Изучение теоретических основ автоматизации документооборота отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка. Общая характеристика работы отдела банка. Описание процесса создания базы данных с помощью выбранного программного средства MS Access.
Аннотация к работе
Качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных сведений в результативную информацию. Информационную технологию можно определить как систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств. Служащие составляют множество договоров, коммерческие предложения, рекламные листовки, переписываются с клиентами и партнерами, разрабатывают планы и пишут отчеты о работе. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены информацией между исполнителями, контрольные операции, компоновку и согласование результирующих документов.В особо серьезных случаях повреждения или получения неполных комплектов документов сотрудник, производящий прием корреспонденции, составляет акт, который присоединяется к документам, и вместе с ними передает его для утверждения и принятия решения по данному факту. · если документ подлежит централизованному хранению в службе ДОУ, то на него на первом листе документа в верхнем правом или нижнем левом углу документа ставится дополнительная отметка (возможно штампом): "Подлежит возврату в службу ДОУ"; При этом предварительно в службе документационного обеспечения управления (ДОУ) рассматриваются только документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, а документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам, передаются по назначению без предварительного рассмотрения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер, состоящий из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, можно дополнять индексами по номенклатуре дел, классификаторам корреспондентов, исполнителей и др.Нормативными документами устанавливаются следующие основные требования к организации рабочего дня и документооборота в банках: приему, оформлению и отражению по счетам бухгалтерского учета в тот же день подлежат все расчетно-денежные документы, поступившие в банк в течение операционного дня; расчетно-денежные документы, поступившие в банк по истечении времени операционного дня, проводятся по счетам клиентов, как правило, следующим рабочим днем. Во внеоперационное время документы сдаются в банк через специальные устройства (ящики). С учетом изложенного, в каждом банке устанавливается график документооборота, в котором указывается конкретное время (интервал) для расчетно-кассового обслуживания, объединений, предприятий, хозяйственных организаций, кредитных и депозитных, а также межбанковских и операций и операций на фондовом рынке и время прохождения документов по всем участкам их обработки. Документооборот по расчетам между банками в банках и расчетно-кассовых центрах организуется в соответствии с Положениями "Об организации межбанковских расчетов на территории Российской Федерации" и "Об организации расчетов между банками разных республик". Расчетные, кассовые, кредитные и другие операции совершаются в банках и отражаются в бухгалтерском учете на основании расчетно-денежных документов, оформленных в соответствии с установленными требованиями.Более того, можно создать свой, сколь угодно сложных тип данных, описать возможные действия с этим типом данных, и, если в операциях не требуется знание внутренней структуры данных, то такой тип данных также будет простым с точки зрения реляционной теории. Тогда, если в действиях с этим типом использовать только описанные операции, то внутренняя структура не играет роли, и тип данных извне выглядит как атомарный. Например, домен , имеющий смысл "возраст сотрудника" можно описать как следующее подмножество множества натуральных чисел: Если тип данных можно считать множеством всех возможных значений данного типа, то домен напоминает подмножество в этом множестве. Заголовок отношения содержит фиксированное количество атрибутов отношения: Тело отношения содержит множество кортежей отношения. Рассмотрим отношение "Сотрудники" заданное на доменах "Номер_сотрудника", "Фамилия", "Зарплата", "Номер_отдела". Т.к. все домены различны, то имена атрибутов отношения удобно назвать так же, как и соответствующие д
План
Содержание
Введение
1. Теоретические основы документооборота и его автоматизации
1.1 Документооборот
1.2 Организация документооборота в банках
1.3 Базы данных
2. Анализ предметной области
2.1 Постановка задачи проектирования базы данных
2.2 Анализ программных средств
2.3 Анализ документации. Создание инфологической модели
3. Разработка базы данных в MS Access
3.1 Создание таблиц и связей
3.2 Создание запросов
3.3 Создание форм
3.4 Создание отчетов
3.5 Создание интерфейса
4. Результативность дипломной работы специалиста
Заключение
Список использованных источников
Приложение автоматизация банк база access
Введение
Технический прогресс принес в нашу жизнь множество полезных и удобных вещей. Появление компьютерных технологий не просто изменило характер работы многих людей. Качественно другими стали и производственные отношения, повысились квалификационные требования, расширился круг решаемых задач и выполняемых обязанностей. Но суть управления осталась прежней: управлять - значит приводить к успеху других. Приводить к успеху с использованием новых, прогрессивных технологий.
Управленческая деятельность в любой организации основана на переработке данных и производстве выходной информации, что предполагает наличие технологии преобразования исходных сведений в результативную информацию. Информационную технологию можно определить как систему методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации на основе применения технических средств.
Многие, наверное, обращали внимание, насколько неэффективно применяются компьютеры в большинстве организаций. Им чаще всего отводится роль пишущих машинок, а сетевая инфраструктура служит лишь для тривиального обмена файлами. Коллективная работа для большинства компаний - это использование электронной почты, календарного планирования и других подобных приложений.
Служащие составляют множество договоров, коммерческие предложения, рекламные листовки, переписываются с клиентами и партнерами, разрабатывают планы и пишут отчеты о работе. И эти действия занимают большую часть их рабочего дня. В итоге создаются действительно ценные и важные документы. Но результаты своего труда работники просто сваливают в "кучу" где придется. Чаще всего - на своих локальных дисках, иногда - в почтовой системе. Называют документы произвольными именами, которые по прошествии времени забывают. А значит, поиск оригинальных идей и мыслей, грамотных формулировок становится невозможным.
Давно замечено, что ускорение отдельных деловых операций (а именно на это нацелено использование большинства компьютеров) не дает почти никакого выигрыша в эффективности работы организации или рабочей группы. Быстро подготовить документ - не значит занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены информацией между исполнителями, контрольные операции, компоновку и согласование результирующих документов.
Проблема компьютеризированного беспорядка осознается многими организациями, но мало где делаются попытки ее решить. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. Так, по сведениям компании Delphi, 15% бумажных документов безвозвратно теряются, и для их поиска сотрудники тратят до 30% всего рабочего времени. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота производительность труда сотрудников увеличивается на 25-50%. Внедряя информационные технологии, организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом.
Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации.
Целью данной дипломной работы является разработка базы данных системы автоматизации документооборота отдела по работе с физическими лицами коммерческого банка.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучить теоретические основы документооборота;