Характеристика Microsoft Access как системы управления базами данных. Особенности работы с различными объектами: таблицами, запросами, формами, отчётами, страницами, макросами, модулями. Разработка базы данных "Видеокарты", создание запросов и отчетов.
Аннотация к работе
СУБД Microsoft Access 2007 и Microsoft Access 2010 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчетами, страницами, макросами, модулями. Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства). Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. При типе связи один-ко-многим запись из одной таблицы связывается с несколькими записями другой таблицы, но записи из второй таблицы связываются только с одной из записей первой таблицы. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;Данная база данных поможет пользователю ознакомиться с новыми разработками в области создания видеокарт.
Введение
База данных - это организованная структура, предназначенная для хранения информации. С понятием базы данных тесно связано понятие системы управления базой данных. Это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, редактирования содержимого и визуализации информации. Под визуализацией информации базы понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданным критерием, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передачи по каналам связи.
В мире существует множество систем управления базами данных. Несмотря на то, что они могут по-разному работать с разными объектами и предоставляют пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опирается на единый устоявшийся комплекс основных понятий. В качестве такого комплекса СУБД мы рассматриваем Microsoft Access, входящий в пакет Microsoft Office.
Цель данной курсовой работы - приобретение практических навыков по созданию объектов базы данных и теоретических навыков для работы с СУБД Access 2007 (2010).
База данных разработана по теме «Видеокарты».
C помощью средств программной среды Microsoft Access пользователь может выполнить желаемые запросы по нужной ему информации. Это позволит сэкономить время на решение поставленных задач.
Среда Microsoft Access
Microsoft Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, то есть любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и, по сути, являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access - это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств, для хранения информации и эффективного управления этой информацией.
Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре ее двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.
Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.
При работе с Microsoft Access 2007 и Microsoft Access 2010 используются следующие типы данных: · текстовый - тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;
· поле MEMO - специальный тип данных, применяемый для хранения больших объемов текста (до 65 535 символов);
· числовой - тип данных для хранения чисел;
· дата/время - тип данных для хранения значений даты и времени;
· денежный - тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);
· счетчик - специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;
· логический - для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да (True) или Нет (False);
· поле объекта OLE - специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);
· гиперссылка - специальное поле для хранения адресов URLWEB-объектов;
· мастер подстановок - тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.
Числовые поля могут иметь следующие размеры: · байт (Byte) - целые числа от 0 до 255 (1 байт);
· целое (Integer) - целые числа от - 32768 до 32767 (2 байта);
· длинное целое (Long Integer) - целые числа от - 2147483648 до 2147483647 (4 байта);
· одинарное с плавающей точкой (Single) - числа от - 3,4?1038 до 3,4?1038 с точностью до 7 знаков (4 байта);
· двойное с плавающей точкой (Double) - числа от - 1,797?10308 до 1,797?10308 с точностью до 15 знаков (8 байт).
База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы, связаны между собой каким - либо определенным полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.
Взаимосвязанные двухмерные таблицы, являющиеся объектами СУБД, называются реляционными таблицами, а сами СУБД - реляционными базами данных.
СУБД Microsoft Access 2007 и Microsoft Access 2010 ориентированы на работу с объектами семи различных типов: таблицами, запросами, формами, отчетами, страницами, макросами, модулями.
Таблицы - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).
Запросы позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является результирующая таблица, которая наряду с другими таблицами может быть использована при обработке данных. С помощью запросов можно также обновлять, удалять или добавлять данные в таблицы.
Формы служат для ввода и просмотра данных в удобном для пользователя виде, который соответствует привычному для него документу. При выводе данных с помощью форм можно применять специальные средства оформления.
Отчеты предназначены для формирования выходных документов и вывода их на печать. По своим свойствам и структуре отчеты во многом подобны формам. Основное их отличие заключается в том, что в отчете отображаются все данные и в них предусмотрена возможность группировать данные по различным критериям. Отчеты в отличие от форм могут содержать специальные элементы оформления, характерные для печати документов: колонтитулы, номера страниц и т.д.
Страницы - это специальные объекты баз данных, реализованные в версиях Access 2003 и Access 2007. В более ранних версиях Access такие страницы доступа кданным отсутствуют. Эти страницы являются диалоговыми Web-страницами, т.е. осуществляют интерфейс между клиентом, сервером и базой данных, размещенной на сервере.
Макросы предназначены для автоматизации повторяющихся операций при работе с СУБД. Макрос является программой, которая содержит описание последовательности конкретных действий пользователя. Каждому действию соответствует определенная макрокоманда. Формируются макросы в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд.
Модули создаются пользователем путем применения интегрированной среды объектно-ориентированного программирования Visual Basic for Applications (VBA). Основной идеей объектно-ориентированного программирования является объединение данных и оперирующих ими функций в один объект. Данные в VBA рассматриваются как совокупность объектов (таблиц, форм, отчетов и т. д.), имеющих свойства и методы, реализующие заранее определенные действия над объектами.
Описание БД
База данных «Видеокарты» позволяет узнать важную информацию о новейших разработках известных компаний, производящих видеокарты. База данных хранит в себе краткую информацию о моделях видеокарт, их характеристиках, производителях и ценах.
Инфологическая модель базы данных
Инфологические модели отражают в естественной и удобной для разработчиков форме информационно-логический уровень абстрагирования, связанный с фиксацией и описанием объектов предметной области.
Рис.1 Схема базы данных
На Рис. 1 - схема базы данных «Видеокарты». В ней представлен тип отношений один - ко - многим.
При типе связи один-ко-многим запись из одной таблицы связывается с несколькими записями другой таблицы, но записи из второй таблицы связываются только с одной из записей первой таблицы. При связи один-к-одному каждая запись в одной таблице напрямую связана с отдельной записью в другой таблице.
Таблицы базы данных
Таблица «Видеокарты»
Таблица «Другая информация»
Таблица «Производитель»
Таблица «Технологии»
Таблица «Характеристики»
Создание запросов
Запросы создаются пользователем для выборки необходимых ему данных из одной или нескольких связанных таблиц и представления выбранных данных также в виде таблицы. Визуально можно построить запросы добавления, удаления, обновления и создания таблиц.
В Access имеется несколько видов запросов: • запрос на выборку, т.е. выбирающий данные из взаимосвязанных таблиц и других запросов. В результате получают таблицу, существующую до закрытия запроса. Таблицу с результатами запроса можно использовать для работы с данными таблиц, на которых построен запрос;
• запрос на создание таблицы, основанный на запросе на выборку, но в отличие от последнего результат этого запроса сохраняется в новой таблице;
• запросы на обновление, добавление, удаление, являющиеся запросами действия, в результате выполнения которых изменяются данные в таблицах.
Основы конструирования запросов.
Основные принципы конструирования запроса заложены в технике конструирования запроса на выборку, являющегося основой всех видов запросов.
Запрос на выборку позволяет достаточно просто выбрать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. Результаты запроса отображаются в виде таблицы.
При конструировании запроса достаточно выделить и перетащить необходимые поля из таблиц, представленных в схеме данных запроса, в бланк запроса и ввести условия отбора записей.
Результаты выполнения запроса выводятся в режиме таблицы. Несмотря на то, что поля результирующей таблицы принадлежат, как правило, нескольким таблицам базы данных, с ними можно работать так, как если бы они принадлежали одной таблице. Можно также менять данные в таблице результатов запроса на выборку, при этом сделанные изменения будут внесены в базовые таблицы.
Для создания запроса в окне базы данных надо выбрать закладку Запрос и нажать кнопку [Создать]. В открывшемся окне Новый запрос из предложенных типов запросов (Конструктор, Простой запрос, Перекрестный запрос. Повторяющиеся записи. Записи без подчиненных) следует выбрать Конструктор.
В окне Добавление таблицы выбрать используемые в запросе таблицы и нажать кнопку [Добавить]. Затем, нажав кнопку [Закрыть], выйти из окна Добавление таблицы.
В результате появится окно конструктора запросов Имя запроса : запрос на выборку.
Окно конструктора запросов разделено на две панели. Верхняя панель содержит схему данных запроса, включающую в себя выбранные для данного запроса таблицы, которые представлены списками полей.
Схема данных запроса. В окне запроса отображаются выбранные таблицы и связи между ними, имеющиеся в логической схеме (схеме данных) БД. Кроме того, Access автоматически устанавливает между таблицами дополнительные связи, которых не было в логической модели, в том случае, если таблицы имеют поля с одинаковыми именами и типами данных (атрибутами). Логические связи между таблицами, которые Access не может установить автоматически, может создать пользователь, перетащив задействованные в связи поля из одного списка полей в другой.
При использовании в запросе других запросов или таблиц, не представленных в логической схеме базы данных, с ними также могут быть установлены связи-объединения, т. е. связи без ключевого слова.
В базе данных представлены следующие запросы: · Запрос о версии технологии «OPENCL» (с использованием условия) (Рис. 7)
· Запрос о видеокартах (с условием ввода цены на видеокарту) (Рис. 8)
· Запрос о потреблении энергии (с использованием условия) (Рис. 9)
· Запрос о характеристиках (Рис. 10)
Запрос «OPENCL»
Запрос «Видеокарты»
Запрос «Потребление энергии»
Запрос «Характеристики»
Отчеты
На каждый из запросов был сделан отчет. Все отчеты были сделаны в режиме конструктора.
В качестве примера рассмотрим создание отчета на таблицу «Характеристики».
· Вызываем мастер отчетов
· Выбираем из списка необходимую таблицу: «Характеристики»
· Выбираем все поля.
· Не добавляем уровни группировки
· Сохраняем отчет, указывая его имя.
Отчет «Характеристики»
Формы
На каждую из таблиц была разработана соответствующая форма. (Рис. 12, Рис. 13, Рис. 14, Рис. 15, Рис. 16)
Для создания формы в режиме мастера необходимо: · В окне мастера форм выбрать нужную нам таблицу
· Выбрать поля необходимые нам в форме
· Выбрать внешний вид формы
· Сохранить форму.
Форма «Видеокарты»
13 Форма «Технологии»
Форма «Другая информация»
15 Форма «Производитель»
Форма «Характеристики»
Макросы
Для создания макроса необходимо: · В закладке создание щелкнуть на макрос
· Выбрать нужную команду
· Заполнить остальные поля в зависимости от того какую команду вы выбрали
· Сохранить макрос.
В базе данных «Видеокарты», были разработаны макросы на открытие таблиц и запросов.
Главная кнопочная форма
Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных, т.е. она может использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчетов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.
Технология создания кнопочных форм следующая: 1) создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ) (Рис. 18);
2) создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.) (Рис. 19, Рис. 20, Рис. 21, Рис. 22, Рис. 23, Рис. 24);
3) создать элементы главной кнопочной формы;
4) создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
5) создать макросы для запросов и для таблиц;
6) создать элементы для кнопочных форм запросов и таблиц.
Главная кнопочная форма
Запросы
Макросы1
Макросы2
Отчеты база данные microsoft access
Таблицы
Формы
Вывод
Данная база данных поможет пользователю ознакомиться с новыми разработками в области создания видеокарт. Пользователь сможет более подробно узнать об основных характеристиках, ценах и производителях видеокарт нового поколения.
Список литературы
1. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПБ: Издательство «Питер», 2010. - 640 с.
2. Системы управления базами данных. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. - Иркутск: ИРГТУ, 2008. - 116 с.
3. Теория реляционных баз данных. Учебное пособие / Мейер М.М. - Москва: Мир, 2009. -610 с.
4. Access для профессионалов. Учебное пособие / Верман А.Я. - СПБ: Издательство «Питер, 2008. - 760 с.
5. Информатика. Проектирование и разработка баз данных: методические указания к выполнению курсовой работы для студентов очной формы обучения./А. A. Азарченков, С. Н. Зимин - Брянск: БГТУ, 2011. - 68 с.