Классификатор затрат и самофотография рабочего времени. Анализ соответствия фактических затрат времени выполняемым функциям. Основные факторы помех. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени начальника.
Аннотация к работе
Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время - это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что изза этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. В работе будет проанализирована структура затрат рабочего времени начальника Юридического отдела и определено соответствие (несоответствие) этих затрат функциональным обязанностям. 05 90 мин в день 30 мин в день 60 мин в день 60 мин в день Правовую экспертизу договоров должны проводить сотрудники отдела (например юрисконсульт) и подавать руководителю только для визирования. Время работы подразделяется на время выполнения должностных обязанностей, время на работу не предусмотренную должностными обязанностями и время не произвольной работы.1.Планирование рабочего времени 1.1.Составление плана дня в письменной форме каждое утро; 1.2.Последовательное планирование рабочего дня; 1.3.Выполнение наиболее трудных работ, которые требуют большей сосредоточенности, в первой половине дня, а легкие оставлять на вторую; 1.1.Необходимо поставить цель составлять план дня каждое утро и стремиться к ее достижению; 1.2.Вести дневник времени 1.1.Необходимо включать в план первой половины дня наиболее трудные работы, а к более легким, не требующим предельного внимания и умственного напряжения отводить время во второй половине дня; 1.2.Необходимо обязательно фиксировать в плане приоритетность работ 1.3.Вести дневник времени 1.1.Самоконтроль; 1.2.Системтическая проверка плана; 1.3.Систематический контроль; 1.4.Немедленный контроль при заведении дневника и систематический контроль при его ведении; Передать выполнение функции «Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям» юрисконсульту отдела. Повышать уровень обученности персонала (посылать на курсы повышения квалификации, проводить обучение непосредственно в Администрации) 2.1.Текущий контроль 3.Самодисциплина и самоорганизация 3.1 Не отвлекаться на работе по личным делам. Показывать пример подчиненным в рабочей дисциплине и самоорганизации 3.1.При необходимости делать фотографию рабочего дня, для анализа структуры затрат рабочего времени, с последующим анализомДанный курсовой проект был посвящен изучению проблемы рациональной организации труда руководителя. В процессе разработки курсового проекта были поставлены определенные задачи, такие как анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя, которые исследователь пытался решить. По мере исследования были выявлены причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени и предложены пути улучшения использования рабочего времени. Руководитель раньше не использовал методы, на основе которых было проведено исследование. Проведенное сравнение плановых и фактических затрат рабочего времени руководителя выявило, что у руководителя имеются проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
Введение
Всем известная истина - «Время - деньги», похоже, начинает изменять свое значение. По словам одного из лучших аналитиков и практиков брэндинга Марка Гобе, «время становится дороже денег». И с ним трудно не согласится.
Многие известные специалисты подтверждают эту истину, говоря при этом, что время - это такой специфический ресурс, который в организации стоит на одном месте с основными фондами, рабочей силой, сырьем, но оно имеет особое специфическое свойство: оно необратимо. То есть если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, который необходимо долго разыскивать, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные в это время возможности, невозможно дорешать дела, если условия, в которых они решаются, поменялись.
Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.
Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что изза этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по-сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят».
В такой ситуации единственное решение - это научиться управлять своим временем.
Данный курсовой проект выполняется с целью: Закрепить теоретические знания по проблеме изучения содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя.
Научиться самостоятельно проводить анализ затрат рабочего времени руководителя.
Научиться методам аналитической и проектной работы в области рационализации личного труда.
1. Современное состояние проблемы
Муниципальное образование «Городской округ Дзержинский» является самостоятельным муниципальным образованием в составе Московской области, на территории которого осуществляется местное самоуправление в полном объеме, предусмотренном Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом «Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации» от 06.10.2003 №131-ФЗ, исходя из интересов жителей города, исторических и местных традиций.
Администрация города - исполнительно-распорядительный орган местного самоуправления, орган власти, осуществляющий исполнительно-распорядительные функции.
В основе деятельности Администрации лежит стремление способствовать максимальному удовлетворению потребностей населения города, обеспечения благоприятных условий для развития коммерческих предприятий, общественных и политических организаций, научных и образовательных коллективов и учреждений культуры.
Организационная структура администрации города - это совокупность подразделений администрации, расположенная в виде схемы распределения функций, полномочий и взаимоотношений между ними.
Одно из наиболее важных мест в структуре Администрации занимает Юридический отдел. Его задачей является правовое обеспечение и защита организации, контроль за законностью выпускаемых Администрацией документов, защита интересов Главы города, Администрации и Совета депутатов в судебных органах.
В работе будет проанализирована структура затрат рабочего времени начальника Юридического отдела и определено соответствие (несоответствие) этих затрат функциональным обязанностям.
2. Аналитическая часть
2.1 Сбор практического материала. Инвентаризация затрат рабочего времени
Для проведения анализа эффективности загрузки рабочего времени начальника Юридического отдела Администрации г.Дзержинский и определения соответствия затрат времени функциональным обязанностям руководителя воспользуемся методом фотографии. В течение двух недель будем заполнять карту самофотографии.
Классификатор затрат рабочего времени начальника Юридического отдела.
Таблица 1
Перечень элементов затрат Шифр затрат Комментарий
Планирование работы Отдела 01 Участие в оперативных совещаниях (каждый понедельник), получение поручений от Главы города и первого заместителя Главы администрации, планирование работы отдела на неделю на основании полученных поручений.
Разработка проектов документов 02 Положения г. Дзержинский, решения Совета депутатов, постановления и распоряжения главы города, иные документы правового характера, выносимые на рассмотрение Главы города, Совета депутатов.
Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города. 03 Проверка документов на соответствие требованиям законодательства, соблюдение интересов организации, соответствие функциям которые выполняет организация, визирование документов.
Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий. 04 Проводится с целью реализации полномочий Администрации в том или ином вопросе.
Визирование договоров 05 Проверка договоров на соответствие требованиям законодательства, соблюдение интересов организации, соответствие функциям которые выполняет организация.
Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности 06 Совещания проводятся 2-3 раза в неделю Главой города или Советом депутатов.
Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям. 07 Консультации и помощь в составлении документов.
Телефонные разговоры 08 Консультирование сотрудников по телефону, переговоры с юристами других организаций, участвующих в судебных процессах с Администрацией.
Подготовка документов к судебным процессам 09 Сбор и анализ документов, необходимых для судебного процесса.
Участие в судебных процессах 10 Представление интересов Главы города, Администрации и Совета депутатов в судебных органах.
Подведение итогов участия в судебных процессах 11 Анализ и обобщение результатов рассмотрения судебных дел.
Изучение внутренних документов Администрации 12 Распоряжения, Постановления, служебная корреспонденция (письма Организаций), служебные записки
Беседы с подчиненными 13 Касающиеся рабочего процесса
Регламентированные перерывы 14 Время на обед с 13.00 до 14.00 ежедневно.
Потери рабочего времени (не регламентированные потери) 15 Разговоры по телефону личного характера, разговоры с сотрудниками не имеющие отношения к работе, затянувшиеся чаепития, личные дела и т.д.
Самофотография затрат рабочего времени начальника Юридического отдела велась на протяжении двух недель - с 05.10.2009 г. по 16.10.2009 г. (Таблица №2)
Таблица 2 - Самофотография рабочего времени
Время Шифр затрат Фактическое время (мин) Время Шифр затрат Фактическое время (мин)
Суммируем все затраты рабочего времени за две рабочие недели по каждому виду работ и определяем удельный вес каждого вида затрат. Данные представим в таблице 3.
Таблица 3 - Структура фактических затрат рабочего времени начальника Юридического отдела
Перечень элементов затрат Шифр затрат Всего за период наблюдения, мин. Удельный вес, %
Планирование работы Отдела 01 345 6,78
Разработка проектов документов 02 140 2,75
Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города 03 565 11,1
Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий 04 45 0,88
Визирование договоров 05 375 7,37
Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности 06 545 10,71
Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям 07 695 13,65
Телефонные разговоры 08 615 12,08
Подготовка документов к судебным процессам 09 420 8,25
Участие в судебных процессах 10 710 13,95
Подведение итогов участия в судебных процессах 11 130 2,55
Изучение внутренних документов Администрации 12 110 2,16
Беседы с подчиненными 13 155 3,05
Потери рабочего времени (не регламентированные потери) 15 240 4,72
Итого 5090 100
Регламентированные перерывы 14 600 -
Для получения плановых затрат рабочего времени, прибегнем к экспертному методу. Экспертный опрос позволит нам определить рациональную структуру затрат рабочего времени с точки зрения задач отдела и функций данного руководителя.
Таблица 4 - Плановая структура затрат рабочего времени начальника Юридического отдела
Шифр затрат Начальник Отдела кадров Первый заместитель главы администрации Советник Главы города Среднее значение затрат времени на одну единицу конкретного вида Комментарии (среднее мнение опрашиваемых)
01 150 мин 1 раз в неделю 90 мин 1 раз в неделю 120 мин 1 раз в неделю 120 мин 1 раз в неделю Необходимая Функция
02 30 мин 2 раза в неделю 30 мин 2 раза в неделю 30 мин 2 раза в неделю 30 мин 2 раза в неделю Важная функция
03 60 мин в день 60 мин в день 60 мин в день 60 мин в день Важная функция
04 60 мин 1 раз в 2 недели 90 мин 1 раз в 2 недели 30 мин 1 раз в 2 недели 60 мин 1 раз в 2 недели
05 90 мин в день 30 мин в день 60 мин в день 60 мин в день Правовую экспертизу договоров должны проводить сотрудники отдела (например юрисконсульт) и подавать руководителю только для визирования.
06 120 мин 2 раза в неделю 120 мин 2 раза в неделю 120 мин 2 раза в неделю 120 мин 2 раза в неделю Необходимая функция
07 0 0 0 0 Не характерная для руководителя функция. Правовую помощь и консультирование должны осуществлять рядовые сотрудники отдела.
08 30 мин в день 18 мин в день 18 мин в день 22 мин в день Только звонки по рабочим вопросам. Консультирование по телефону исключается - не характерная для руководителя функция.
09 60 мин в день 30 мин в день 90 мин в день 60 мин в день Важная функция
10 180 мин 3 раза в неделю 120 мин 3 раза в неделю 120 мин 3 раза в неделю 140 мин 3 раза в неделю Важная функция
11 30 мин в день 60 мин в день 30 мин в день 40 мин в день Необходимая функция
12 15 мин в день 15 мин в день 30 мин в день 20 мин в день Необходимая функция
13 30 мин в день 20 мин в день 30 мин в день 26 мин в день
15 20 мин в день 15 мин в день 20 мин в день 18 мин в день Должны быть небольшие перерывы
Итого: 4800
На основании полученных данных из Таблиц №3 и №4 составим Таблицу 5.
2.2 Анализ затрат рабочего времени
Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям начальником Юридического отдела.
Таблица 5
Перечень элементов затрат плановые затраты рабочего времени, % фактические затраты рабочего времени, % ( /-)
Планирование работы Отдела 5,0 6,78 -1,78
Разработка проектов документов 2,5 2,75 -0,25
Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города 12,5 11,1 1,4
Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий 1,25 0,88 0,37
Визирование договоров 12,5 7,37 5,13
Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности 10,0 10,71 -0,71
Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям 0,00 13,65 -13,65
Телефонные разговоры 4,58 12,08 -7,5
Подготовка документов к судебным процессам 12,5 8,25 4,25
Участие в судебных процессах 17,5 13,95 3,55
Подведение итогов участия в судебных процессах 8,33 2,55 5,78
Изучение внутренних документов Администрации 4,17 2,16 2,01
Беседы с подчиненными 5,42 3,05 2,37
Потери рабочего времени (не регламентированные потери) 3,75 4,72 -0,97
С использованием результатов сравнения плановой структуры затрат рабочего времени и фактической проводится анализ рациональности использования рабочего времени начальника Юридического отдела. Заполняется таблица 6.
Таблица 6
Наименование работ Шифр затрат Продолжительность работ, всего В том числе сократить нельзя можно сократить мин % к итогу мин % к продолжительности данной работы мин % к продолжительности данной работы
Планирование работы Отдела 01 345 6,78 345 6,78 0 0,00
Разработка проектов документов 02 140 2,75 140 2,75 0 0,00
Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города 03 565 11,1 565 11,1 0 0,00
Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий 04 45 0,88 45 0,88 0 0,00
Визирование договоров 05 375 7,37 375 7,37 0 0,00
Участие в мероприятиях по обеспечению соблюдения законности 06 545 10,71 545 10,71 0 0,00
Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям 07 695 13,65 0 0,00 695 13,65
Подготовка документов к судебным процессам 09 420 8,25 420 8,25 0 0,00
Участие в судебных процессах 10 710 13,95 710 13,95 0 0,00
Подведение итогов участия в судебных процессах 11 130 2,55 130 2,55 0 0,00
Изучение внутренних документов Администрации 12 110 2,16 110 2,16 0 0,00
Беседы с подчиненными 13 155 3,05 155 3,05 0 0,00
Потери рабочего времени (не регламентированные потери) 15 240 4,72 200 2,93 40 1,79
Итого 5090 100 4040 78,37 1050 21,63
При анализе затрат рабочего времени необходимо использовать их классификацию, согласно которой все рабочее время в процессе анализа следует подразделить на время работы и время перерывов. Время работы подразделяется на время выполнения должностных обязанностей, время на работу не предусмотренную должностными обязанностями и время не произвольной работы. Время перерывов включает регламентированные и нерегламентированные перерывы.
Для оценки результативности рабочего времени рассчитываем следующие коэффициенты: 1. Коэффициент экстенсивности
Кэ = 1 - П/Ф = 1 - (600 240)/5690 = 0,8524 (значение величины близко к оптимальному значению 0,94, следовательно режим труда и отдыха по нормативам не нарушается, и время используется оптимально).
2. Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя
Кпр = ПР/Ф = 240/5690 = 0,0422
3. Коэффициент потерь рабочего времени на регламентированные перерывы
Кот = ПР/Ф = 600/5690= 0,1054.
Степень рациональности использования рабочего времени с точки зрения занятости различными видами работ можно определить путем сравнения фактических затрат времени с плановыми (на основании данных из таблицы №5 создадим таблицу №7).
Таблица 7
Наименование работ (перечень элементов затрат) Индекс (шифр затрат) Уіпл Уіф Уіф - Уіпл (Уіф - Уіпл )2 O (Уіф - Уіпл )2
Планирование работы Отдела 01 0,05000 0,06780 0,01780 0,00032 0,01780
Разработка проектов документов 02 0,02500 0,02750 0,00250 0,00001 0,00250
Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города 03 0,12500 0,11100 -0,01400 0,00020 0,01400
Подготовка проектов договоров, соглашений, связанных с осуществлением Администрацией, муниципальным образованием своих полномочий 04 0,01250 0,00880 -0,00370 0,00001 0,00370
Подготовка документов к судебным процессам 09 0,12500 0,08250 -0,04250 0,00181 0,04250
Участие в судебных процессах 10 0,17500 0,13950 -0,03550 0,00126 0,03550
Подведение итогов участия в судебных процессах 11 0,08330 0,02550 -0,05780 0,00334 0,05780
Изучение внутренних документов Администрации 12 0,04170 0,02160 -0,02010 0,00040 0,02010
Беседы с подчиненными 13 0,05420 0,03050 -0,02370 0,00056 0,02370
Потери рабочего времени (не регламентированные потери) 15 0,03750 0,04720 0,00970 0,00009 0,00970
Итого 0,49720
Коэффициент рациональности использования рабочего времени рассчитывается по формуле: Кр = 1 - a O(Уіф - Уіпл)2,
где Уіф - фактический удельный вес i-ого элемента затрат рабочего времени;
Уіпл - плановый удельный вес i-ого элемента затрат рабочего времени.
? Кр = 1 - 0,49720 = 0,50280
В оптимальном случае значение показателя Кр должно быть близким к единице. Следовательно, время использовано не оптимально.
Общая оценка степени рациональности использования времени может быть представлена показателем, определенным по формуле: Ки = Кэ х Кр = 0,8524 х 0,5028 =0,4286
Коэффициент получился достаточно низок, из этого можно сделать вывод, что необходимо рационализировать рабочее время руководителя.
Для анализа содержания труда и оценки отдельных сторон организации труда следует провести расчет следующих показателей: 1. Уровень затрат времени на выполнение работ, не включенных в должностные обязанности (индексы 12, 14)
КНП = НП/Р = НП/Ф-П, где НП - затраты времени на выполнение данных работ;
Р - все время работы
КНП = 695/5690-(600 240) = 0,143
2. Коэффициент, характеризующий затраты времени на выполнение работ, включенных в план (КВП)
КВП = 1 - КНП
КВП = 1 - 0,143 = 0,857
Далее необходимо рассчитать показатели, характеризующие структуру занятости начальника Юридического отдела. Определим значение коэффициентов, характеризующих: 1. Удельный вес творческой работы в затратах времени на основную работу
КТ = Т/О, где Т - затраты времени на выполнение творческой работы, мин;
О - время основной работы, мин.
КТ = 895/4850 =0,185
Удельный вес организационно-административной работы в затратах времени на основную работу
КОА = ОА/О где ОА - затраты времени на выполнение организационно-административной работы, мин;
О - время основной работы, мин.
КОА = 1740/4850 =0,359
Удельный вес формально-логической работы в затратах времени на основную работу
КФЛ = ФЛ/О где ФЛ - затраты времени на выполнение формально-логической работы, мин;
О - время основной работы, мин.
КФЛ = 550/4850 =0,113 удельный вес исполнительской работы в затратах времени на основную работу
КИ = И/О
где И - затраты времени на выполнение исполнительской работы, мин;
О - время основной работы, мин.
КИ =1665 /4850 =0,343
Для дальнейшего анализа (с качественной стороны) ответим на следующие вопросы: Сколько времени тратится на специально выделенные важнейшие работы?
Из всех работ важнейшими являются функции проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города и участие в судебных процессах (шифр 03 и 10). За весь исследуемый период время затраченное на эти работы составляет 1275 минут. Это 22,5% от общего времени. Качественное выполнение этих работ необходимо, т.к. от этого зависит правовая защищенность Администрации.
Где выполнялась работа?
Основная работа выполняется в главном здании Администрации на рабочем месте. Служебные разъезды (в суд) занимают 12,5% от общего времени. Избежать этих разъездов невозможно. Это очень важная и необходимая для Администрации функция. Если обеспечить руководителя служебным транспортом, то время на дорогу значительно сократится.
Как формируется рабочий день?
Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям и телефонные переговоры (23% общего времени) возникают спонтанно, эти работы отнимают очень много времени, но их невозможно запланировать.
Кто загружает время начальника отдела?
Все функции кроме 02,04,07,08 спланированы. Некоторые функции по времени и месту проведения отражены в ежемесячном плане мероприятий (например 01,06,14). Функция участие в судебных процессах (шифр 10) выполняется на основании получаемых судебных повесток. Остальное время начальник планирует сам исходя из собственных задач.
В какие дни недели и в какие часы начальников отдела были достигнуты наилучшие результаты?
В дни, когда отсутствовали служебные разъезды, было минимальное количество телефонных переговоров и сотрудников, требующих консультирования, не было совещаний были достигнуты наилучшие результаты.
В какие дни недели и в какое время начальнику отдела не удалось достичь поставленной цели?
Поставленные цели достигались всегда, но в дни, когда происходили служебные разъезды, были производственные совещания, много телефонных переговоров и сотрудников, требующих консультирования, для достижения этих целей необходимо было задерживаться на работе.
В целях проведения детального изучения содержания труда и анализа структуры затрат рабочего времени в течение одного дня (6 октября) исследуемого периода необходимо дать оценку каждой выполненной работе по следующим критериям: необходимость выполнения работы;
оправданы ли затраты времени на ее выполнение;
целесообразность выполнения работы;
сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы.
По данным критериям проанализируем каждую из работ этого дня. В процессе анализа определим, соответствует ли данная работа критерию или нет, в зависимости от этого формулируется ответ «да» или «нет». Создадим таблицу 8.
Таблица 8
Наименование работ Продолжительность работ, всего в мин. Критерии необходимость выполнения работы Оправданы ли затраты времени на ее выполнение целесообразность выполнения работы сознательно ли определен временной интервал для выполнения работы
Разработка проектов документов 25 да да да да Проведение правовой экспертизы документов выносимых на рассмотрение Главы города 70 да да да да Визирование договоров 55 да да да да Оказание правовой помощи структурным подразделениям Администрации, муниципальным предприятиям и учреждениям 100 нет нет нет нет
Телефонные разговоры 70 да Да=15 нет=55 нет да Подготовка документов к судебным процессам 135 да да=90 нет=45 да да Изучение внутренних документов Администрации 10 да да да да Беседы с подчиненными 10 да да да да Итого затраченное время 475 100 200 170 100
На основе этих данных рассчитываем коэффициенты
1 критерий: 100/475 = 0,21
2 критерий: 200/475 = 0,42
3 критерий: 170/475 = 0,36
4 критерий: 100/475 = 0,21
Из расчетов видно, деятельность по всем критериям деятельность более чем на 10 % являлась необязательной, и что у начальника отдела имеются проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе.
2.3 Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени
Анализ использования рабочего времени позволил выявить потери и непроизводительные затраты рабочего времени. Это дает возможность обосновать конкретные мероприятия и предложения по их устранению, что, в свою очередь, позволит не только добиться сокращения затрат, но и повысит эффективность труда в целом. Наличие потерь - это просто не занятое работой время, это неосуществимые идеи и замыслы, обеспечивающие эффективность деятельности
На основе проведенного анализа и выявления нерациональности использования рабочего времени можно определить причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени. Нагляднее всего это можно представить в виде Таблицы №9, где следует зафиксировать все помехи, внутренние и внешние, которые мешают эффективно трудиться. рабочий время руководитель рациональный затрата
Таблица 9 - Факторы помех
Виды помех Возможные причины потерь времени Меры по устранению
Телефонные переговоры с неоправданными затратами времени Нереалистическая оценка времени, отводимого на выполнение отдельных видов работ Функцию консультирование по телефону передать специалисту отдела; оставить только звонки необходимые для решения рабочих вопросов.
Консультирование сотрудников администрации, муниципальных предприятий и учреждений. Не характерная для руководителя данной отдела функция, отнимающая много времени Эту функцию необходимо передать юрисконсульту Юридического отдела. Если такая необходимость возникает, то ориентация на имеющиеся возможности, назначение конкретного времени встречи
Проведение правовой экспертизы договоров (отнимает много времени) Правовую экспертизу договоров должны проводить сотрудники отдела и подавать руководителю только для визирования, а в данном случае начальнику отдела самому приходится проверять договоры на правозаконность. Делегирование части работы по данной функции
Плохое самочувствие, как следствие медлительность. Переутомление на работе (частые задержки), болезнь Планировать рабочий день, так, чтобы в 18 00 идти домой и отдыхать. Здоровый образ жизни.
Служебные разъезды Много времени тратится на дорогу Обеспечение служебным транспортом.
3. Проектные предложения. Пути улучшения использования рабочего времени
На основе проведенного анализа, можно сделать вывод, что основные причины, мешающие начальнику отдела рационально использовать рабочее время, состоят в выполнении несвойственных ему работ, отсутствии планирования рабочего дня, в проблеме с установлением приоритетности выполнения работ. Также влияют на качество работы факторы помех, представленные в предыдущем разделе.
Целесообразно составить план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени и представить его в таблице №10.
Таблица 10 - План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени
Вывод
Данный курсовой проект был посвящен изучению проблемы рациональной организации труда руководителя. В процессе разработки курсового проекта были поставлены определенные задачи, такие как анализ содержания труда и структуры затрат рабочего времени руководителя, которые исследователь пытался решить. По мере исследования были выявлены причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени и предложены пути улучшения использования рабочего времени.
Можно сделать вывод о том, что исследование дало плодотворные результаты. Руководитель раньше не использовал методы, на основе которых было проведено исследование. Проведенное сравнение плановых и фактических затрат рабочего времени руководителя выявило, что у руководителя имеются проблемы с установлением приоритетов в своей повседневной работе. Также был дан перечень факторов помех, которые мешают эффективно трудиться. На основе этого были предложены меры по улучшению и сделаны выводы.
Время - это ресурс, который: Нельзя сохранить
Нельзя воссоздать
Демократично распределен на небольшой срок
Три функции руководителя: Контрольная функция - обязанность следить, чтобы подчиненные работали должным образом
Оперативная функция - собственные обязанности менеджера, которые он должен выполнить лично
Общая функция - все, что отвлекает менеджера от контрольных и оперативных функций.
Четыре метода рационализации руководящей работы: Распределение приоритетов;
Бюджет времени;
Построение графика работы;
Делегирование полномочий.
Список литературы
1. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. Учебное пособие. - М. ИНФРА-М, Новосибирск: НГАЭ и У, 1997.
2. Лекции по предмету «Организация труда персонала».