Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудника на примере отдела информатизации и аналитических систем Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края - Дипломная работа
Понятие и структура информационного портала для автоматизации рабочего места. Описание методологий моделирования бизнес-процессов, системы электронного документооборота DIRECTUM. Система информационного обеспечения в Министерстве сельского хозяйства.
Аннотация к работе
Теоретико-методологическую основу исследования составляют: методика Группы компаний «Современные технологии управления»; материалы Высшей школы экономики, состоящие из 22 уроков; Серия учебников для программы МВА» Елиферов В.Г., Репин В.В Бизнес-процессы: «Регламентация и управление; ряд базовых учебников по моделированию бизнесс-процессов, таких как Маклаков С.В. «Корпоративные информационные порталы - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений». Портал, предоставляющий информацию и приложения, и обеспечивающий работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом (фактически, автоматизация бизнес-процессов); Фактически, B2E системы являются системами автоматизации управления и берут на себя некоторые функции Корпоративных информационных систем (КИС). Различие между нотациями Процесс и Процедура состоит в том, что дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, в нотации Процедура используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы - исполнителей действий процесса.Решая задачу повышения эффективности управления, компании сталкиваются с необходимостью принятия стратегических решений, наиболее важным из которых является применение процессного подхода. Его успешное внедрение сегодня практически невозможно без использования специальных программных средств, позволяющих провести все работы в разумные сроки и с высоким качеством. Интеграция лидирующих в своих классах систем - Business Studio и DIRECTUM - обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную систему управления, работающую без сбоев. Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, оно позволяет в короткие сроки получить эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления. Проведенная работа позволяет сделать вывод о том, что данные системы применимы не только для бизнеса, но и существенно могут облегчить работу государственным органам.Структура отдела информатизации и аналитических систем в виде функциональных обязанностейКод запроса в департамент имущественных отношений Краснодарского края на языке программирования ISBL Код Шаблона электронного документа «Запрос в департамент имущественных отношений»: открытие Connection = Sender. USERPRIVILEGE (PRIVILEGE_OBJECT_FULL_ACCESS).Enabled or Connection. USERPRIVILEGE (PRIVILEGE_OBJECT_VIEW).
Введение
На какой бы стадии развития организация не находилась, она рано или поздно сталкивается с такими проблемами, как низкая скорость принятия решений, безответственность сотрудников, сбои в работе и как следствие: снижается доходность или конкурентоспособность, замедляется развитие, а возможно, компания даже закрывается. Руководитель или собственник в один прекрасный момент понимает, что необходимо что-то менять. Интуитивно понятно, что для решения проблем нужно представить всю деятельность компании, что сразу невозможно, поэтому ее нужно определенным образом описать, и, скорее всего, в соответствии с какими-то четкими правилами. Иными словами, назревшие проблемы требуют системного подхода и формализации деятельности организации - набора удобных и простых в использовании документов, определяющих, что и как должно происходить, кто за что отвечает.
Система управления организацией - совокупность взаимосвязанных элементов, из которых основными являются система целей и показателей, модель бизнес-процессов и организационная структура управления.
Системы управления, построенные на принципах управления функциями, представляют собой иерархическую пирамидальную структуру подразделений, сгруппированных по выполняемым функциям. Под функциональным подразделением можно понимать группу экспертов в данной функциональной области. В организациях, построенных по данному принципу, управление осуществляется на административно-командных принципах. Другим подходом построения систем управления является управление потоками работ или процессами, составляющими деятельность предприятия. Процессное подразделение включает в себя координатора - владельца процесса и исполнителей из различных функциональных областей, сгруппированных по принципу единства результата бизнес-процесса. Подобные системы часто называют «горизонтальные», подразумевая под «вертикальным» управлением иерархию функциональных подразделений и руководителей в стандартной системе управления, построенной по функциональному принципу.
Понятие бизнес-процесс лежит в основе процессного подхода к анализу и синтезу деятельности организации. Процессный подход позволяет рассматривать деятельность организации как связанную систему бизнес-процессов, каждый из которых протекает во взаимосвязи с другими бизнес-процессами или внешней средой. В настоящий момент применение процессного подхода является обязательным условием для построения Системы менеджмента качества в соответствии с требованиями стандарта ISO 9001:2008. Практика показывает, что система управления, построенная на принципах процессного управления, является более эффективной и результативной по сравнению с равной ей по масштабу функциональной системой. Вместе с тем, разработка и внедрение такой системы - сложный процесс [1].
Актуальность темы, отражающей сущность реинжиниринга, обуславливается тем, что необходимо внедрять новую модель управления, а не устранять системные ошибки в несоответствующей современному рынку системе организации предприятия.
Целью выпускной квалификационной работы является анализ автоматизации процессов отдела информатизации и аналитических систем, и выявления преимуществ разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.
В соответствии с поставленной целью необходимо решить следующие задачи: - проанализировать теоретико-методологические основы реинжиниринга бизнес-процессов;
- провести сбор и обработку информации об отделе информатизации и аналитических систем;
- выявить особенности и слабые места в отделе информатизации и аналитических систем;
- построить структуру отдела в виде функциональных возможностей;
- описать преимущества разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.
Объектом исследования является отдел информатизации и аналитических систем Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края.
Предметом исследования являются процессы отдела информатизации и аналитических систем и разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.
Дипломный проект состоит из трех взаимосвязанных глав. В первой главе приведены теоретические основы по внедрению и настройке информационных систем. Во второй главе рассмотрена организационная структура предприятия и отдела информатизации и аналитических систем, приведено обоснование проведения работ по созданию информационного портала. В третьей главе предложено техническое задание на разработку информационного портала, а также сформулированы преимущества внедрения информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников в отделе информационных и аналитических систем.
Теоретико-методологическую основу исследования составляют: методика Группы компаний «Современные технологии управления»; материалы Высшей школы экономики, состоящие из 22 уроков; Серия учебников для программы МВА» Елиферов В.Г., Репин В.В Бизнес-процессы: «Регламентация и управление; ряд базовых учебников по моделированию бизнесс-процессов, таких как Маклаков С.В. «Моделирование бизнес-процессов. Могилко Д.Ю., Шаныгин С.И. «Концептуальное моделирование технологических процессов средствами BPWIN».
1. Теоретические основы внедрения и настройки информационных систем на предприятии
1.1 Разработка информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников
Первое определение корпоративного информационного портала (Enterprise Information Portal - EIP) было дано Кристофером Шайлакс и Джулией Тилман в 1998 году. «Корпоративные информационные порталы - это приложения, которые позволяют компаниям раскрывать информацию, хранящуюся внутри и вне организации, и предоставить каждому пользователю единую точку доступа к предназначенной для него информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений».
Буквально следом Джерри Мюррей в 1999 отметил, что «порталы, которые концентрируются лишь на работе с контентом, не отвечают нуждам корпоративного рынка. Корпоративные порталы должны подключать нас не только ко всей необходимой информации, но и ко всем нужным нам людям, и предоставлять инструменты, необходимые для поддержки совместной работы».
Отметим также, для корпоративного портала имеется довольно часто применяемый синоним - Интранет-портал.
Существует еще много других определений корпоративного портала и, соответственно, различные классификации корпоративных порталов.
EKP (Enterprise Knowledge Portal) информационный автоматизация документооборот электронный
1. По функциям: - EIP (Enterprise Information Portal) - Корпоративный информационный портал
Обеспечивает персонифицированный доступ к внутренним и внешним информационным ресурсам компании. Обеспечивает доступ к данным по классификатору и с возможностью проведения сквозного полнотекстового и атрибутивного поиска.
- EEP - (Enterprise Expertise Portals) - Корпоративный экспертный портал, обеспечивает подключение к экспертам (связь между пользователями) на основе их знаний (способностей)
Не всегда портал содержит нужную пользователю информацию, однако, в случае ее отсутствия, он может подключить пользователя к нужным специалистам, которые могут поделиться необходимой информацией, дать экспертные оценки по интересующим вопросам;
- EAP (Enterprise Application Portal) - Корпоративный портал приложений. Портал, который предоставляет пользователям различные корпоративные приложения компании с помощью которых они могут получить требуемую информацию и данные;
- ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Корпоративный портал совместной работы. Портал, предоставляющий информацию и приложения, и обеспечивающий работу группы сотрудников над какой-либо задачей, проектом (фактически, автоматизация бизнес-процессов);
- EKP (Enterprise Knowledge Portal) - Корпоративный портал управления знаниями.
Интегрированный портал, охватывающий все перечисленные выше, предназначенный для обеспечения коллективной работы (автоматизация бизнес-процессов) с максимальным информационным обеспечением и аккумулированием корпоративной информации.
Первые три типа порталов предназначены для индивидуальной работы и обеспечивают пользователя необходимой ему информацией, приложениями, экспертными заключения специалистов (которых он может найти и к которым пользователь может подключиться с помощью портала). Иногда все их объединяют под общим названием «Корпоративный информационный портал».
Вторые два типа порталов это порталы совместной работы (автоматизации бизнес-процессов). Они позволяют проводить определенный цикл работ в соответствии с алгоритмом бизнес-процессов, автоматически передавать промежуточные результаты по цепочке другим пользователям, отслеживать и координировать ход работ. При этом пользователи имеют максимальное информационное обеспечение, а компания акумулирует корпоративную информацию, превращая ее в свой капитал.
2. По назначению: - B2C (Business-to-Consumer) Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве продавца выступает юридическое лицо (предприятие, организация), а покупателя - физическое лицо;
- B2B (Business-to-Business) Автоматизированные системы электронной коммерции, в которых в качестве субъектов процессов продажи и покупки выступают юридические лица (предприятия, организации). Такие системы (электронные торговые площадки) обычно используются для организации снабжения компаний и реализации продукции.
- B2E (Business-to-Employee) Внутрикорпоративная система, по организации работы персонала компании, отдельных структур или подразделений. Фактически, B2E системы являются системами автоматизации управления и берут на себя некоторые функции Корпоративных информационных систем (КИС). Как правило, такие системы функционируют во внутрикорпоративной сети - Интранет. При этом Интранет может использовать защищенные каналы в Интернет.
Корпоративные порталы B2C, B2B, B2E включают в себя корпоративные порталы EAP, EIP, EKP, однако на базе последних можно строить и другие самые различные системы.
Исходя из этих определений, корпоративный портал призван решать следующие основные задачи: 1) предоставление унифицированного (обычный браузер, не требующий никакого специального клиентского программного обеспечения) персонализированного доступа в реальном времени к корпоративной информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, для поддержки процессов принятия решений и управления;
2) обеспечение рабочих мест и средств коллективной работы с унифицированным персонализированным доступом в реальном времени к корпоративным приложениям и информации сотрудникам компании, а также клиентам и партнерам компании вне зависимости от их территориального расположения, т.е., фактически, автоматизация бизнес-процессов.
В сфере маркетинга и реализации наибольше применение находят, естественно корпоративные порталы B2C - Интернет-магазины.
Единственное ограничение корпоративного портала - наличие Интернет-доступа, но мобильный Интернет и спутниковый Интернет, практически снимают все территориальные ограничения. Корпоративный информационный портал это кросс-платформенное решение, не зависящее от оборудования и приложений.
Приведенные выше определения и вытекающие задачи практически не имеют границ. Ведь в принципе, на основе унифицированного браузера можно создать и корпоративную информационную систему компании любого масштаба. Причем, может, так и было бы, если бы Интернет-технологии появились бы лет на двадцать раньше.
Необходимо провести грань между корпоративным информационным порталом и корпоративной информационной системой.
Корпоративный информационный портал чаще всего является дополнением традиционной корпоративной информационной системы (на базе локальной сети), отвечающим за взаимодействие компании с внешним миром (в широком понимании - частью общей глобальной корпоративной информационной системы), иногда изолированной системой, решающей ограниченные задачи.
Если же корпоративный информационный портал включает в себя автоматизацию основных бизнес-процессов компании, включает подсистемы бухгалтерского учета и т.д., то он, очевидно, превращается в корпоративную информационную систему, созданную с применением Интернет-технологии[2].
Разработанный информационный портал на данном предприятии включает в себя ряд информационных систем и программных продуктов. Основные информационные системы будут описаны в данной работе.
1.2 Описание методологий моделирования бизнес-процессов
Бизнес-процесс - последовательность действий, направленная на получение заданного результата, ценного для организации (Рис. 1.1). Например, Прием заказа клиента, Планирование закупок, Производство товара, и т.п.
Рисунок 1.1 - Система бизнес-процессов [3]
Бизнес-моделирование - процесс описания той или иной сферы деятельности организации с использованием четкого формализованного подхода (методологии), поддерживаемый специализированным программным продуктом.
Бизнес-модель - формализованное описание определенного аспекта или сферы деятельности организации. Например: дерево целей, модель бизнес-процессов, модель организационной структуры и т.п.
Организация - группа людей и средств с распределением ответственности, полномочий и взаимоотношений. Пример: компания, корпорация, фирма, предприятие, учреждение, благотворительная организация, предприятие розничной торговли, ассоциация, или же их части, или комбинации из них (ISO 9000:2005).
Модель - модель М моделирует объект А, если модель М отвечает на вопросы относительно объекта А. Пример: карта города является его моделью, выполненной в определенном масштабе с использованием условных обозначений.
История бизнес-моделирования
В истории развития бизнес-моделирования, как концептуального подхода к управлению организацией, можно условно выделить четыре этапа: Первый этап наступает в 70-е годы XX века. В 70-е годы прошлого века начались реализация сложных крупномасштабных проектов совместно специалистами различных предметных областей (системы вооружения, полеты в космос, атомные электростанции, транспортные сети и т.п.), произошло достаточно серьезное изменение условий функционирования как коммерческих так производственных компаний. Анализ проблем возникающих в деятельности организаций, привел к тому, что они стали рассматриваться как организационно-технические системы, включающие: - персонал;
- оборудование;
- компьютеры (программное обеспечение);
- способы их взаимодействия.
Это в свою очередь вызвало необходимость в разработке адекватных способов этих элементов в структурированном связном виде. Минимальные требования, которым должно было отвечать описание организации, следующие: - однозначность;
- простота для возможности понимания специалистами различных предметных отраслей;
- компактность.
Одной из самых известных методологий описания организаций как организационно-технических систем, стала методология структурного анализа и проектирования систем SADT (Structured Analysis and Design Technique). Она была разработана американцем Дугласом Россом (D. Ross) в 1973 г. Особенно широкое применение получило одно из подмножеств SADT методология функционального моделирования IDEF0 (Integration Definition For Function Modeling). Инициатором ее разработки и дальнейшей стандартизации было Министерство обороны США. Методология IDEF0 успешно применялась в военных, коммерческих организациях для решения широкого спектра задач (от разработки программного обеспечения для оборонных систем до разработки систем материально-технического снабжения и управления финансами). Наличие возможностей и опыт применения IDEF0 в различных предметных сферах, наряду с растущей компьютерной поддержкой сделало ее еще более доступной в использовании. Это в свою очередь, также привело к широкому использованию IDEF0 как методологии для описания бизнес-процессов организаций.
Во многом популярность методологии функционального моделирования IDEF0 обусловлена простотой нотации, основными элементами которой является функциональный блок и стрелка.
Рисунок 1.2 - Функциональный блок[3]
Каждая из четырех сторон блока имеет строго определенное значение: - левая сторона обозначает входы, т.е. что поступает на вход процесса и будет преобразовано;
- правая сторона - выход, т.е. что создается на выходе процесса в результате его выполнения;
- верхняя сторона - управление, т.е. какие требования необходимо выполнить или чем руководствоваться при исполнении процесса;
- нижняя сторона - механизм, т.е. какие ресурсы необходимы для исполнения процесса.
Исходя из смыслового значения сторон блока, процесс в общем виде можно определить как деятельность (последовательность работ), которая преобразует Входы в Выходы по правилам и требованиям, уставленным Управлением, с помощью определенных Механизмов (ресурсов).
Второй этап начался в 80-е годы XX века. Мощнейший импульс дальнейшему развитию методов описания деятельности организаций придало широкое внедрение персональных компьютеров, а также разработка информационных систем (или систем автоматизации) компаний различных предметных областей. Потребность в автоматизации бизнес-процессов в свою очередь вызвала необходимость их описания и формализации на принципиально другом уровне.
В зависимости от целей, стоящих перед специалистами по автоматизации, было разработано достаточно большое число методологий для описания деятельности организаций, самые известные из которых: - функциональное моделирование с использованием диаграмм потоков данных различных нотаций (Йордана / Де Марко, Гейна-Сарсона);
- информационное моделирование с использованием диаграмм «сущность-связь» различных нотаций (Чена, Баркера);
- моделирование бизнес-процессов в виде цепочки событий (нотация EPC);
- динамического функционального анализа на основе сетей Петри различного вида, функционально-стоимостного анализа.
Каждая из методологий (нотаций) в силу имеющих место ограничений оптимально решала ту или иную задачу, стоящую перед специалистами по автоматизации.
Бурное развитие информационных технологий в 80 гг., рост объемов разработки наряду со все более острой необходимостью проектирования «правильного» программного обеспечения «с первого раза», привело к созданию целого отдельного направления программотехники CASE-технологий (Computer-Aided Software/System Engineering).
CASE-средства позволяют уйти от сложностей «ручного» применения методологий для описания (моделирования) бизнес-процессов, являются средством автоматизации труда специалистов по разработке программного обеспечения (аналитиков, постановщиков задач, проектировщиков, программистов, технических писателей). Они, как правило, предоставляют возможность визуального (графического) описания бизнес-процессов с помощью той или иной методологий (нотации), обеспечивают удобную среду для групповой работы специалистов на всех этапах анализа, проектирования, разработки и сопровождения систем программного обеспечения.
Третий этап настал в 90-е годы XX века. В начале 90-х годов на Западном рынке появились первые программные продукты, предназначенные для решения задач, связанных с организационными вопросами управления организациями. Этому способствовало: 1) с одной стороны появления значительного опыта по моделированию бизнес-процессов на основе CASE-технологий. Понимание того, что моделирование бизнес-процессов первично по отношению к задачам их автоматизации привело к смещению акцентов от задач автоматизации до решения задач общего менеджмента (поскольку по меткому выражению классика: нельзя автоматизировать хаос);
2) с другой стороны принципиально изменилась бизнес-среда, в которой функционируют современные организации (Интернет, глобализация, доминирование на рынке потребителя и т.д.). Динамика изменений бизнес-среды стала такова, что компаниям приходится постоянно корректировать свою систему управления: стратегию, бизнес-процессы и организационную структуру. Изменения системы управления из отдельных проектов и разовых акций превратилось в постоянный процесс, который должен протекать без потери контроля над действующей системой управления, обеспечивая достижение текущих целей ее функционирования.
Постепенно в силу особенностей применения CASE-средств, их стали применять не только для целей автоматизации деятельности, но и для широкого круга задач бизнес-анализа деятельности организаций. Действительно, наличие у компании модели деятельность «как есть» позволяло построить модель «как должно быть», а в дальнейшем и провести ее реструктуризацию, со значительно меньшими трудностями и рисками.
Моделирование, направленное на решение организационных вопросов управления, стало следующим логичным шагом развития CASE-средств. Они стали охватывать полный цикл построения системы управления: стратегия - бизнес-процессы - организационная структура - регламентирующие документы - анализ, представляя компаниям новые возможности по осуществлению «регулярного менеджмента».
Программы, предназначенные для решения организационных вопросов управления или бизнес-моделирования, выделили в отдельный класс, который на западном рынке получил название «BMS» (Business Modeling Software). К ключевым преимуществам программ этого класса можно отнести: - широкие возможности визуального (графического) моделирования компании;
- обеспечение возможности одноформатного, одинакового понимания бизнес-процессов компании сотрудниками с разным уровнем квалификации, различных подразделений;
- изначально встроенная поддержка процессного подхода;
- представление единого информационного пространства для описания всех существенных аспектов ее функционирования;
- получение различных отчетов из модели (например, в виде регламентных документов: Положения о подразделения, Должностные инструкции, Регламент процесса, Регламент процедуры, Матрицы ответственности и др.).
Бизнес-модель, построенная с помощью программ класса «BMS», как правило, включает: - систему (дерево) целей компании;
- модель бизнес-процессов;
- модель организационной структуры;
- справочник используемых документов.
Наличие комплексной бизнес-модели компании, основанной на визуальном (графическом) представлении информации о ней, представило новые возможности для анализа и дальнейшего совершенствования деятельности как организации в целом, так и ее отдельных бизнес-процессов. Преимущества же использования графики уже давно оценили инженеры, разрабатывая чертежи и схемы объектов, либо явлений реального мира. Если даже для такого простого объекта как отдельная деталь, выгоды использования визуального (графического) представления информации (а именно чертежа детали) для анализа очевидны, то, что уж говорить про организации, «устройство» которых на порядки сложнее. Проведя аналогию можно сказать, что бизнес-моделирование это по-сути «разработка чертежей» организации. Бизнес-модель позволяет сделать компанию более прозрачной, готовой к регулярному анализу, управлению и, самое главное, дальнейшему улучшению.
Бизнес-моделирование, безусловно, необходимо в высококонкурентной, динамичной бизнес-среде, там где скорость проведении внутренних изменений, сопутствующие им риски являются критическими факторами успеха компании.
Четвертый этап наступил в 2000 гг. XXI века и длится до настоящего времени. Бизнес-моделирование, поддержанное соответствующим программным обеспечением, постепенно развилось до отдельной методологии менеджмента, которая получила название «бизнес-инжиниринга». Стержневая идея бизнес-инжиниринга заключается в анализе и совершенствовании деятельности компании посредством широкого применения ее бизнес-моделей, созданных с применением процессного подхода.
Существующая динамика изменений внешней бизнес-среды выдвигает новые требования к проведению соответствующих им внутренних изменений. Скорость проведения изменений, улучшений во многом определяется возможностями анализа того или иного аспекта деятельности организации, будь-то бизнес-процесс или организационная структура. Наличие навыков проведения внутренних изменений, их системное применение являются необходимым условием выживаемости и успешности компании. Бизнес-моделирование является тем инструментом, который позволяет облегчить проведение внутренних изменений, улучшений на уровне соответствующем сложности этой задачи.
Перечислим набор основных знаний и инструментов, которыми, должен владеть современный бизнес-аналитик, специалист по бизнес-моделированию: 1) программные продукты бизнес-моделирования: Business Studio, ARIS, ALLFUSION Process Modeler (BPWIN), Бизнес-инженер, Microsoft Visio.
2) нотации бизнес-моделирования и описания бизнес-процессов: IDEF0, IDEF3, Data Flow Diagram (DFD), extended Event Driven Process Chain (EEPC), Value Added chain Diagram (VAD), Cross Functional Flowchart и др.
3) методики и методы бизнес-инжиниринга / менеджмента.
- Разработка и внедрение системы сбалансированных показателей BSC / KPI
- Описание бизнес-процессов
- Анализ, оптимизация, повышение качества бизнес-процессов
- Управление бизнес-процессами на долгосрочной основе
- Функционально-стоимостной анализ (ФСА) и имитационное моделирование
- Описание и оптимизация организационной структуры, численности персонала
- Построение систем мотивации персонала
- Построение и организация функционирования системы менеджмента качества (ISO 9000)
- Управление проектами (в том числе по PMBOK - Project management body of knowledge)
- Построение комплексной бизнес-модели организации
- Бенчмаркинг
- Lean, 6 Sigma
- TQM (всеобщее управление качеством)
- Различные отраслевые методики и стандарты, разработки консалтинговых компаний
4) типовые решения, примеры, наработки и материалы. Чтобы не разрабатывать большую часть материалов с нуля и не совершать ошибок, которые уже прошли другие специалисты, необходим набор типовых решений, моделей, документов и т.п.
Таким образом, можно сформировать следующую схему: Методика Типовые решения Программный продукт = Результат
Рисунок 1.3 - Набор знаний и инструментов бизнес-аналитика
Здесь Методики и методы показывают, КАК выполнять проекты и задачи. Типовые решения и материалы демонстрируют, ЧТО должно получиться на выходе (результат).
С помощью ППБМ автоматизируется выполнение всех задач и проектов. Это в несколько раз сокращает время и повышает эффективность работ. Например, система Business Studio позволяет по нажатию одной кнопки автоматически сформировать регламентирующую документацию на основе разработанных моделей бизнес-процессов, обеспечивая значительную экономию финансовых и трудовых ресурсов.
В каждый программный продукт бизнес-моделирования заложен свой набор нотаций. В нашем случае, мы будем использовать систему бизнес-моделирования Business Studio, которая включает в себя Нотации IDEF0, Процесс и Процедура, EPC. Рассмотрим, каждую из них подробнее.
IDEF0 - нотация графического моделирования, используемая для создания функциональной модели, отображающей структуру и функции системы, а также потоки информации и материальных объектов, связывающих эти функции. Нотация IDEF0 является одной из самых популярных нотаций моделирования бизнес-процессов. К ее особенностям можно отнести: Контекстная диаграмма. Самая верхняя диаграмма, на которой объект моделирования представлен единственным блоком с граничными стрелками. Эта диаграмма называется A-0 (А минус нуль). Стрелки на этой диаграмме отображают связи объекта моделирования с окружающей средой. Диаграмма A-0 устанавливает область моделирования и ее границу.
Поддержка декомпозиции. Нотация IDEF0 поддерживает последовательную декомпозицию процесса до требуемого уровня детализации. Дочерняя диаграмма, создаваемая при декомпозиции, охватывает ту же область, что и родительский процесса, но описывает ее более подробно. При декомпозиции стрелки родительского процесса переносятся на дочернюю диаграмму в виде граничных стрелок.
Доминирование. Блоки IDEF0 на неконтекстной диаграмме должны располагаться по диагонали - от левого верхнего угла диаграммы до правого нижнего в порядке присвоенных номеров. Блоки на диаграмме, расположенные вверху слева, «доминируют» над блоками, расположенными внизу справа. «Доминирование» понимается как влияние, которое блок оказывает на другие блоки диаграммы. Расположение блоков на листе диаграммы отражает авторское понимание доминирования. Таким образом, топология диаграммы показывает, какие функции оказывают большее влияние на остальные.
Выделение 4 видов стрелок. Выделяются следующие виды стрелок: Вход, Выход, Механизм, Управление. Входы преобразуются или расходуются процессом, чтобы создать то, что появится на его выходе. Управления определяют условия, необходимые процессу, чтобы произвести правильный выход. Выходы - данные или материальные объекты, произведенные процессом. Механизмы идентифицируют средства, поддерживающие выполнение процесса. Таким образом, блок IDEF0 показывает преобразование входа в выход с помощью механизмов с учетом управляющих воздействий.
Нотации Процесс (Basic Flowchart в Microsoft Visio) и Процедура (Cross Functional Flowchart в Microsoft Visio) используются для представления алгоритма (сценария) выполнения процесса и позволяют задать причинно-следственные связи и временную последовательность выполнения действий процесса. Нотации поддерживают декомпозицию на подпроцессы, также как и нотация IDEF0.
Различие между нотациями Процесс и Процедура состоит в том, что дополнительно к графическим элементам, применяемым в нотации Процесс, в нотации Процедура используются дорожки (Swim Lanes), обозначающие организационные единицы - исполнителей действий процесса. Это позволяет повысить наглядность диаграммы.
Нотации Процесс и Процедура можно применять для моделирования отдельных процессов компании, а также на нижнем уровне модели бизнес-процессов, созданной в нотации IDEF0.
Пример диаграммы в нотации Процесс приведен на рисунке 1.6, а диаграммы в нотации Процедура - на рисунке 1.7.
Нотация EPC (Event-Driven Process Chain - событийная цепочка процессов) используется для описания процессов нижнего уровня. Диаграмма процесса в нотации EPC, представляет собой упорядоченную комбинацию событий и функций. Для каждой функции могут быть определены начальные и конечные события, участники, исполнители, материальные и документальные потоки, сопровождающие ее, а также проведена декомпозиция на более низкие уровни. Декомпозиция может производиться только в нотации EPC.
При декомпозиции процесса ЕРС, расположенного на диаграмме SADT, стрелки с диаграммы SADT на диаграмму ЕРС не переносятся.
Правила моделирования процессов в нотации EPC: 1) диаграмма функции EPC должна начинаться как минимум одним стартовым событием (стартовое событие может следовать за интерфейсом процесса) и завершаться как минимум одним конечным событием (конечное событие может предшествовать интерфейсу процесса).
2) события и функции по ходу выполнения процесса должны чередоваться. Решения о дальнейшем ходе выполнения процесса принимаются функциями.
3) рекомендуемое количество функций на диаграмме - не более 20. Если количество функций диаграммы значительно превышает 20, то существует вероятность, что неправильно выделены процессы на верхнем уровне и необходимо произвести корректировку модели.
4) события и функции должны содержать строго по одной входящей и одной исходящей связи, отражающей ход выполнения процесса.
5) события и операторы, окружавшие функцию на вышележащей диаграмме, должны быть начальными / результирующими событиями и операторами на диаграмме декомпозиции функции.
6) На диаграмме не должны присутствовать объекты без единой связи.
7) Каждый оператор слияния должен обладать хотя бы двумя входящими связями и только одной исходящей, оператор ветвления - только одной входящей связью и хотя бы двумя исходящими. Операторы не могут обладать одновременно несколькими входящими и исходящими связями.
8) Если оператор обладает входящей связью от элемента «событие», то он должен обладать исходящей связью к элементу «функция» и наоборот.
9) За одиночным событием не должны следовать операторы «OR (ИЛИ)» или «XOR (Исключающее ИЛИ)».
10) Операторы могут объединять или разветвлять только функции или только события. Одновременное объединение / ветвление функции и события невозможно.
11) Оператор, разветвляющий ветки, и оператор, объединяющий эти ветки, должны совпадать. Допускается также ситуация, когда оператор ветвления «И», оператор объединения - «ИЛИ».
Система бизнес-моделирования Business Studio разработана специально для поддержки полного цикла проектирования эффективной системы управления компанией - «Проектирование - Внедрение - Контроль - Анализ», позволяя решать следующие задачи: - формализация стратегии и контроль ее достижения;
- моделирование и оптимизация бизнес-процессов;
- проектирование организационной структуры и штатного расписания;
- регламентация деятельности: разработка регламентов и распространение их среди сотрудников;
- внедрение системы менеджмента качества в соответствии со стандартом ISO.
Особенности системы Business Studio: - использование в качестве графического редактора диаграмм Microsoft Visio, ставшего стандартом в области деловой графики;
- объектно-ориентированная промышленная платформа, определяющая уникальные возможности системы по построению сложных фильтров и работе с большими объемами данных [3].
1.3 Описание системы электронного документооборота DIRECTUM
Система DIRECTUM - корпоративная система электронного документооборота и управления взаимодействием, нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях их совместной деятельности. Функциональность системы DIRECTUM зависит от ее конфигурации. В поставку могут входить восемь модулей, реализующих функции электронного документооборота и управления взаимодействием, а также средства, расширяющие возможности их использования.
Функциональные модули: 1) модуль Управление электронными документами поддерживает полный комплекс работ с электронными документами: создание и редактирование в форматах различных приложений, структурированное хранение; управление доступом, защита от изменений посредством шифрования и ЭЦП; атрибутивный и полнотекстовый поиски; протоколирование работы с документами;
2) модуль Управление деловыми процессами автоматизирует процессы согласования и обработки электронных документов (docflow); обеспечивает выдачу электронных заданий и контроль их исполнения (workflow);
3) модуль Канцелярия организует работу с бумажными документами в соответствии с требованиями ГСДОУ: регистрация документов, контроль их местонахождения и списание в архив, ведение номенклатуры дел, поиск документов по атрибутам;
4) модуль Управление совещаниями и заседаниями предназначен для подготовки и проведения совещаний: обсуждение состава участников, повестки, места и времени проведения, формирование и рассылка протокола, контроль исполнения решений;
5) модуль Управление взаимодействием с клиентами создан для работы с базами организаций и контактных лиц: история встреч, звонков, переписки, сопровождение процесса продаж, планирование маркетинговых мероприятий, анализ эффективности продаж и маркетинговых воздействий;
6) модуль Управление договорами автоматизирует процессы согласования, визирования и регистрации входящих и исходящих договоров, обеспечивает конфиденциальность информации, дает возможность выделения ответственного за регистрацию, служит для централизованного хранения информации по договорам;
7) модуль Обращения граждан и организаций автоматизирует работу с обращениями граждан и организаций в соответствии Федеральным законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (от 2 мая 2006 года №59-ФЗ): регистрация обращений, рассмотрение, исполнение поручений по обращению, контроль исполнения, направление ответа заявите
Вывод
Решая задачу повышения эффективности управления, компании сталкиваются с необходимостью принятия стратегических решений, наиболее важным из которых является применение процессного подхода. Его успешное внедрение сегодня практически невозможно без использования специальных программных средств, позволяющих провести все работы в разумные сроки и с высоким качеством.
Интеграция лидирующих в своих классах систем - Business Studio и DIRECTUM - обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную систему управления, работающую без сбоев. Интегрированное решение в полной мере реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз». Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, оно позволяет в короткие сроки получить эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления.
Проведенная работа позволяет сделать вывод о том, что данные системы применимы не только для бизнеса, но и существенно могут облегчить работу государственным органам.
Для получения конечного результата потребуется еще много времени и затрат, но несмотря на это эффективность данного портала видна даже первом шаге огромного процесса формирования корпоративного портала.
Цель выпускной квалификационной работы - анализ автоматизации процессов отдела информатизации и аналитических систем, и выявления преимуществ разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников достигнута. Все поставленные задачи решены: - проанализированы теоретико-методологические основы реинжиниринга бизнес-процессов;
- проведены сбор и обработка информации об отделе информатизации и аналитических систем;
- выявлены особенности и слабые места в отделе информатизации и аналитических систем;
- построена структура отдела в виде функциональных возможностей;
- описаны преимущества разработанного информационного портала для автоматизации рабочего места сотрудников.
Решая задачу повышения эффективности управления, компании сталкиваются с необходимостью принятия стратегических решений, наиболее важным из которых является применение процессного подхода. Его успешное внедрение сегодня практически невозможно без использования специальных программных средств, позволяющих провести все работы в разумные сроки и с высоким качеством.
Интеграция лидирующих в своих классах систем - Business Studio и DIRECTUM - обеспечивает комплексное применение наиболее передовых и эффективных методик и решений, что позволяет быстро выстроить оптимальную систему управления, работающую без сбоев. Интегрированное решение в полной мере реализует стратегически правильный алгоритм внедрения информационных технологий «сверху-вниз». Закладывая основы формирования единого информационного пространства предприятия, оно позволяет в короткие сроки получить эффект от автоматизации процессов в соответствии с разработанной моделью бизнеса, открывая неограниченные возможности качественной трансформации системы управления.
С помощью информационного портала будут достигнуты в поставленные сроки цели всех уровней пирамиды целей.
В результате полного внедрения информационного портала в Министерство сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края будет достигнута оптимизация бизнес-процессов, обеспечивающая технологическую поддержку процессно-ориентированного управления в организации: - сократится время между разработкой и автоматизацией бизнес-процесса;
- снизится количество ошибок при выполнении процессов;
- будут выявлены и оптимизированы «проблемные» процессы;
- и как общий эффект - повысится качество управления в целом.
В процессе исследования был наведен порядок во многих отделах Министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края, а создание корпоративного университета - системы управления корпоративными данными, предполагает, что первый шаг - это наведение порядка, так как, сказал Майкл Хаммер, автор книги «Реинжиниринг корпорации: манифест революции в бизнесе», «автоматизация беспорядка приводит к автоматизированному беспорядку».
Список литературы
1. Д. Пинаев Процессное управление: в чем сила? // Журнал «БОСС» №3"2012
2. Басыров Роберт Книга «1С-Битрикс: Корпоративный портал. 2010 Издательство: Питер
3. Методика Группы компаний «Современные технологии управления» URL: http:// www.businessstudio.ru/ (дата обращения 07.03.2013).
4. Официальный сайт Directum URL: http:// www.directum.ru // (дата обращения 26.03.2013).
5. Постановлением главы администрации (губернатора) Краснодарского края от 28 июня 2012 года №741 «О министерстве сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края».
6. Положение об отделе информатизации и аналитических систем министерства сельского хозяйства и перерабатывающей промышленности Краснодарского края
7. Официальный сайт WTWARE URL: http://www.wtware.ru /// (дата обращения 03.04.2013).
8. Руководство разработчика системы электронного документооборота DIRECTUM.
9. Инструкция по внедрению системы электронного документооборота DIRECTUM.
10. Р.А.ИСАЕВ Инструменты бизнес-моделирования и особенности его применения // Журнал «Управление в кредитной организации» №4"2012
11. Учебные материалы Высшей школы экономики СПБГУЭФ (22 урока)
12. Ермолаева Н. CRM: ориентация на клиента // БОСС. Бизнес, организация, стратегия, системы. 2006. №5.
13. Браверман А.А. Российский маркетинг на пороге третьего тысячелетия. Практика крупнейших компаний. М.: «Экономика», 2011. 254 с.
14. Пилипчук В.В. Управление маркетингом. Владивосток: ДГТРУ, 2010. 124 с.
15. Картышов С.В., Кульчицкая И.А., Поташников Н.М. Управление комплексом маркетинга предприятия на основе CRM-технологий // Маркетинг в России и за рубежом. 2012. №2.
17. Дибб С., Симкин Л., Брэдли Дж. Практическое руководство по маркетинговому планированию. СПБ.: «Питер», 2009. 202 с.
18. Фатхутдинов Р.А. Стратегический маркетинг. СПБ.: «Питер», 2010. 258 с.
19. Варламова З.Н., Косова С.А. «Маркетинг и стратегическое планирование». Курган: КГУ, 2009. 62 с.
20. Ильдеменов С.В., Ильдеменов А.С., Лобов С.В. «Операционный менеджмент». Серия учебников для программы МВА. - М.: ИНФРА - М. - 2005. - 337 с.
21. «Управление проектами: Основы профессиональных знаний. Национальные требования к компетентности специалистов». - М.: Проектная ПРАКТИКА, 2010 -256 с.
22. Маклаков С.В. «Моделирование бизнес-процессов с ALLFUSION Process Modeler (BPWIN 4.1)» - М.: Диалог - МИФИ. - 2003. - 240 с.
23. Могилко Д.Ю., Шаныгин С.И. «Концептуальное моделирование технологических процессов средствами BPWIN». - СПБ.: ВКА им. А.Ф. Можайского. - 2006. - 51 с.
24. Могилко Д.Ю., Шаныгин С.И. «Оптимизационные задачи в принятии управленческих решений». - СПБ.: ТЭИ. - 2011. - 48 с.
25. «Процессный подход в стандартах ИСО серии 9000 и на практике». - М.: Трек. -2005. - 168 с.
26. Ольве Нильс-Горан, Рой Жан, Веттер Магнус. «Оценка эффективности деятельности компаний. Практическое руководство о использованию сбалансированной системы показателей». - М.: Издательский дом «Вильямс». - 2003. - 304 с.
27. Филонович С.Р. Использование моделей жизненного цикла организации в процессе организационной диагностики // Экономика. Социология. Менеджмент // URL:http://www.ecsocman.edu.ru/ db/msg/47762.html (дата обращения 17.05.2013)
28. Катков В.М. Как повернуть предприятие лицом к потребителю // Консультант директора. 2010. №6.
29. Терещенко В.М. Маркетинг: новые технологии в России. СПБ.: Питер, 2007. 415 с.
30. Елиферов В.Г., Репин В.В. Бизнес-процессы: «Регламентация и управление. Серия учебников для программы МВА». - М.: ИНФРА - М. - 2006. - 319 с.
31. ГОСТ 19.102-77 Единая система программной документации. Стадии разработки // URL:http://www.nist.ru/hr/doc/gost/ 19102-77.htm. (дата обращения 12.05.2013).
32. ГОСТ 19.105-78 ЕСПД. Общие требования к программным документам // URL:http://www.nist.ru/hr/doc/gost/19105-78.htm. (дата обращения 12.05.2013).
33. ГОСТ 19.201-78 Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению // URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/19201-78.htm. (дата обращения 13.05.2013).
34. ГОСТ 34.602-89 Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы // URL: http://www.nist.ru/hr/doc/gost/34-602-89.htm. (дата обращения 15.05.2013).
35. ГОСТ 24.103-84 Автоматизированные системы управления. Общие положения // URL:http://www.nist.ru/hr/doc/gost/24-103-84.htm. (дата обращения 12.05.2013)
36. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств // URL: http://www.klubok.net/pageid313.html. (дата обращения 12.05.2013).
37. ГОСТ 24.701-86 Единая система стандартов автоматизированных систем управления. Надежность автоматизированных систем управления. Основные положения // URL: http://vsegost.com/Catalog/12/12260.shtml. (дата обращения 12.04.2013).
39. Мирошниченко М.А. Интернет-фактор интеграции коммуникативного и образовательного пространства в современном мире. Сборник материалов V Международного конгресса 8-12 октября 2007 г. «Мир на Северном Кавказе через языки, образование, культуру» Симпозиум XVII. Современные информационные технологии как фактор интеграции коммуникативного и образовательного пространства в мультикультурном мире. Пятигорск. ПГЛУ, 2007 г. С. 22-24
40. Мирошниченко М.А., Мирошниченко А.В. Система бизнес-моделирования - информационная поддержка эффективного менеджера. Актуальные проблемы управления корпорацией и человеческим капиталом в экономике знаний: сб. науч. тр. /под ред. С.Г. Фалько. Краснодар, КУБГУ, 2011. С. 172 - 179. ISBN 978-5-8209-0748-7.
41. Выпускная квалификационная работа: Методические указания по выполнению дипломной работы (проекта) / Сост. В.В. Ермоленко и др. 2009. 96 с