Работа службы документационного обеспечения - Отчет по практике

Учреждение действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, других действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации и Мурманской области, а также Устава. Для выполнения указанных целей Учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности: а) анализирует состояние и тенденции развития народного творчества, и клубно-досуговой деятельности в Мурманской области; Помимо основных видов деятельности Учреждение имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность, соответствующую указанным выше целям деятельности, и непосредственно связанную с предусмотренным Уставом деятельностью, предметом которой являются: а) аранжировка и звукозапись художественных произведений; Источником формирования имущества, в том числе финансовых ресурсов (средств) Учреждения, являются: а) имущество, закрепленное собственником или уполномоченным им органом в установленном порядке; Для выполнения указанных целей Учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности: а) анализирует состояние и тенденции развития народного творчества, спорта и клубно-досуговой деятельности в Мурманской области;При проведении унификации документов учитывались все требования к документам на всех стадиях их создания, заполнения, обработки и хранения. Однако унификация документов в каждой системе осуществлялась путем построения формуляра-образца документов для конкретной системы документации и установления на его основе оптимального состава реквизитов для данной системы документации, отдельных видов документов, конкретного документа и т. д. На левом поле может оформляться только один реквизит (18 "Отметка о контроле"), который наносится либо рукописным способом, либо штемпелем и необходим до тех пор, пока документ не исполнен и не подлежит подшивке в дело. Верхнее поле отводится для размещения таких реквизитов, которые не могут быть нанесены машинописным способом - реквизит 01 "Государственный герб РФ", реквизит 02 "Герб субъектов федерации", реквизит 03 "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)". Нулевое положение табулятора: от нулевого положения табулятора печатаются следующие реквизиты: наименование организации; справочные данные об организации; наименование вида документа; место составления или издания документа (при флаговом расположении перечисленных реквизитов); дата документа; ссылка на регистрационный номер и дату документа; заголовок к тексту; текст (кроме начала абзацев); отметка о наличии приложения; наименование должности в реквизите "подпись"; гриф согласования (кроме расшифровки подписи); заверительная надпись "верно"; наименование должности лица, заверяющего документ; дата заверения; отметка об исполнении; второй гриф утверждения.Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. К организационным документам относятся: · учредительный договор; Фактически организационные документы реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа: · Устав Областного Дворца культуры;Подлинники большинства документов (например, распорядительных и организационных), созданных организацией, подшиваются в дела сразу после их издания, а для ознакомления и работы с ними изготавливаются копии. Копия документа - это "документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы". Организации имеют право изготавливать для выдачи на руки граждан для защиты их интересов и прав копии только тех документов, авторами которых является сама организация. Организация может изготавливать копии официальных документов других организаций и заверять их в установленном порядке, если эти документы необходимы для внутреннего использования в организации. Запрещено изготавливать копии следующих документов: паспорта, военного билета, служебных удостоверений; документов, на которых стоит отметка, что их копировать нельзя; документов, имеющих неясный текст, подчистки и неоговоренные исправления.Централизация приема и обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации доку

План

Вступление

1. Организация: задачи и функции

2. Служба документационного обеспечения управления. Требования к организации документооборота

3. Унифицированная система организационно - распорядительной документации (УСОРД). Формуляр - образец организационно - распорядительного документа. Реквизиты и бланки

4. Правила оформления основных видов организационно - распорядительных документов

5. Правила оформления и выдачи копий документов

6. Организация приема, рассмотрения, регистрации и исполнения документов

7. Организация оперативного хранения документов. Номенклатура дел. Подготовка дел к архивному хранению

Заключение

Использованные источники

План практики

Дневник практики

Приложение

Цель учебной практики - завершение подготовки к самостоятельной работе, закрепление и практическое применение знаний по вопросам делопроизводства в учреждении, развитие навыков юридической работы по самостоятельному решению актуальных производственных задач в области управления персоналом.

Задачами учебной практики являются: а) закрепление и углубление теоретических знаний, полученных в ходе изучения специальных дисциплин;

б) приобретение навыков самостоятельной работы в юридической области путем непосредственного участия в работе, ознакомления с делопроизводством, архивированием документов;

в) сбор необходимых материалов, их обработка и анализ, подготовка отчета о практике.

В процессе прохождения учебной практики необходимо в условиях конкретного учреждения: а) определить организационную структуру предприятия, рассмотреть вопросы организации, коммерческой и экономической деятельности;

б) изучить работу службы документационного обеспечения;

в) познакомиться с правилами оформления основных видов организационно - распорядительных документов;

г )изучить организацию оперативного хранения документов, номенклатуру дел, подготовку дел к архивному хранению документационный номенклатура архивный хранение

1. Организационная структура учреждения: задачи и функции

Учреждение является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием, штамп, бланки. Учреждение действует на основании Гражданского кодекса Российской Федерации, других действующих законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации и Мурманской области, а также Устава. Учреждение выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском судах в соответствии с действующим законодательством.

Целью создания Учреждения является: а) обеспечение условий для сохранения и развития национальных культур народов, проживающих в Мурманской области;

б) сохранение и развитие народного художественного творчества, декоративно-прикладного искусства и фольклора в Мурманской области;

в) разработка и внедрение новых форм и методов сохранения, творческого развития и популяризации народного творчества и клубно-досуговой деятельности в крае;

г) оказание организационно-творческой, учебно-консультационной, информационно-методической помощи по вопросам народного творчества и организации досуга населения, создание и обеспечение функционирования системы межрегиональных связей по культурному обеспечению;

д) пропаганда здорового образа жизни населения города Мурманск и Мурманской области;

Для выполнения указанных целей Учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности: а) анализирует состояние и тенденции развития народного творчества, и клубно-досуговой деятельности в Мурманской области;

б) разрабатывает программы и планы развития и обеспечения народного творчества и организации досуга населения;

в) ведет работу по развитию творческой и стимулированию инновационной деятельности в сфере народного творчества и организации досуга населения;

г) осуществляет информационную и издательскую деятельность, направленную на обобщение и пропаганду современного опыта художественных и творческих коллективов, клубных учреждений, обеспечение их методическим и репертуарным материалом;

д) организует и проводит фестивали, смотры, конкурсы, семинары, курсы, мастр - классы, стажировки и другие творческие и учебно-методические мероприятия;

е) создает творческие мастер - классы на базе народных коллективов и мастеров народного творчества;

ж) создает клубы по интересам;

и) организует проведение мониторинговых исследований, экспериментов и экспедиций на актуальные темы клубно-досуговой и творческой деятельности, народного художественного творчества;

к) осуществляет сотрудничество с российскими и зарубежными учреждениями и организациями в реализации программ в сфере клубно-досуговой и творческой деятельности, народного художественного творчества.

Помимо основных видов деятельности Учреждение имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность, соответствующую указанным выше целям деятельности, и непосредственно связанную с предусмотренным Уставом деятельностью, предметом которой являются: а) аранжировка и звукозапись художественных произведений;

б) организация и осуществление платных культурно-досуговых, мероприятий;

в) дополнительные информационно-образовательные (обучение по дополнительным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, консультации)

Виды деятельности, требующие лицензирования, осуществляются после получения соответствующей лицензии.

Имущество Учреждения является государственной собственностью Мурманской области и закреплено за ним на праве оперативного управления собственником или уполномоченным органом в установленном порядке. Полномочия собственника от имени Мурманской области по управлению и распоряжению имуществом осуществляет Министерство имущественных отношений г. Мурманска.

Источником формирования имущества, в том числе финансовых ресурсов (средств) Учреждения, являются: а) имущество, закрепленное собственником или уполномоченным им органом в установленном порядке;

б) имущество, приобретенное за счет бюджетных средств, выделяемых Учреждению по смете;

в) бюджетные ассигнования и другие поступления от Министерства культуры Мурманской области;

г) внебюджетные средства;

д) доход, полученный от платных видов разрешенной Учреждению предпринимательской деятельности;

е) безвозмездные или благотворительные взносы, добровольные пожертвования юридических и физических лиц;

и) иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Мурманской области.

Учреждение владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации и г. Мурманска Целью создания Учреждения является: а) обеспечение условий для сохранения и развития национальных культур народов, проживающих в Мурманском крае;

б) сохранение и развитие народного художественного творчества, декоративно-прикладного искусства и фольклора в Мурманском крае;

в) разработка и внедрение новых форм и методов сохранения, творческого развития и популяризации народного творчества и клубно-досуговой деятельности в крае;

г) оказание организационно-творческой, учебно-консультационной, информационно-методической помощи по вопросам народного творчества и организации досуга населения, создание и обеспечение функционирования системы межрегиональных связей по культурному обеспечению;

д) организация и осуществление специализированной подготовки спортсменов основных и резервных составов сборных команд Мурманском края для участия в чемпионатах и первенствах России, а также международных соревнованиях;

е) развитие в Мурманском крае различных видов спорта;

ж) повышение квалификации тренеров и специалистов сборных команд Приморского края;

и) укрепление и развитие материально-технической базы подготовки спортсменов высокой квалификации;

к) пропаганда здорового образа жизни населения города Мурманска и Мурманской области.

Для выполнения указанных целей Учреждение осуществляет следующие основные виды деятельности: а) анализирует состояние и тенденции развития народного творчества, спорта и клубно-досуговой деятельности в Мурманской области;

б) разрабатывает программы и планы развития и обеспечения народного творчества, спорта и организации досуга населения;

в) ведет работу по развитию творческой и спортивной инициативы и стимулированию инновационной деятельности в сфере народного творчества, спорта и организации досуга населения;

г) осуществляет информационную и издательскую деятельность, направленную на обобщение и пропаганду современного опыта художественных и спортивных коллективов, клубных учреждений, обеспечение их методическим и репертуарным материалом;

д) организует и проводит фестивали, смотры, конкурсы, соревнования, семинары, курсы, школы передового опыта, стажировки и другие творческие, спортивные и учебно-методические мероприятия;

е) создает творческие лаборатории на базе ведущих коллективов и мастеров народного творчества;

ж) создает спортивные секции;

и) организует проведение мониторинговых исследований, экспериментов и экспедиций на актуальные темы клубно-досуговой и спортивной деятельности, народного художественного творчества;

к) осуществляет сотрудничество с российскими и зарубежными учреждениями и организациями в реализации программ в сфере клубно-досуговой и спортивной деятельности, народного художественного творчества.

Помимо основных видов деятельности Учреждение имеет право осуществлять предпринимательскую деятельность, соответствующую указанным выше целям деятельности, и непосредственно связанную с предусмотренным Уставом деятельностью, предметом которой являются: а) аранжировка и звукозапись художественных произведений;

б) организация и осуществление платных культурно-досуговых, спортивных мероприятий, лотерей;

в) дополнительные информационно-образовательные и спортивные услуги (обучение по дополнительным программам, преподавание специальных курсов и циклов дисциплин, консультации, спортивная подготовка).

Виды деятельности, требующие лицензирования, осуществляются после получения соответствующей лицензии.

Имущество Учреждения является государственной собственностью Приморского края и закреплено за ним на праве оперативного управления собственником или уполномоченным органом в установленном порядке. Полномочия собственника от имени Приморского края по управлению и распоряжению имуществом осуществляет Министерство имущественных отношений Приморского края.

Источником формирования имущества, в том числе финансовых ресурсов (средств) Учреждения, являются: а) имущество, закрепленное собственником или уполномоченным им органом в установленном порядке;

б) имущество, приобретенное за счет бюджетных средств, выделяемых Учреждению по смете;

в) бюджетные ассигнования и другие поступления от Министерства культуры Приморского края;

г) внебюджетные средства;

д) доход, полученный от платных видов разрешенной Учреждению предпринимательской деятельности;

е) доходы от ценных бумаг;

ж) безвозмездные или благотворительные взносы, добровольные пожертвования юридических и физических лиц;

и) иные источники, не противоречащие законодательству Российской Федерации и Приморского края.

Учреждение владеет, пользуется и распоряжается закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации и Приморского края в соответствии с целями своей деятельности. Доходы, полученные Учреждением от разрешенной предпринимательской деятельности и приобретенное за счет этих доходов имущество, поступают в самостоятельное распоряжение Учреждения и учитываются на отдельном балансе.

Продукция и доходы от использования имущества, находящегося в оперативном управлении, а также имущество, приобретенное Учреждением по договору или иным основаниям, поступают в оперативное управление Учреждения в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации, другими законами и иными правовыми актами для приобретения права собственности.

Предпринимательская деятельность Учреждения должна осуществляться с учетом требований статьи 27 Федерального закона "О некоммерческих организациях".

Учреждение отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств. При их недостаточности субсидиарную ответственность по его обязательствам несет собственник имущества. Учреждение отвечает по своим обязательствам также и учитываемым на отдельном балансе имуществом. в соответствии с целями своей деятельности. Доходы, полученные Учреждением от разрешенной предпринимательской деятельности и приобретенное за счет этих доходов имущество, поступают в самостоятельное распоряжение Учреждения и учитываются на отдельном балансе.

Продукция и доходы от использования имущества, находящегося в оперативном управлении, а также имущество, приобретенное Учреждением по договору или иным основаниям, поступают в оперативное управление Учреждения в порядке, установленном Гражданским кодексом Российской Федерации, другими законами и иными правовыми актами для приобретения права собственности.

Предпринимательская деятельность Учреждения должна осуществляться с учетом требований статьи 27 Федерального закона "О некоммерческих организациях".

Учреждение отвечает по своим обязательствам в пределах находящихся в его распоряжении денежных средств. При их недостаточности субсидиарную ответственность по его обязательствам несет собственник имущества. Учреждение отвечает по своим обязательствам также и учитываемым на отдельном балансе имуществом.

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и схема их взаимодействия.

Областном Дворце культуры функционирует 13 подразделений, обеспечивающие его деятельность. Организационная структура Дворца состоит из 2 направлений: основной деятельности, куда входит 5 подразделений и обеспечение деятельности учреждения. Управленческая структура состоит из 2 - х зам. директора, канцелярию, отдел кадров, бухгалтерию, тех.отдел, отдел по работе с детьми, отдел по работе со взрослыми, отдел рекламы, отдел статистистики. Деятельность Дворца культуры определяет Устав.

Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Структура службы делопроизводства напрямую подчиняется директору и определяет оптимальный состав внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

Задачи и функции службы делопроизводства Дворца культуры: Основной целью службы делопроизводства, независимо от ее названия, является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению. Выполнение этой цели предусматривает решение следующих задач: • постоянное совершенствование форм и методов работы с документами;

• обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, информационно-поисковых систем, контроля исполнения и подготовки документов к передаче в ведомственный архив в соответствии с действующими государственными нормативно-методическими документами;

• сокращение документооборота;

• разработка и внедрение нормативных и методических документов по совершенствованию документационного обеспечения в организации и в подведомственной системе, прогрессивных технологий делопроизводства.

Функции кадровой службы Дворца культуры: 1. Разработка, ведение табеля и альбома унифицированных форм документов организации; внесение в них изменений.

2. Разработка и проектирование бланков документов.

3. Осуществление экспедиционной обработки поступающих и отправляемых документов.

4. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.

5. Организация своевременного рассмотрения и подготовки к докладу руководству поступающих документов.

6. Контроль за правильностью оформления документов, представляемых на подпись руководству.

7. Регулирование хода исполнения документов, контроль прохождения, оформления и исполнения документов в установленный срок.

8. Организация машинописного (компьютерного) изготовления текстов документов, их копирования и оперативного размножения.

9. Разработка номенклатуры дел организации, обеспечение хранения дел и оперативного использования документной информации.

10. Организация и ведение делопроизводства по предложениям, заявлениям, жалобам граждан.

11. Организация контроля за работой с документами в структурный подразделениях.

12. Разработка (совместно с соответствующими структурными подразделениями организации) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами, а также по повышению исполнительской дисциплины.

13. Контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях организации.

14. Организация работы архива учреждения (ведомственного архива) в соответствии с действующими нормативно-методическими рекомендациями Росархива.

15. Повышение квалификации работников службы делопроизводства и архива, проведение совещаний и консультирование по вопросам, относящимся к компетенции службы делопроизводства.

16. Организация рабочих мест, условий труда сотрудников службы делопроизводства.

2. Служба документационного обеспечения управления

Требования к организации документооборота.

Нормативно-методическую базу делопроизводства составляет совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также работу службы делопроизводства, ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение и др.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя: - законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

- указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

- правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

- государственные стандарты на документацию;

- унифицированные системы документации;

- общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

- Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ), содержащую основные требования к документам и службам документационного обеспечения;

- нормативные документы по организации и охране управленческого труда;

- нормативные документы по организации текущего и архивного хранения документов.

Основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, - должностная инструкция. Служебная должность является первичным элементом управленческой структуры. Формирование системы должностей зависит от объема, состава, характера функций, выполняемых в структурном подразделении. Должностная инструкция - действенное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Кроме того, должностные инструкции позволяют объективно оценивать деятельность каждого работника службы, объективно применять меры воздействия.

Первым источником для разработки должностных инструкций является такой нормативный документ, как Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и Основных положениях ГСДОУ.

Второй источник при составлении должностных инструкций - типовые должностные инструкции. Их разрабатывают для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций значительно облегчает составление индивидуальных, но не заменяет их. Так как должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третьим документом, который используется при разработке должностных инструкций, является Положение о структурном подразделении.

Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов.

Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции - взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, так как обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций всей службы в целом.

Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов.

С помощью распорядительных документов совершенствуются организационная структура организации, содержание, способы и средства осуществления основной деятельности, обеспечение организации всеми видами ресурсов, т. е. разрешаются все возникающие проблемы и ситуации.

К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание.

Сфера действия распорядительных документов различна и с этой точки зрения они делятся на правовые акты, действующие: · на федеральном уровне - акты, издаваемые Президентом Российской Федерации, Правительством Российской Федерации, органами федеральной исполнительной власти;

· на уровне субъектов Российской Федерации - краев, областей, городов республиканского значения Москвы и Санкт-Петербурга, автономных областей и округов, а также их территориальных образований;

· в пределах отрасли (издаются отраслевыми органами федеральной исполнительной власти);

· в пределах отдельной организации, учреждения, предприятия, фирмы.

Распорядительные документы могут быть документами длительного действия и действовать до их отмены новым распорядительным документом. Любой распорядительный документ, за исключением совместного, оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида (постановление, приказ и т.д.). Особенностью оформления распорядительных документов является структура текста. Текст, как правило, состоит из двух частей - вводной (констатирующей) и распорядительной. Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость: · организации исполнения принятых законодательных, нормативно-правовых актов и иных поручений вышестоящих органов;

· осуществления собственной деятельности в соответствии с наделенными функциями и задачами.

В первом случае вводная часть текста распорядительного документа начинается словами "Во исполнение..." и далее приводится наименование вида документа с указанием автора, заголовка, даты, регистрационного номера.

В распорядительных документах, издаваемых на основе единоначалия (приказ, указание, распоряжение), используется форма изложения текста от первого лица единственного числа и вводная часть отделяется от распорядительной глаголами "ПРИКАЗЫВАЮ", "ПРЕДЛАГАЮ", "ОБЯЗЫВАЮ".