Разработка базы данных бухгалтерского отдела ф.Тихвинский ОАО "Банк ВТБ Северо-Запад" - Дипломная работа

Исследование деятельности отдела бухгалтерского учета и операционного обслуживания проводилось ф.Тихвинский ОАО «Банк ВТБ Северо-Запад»В действующей в настоящее время практике учета к основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев. Каждому инвентарному объекту основных средств при принятии их к бухгалтерскому учету независимо от того, находится ли объект в эксплуатации, в запасе, консервации, присваивается инвентарный номер в соответствии с порядком, установленным нормативным актом Минфина России. Основные средства (кроме земельных участков) учитываются на счете N 60401 "Основные средства (кроме земли)". Переоценка объекта основных средств производится путем пересчета его первоначальной стоимости или текущей (восстановительной) стоимости, если данный объект переоценивался ранее, и суммы амортизации, начисленной за все время использования объекта. Акты приемки-передачи применяются для оформления и учета операций приема, приема-передачи объектов основных средств в организации или между организациями для: а) включения объектов в состав основных средств и учета их ввода в эксплуатацию (для объектов, не требующих монтажа, - в момент приобретения, для объектов, требующих монтажа, - после приема их из монтажа и сдачи в эксплуатацию), поступивших: по договорам купли-продажи, мены имущества, дарения, финансовой аренды (если объект основных средств находится на балансе лизингополучателя) и др.;Основными фондами (средствами) являются производственные активы, используемые неоднократно или постоянно в течение длительного периода, но не менее одного года, для производства товаров, оказания рыночных и нерыночных услуг. В действующей в настоящее время практике учета к основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев. Бухгалтерский учет призван обеспечить получение документально обоснованной информации о наличии и движении основных средств по местам их нахождения (эксплуатации), а в необходимых случаях и в разрезе лиц, ответственных за их сохранность, правильное начисление амортизации (износа), выявление результатов от реализации и другого выбытия объектов из эксплуатации. К ним относятся: Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств, Акт о списании автотранспортных средств, Инвентарная карточка учета объекта основных средств, Акт о приеме (поступлении) оборудования и некоторые другие. Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер.Для облегчения обработки информации создаются информационные системы. В организациях существуют информационные системы, на которые соответственно возложены следующие задачи: учет кадров и материально-технических средств, расчет с поставщиками и заказчиками, бухгалтерский учет и др. База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области. Система управления базами данных (СУБД)-это комплекс языковых и программных средств, предназначенных для создания и совместного использования базы данных многими пользователями. В процессе деятельности на предприятии бухгалтерией осуществляется оформление всех необходимых документов, сопровождающих движение оборудования в целом и отдельных его комплектующих, прикрепление оборудования к материально - ответственным лицам, акты приемки-передачи оборудования, накладные, инвентарные карточки оборудования, личные карточки сотрудников, являющихся материально-ответственными лицами и других специфических документов (бланков заказов оборудования, распоряжения о назначении материально-ответственного лица, счет - фактуры, требований и др.).

Исследование деятельности отдела бухгалтерского учета и операционного обслуживания проводилось ф.Тихвинский ОАО «Банк ВТБ Северо-Запад»

Основными фондами (средствами) являются производственные активы, используемые неоднократно или постоянно в течение длительного периода, но не менее одного года, для производства товаров, оказания рыночных и нерыночных услуг. Основные фонды состоят из материальных и нематериальных основных фондов.

В действующей в настоящее время практике учета к основным средствам относятся материальные объекты, используемые в процессе деятельности учреждения при выполнении работ или оказании услуг, либо для управленческих нужд учреждения, независимо от стоимости объектов основных средств со сроком полезного использования более 12 месяцев.

Бухгалтерский учет призван обеспечить получение документально обоснованной информации о наличии и движении основных средств по местам их нахождения (эксплуатации), а в необходимых случаях и в разрезе лиц, ответственных за их сохранность, правильное начисление амортизации (износа), выявление результатов от реализации и другого выбытия объектов из эксплуатации.

Движение основных средств оформляется типовыми формами первичной учетной документации. К ним относятся: Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений), Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений), Накладная на внутреннее перемещение объектов основных средств, Акт о списании автотранспортных средств, Инвентарная карточка учета объекта основных средств, Акт о приеме (поступлении) оборудования и некоторые другие.

Каждому объекту основных средств, принятому на учет, присваивается инвентарный номер. Он сохраняется на все время эксплуатации объекта и обозначается на нем путем прикрепления металлического жетона, нанесения краски, насечки и т.п. Объекты основных средств обычно нумеруются по порядково-серийной системе, и номер указывается во всех первичных документах и регистрах бухгалтерского учета. Присваивать вновь поступившим основным средствам инвентарные номера выбывших объектов нельзя, так как это может привести к путанице и ошибкам в учете.

Основным регистром аналитического учета основных средств являются инвентарные карточки. Инвентарные карточки применяются для учета наличия объекта основных средств, а также учета движения его внутри организации.

Расчет годовой суммы начисления амортизации основных средств и нематериальных активов производится линейным способом исходя из первоначальной (восстановительной) стоимости основных средств и нематериальных активов и нормы амортизации, исчисленной исходя из срока полезного использования этого объекта.

В течение отчетного года амортизация на основные средства и нематериальные активы начисляется ежемесячно в размере 1/12 годовой суммы.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплуатационные показатели.

Выбытие основных средств происходит в результате их реализации или безвозмездной передаче сторонним организациям, а так же при частичной или полной ликвидации и списании вследствие непригодности для дальнейшего использования.

КОДДОКУМЕНТА

ВИДДОКУМЕНТА

НОМЕРДОКУМЕНТА

ДАТАДОКУМЕНТА

КОДСОТРУДНИКА

4.

Должности

КОДДОЛЖНОСТИ

НАЗВАНИЕДОЛЖНОСТИ

5.

Единицы измерения

Код единицы

НАЗВАНИЕЕИ

ПОЛНОЕНАИМЕНОВАНИЕ

Номенклатура

КОДТОВАРА

Название

Описание

ИНВНОМЕР

КОДЕДИНИЦЫ

КОЛВО

КОДСПИСАНИЯ

КОДСОТРУДНИКА

Док Основание

КОДДОКУМЕНТА

Цена

6.

7.

Отделы

КОДОТДЕЛА

НАЗВАНИЕОТДЕЛА

8.

Реестр

КОДДОКУМЕНТА

КОДТОВАРА

9.

Сотрудники

КОДСОТРУДНИКА

ТАБНОМЕР

ФИО

КОДОТДЕЛА

Кабинет

КОДДОЛЖНОСТИ

РАБТЕЛЕФОН

Паспорт

ПАСПОРТВЫДАН

ДАТАВЫДАЧИ

Адрес

Телефон

КОДТОВАРА

Дата

ИНН

2.4 Выделение сущностей и обеспечение целостности данных

Основное правило при создании таблиц сущностей - это «каждой сущности - отдельную таблицу».

Поля таблиц сущностей могут быть двух видов: ключевые и неключевые. Введение ключей в таблице практически во всех реляционных СУБД позволяет обеспечить уникальность значений в записях таблицы по ключу, ускорить обработку записей таблицы, а также выполнить автоматическую сортировку записей по значениям в ключевых полях.

Каждая запись в таблице должна иметь первичный ключ, значения которого однозначно идентифицирует каждый из ее картежей. Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. Никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя, поскольку приращение значения поля производится автоматически. Ключи обычно используют для ускорения работы с кортежами отношения, организации связывания таблиц и т.д.

Обычно достаточно определения простого ключа, реже - вводят составной ключ. В некоторых СУБД пользователям предлагается определить автоматически создаваемое ключевое поле нумерации (в Access - это поле типа -«счетчик»), которое упрощает решение проблемы уникальности записей таблицы.

Иногда в таблицах сущностей имеются поля описания свойств или характеристик объектов. Если в таблице есть значительное число повторений по этим полям и эта информация имеет существенный объем, то лучше их выделить в отдельную таблицу (придерживаясь правила: «каждой сущности - отдельную таблицу»). Так мы поступили с таблицей «Анкета МОЛ».

Информацию о сущностях следует представить таким образом, чтобы неключевые поля в таблицах были взаимно независимыми и полностью зависели от ключа.

В процессе обработки таблиц сущностей надо иметь в виду следующее. Новую сущность легко добавить и изменить, но при удалении следует уничтожить все ссылки на нее из таблиц связей, иначе таблицы связей будут некорректными. Многие современные СУБД блокируют некорректные действия в подобных операциях.

Записи таблицы связей предназначены для отображения связей между сущностями, информация о которых находится в соответствующих таблицах сущностей.

Под целостностью понимают свойство базы данных, означающее, что она содержит полную, непротиворечивую и адекватно отражающую предметную область информацию.

Различают физическую и логическую целостность. Физическая целостность означает наличие физического доступа к данным и то, что данные не утрачены. Логическая целостность означает отсутствие логических ошибок в базе данных, к которым относятся нарушение структуры БД или ее объектов, удаление или изменение установленных связей между объектами и т. д. В дальнейшем речь будем вести о логической целостности.

Поддержание целостности БД включает проверку {контроль) целостности и ее восстановление в случае обнаружения противоречий в базе. Целостное состояние БД задается с помощью ограничений целостности в виде условий, которым должны удовлетворять хранимые в базе данные.

Среди ограничений целостности можно выделить два основных типа ограничений: ограничения значений атрибутов отношений и структурные ограничения на кортежи отношений.

Наиболее гибким средством реализации контроля значений атрибутов являются хранимые процедуры и триггеры, имеющиеся в некоторых СУБД.

Структурные ограничения определяют требования целостности сущностей и целостности ссылок. Каждому экземпляру сущности, представленному в отношении, соответствует только один его кортеж. Требование целостности сущностей состоит в том, что любой кортеж отношения должен быть отличим от любого другого кортежа этого отношения, т. е., иными словами, любое отношение должно обладать первичным ключом.

Формулировка требования целостности ссылок тесно связана с понятием внешнего ключа. Внешние ключи служат для связи отношений (таблиц БД) между собой. При этом атрибут одного отношения (родительского) называется внешним ключом данного отношения, если он является первичным ключом другого отношения (дочернего). Говорят, что отношение, в котором определен внешний ключ, ссылается на отношение, в котором этот же атрибут является первичным ключом.

Требование целостности ссылок состоит в том, что для, каждого значения внешнего ключа родительской таблицы должна найтись строка в дочерней таблице с таким же значением первичного ключа.

Создание таблицы состоит в задании ее полей и назначении их свойств. В результате анализа деятельности отдела выделяем следующие свойства полей имеющихся таблиц: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

2.5 Определение связей методом «сущность - связь»

2.5.1 Основные понятия метода

Основными понятиями метода «сущность-связь» являются следующие: сущность, атрибут сущности, ключ сущности, связь между сущностями, степень связи.

Сущность представляет собой объект, информация о котором хранится в БД. Экземпляры сущности отличаются друг от друга и однозначно идентифицируются. Названиями сущностей являются, как правило, существительные, например: Спр_МОЛ, Спр_Оборудование, Спр_Комплект.

Атрибут представляет собой свойство сущности. Это понятие аналогично понятию атрибута в отношении. Так, атрибутами сущности Спр_МОЛ является его Фамилия, Должность, Табельный номер.

Ключ сущности - атрибут или набор атрибутов, используемый для идентификации экземпляра сущности. Как видно из определения, понятие ключа сущности аналогично понятию ключа отношения.

Связь двух или более сущностей - предполагает зависимость между атрибутами этих сущностей.

Приведенные определения сущности и связи не полностью формализованы, но приемлемы для практики. Следует иметь в виду, что в результате проектирования могут быть получены несколько вариантов одной БД. Так, два разных проектировщика, рассматривая одну и ту же проблему с разных точек зрения, могут получить различные наборы сущностей и связей. При этом оба варианта могут быть рабочими.

Степень связи является характеристикой связи между сущностями, которая может быть типа: 1:1, 1:М, М:1, М:М.

Связь вида 1:1 образуется в случае, когда все поля связи основной и дополнительной таблиц являются ключевыми;

Связь вида 1:М имеет место в случае, когда одной записи основной таблицы (поля связи ключевые) соответствует несколько записей вспомогательной (поля связи неключевые).

Связь М:1 имеет место в случае, когда одной или нескольким записям основной таблицы (поля связи неключевые) соответствует одна запись дополнительной таблицы (поля связи ключевые).

Связь М:М возникает в случае, когда нескольким записям основной таблицы соответствует несколько записей дополнительной таблицы (и в той и в другой поля связи неключевые).

2.5.2 Схема данных

Установление связей между таблицами облегчает доступ к данным, повышает достоверность хранимой в БД информации. Для создания связей СУБД Access имеет специальное диалоговое окно - Схема данных. Введя в схему данных все таблицы, которые надо связать приступаем к созданию связей между полями таблиц. В открывшемся диалоговом окне Связи включаем флажки Обеспечение условия целостности данных (поле основной таблицы должно обязательно быть ключевым и оба поля должны иметь одинаковый тип), Каскадное обновление связанных полей и каскадное удаление связанных записей (обеспечивают одновременное обновление или удаление данных во всех подчиненных таблицах при их изменении в главной таблице).

Диалоговое окно Схема данных (Рис.2) наглядно отображает связи между таблицами и атрибуты, по которым они связываются (первичные и внешние ключи).

Рис.2 Схема данных

Выводы

База данных представляет собой совокупность специальным образом организованных данных, хранимых в памяти вычислительной системы и отображающих состояние объектов и их взаимосвязей в рассматриваемой предметной области.

Хранимые в базе данные имеют определенную логическую структуру - иными словами, описывается моделью представления данных (моделью данных), поддерживаемой СУБД.

Концептуальная схема является общим логическим описанием БД, как ее представляет себе администратор БД, учитывающий интересы всех пользователей.

Внутренняя схема отражает реализацию БД на физическом уровне в рамках конкретной СУБД.

Внешняя схема является описанием некоторой части БД, интересующей определенный круг пользователей. Внешнее описание необходимо для ограничения сферы деятельности пользователей разного уровня.

На основании произведенных действий разработала внутреннюю модель (схему данных, отражающую связи между сущностями)

Глава 3. Разработка пользовательского интерфейса (приложений)

3.1 Разработка форм

Приложение представляет собой программу или комплекс программ, обеспечивающих автоматизацию обработки информации для прикладной задачи. Нами рассматриваются приложения, использующие БД. Приложения могут создаваться в среде или вне среды СУБД - с помощью системы программирования, использующей средства доступа к БД, к примеру Delphi или C Builder. Приложения, разработанные в среде СУБД, часто называют приложениями СУБД, а приложения, разработанные вне СУБД, - внешними приложениями.

Для работы с базой данных зачастую достаточно средств СУБД и не нужно использовать приложения, создание которых требует программирования. Приложения разрабатывают главным образом в случаях, когда требуется обеспечить удобство работы с БД неквалифицированным пользователям или интерфейс СУБД не устраивает пользователей.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере четыре причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам.

Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

В-третьих, ввод данных в таблицу - чрезвычайно утомительное занятие. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

В-четвертых, надо вспомнить, откуда берется информация для баз данных. Как правило, ее берут из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей, справок и т. п.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Непосредственно из форм пользователь может вносить и корректировать данные (например, создать новый документ), имеет доступ к выходным документам (личные карточки сотрудников), имеет возможность просматривать справочники отделов, операций, должностей и т.д.

Мною предложены следующие виды форм: 1. Форма «Основная форма»

Форма «Основная форма» - главная кнопочная форма для администратора Баз данных, из которой осуществляется доступ к одноименным формам (нажатием кнопки с названием формы, необходимой для открытия), а так же возможность выхода из программы (нажатием кнопки «ВЫХОД»).

Для создания формы использовались макросы, под которыми понимают последовательность макрокоманд встроенного языка программирования СУБД, автоматизирующих выполнение последовательности действий пользователя.

2. Форма «МОЛ»

Форма «МОЛ» состоит из нескольких форм: «документы для мол», «номенклатура для мол». Здесь можно редактировать данные. Новые данные автоматически заносятся и сохраняются в таблицы данных.

В форме «МОЛ» хранятся анкетные данные сотрудников предприятия, являющихся материально ответственными лицами. Выборка данных происходит по Коду МОЛ (КОДСОТРУДНИКА), который не отображается для пользователей.

Форма позволяет просматривать и выводить на печать «личные карточки материально ответственных лиц», нажатием кнопки «журнал мол» см. Приложение)

3.Форма «Документы»

Форма «Документы» показывает наличие основных средств по данному документу.

Форма позволяет просматривать и выводить на печать «список оборудования» и «смету».(см. Приложение)

4.Форма «Данные по сотрудникам»

Форма «данные по сотрудникам» показывает анкетные данные и позволяет просматривать личные дела сотрудников(см.Приложение)

5.Форма «Движение Товара»

Форма «Движение Товара» последовательно отображает перемещение оборудования документально по каждому ОС.

6.Форма «Амортизация»

Форма «Амортизация» позволяет рассчитать амортизацию по ОС и просмотреть отчет

Заключение

Исследование деятельности отдела бухгалтерского учета и операционного обслуживания проводилось ф.Тихвинский ОАО «Банк ВТБ Северо-Запад». Проектирование базы данных будет в приложении Access.

Поставленные мной цели выполнены: осуществить анализ деятельности предприятия;

получить общие представления об исследуемом объекте (оборудование как основные средства);

получить общие представления о предметной области (как происходит учет оборудования);

проследить процесс документального оформления учета оборудования на предприятии;

составить общее логическое описание планируемой базы данных, т. е. разработать концептуальную модель;

собрать информацию, необходимую для хранения в базе;

разработать внутреннюю модель, а именно: определить объекты, которые будут входить в базу, структурировать полученные данные в процессе проведения системного анализа путем выявления основных свойств объектов и функциональных зависимостей этих свойств;

обеспечит целостность Базы данных;

на основе полученных данных и установленных взаимосвязей создать Схему данных, позволяющую эффективно работать с Базой данных, вводить и получать необходимую пользователю информацию и обеспечивать сохранность данных;

разработать удобный для пользователя интерфейс, откуда он будет иметь возможность непосредственно работать с Базой данных, вводить и редактировать данные (без необходимости открывать таблицы), просматривать и выводить на печать документы.

Список литературы

1. Лебедев О.Т., Каньковская А.Р. Основы бухгалтерии. - СПБ.:1997. - 218 с.

2. Безруких П.С. Бухгалтерский учет. - М.: Бухгалтерский учет.1996. - 576 с.

3. Кондраков М.П. Бухгалтерский учет: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 640 с.

4. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г.Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. - СПБ.: КОРОНА, 2003. - 672 с.

5. Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г.Специальная информатика: Учебное пособие. - М.:АСТ-ПРЕСС, 1999. - 480 с.

6. Шафрин Ю.А. Информационные технологии. - М.,1998

7. Кирьянова З.В. Теория бухгалтерского учета: Учебник. - М.: Финансы и статистика. 1996 - 192 с.

8. Положение Банка России от 26 марта 2007г. № 302-П «О правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации»

9. Корнелюк В.К., Веккер З.Е., Зиновьев Н.Б. ACCESS97- Москва «СОЛОН»1998.-493с.

Размещено на