемых в другие организации, создаваемых и используемых в организации. Документооборот - это регламентированная совокупность взаимосвязанных операций, выполняемых над документом в строго установленном порядке, на определенном рабочем месте, начиная от момента возникновения документа и заканчивая сдачей его в архив.Кадровая документация выполняет функцию по учету кадров и является накопителем персональных данных, получаемых при первичной регистрации и последующей обработке необходимых сведений по составу и движению кадров. Требования к оформлению документов базируются на государственных стандартах унифицированных систем документации.Для любой организации, предприятия, учреждения очень важно обеспечить упорядоченное хранение, использование и обеспечение сохранности документов, создаваемых и поступающих в организацию. Документы не только имеют юридическое значение, но и являются носителем информации о всей предшествующей деятельности организации и ее взаимосвязях с другими организациями. Типовая и примерная номенклатуры дел являются систематизированными списками унифицированных заголовков дел, заводимых в делопроизводстве определенной категории организации с однотипным составом образующихся в процессе их деятельности документов, то есть это методические пособия, предназначенные для упрощения процесса составления индивидуальной номенклатуры дел. Конкретная номенклатура дел - это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации в определенном календарном году, в соответствии с задачами, выполняемыми организацией в данном году. Документы учетной кадровой документации выполняют функцию персонального учета работников, то есть они формируют базу персональных данных работников организации.Школе № 1 города Жирновска присущи уникальные способности своего развития, которые привели к постепенному возникновению культурологического фундамента развития школы - общешкольные традиции и праздники. Фонд поддержки образования совместно с Санкт-Петербургским государственным университетом и при участии ОАО «Газпром» реализует проект «Гимназический союз России» который одобрен Председателем Правительства Дмитрием Медведевым и является составной частью национального проекта «Образование». В школе проводиться активная воспитательная работа, которая использует такие программы: · Концепция воспитания и программа развития воспитания «СО - творить человека»; Так как в школе отсутствует должность специалиста по кадрам, функции управления персоналом разделены между директором школы и секретарем.
План
Содержание
Введение
Глава 1. Теоретические аспекты организации кадрового документооборота
1.1 Понятие, содержание и принципы кадрового документооборота
1.2 Структура кадровой документации
1.3 Организация кадрового документооборота
Глава 2. Программа аудита кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска»
Список литературы
ВВЕДЕНИЕ
Документирование работы с персоналом является непростой задачей для многих работодателей. Важно подчеркнуть, что эта работа контролируется соответствующими государственными органами, а ошибки, допускаемые работодателем в данной области, приводят к немалым штрафам. Поэтому, прежде всего, следует правильно организовать работу с кадровой документацией.
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства.
По словам Кибанова А. Я. об эффективности службы управления персоналом принято судить по тому, насколько она грамотно организует работу с документами. Представленные в полном объеме, правильно оформленные и зарегистрированные документы - гарантия хороших отзывов при любой инспекционной проверке.
Современное управление документацией в конкретной организации диктует необходимость разработки собственного табеля применяемых форм кадровых документов, часть из которых должна максимально соответствовать установленным межотраслевым унифицированным формам; другая часть должна быть заимствована из различных нормативно-методических материалов и адаптирована под потребности конкретной организации; а третья - разработана самостоятельно. Необходимость строгой регламентации полного состава и правил оформления каждого документа обусловлена тем, что кадровые документы являются социально значимыми и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока.
Актуальность курсового проекта заключается в том, что в современной организации кадровый документооборот занимает важное место в системе процессов и является мощным инструментом управления персоналом.
Цель курсового проекта - на основе теоретических подходов разработать программу аудита кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».
Задачи курсового проекта: 1) изучить понятие, содержание и принципы кадрового документооборота;
2) описать структуру кадровой документации;
3) рассмотреть организацию кадрового документооборота в организации;
4) дать характеристику МОУ «СОШ №1 города Жирновска»;
5) проанализировать кадровый состав МОУ «СОШ №1 города Жирновска»;
6) разработать программу кадрового аудита для кадрового документооборота в МОУ «СОШ №1 города Жирновска».
Объект курсового проекта - кадровый документооборот МОУ «СОШ №1 города Жирновска».
Предмет курсового проекта - структура, регламентация, принципы, организации кадрового документооборота МОУ «СОШ №1 города Жирновска».Первичные документы содержат исходную информацию и заполняются на основе персональных документов, предоставляемых работниками при приеме на работу.
Они включают в себя: · Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу;
· Личную карточку работника;
· Штатное расписание;
· Приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу;
· Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику;
· График отпусков;
· Приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
· Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку;
· Командировочное удостоверение;
· Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
· Приказ (распоряжение) о поощрении работника;
· Табель учета рабочего времени и расчета оплаты труда;
· Табель учета рабочего времени;
· расчетно-платежную ведомость;
· Расчетную ведомость;
· Платежную ведомость;
· Журнал регистрации платежных ведомостей;
· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54);
· Лицевой счет (унифицированная форма №Т-54а (свт));
· Записку-расчет о предоставлении отпуска работнику;
· Записку-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении);
· Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы.
Вторичные документы производны, базируются на исходной информации первичных документов. Цели создания этой подгруппы документов: · обеспечение полноты, достоверности и динамичности информации в работе с кадрами;
· обеспечение оперативного хранения кадровых документов;
· обеспечение эффективного поиска кадровых документов.
Вторичные учетные документы включают в себя: личную карточку работника (унифицированные формы №Т-2, №Т-2ГС (МС), №Т-4), разнообразные регистрационные формы учетных сведений и документацию по учету рабочего времени и расчетов с персоналом.
Выделяют следующие виды регистрационных форм: · регистрационно-контрольные карточки (РКК);
· регистрационные журналы (книги);
· экранные формы (при использовании компьютерных технологий).
Внутренние кадровые документы организации могут носить как обязательный, так и рекомендательный характер.
К обязательным кадровым документам относятся: · правила внутреннего трудового распорядка;
· инструкция по охране труда;
· положение о защите персональных данных работников;
· штатное расписание;
· личная карточка;
· табель учета рабочего времени;
· график отпусков;
· приказы по основной деятельности;
· приказы по личному составу;
· трудовая книжка;
· трудовой договор;
· заявление работников;
· книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;
· журнал учета мероприятий по контролю;
· журнал учета прохождения инструктажа по охране труда.
Документы носящие рекомендательный характер: · коллективный договор;
· должностные инструкции;
· положение об оплате труда и премировании;
· личные дела;
· справки о трудовой деятельности;
· копии приказов о приеме на работу и увольнении;
· служебные записки;
· докладные записки;
· журналы учета военнообязанных.
Помимо этих кадровых документов существуют также документы зависящие от специфики организации: положение об охране коммерческой тайны, журнал прохождения медицинских осмотров, график сменности, инструкция о порядке работы с объектами повышенной опасности.Нормативные документы
1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998
2. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: ФГУП "Стандартинформ", 2014
3. Должностная инструкция директора МОУ «СОШ №1 города Жирновска»
4. Правила внутреннего трудового распорядка МОУ «СОШ №1 города Жирновска»
5. Список работников МОУ «СОШ №1 города Жирновска» на 2013 - 2014 учебный год
6. Справка о кадровом обеспечении образовательного процесса и укомплектованности штатов МОУ «СОШ №1 города Жирновска» на 2013 - 2014 учебный год
Учебники, учебные пособия, монографии
7. Андреева, В. И., Делопроизводство: организация и ведение: учеб. -практ. пособие. - М.: КНОРУС, 2013. - 294с.
8. Бардаев Э.А., Кравченко В.Б. Документирование: учебник для студ. учреждений высш. проф. образования. - М.: Издательский центр «Академия», 2010. - 304с.
9. Басаков М. И., Делопроизводство. Документационное обеспечение управления: учебник. - Ростов н/Д.: Феникс, 2013. - 376с.
12. Быкова Т.А., Санкин Л.В., Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2010. - 288с.
13. Кибанов А.Я., Служба управления персоналом: Учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2010. - 416с.
14. Кибанов А.Я., Управление персоналом организации: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2011. - 695с.
15. Корнеев И.К., Пшенко А.В., Машурцев В.А., Управление документами: Учебник. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 300с.
16. Кузнецов С.Л., Современные технологии документационного обеспечения управления: Учеб. пособие для вузов. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 23Р2с.
17. Рогожин М. Ю., Документационное обеспечение управления: практ. пособие. - М. - Берлин: Директ-Медиа, 2014. - 398с.
19. Смирнова Г. Н., Электронные системы управления документооборотом: учебное пособие, практикум по дисциплине. - М.: Московский государственный университет экономики, статистики и информатики, 2004. - 115с.
Периодическая литература
20. Красавин А. Номенклатура дел кадровой службы // Служба кадров и персонал. - 2014. - № 2. - 128с.
21. Селезнева Т. А., Кадровое делопроизводство: Современный ракурс //Документ. Архив. История. Современность: Сб. науч. тр. Вып. 6. - Екатеринбург: Урал. Ун-та, 2006. - 478с.
23. Компьютерные программы для службы кадров // http://www.kadrovik.ru/modules.php?file=article&name=News&op=modload&sid=724
24. Официальный сайт МОУ «СОШ №1 города Жирновска» // http://jsosh1.ru/index.php?option=com_content&view=article&id=119&Itemid=1018
25. Программы для автоматизации в сфере управления персоналом и кадрового учета // http://www.hr-portal.ru/page/programmy-dlya-avtomatizacii-v-sfere-upravleniya-personalom-i-kadrovogo-ucheta?page=0