Разделение групп документов по функциональному значению - Реферат

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируются по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания. По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-правовые, распорядительные, информационно-справочные, информационно-аналитические, регистрационно-контрольные, планирующие, отчетные, по персоналу, деятельности коллегиальных органов, делового общения, судебно-исковые, финансово-бухгалтерские, предпринимательской деятельности. По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. По месту составления документы подразделяются на документы, используемые в организациях для решения внешних и внутренних вопросов. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.Основополагающими планирующими документами для организации являются программы и планы. Обязательные реквизиты программы: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) название вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) текст, 7) дата документа, 8) место составления (издания) документа, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись. План - документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы, в виде развернутого перечня наименований мероприятий их выполнения. Обязательные реквизиты плана: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) название вида документа, 4) заголовок к тексту, 5) текст, 6) отметка о наличии приложений, 7) подпись.1) заявление о приеме на работу - пишется от руки в следующей форме: - адресат (наименование должности, фамилия и инициалы руководителя организации), - наименование вида документа, - текст документа, - подпись (лица, составившего заявление, с указанием даты написания, личной подписи и ее расшифровки). 3) автобиография - оформленное на листе писчей бумаги формата А4 краткое жизнеописание с указанием основных персональных данных о ее составителе (и его ближайших родственниках), сведений об этапах учебно-трудовой деятельности кандидата и другую необходимую информацию, предоставление которой предусмотрено законом. Трудовой договор - это юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») о добровольном принятии на себя конкретных обязанностей, констатирующем готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого периода времени на вполне определенных условиях. Типовой трудовой договор включает в себя: - наименование документа, - указание на место и дату заключения договора, - преамбула договора (с указанием полного и условного наименования договаривающихся сторон), - базовые условия (содержание, характер работы и требуемый уровень квалификации для ее выполнения), - указание на тип договора (по основной работе или совместительству), - указание на вид договора (срочный или бессрочный), - срок действия договора (для срочного), - продолжительность испытания, - обязанности работника с указанием общих профессиональных обязанностей работника, чем они регламентируются, - обязанности работодателя с указанием основных обязательств администрации по созданию и обеспечению нормальных условий труда, его оплаты и т.п., - сведения о предоставлении гарантий по защите трудовых прав работника, - сведения об особенностях режима труда и отдыха, - сведения о величине денежного вознаграждения, порядке его выплаты, - сведения о порядке предоставления и продолжительности отпуска, - прочие условия по данному договору, - особые условия по данному договору (условия расторжения или пересмотра условий договора), - условия прекращения действий договора, - юридические адреса, прочие необходимые реквизиты договаривающихся сторон, - подписи договаривающихся сторон, - даты подписания договора сторонами, - приложения к договору. В трудовую книжку заносятся: 1) сведения о работнике - фамилия, имя, отчество, дата рождения, образование, профессия, специальность, 2) сведения о работе - прием на работу.Протокол - основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т.п.).Реквизиты: 1) указание на адресата, 2) сведения об истце, 3) сведения об ответчике, 4) текст документа, 5) указание на приложения, 6) подпись. Письменное обращение должно: 1) иметь четкую адресацию, 2) отличаться сравнитель

Содержание

1. ВСТУПЛЕНИЕ. Классификация документов делового общения

2. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ. Разделение групп документов по функциональному значению

2.1 Организационно-правовые документы

2.2 Распорядительные документы

2.3 Информационно-справочные документы

2.4 Информационно-аналитические документы

2.5. Регистрационно-контрольные документы

2.6. Планирующие документы

2.7 Отчетные документы

2.8 Документы по персоналу

2.9 Документы переговорной и совещательной деятельности

2.10 Письменные обращения граждан

2.11 Прочие документы делового общения

3. Типы записи текстов документов

4. ЗАКЛЮЧЕНИЕ. Унификация и стандартизация

Список литературы

1.

Главное назначение: посредством организационно-правовых документов осуществляются документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Общее содержание - сердцевину составляют положения, подлежащие обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляющие в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования предприятия или учреждения.

Общие характерные черты: 1) подготовке организационно-правовых документов всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности осуществления процедура их проектирования, разработки, уточнения и согласования.

2) введение организационно-правовых документов в действие всегда осуществляется после утверждения документа соответствующим руководителем.

3) организационно-правовые документы относятся к документам бессрочного действия и сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены.

4) организационно-правовые документы - документы прямого действия, затрагивающие, как правило, комплекс взаимосвязанных вопросов.

5) для большинства организационно-правовых документов существуют единые требования к порядку и стилю изложения их содержания.

6) общие требования к оформлению организационно-правовых документов остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование обычной стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т.п.). наиболее распространенные организационно-правовые документы: устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

2.2 Распорядительные документы

Нормативно-правовые акты

НПА издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений Президента РФ, а также по инициативе ФОИВ в виде: постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Срок подготовки проекта и издания НПА во избежание указаний соответствующих должностных лиц не должен превышать 1 месяца, если не установлен другой срок.

Структура НПА должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Для разъяснения целей и мотивов принятия НПА в проекте дается вступительная часть (преамбула). Нормативные предписания (положения НПА) излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки и без заголовков. Пункты могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Таблицы, графики, карты, схемы должны оформляться в виде положений со ссылками на приложения в тексте соответствующих пунктов НПА. Одновременно с подготовкой проекта НПА продумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Проект должен быть в обязательном порядке проверен на соответствие его содержания законодательству РФ, правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы органа-разработчика. НПА подписывается (утверждается) руководителем или его первым заместителем. Подписанный (утвержденный) НПА должен иметь реквизиты: наименование органа-издателя, наименование вида акта и его название, дата подписания (утверждения) акта и его номер, наименование должности и фамилия лица, подписавшего акт.

Приказы. Указания

Приказ - распоряжение руководителя организации, основной распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы большей частью относятся к внутренней служебной переписке, среди них можно выделить: ежегодные, повседневные, чрезвычайные, специальные и прочие приказы.

Резолюции на документах

Резолюция - знак того, что документ, доставленный в ваш адрес, не просто побывал у вас в руках, но и оставил своим содержанием некий след в вашей памяти. Более того - очень часто резолюция носит не столько ознакомительный, сколько директивный характер и содержит конкретные указания (или рекомендации) по работе вашим подчиненным (или коллегам).

Основные правила при написании резолюций: краткость, адресность, наличие срока исполнения документа, конкретность, ясность.

2.3

Информационно-справочные документы

Письма

Деловые письма оформляются на специальных бланках («бланках строгой отчетности»), отпечатанных типографским способом. Формат бланка - А4, значительно реже А5 или А3. А3 - для отработки обширных приложений к деловым письмам, или в качестве основы письма презентации. А5 - для оформления сопроводительных писем, справок по запросам и т.п.

В зависимости от специфики вопроса письма делятся на: 1) официальные деловые письма, 2) частные деловые письма, 3) рекомендательные письма, 4) письма-запросы, 5) письма-жалобы, 6) сопроводительные письма.

Общая структура делового письма: 1) заголовок, 2) дата написания, 3) наименование и адрес получателя, 4) вступительное обращение, 5) указание на общее содержание письма, 6) основной текст, 7)заключительная форма вежливости, 8) подпись отправителя, 9) ссылка на приложение (приложения), 10) приложения, 11) сведения об исполнителе, 12) постскриптум.

Оперативные информационно-справочные документы

1) телеграммы - передаются по телеграфу. Категории телеграмм: простая, срочная, правительственная и международная. Виды телеграмм: фототелеграмма, телеграмма с заверенной подписью, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом и др., 2) телетайпограммы, 3) телефонограммы - оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается о руки, 4) факсограммы - передача любого оригинального текста со всеми особенностями его оформления, 5) E-mail - сообщения - передача текста посредствам электронной почты через локальную сеть.

2.3 Информационно-аналитические документы

Служебные записки

Виды служебных записок: докладные, аналитические, обзорные, информационно-статистические, записки ad hoc, записки о состоянии дел за период времени.

Характерные особенности, отличающие служебную записку от доклада: 1) малые сроки подготовки, 2) ограниченный контингент составителей документа, 3) относительно небольшой объем текста записки, сочетающийся с высокой степенью его информативности, 4) особую ценность для содержания записки представляет ее актуальность, 5) записка почти всегда адресована конкретному лицу.

Типовая служебная записка, как правило, состоит из заголовка, сведений об адресате (адресатах, если рассылаются копии) и разработчике, даты написания, наименования темы, основного текста, подписи разработчика, указаний на приложения.

Дайджесты. Обзоры (ревю)

Дайджест - краткое содержание, «выжимка» из документа. Ревю - краткий обзор группы документов, объединенных какими-либо общими признаками. Как правило, обзоры, помимо информационной части, содержат также и аналитическую.

Описание создания: 1) получение и уяснение задания: тема дайджеста, объем документа, привлекаемые источники, сроки подготовки, наличие аналитической части, ее объем, основные акценты в ней, особенности оформления (наличие приложений, иллюстраций и т.п.), количество экземпляров;

2) составление общего плана: чему уделить в документе главное внимание, какие вопросы осветить дополнительно и в каком объеме, какие материалы запросить дополнительно, кто может оказать помощь или выступить в качестве рецензента, предусмотреть резерв времени на непредвиденные обстоятельства;

3) подбор материала;

4) систематизация и детальное изучение материала;

5) выбор фрагментов, отдельных материалов (статей, таблиц и т.п.);

6) взаимоувязка фрагментов содержания и окончательное их расположение;

7) предварительный просмотр;

8) составление оглавления;

9) окончательный просмотр;

10) репродуцирование (набор, сканирование и печать в едином формате);

11) контрольный просмотр;

12) представление на доклад.

2.5 Регистрационно-контрольные документы

Журналы первичного учета документов

Под первичным учетом (регистрацией) документов обычно понимают совокупность действий персонала организации по изучению, фиксации и сохранению соответствующих сведений на бумажном или машинном носителе.

Отдельные журналы первичного учета вводятся для: 1) входящих документов, 2) исходящих документов, 3) внутренних документов, 4) конфиденциальных документов, 5) документов особой важности (литерных и пр.).

Задачи, решаемые с помощью журналов первичного учета: 1) учет документов, 2) обеспечение сохранности документов, 3) осуществление оперативного поиска документов, 4) контроль исполнения документов.

Схемы первичного учета документов: 1) централизованная, 2) децентрализованная, 3) смешанная - унифицированная (единая для всех организаций).

Регистрационно-контрольные карточки

Регистрационно-контрольная карточка (РКК) - формализованный документ учета и текущего контроля за состоянием (исполнением) документов в организации.

Обязательные реквизиты РКК: - сведения об исполнителе (отправителе или разработчике) документа, - наименование вида документа, заголовок к тексту документа (иное указание на краткое содержание) документа, - дата (поступления или подписания) документа, - номер входящего документа, - ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа (для исходящих документов), - содержание резолюции на документе (текст поручения, дата, фамилия поручителя, фамилия исполнителя), - отметка об исполнении документа и помещении его в дело.

В дополнение к обязательным реквизитам на РКК (как правило на обороте) могут быть помещены сведения: - об исполнителях (если их несколько и на лицевой стороне указан только ответственный исполнитель), - о ходе исполнения документа, - о приложениях к документу.

Оформление дел. Внутренняя опись

Под делом подразумевается совокупность документов, объединенных по номинальному (то есть по виду) или функциональному (по назначению) признаку и подшитых (сброшюрованных в твердый переплет) в обратном хронологическом порядке.

Обязательными реквизитами обложки дела являются: - наименование организации (структурного подразделения), - номер дела, - номер тома (для многотомных дел), - заголовок дела (название вида документов, название организации или подразделения либо сведения об адресате или корреспонденте документов, указание на краткое содержание документов), - даты открытия и закрытия дела, - указание о сроках хранения дела.

Внутренняя опись дела - формальный документ, предназначенный для учета подшитых в данный том дела материалов организации.

Документация оперативного контроля за состоянием документов организации

К документам оперативного контроля относятся: 1) справка о состоянии исполнения документов на испрашиваемую дату (составляются, как правило, по группам документов), 2) справка о состоянии поэтапного (текущего) исполнения срочных и особо важных документов (ведется на один документ, ведется с момента начала исполнения до его окончания, о текущем отставании от сроков делается письменная отметка в справке и доклад руководителю.Отчеты

Отчет - документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартный период времени и представляемый в орган административного управления в установленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по месту обращения, по срокам представления, по характеру содержащихся в них сведений. Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках. Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате, 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Докладные

Докладная характеризуется: - небольшими сроками подготовки (1день или несколько часов), - в подготовке участвуют 1-2 сотрудника, - небольшой объем текста (2-3 страницы), - высокой актуальностью излагаемой информации, - адресована конкретному лицу.

Обязательные реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст, 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Сводки

Сводка - документ, содержащий статистическую информацию (до нескольких десятков показателей) по конкретному направлению деятельности организации. Реквизиты: 1) название вида документа, 2) заголовок к тексту, 3)сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии), 4) текст (излагается в упрощенном виде - в форме списка показателей), 5) отметка о наличии приложений, 6) подпись.

Акты

Акт - итоговый документ, предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридического закрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов, совершения определенных действий и т.д. По назначению акты делятся на: 1)акты проверки (расследования, испытания), 2) приема и передачи (дел, оборудования, материальных и иных ценностей), 3) инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения), 4) несоответствия (списания, категорирования). Обязательные реквизиты: 1) гриф ограничения доступа к документу, 2) гриф утверждения, 3) печать, 4) наименование вида документа, 5) заголовок к тексту, 6) дата документа, 7) место составления (издания) документа, 8) текст, 9) отметка о наличии приложений, 10) подпись.