Создание таблиц, форм, отчетов и макросов для удобного управления базой данных. Добавление элементов управления, позволяющих пользователю комфортно вносить новые и редактировать имеющиеся данные. Отчет для вывода на печать квитанции по оплате счета.
Аннотация к работе
Существует большое количество современных систем разработки баз данных, их разделяют на средства для создания и управления глобальными базами данных, работающими в интенсивном режиме (Oracle Database, Microsoft SQL Server, DB2, INTERBASE) и средства для автоматизации небольших подразделений, такие как Visual FOXPRO, Microsoft Access. Вся необходимая работа по осуществлению методов доступа к информации, хранимой в базе данных, ее модификации, поддержании базы данных в целостном виде скрыта внутри и пользователю нет необходимости знать о ней, чтобы успешно решать весь круг возникающих задач связанных с использованием информации хранимой в базе данных. Но, поскольку каждая таблица связана хотя бы с одной таблицей в базе данных, можно утверждать, что все таблицы в базе имеют прямые или косвенные отношения друг с другом. Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля. Связь "многие-ко-многим" возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы, а одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы.В ходе выполнения данной курсовой работы была рассмотрена и изучена Microsoft Office Access 2007. Были созданы таблицы, формы, отчеты и макросы для удобного управления базой данных. В формы были добавлены элементы управления, позволяющие пользователю комфортно вносить новые и редактировать имеющиеся данные.
Введение
Независимо от вида деятельности, любые организации нуждаются в хранении и оперативной обработке информации, и основная часть такой информации, как правило, организована в виде базы данных.
Для использования больших объемов информации нужны средства обеспечения диалога человека с ЭВМ, которые позволяют пользователю обрабатывать данные, добавлять новые, изменять существующие и т.д. Для обеспечения этих функций были созданы СУБД (системы управления базами данных).
Существует большое количество современных систем разработки баз данных, их разделяют на средства для создания и управления глобальными базами данных, работающими в интенсивном режиме (Oracle Database, Microsoft SQL Server, DB2, INTERBASE) и средства для автоматизации небольших подразделений, такие как Visual FOXPRO, Microsoft Access. В нашем случае предпочтение следует отдать второй группе, так как разрабатываемая АИС автоматизирует деятельность небольшого подразделения и не требует обработки очень больших объемов информации.
В данной курсовой работе рассматривается разработка прикладного программного обеспечения деятельности предприятия по учету платы за потребленную электроэнергию на популярной СУБД Access 2007 пакета компании Microsoft, который отличается обширным спектром разнообразных средств. Access 2007 является средством создания и диалоговой работы с базой данных с использованием удобного графического интерфейса.
Целью данной курсовой работы является разработка прикладного программного обеспечения\АИС деятельности предприятия по учету платы за потребленную электроэнергию, чтобы менеджер данного предприятия, записывая данные, мог представлять информацию более наглядно и подробно, а также сконструировано, время на поиск информации в таком случае тоже сократится, что облегчит его работу.
Задачи курсовой работы: Рассмотреть СУБД Access 2007;
Рассмотреть предметную область;
Провести нормализацию данных;
Создать главную кнопочную форму с управляющими элементами для удобного управления БД;
Глоссарий
СУБД - система управления базами данных.
БД - база данных
АИС - автоматизированная информационная система.
ЭВМ - электронно-вычислительная машина.
ГКФ - Главная кнопочная форма.
Microsoft Access - реляционная система управления базами данных корпорации Microsoft. Имеет широкий спектр функций, включая связанные запросы, связь с внешними таблицами и базами данных.
Oracle Database - объектно-реляционная система управления базами данных компании Oracle.
Microsoft SQL Server - система управления реляционными базами данных (СУРБД), разработанная корпорацией Microsoft.
DB2 - семейство систем управления реляционными базами данных, выпускаемых корпорацией IBM.
INTERBASE - реляционная система управления базами данных, разрабатывающаяся компанией Embarcadero, появилась в середине 1980-х годов.
Visual FOXPRO - объектно-ориентированный и процедурный язык программирования систем управления реляционными базами данных, разработанный корпорацией Microsoft.
1. Теоретическая часть
1.1 Рассмотрение предметной области
На сегодняшний день в любой организации возникает проблема управления данными, которая направлена на повышение эффективности деятельности организации.
Большинство организаций предпочитают компьютеризированные способы - создание баз данных различного назначения, позволяющие эффективно хранить, структурировать и систематизировать большие объемы данных. Уже сегодня без баз данных невозможно представить работу большинства финансовых, промышленных, торговых и прочих организаций.
Для использования столь огромных объемов хранимой информации, помимо развития системных устройств, средств передачи данных, памяти, необходимы средства, которые позволяют пользователю вводить запросы, модифицировать хранимые данные, добавлять новые данные или принимать решения на основании хранимых данных. Для обеспечения этих функций созданы специализированные средства - системы управления базами данных (СУБД). Современные СУБД - многопользовательские системы управления базами данных, которые специализируются на управлении массивом информации.
Базы данных, в свою очередь, стали основой автоматизированных информационных систем, которые представляют собой программный комплекс, задачи которого состоят в поддержке надежного хранения баз данных в компьютере, преобразовании информации и соответствующих вычислений, предоставлении пользователям удобного и легко осваиваемого интерфейса. Эти системы сейчас прочно укрепляются в таких областях как бухгалтерский учет, управление складом, ассортиментом и так далее.
Автоматизированные информационные системы, как одна из составляющих автоматизированного рабочего места специалиста, стали важным инструментом научно-технического и социально-экономического развития общества, играя существенную роль в ускорении процессов получения, распространения и использования информации.
В настоящий момент у нас в стране существует огромное количество предприятий по учету платы за потребленную электроэнергию.
Данная АИС разработана для менеджеров предприятий по учету платы за потребленную электроэнергию.
Менеджеры данных предприятий тратят массу времени на бумажную работу. Время на формирование и поиск нужной информации их очень обременяет, это неудобство побудило меня автоматизировать данный процесс.
Разрабатываемая база данных призвана значительно упростить процесс управления информацией.
1.2 Microsoft Office Access 2007
Access 2007 позволяет быстро начать работу со встроенными базами данных, чтобы внести в них изменения и адаптировать эти базы к меняющимся деловым потребностям пользователя. Пользователь может собирать данные с помощью форм электронной почты или импортировать данные из внешних приложений. Реализована возможность создания и редактирования подробных отчетов, содержащих отсортированные, отфильтрованные и сгруппированные данные, которые позволяют принимать более обоснованные решения.
Система управления базами данных (СУБД) - совокупность программных и лингвистических средств общего или специального назначения, обеспечивающих управление созданием и использованием баз данных.
Основные функции СУБД: Управление данными во внешней памяти (на дисках);
Управление данными в оперативной памяти с использованием дискового кэша;
Журнализация изменений, резервное копирование и восстановление базы данных после сбоев;
Поддержка языков БД (язык определения данных, язык манипулирования данными).
Использование мощных средств Access 2007 по созданию баз данных позволяет создать программный продукт максимально ориентированный на конечного пользователя, который не так хорошо подготовлен в вопросах теории баз данных, как разработчик.
Вся необходимая работа по осуществлению методов доступа к информации, хранимой в базе данных, ее модификации, поддержании базы данных в целостном виде скрыта внутри и пользователю нет необходимости знать о ней, чтобы успешно решать весь круг возникающих задач связанных с использованием информации хранимой в базе данных. Более того, программный интерфейс максимально облегчает работу по обращению с базой данных.
1.3 Модели баз данных
Существует три основные модели данных, которые используются в системах БД: иерархическая (подразумевается древовидная структура);
сетевая (логическая модель данных, являющаяся расширением иерархического подхода);
реляционная (с двумерными файлами, связанными в определенные ассоциации элементов данных).
Разница между иерархической моделью данных и сетевой состоит в том, что в иерархических структурах запись-потомок должна иметь в точности одного предка, а в сетевой структуре данных у потомка может иметься любое число предков.
В нашем случае используется реляционная (relation - отношение) модель базы данных, в которой данные представлены в виде связанных между собой таблиц.
1.4 Нормализация данных
Теория реляционной базы данных была разработана в начале 70-х годов прошлого века Коддом (E. F. Codd) на основе математической теории отношений.
В реляционной базе данных все данные хранятся в виде таблиц, при этом все операции над базой данных сводятся к манипуляциям таблицами. Основными понятиями в этой теории являются: таблица, строка, столбец, индекс, первичный и внешний ключи, связи.
Таблица состоит из строк и столбцов и имеет уникальное имя в базе данных. База данных содержит множество таблиц, связь между которыми устанавливается с помощью совпадающих полей. В каждой из таблиц содержится информация о каких-либо объектах одного типа.
Э. Ф. Кодд доказал, что, следуя при создании таблиц и связей между ними только немногим формализованным правилам, можно обеспечить простоту манипулирования данными. Его методика получила наименование нормализации данных. Теория реляционных баз данных основана на концепции использования ключевых полей для определения отношений между таблицами. Чем больше таблиц, тем больше отношений требуется определить, чтобы связать их между собой.
Из теории Кодда отнюдь не следует, что каждая таблица должна быть напрямую связана с любой другой таблицей. Но, поскольку каждая таблица связана хотя бы с одной таблицей в базе данных, можно утверждать, что все таблицы в базе имеют прямые или косвенные отношения друг с другом.
1.4.1 Первая нормальная форма
Таблица находится в первой нормальной форме, если значения всех ее полей атомарные, и в ней отсутствуют повторяющиеся группы полей.
Известно, что если поле содержит несколько значений, то существенно усложняются формирование отношений между полями, считывание данных и выполнение других операций, а необходимость выполнения поиска подстрок и синтаксического анализа полей в значительной степени замедляет работу приложения.
1.4.2 Вторая нормальная форма
Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.
Мощь реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, опирается на их способность быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. Для этого каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно определяющих каждую запись в таблице. Такие поля называют первичными ключами таблиц.
Если для таблицы определен первичный ключ, то Microsoft Access предотвращает дублирование значений полей или ввод значений Null в эти поля. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Если поле содержит уникальные значения, то его можно определить как ключевое или простой ключ. Примеры из нашей реальной жизни: идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), однозначно определяющий каждого жителя нашей страны, номер свидетельства пенсионного фонда, кадастровый номер земельного участка, реестровый номер строения, номер автомобиля - все это уникальные номера в пределах страны
1.4.3 Третья нормальная форма
Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.
1.5 Связи между таблицами
Связь "один-к-одному" означает, что каждой записи одной таблицы соответствует только одна запись другой таблицы и наоборот.
Связь "один-ко-многим" - наиболее распространенный вид связи. При такой связи каждой строке таблицы А может соответствовать множество строк таблицы Б, однако каждой строке таблицы Б может соответствовать только одна строка таблицы А. Для связи этих таблиц используются составные первичные ключи.
Связь "многие-к-одному" аналогична типу "один-ко-многим". Тип связи между объектами полностью зависит от вашей точки зрения.
Связь "многие-ко-многим" возникает между двумя таблицами в тех случаях, когда одна запись из первой таблицы может быть связана более чем с одной записью из второй таблицы, а одна запись из второй таблицы может быть связана более чем с одной записью из первой таблицы. Таких связей следует избегать, т. к. реляционная модель не позволяет непосредственно работать с ними.
2. Практическая часть
2.1 Приведение таблицы к первой нормальной форме
Для разработки прикладного программного обеспечения нам дана таблица с необходимыми данными, в таблице указаны названия полей, их размер, тип данных и описание. По ходу выполнения работы придется разбить некоторые поля для более удобного редактирования базы данных, иначе пользователю в случае смены номера или названия улицы придется долго редактировать огромное количество записей.
Условия
Плата взимается с каждой квартиры в зависимости от количества потребленной энергии или от числа проживающих, если счетчик отсутствует. Существует несколько методик начисления абонентской платы. Плата зависит от вида счетчика (однофазный, трехфазный), от типа счетчика (возможность учета дневного и ночного тарифов), а также от вида квартиры (коммунальная, отдельная). Ответственный квартиросъемщик обязан каждый месяц снимать показания счетчика и производить оплату за потребленную электроэнергию через сбербанк. Второй экземпляр квитанции он обязан хранить у себя и предъявлять инспектору по первому требованию.
Таблица
Поле Тип Размер Описание
Address Текстовый 60 Адрес здания
District Текстовый 15 Район города
Material Текстовый 15 Тип стен
Floor Текстовый 15 Тип перекрытий
Picture Поле объекта OLE Авто Фото здания
Owner Текстовый 15 Балансодержатель
Doorway Числовой 2 Количество подъездов в доме
Flats Числовой 3 Количество квартир в доме
LASTNAME Текстовый 20 Фамилия квартиросъемщика
FIRSTNAME Текстовый 20 Имя квартиросъемщика
Patronymic Текстовый 20 Отчество квартиросъемщика
Passport Текстовый 20 Номер паспорта
Flat Числовой 3 Номер квартиры
FLATTYPE Числовой 1 Вид квартиры
People Числовой 2 Количество проживающих
ESTOVE Логический 1 Наличие электроплиты (есть/нет)
Number Текстовый 10 Номер счетчика
Kind Числовой 1 Вид счетчика
Type Числовой 1 Тип счетчика
Factor Числовой Авто Коэффициент фазности
Comment Поле Memo Авто Примечания
Tariff Числовой Авто Плата за человека в месяц без счетчика
Day Числовой Авто Плата по дневному тарифу
Night Числовой Авто Плата по ночному тарифу
24hour Числовой Авто Плата по круглосуточному тарифу
BEGINMONTH Числовой Авто Показания счетчика в начале месяца
ENDMONTH Числовой Авто Показания счетчика в конце месяца
Privilege Денежный Авто Льгота в месяц на квартиру в рублях
Surname Текстовый 20 Фамилия ответственного инспектора
Если работать с одной таблицей, то базу данных будет неудобно редактировать, поэтому приведем ее к первой нормальной форме и разделим на несколько таблиц для удаления избыточности, если этого не сделать, пользователю придется многократно вводить одни и те же данные, что может привести к ошибкам.
Необходимо выделить несколько основных групп полей и поместить их в отдельные таблицы, в нашем случае это информация о здании, квартире, квитанции, счетчике и проживающих. Добьемся атомарности полей. Поле Address, в которое записывается информация о номере улицы, названии улицы и номере здания заменим тремя полями: Street number, Building, Street name. Такое разбиение таблиц также необходимо для обеспечения связей между ними. Так же поступим с информацией о районе, и разобьем поле District на поля District number и District name. Получится таблица 1.2.
Поле Тип данных Размер Подстановка
Building Числовой 10 Номер здания
Street number Числовой 10 Номер улицы
Street name Текстовый 20 Название улицы
District number Числовой 15 Номер района
District name Текстовый 20 Название района
Material Текстовый 15 Тип стен
Floor Текстовый 15 Тип перекрытий
Picture Поле объекта OLE Авто Фото здания
Doorway Числовой 2 Количество подъездов в доме
Flats Числовой 3 Количество квартир в доме
People Числовой 2 Количество проживающих
Comment Поле Memo Авто Примечания
Таблица 1.2. Информация о зданиях (Таблица «Здания»)
Так же поступим с полем Owner, и разобьем его на поля PERSONALACCOUNT и Quittance. В итоге получим таблицу 1.3.
Поле Тип данных Размер Подстановка
Street number Числовой 10 Номер улицы
Building Числовой 10 Номер здания
Flat Числовой 10 Номер квартиры
PERSONALACCOUNT Числовой 10 Номер лицевого счета балансодержателя
People Числовой 2 Количество проживающих
ESTOVE Логический 1 Наличие электроплиты (есть/нет)
Kind Текстовый 2 Вид счетчика
FLATTYPE Числовой 1 Вид квартиры
Таблица 1.3. Информация о квартире (Таблица «Квартира»)
Таблиц с информацией о квартире будет две. Еще одна таблица содержит информацию о виде квартиры.
Поле Тип данных Размер Подстановка
FLATTYPE Числовой 1 Вид квартиры
Tariff Числовой Авто Плата за человека в месяц без счетчика
Day Числовой Авто Плата по дневному тарифу
Night Числовой Авто Плата по ночному тарифу
24hour Числовой Авто Плата по круглосуточному тарифу
Таблица 1.4. Информация о виде квартиры (Таблица «Вид квартиры»)
Следующая таблица содержит информацию о квитанции.
Поле Тип данных Размер Подстановка
Quittance Числовой 9 Номер квитанции
PERSONALACCOUNT Числовой 10 Номер лицевого счета балансодержателя
BEGINMONTH Числовой 10 Показания счетчика в начале месяца
ENDMONTH Числовой 10 Показания счетчика в конце месяца
Kilowatt Денежный 5 Стоимость 1 КВТ
Surname Текстовый 20 Фамилия ответственного инспектора
Таблица 1.5. Информация о квитанции (Таблица «Квитанция»)
Так как счет в квитанции на оплату рассчитывается на основании показаний счетчика, нам необходимо создать таблицу с информацией о счетчике.
Поле Тип данных Размер Подстановка
Number Числовой 10 Номер счетчика
Kind Числовой 1 Вид счетчика
Type Числовой 1 Тип счетчика
Factor Числовой Авто Коэффициент фазности
Privilege Денежный Авто Льгота в месяц на квартиру в рублях
Таблица 1.6. Информация о счетчике (Таблица «Счетчик»)
Осталось создать еще одну основную таблицу с информацией о проживающих.
Поле Тип данных Размер Подстановка
Street number Числовой 10 Номер улицы
Building Числовой 10 Номер здания
Flat Числовой 10 Номер квартиры
Passport Числовой 20 Номер паспорта
LASTNAME Текстовый 20 Фамилия квартиросъемщика
FIRSTNAME Текстовый 20 Имя квартиросъемщика
Patronymic Текстовый 20 Отчество квартиросъемщика
People Числовой 2 Количество проживающих
PERSONALACCOUNT Числовой 10 Номер лицевого счета балансодержателя
Таблица 1.7. Информация о проживающих (Таблица «Проживающие»)
2.2 Приведение таблицы ко второй нормальной форме
Таблица находится во второй нормальной форме, если она удовлетворяет условиям первой нормальной формы и любое неключевое поле однозначно идентифицируется полным набором ключевых полей.
В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: простой ключ, составной ключ и счетчик. Если поле содержит уникальные значения, то его можно определить как ключевое или простой ключ.
В таблице «Проживающие» есть поля с уникальными значениями, это «Номер улицы», «Номер здания» и «Номер квартиры», в таблице «Квартира» присутствуют те же поля, а в таблице «Здания» есть только два совпадающих поля, это «Номер улицы» и «Номер здания». Последовательно определим связи между ними, это однозначно определит положение записи, относящейся к одному зданию в этой таблице, и добавит информацию о квартире в таблицу «Здания». Аналогичным образом определяем связи для остальных таблиц.
2.3 Приведение таблицы к третьей нормальной форме
Таблица находится в третьей нормальной форме, если она удовлетворяет условиям второй нормальной формы и ни одно из неключевых полей таблицы не идентифицируется с помощью другого неключевого поля.
В таблице «Здания» есть поля «Название улицы» и «Название района», которые относятся к номеру улицы и номеру района, эти поля содержат информацию, которая может со временем измениться, и пользователю придется менять огромное количество записей во всей базе данных. Вынесем эти два поля в две отдельные таблицы с соответствующими им ключевыми полями, которые будут использованы для связи между таблицами.
Получатся еще две таблицы, связи с которыми позволят оперативно вносить изменения в базу данных и избавят от избыточности.
Поле Тип данных Размер Подстановка
Street number Числовой 10 Номер улицы
Street name Текстовый 20 Название улицы
Таблица 1.8. Названия улиц (Таблица «Улицы»)
Поле Тип данных Размер Подстановка
District number Текстовый 15 Номер района
District name Текстовый 20 Название района
Таблица 1.9. Названия районов (Таблица «Районы»)
Окончательный вид таблицы 1.2 «Здания»
Поле Тип данных Размер Подстановка
Building Числовой 10 Номер здания
Street number Числовой 10 Номер улицы
District number Числовой 15 Номер района
Material Текстовый 15 Тип стен
Floor Текстовый 15 Тип перекрытий
Picture Поле объекта OLE Авто Фото здания
Doorway Числовой 2 Количество подъездов в доме
Flats Числовой 3 Количество квартир в доме
People Числовой 2 Количество проживающих
Comment Поле Memo Авто Примечания
Таблица 1.2. Информация о зданиях (Таблица «Здания»)
После всех манипуляций с таблицами можно увидеть результат в схеме данных.
Рис 1
2.4 Создание форм
После приведения таблицы к третьей нормальной форме приступаем к созданию форм для более удобного и наглядного заполнения таблиц данными.
Для этого выделяем нужную нам таблицу и на вкладке «Создание» выбираем инструмент «Мастер форм». Далее следуем инструкциям, выбирая необходимые поля, внешний вид и стиль формы.
Рис 2
После создания формы через «Мастер форм» можно открыть форму в конструкторе и добавить необходимые элементы управления, например кнопки перехода на следующую\предыдущую запись, кнопку выхода или перехода к таблице.
Рис 3
Таким же образом создаем формы для остальных таблиц
Рис 4
2.5 Создание отчетов
Для удобного вывода квитанции на печать можно создать отчет, для этого на вкладке «Создание» выбираем инструмент «Мастер отчетов» и выбираем из таблиц поля с данными, которые должны содержаться в квитанции.
Рис 5
2.6 Создание главной кнопочной формы
После создания таблиц, форм и отчетов мы видим много объектов, а так как наша база данных ориентирована на конечного пользователя, которому нет нужды видеть все эти объекты, и разбираться во всей этой системе, то необходимо создать главную кнопочную форму с удобными элементами управления, чтобы пользователю было комфортно вносить изменения не вникая в тонкости работы данной СУБД.
Для создания главной кнопочной формы (ГКФ), на вкладке «Работа с базами данных» выбираем инструмент «Диспетчер кнопочных форм».
После добавления на кнопочную форму элементов управления даже самый неискушенный пользователь сможет быстро освоить управление данной БД.
Вывод
отчет таблица программный квитанция
В ходе выполнения данной курсовой работы была рассмотрена и изучена Microsoft Office Access 2007. Были созданы таблицы, формы, отчеты и макросы для удобного управления базой данных. В формы были добавлены элементы управления, позволяющие пользователю комфортно вносить новые и редактировать имеющиеся данные. Был создан отчет для вывода на печать квитанции по оплате счета за потребленную электроэнергию. Также была создана главная кнопочная форма с элементами управления, позволяющие переходить ко всем объектам базы данных. Результатом выполнения данной курсовой работы является разработанное прикладное программное обеспечение деятельности предприятия по учету платы за потребленную электроэнергию.