Работа с входящими документами - Курсовая работа

Любой вид деятельности человека порождает документы. Документы имеют различный «цикл жизни». Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. По истечении времени часть документов может снова попасть в работу уже как историческое или культурное наследие. Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).Правила работы с документами на конкретном предприятии составляют систему делопроизводства. Наиболее значимыми из них являются установившиеся традиции работы с документами, (носителями которых являются, как правило, профессиональные работники со стажем) и рекомендации нормативно-методических документов государственных органов управления. Система делопроизводства устанавливается и закрепляется во внутренних организационно-распорядительных документах: инструкциях по делопроизводству, положениях о структурных подразделениях, должностных инструкциях, правилах работы с документами, приказах о распределении обязанностей, регламентах проведения работ и т. п. На предприятии должен быть установлен единый порядок составления документов и работы с ними. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.Регистрация документа - запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. Документ, подлежащий регистрации, получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Исключения составляют организации с большим документооборотом, в которых помимо регистрации в службе делопроизводства производится регистрация в структурных подразделениях. При регистрации документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно, например: o входящие документы; Входящие документы должны иметь регистрационные номера, состоящие: из порядкового номера документа с начала года; условного обозначения структурного подразделения или должностного лица; номера дела, в которое будет подшит документ или его копия.Прием и обработка поступающих (входящих) документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. При отсутствии приложений или листов документа ставится в известность отправитель и делается отметка на самом документе и в журнале регистрации входящих документов в графе «Примечание». На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит «отметка о поступлении документа в организацию», содержащий входящий номер документа и дату поступления, при необходимости - часы и минуты. Остальные документы, не требующие принятия решения на уровне руководителя, могут быть переданы заместителю руководителя предприятия, в структурные подразделения или сразу исполнителям. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа секретарем-референтом проставляется условное обозначение структурного подразделения, например: «ОР» - отдел рекламы или 05 - номер (шифр) этого подразделения.Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Документ является информационной функцией, в нем фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.Номер документа Дата документа Автор-отправитель Исходящий № Краткое содержание (заголовок) Исполнитель Подпись исполнителя Срок исполнения ПримечаниеПоступление материально-производственных запасов в организацию может осуществляться из разных источников. Как правило, операции по приобретению материально-производственных запасов возлагаются на работников отдела снабжения, которые ведут Журнал учета поступающих грузов. Лицо, уполномоченное на приемку груза, осуществляет получение материалов по количеству и качеству в строгом соответствии со стандартами, техническими условиями, действующими правилами перевозок на транспорте, иными нормативными документами и условиями договора. В частности, необходимо проверить наличие и исправность пломб отправителя на транспортных средствах, исправность тары, наличие маркировки грузов и соответствие ее данным, указанным в транспортном документе, комплектность груза, соответствие его качеству согласно эталонам (образцам) и пр. Порядок и срок приемки материально-производственных запасов по количеству и качеству регулируются соответствующими нормативными документами: o Положение о поставках продукции производственно-технического назначен

Оглавление

Исходные данные

Введение

1. Организация работы с документами

2. Регистрация и контроль исполнения документов

3. Обработка входящих документов

Заключение

Список источников и литературы

Приложение

Любой вид деятельности человека порождает документы. В торговле договоры, прейскуранты, счета-фактуры. В сервисном обслуживании - рекламные материалы, на транспорте - билеты, расписание движения поездов и автобусов, теплоходов и самолетов. В образовании - учебные планы, государственные образовательные стандарты, расписания занятий, дневники и зачетные книжки. Документом является и денежный знак.

Документы имеют различный «цикл жизни». Вначале идет интенсивная работа по их подготовке, созданию, согласованию. Затем документы приобретают соответствующую юридическую силу и вводятся в документооборот. После исполнения документов они сдаются в архивы, а малозначащие после кратковременного хранения уничтожаются. По истечении времени часть документов может снова попасть в работу уже как историческое или культурное наследие.

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов.

Документы - одно из основных средств общения. Но деловые документы являются не только средством делового общения, но и юридическим обоснованием прав и обязанностей партнеров по бизнесу. Подготовка любого документа заключается главным образом в знании правил оформления его реквизитов, т.е. информационных элементов, из которых оно составляется (адрес, текст, подпись, виза утверждения и согласования и др.).

Весь объем документов, обращающихся в организации - это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу предприятия, принимать наилучшие решения.

Умение общаться посредством деловых бумаг, осуществлять «правильное» делопроизводство - один из факторов делового успеха. Грамотно и эффективно организованное делопроизводство способствует повышению скорости и качества принятия управленческих решений, снижению степени их риска, экономии времени руководителей.

Документооборот - это движение и учет документов (получение, обработка, регистрация, контроль исполнения, текущее хранение, отправка).

В советское время был установлен единый порядок документирования, внедрены стандартные требования к форме, структуре документов и составу их информационных элементов (реквизитов).

Современное делопроизводство в России развивается с учетом специфики складывающихся рыночных отношений и массовой компьютеризацией.

Цель моей работы: изучение теории и практических основ работы с входящими документами.

Задачи работы: - изучить нормативно-правовое регулирование делопроизводства;

- выявить общие правила работы с входящими документами;

- проанализировать организацию работы с входящими документами в ООО Торговый Дом «Аленка». делопроизводство документ учет правовой

1.

Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве.

Документ является информационной функцией, в нем фиксируются факты, события, явления практической мыслительной деятельности человека. С помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности. Коммуникативная форма документа обеспечивает внешние связи предприятия и организаций.

Входящие документы - это официальные документы, поступающие в организацию или учреждение. Направление движения поступающих документов и технология их обработки зависят от того, кто является автором документа (вышестоящее учреждение, подведомственная организация или организация, не находящаяся в соподчиненной связи с вашей организацией), от значимости и сложности вопросов, составляющих его содержание, а также от структуры организации и сложившейся в ней системы делопроизводства.

Маршруты движения документов, как и операции по их обработке, определяются и другими факторами.

Например, документы могут являться ответными (т. е. полученными в ответ на письма-запросы вашей организации) или инициативными. Имеет значение и то, требуют ли входящие документы ответа или они присланы для сведения. Однако, несмотря на указанные особенности и специфику ведения дел в конкретных организациях, в основе работы с поступающими документами лежат типовые технологии.

Обработка входящих документов предполагает: их получение; распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения; регистрацию; рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей; передачу на исполнение; осуществление контроля исполнения; исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело.

1. Астахов, В.П. Бухгалтерский (финансовый) учет: учебное пособие / В.П. Астахов, изд. 9-е, перераб и доп. - М.: ЮРАИТ, 2011. - 960 с.

2. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н.М. Березина, Л.М. Лысенко, Е.П. Воронцова. - СПБ.: Питер, 2008. - 324 с.

3. Быкова, Т.А. Технология работы с входящими документами / Т.А. Быкова // Справочник секретаря и офис-менеджера. - №5 - 2010. - С. 7-9.

4. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления / А. С. Гринберг, Н. Н. Горбачев, О.А. Мухаметшина. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2010. - 391 с.

5. Кирсанова, М.В. Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М.: Инфа-М, 2010. - 435 с.

6. Сологуб, О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: учеб. Пособие / О.П. Сологуб. - 5-е изд. стер. - М.: Омега-Л, 2010. - 207 с.

7. Спивак, В.А. Документирование управленческой деятельности (Делопроизводство): краткий курс / В.А. Спивак, изд. 2-е - СПБ.: Питер, 2010. - 256 с.

8. Стенюков, М.В. Документы. Делопроизводство / М.В. Стенюков // изд. 8-е, перераб. и доп. - М.: Книга сервис, - 2009. - 160 с.

9. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по количеству (утв. Госарбитражем СССР от 15.06.65 г. № П-6 в редакции изменений и дополнений от 14.11.74 г. № 98).

10. Положение о поставках продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству (утв. Госарбитражем СССР от 25.04.66 г. № П-7 с изменениями и дополнениями от 14.11.74 г. № 98).