Делопроизводство по личному составу и письмам граждан и устным обращениям. Номенклатура, формирование и текущее хранение дел. Значение кадровых документов, определяющееся тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления права на труд.
Аннотация к работе
Как только человек научился писать, он начал создавать документы. "Документом называется все то, что служит для регистрации, передачи и сохранении информации о каком-нибудь предмете" - определение Поля Отле из книги "Руководство к администрированию". Сегодня под делопроизводством понимается деятельность по созданию документов и дел в соответствии с государственными стандартами и организации работы с ними, то есть создание условий для движения, поиска и хранения документов. Актуальность данного исследования очевидна, так как практически все предприятия в большей или меньшей степени ведут делопроизводство по личному составу, работу с кадровыми документами. Имея в виду это определение, можно сказать, что задачи работы с кадровыми документами заключаются следующем: - оформление документов по личному составу в соответствии с требованиями стандартов;Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставлении отпуска, поощрения составляют группу документов по личному составу. На заявлении оформляются следующие реквизиты: адресат, данные об авторе заявления - фамилия, имя, отчество, занимаемая должность (если автор уже является сотрудником предприятия), или полный домашний адрес и телефон (если автор не является сотрудником предприятия, к руководителю которого он обращается с заявлением), наименование вида документа, дата, текст, отметка о наличии приложения (если имеются прилагающиеся документы), подпись. При положительном решении вопроса о приеме на работу с поступающим заключается трудовой договор и издается приказ о приеме на работу. Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты: название вида документа (ПРИКАЗ), дата (датой приказа является дата его подписания), порядковый номер приказа, место издания приказа, индекс документа, заголовок к тексту, текст, подпись руководителя, отметка о согласовании, фамилия и телефон исполнителя. Все документы по личному составу (заявления, копии документов об образовании, копии приказов по работнику и т.д.) группируются в личные дела, которые, как и личные карточки, хранятся в учреждениях до достижения человеком 75 летнего возраста, что дает возможность наведения справок.Дело не должно содержать более 250 листов, поэтому, если документов больше, то их формируют в несколько томов, при этом на обложке дела указывают номер тома. На обложке дела оформляют: полное название предприятия, индекс дела по номенклатуре дел и порядковый номер тома, если дело состоит из нескольких томов, наименование дела в соответствии с номенклатурой дел, документационный год, количество листов, срок хранения. Для того, чтобы документы потом можно было быстро отыскать в делах и оперативно использовать для управленческих целей, составляется ориентировочный список заголовков дел, который называется номенклатурой дел. В результате, документы по мере их исполнения будут попадать только в те дела, которые заранее для них предусмотрены номенклатурой. Сначала составляются номенклатуры дел структурных подразделений, причем в номенклатуре определяются не только названия дел, но и устанавливаются сроки их хранения в архиве, затем заведующая канцелярией предприятия составляет сводную номенклатуру дел.Можно сказать, что официальное письмо состоит из «рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресанте: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адреса, номера телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон. Согласно ГОСТ Р 6.30-97 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 29 реквизитов, однако ни один документ не оформляется полным их набором. Так, для официального письма рекомендуется следующий состав реквизитов: 1) Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Федерации (для государственных предприятий); 2) эмблема организации (если не государственное); 3) код предприятия по ОКПО (для внутриреспубликанской переписки), если он есть; 4) код документа по ОКУД (если есть); 5) наименование организации (полное и сокращенное); 6) справочные данные об организации; 7) дата; 8) регистрационный номер документа; 9) ссылка на индекс и дату входящего документа; 10) адресат; 11) заголовок к тексту; 12)текст; 13) подпись; 14) фамилия (или фамилия, имя, отчество) и телефон исполнителя; 15) идентификатор электронной копии документа.В данной работе я постаралась осветить основную работу с кадровыми документами, составление современных деловых писем, делоп
План
ОГЛАВЛЕНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО
1 Делопроизводство по личному составу
2 Делопроизводство по письмам граждан и устным обращениям
3 Номенклатура, формирование и текущее хранение дел