Организационная структура системы управления персоналом на предприятии. Анализ делопроизводственного процесса, включающего оформление трудовых правоотношений, движение и хранение документов. Состав службы кадров и характеристика кадровой документации.
Аннотация к работе
Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия - она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в пользу понятия «персонал», суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником. Басакова «Документы по персоналу предприятия» рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом.Организационная структура системы управления персоналом представляет собой совокупность устойчивых взаимосвязей подразделений и должностных лиц, обеспечивающих выполнение задач по укомплектованию кадрами предприятия, акционерного общества, компании, фирмы. Совокупность подразделений и должностных лиц - носителей функций управления персоналом - рассматривается в широком смысле как служба управления персоналом. Место и роль данной службы в системе управления организацией определяются местом и ролью каждого специализированного подразделения по управлению персоналом и организационным статусом его руководителя. Авторитет службы управления персоналом зависит от уровня специальных знаний сотрудников и степени полезности службы в вопросах воздействия на кадровые процессы. Подобные системы не выполняют целый ряд важных задач по управлению персоналом и обеспечению нормальных условий работы.На каждого работника заполняется личная карточка, которая ведется в течение всего срока трудовой деятельности работника на предприятии. Кроме личных данных о работнике в личную карточку вносятся приказы о приеме, переводе, увольнении, изменение разряда, оклада, уходы в отпуск. В отделе кадров поступающий на работу обязан предоставить: паспорт, трудовую книжку, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, документы военного учета - для военнообязанных лиц, подлежащих призыву на военную службу, документы об образовании. Лицам, поступающим на работу впервые и не имеющим трудовой книжки и страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, специалист по кадрам оформляет эти документы. Наряду, с предъявленными документами поступающий на работу пишет заявление, автобиографию в свободной форме, в которой отражает важные события и даты, происходящие в его жизни до поступления на работу, указывает семейное положение с перечислением членов семьи.В службах управления кадрами было занято около 1 млн. человек, что примерно соответствует 0,7 % работающих, в то время как в зарубежных фирмах в службах управления персоналом занято от 1 до 1,2 % общей численности работников. В качественном отношении отделы кадров предприятий укомплектовывались специалистами невысокой профессиональной подготовки, не имеющими подчас даже среднего специального образования (лишь каждый четвертый имел диплом о высшем образовании). Например, в США из каждых 10 работников 6 - 7 составляют специалисты: психологи, социологи, экономисты, специалисты в области трудовых отношений, методов деловой оценки и обучения, аналитики работ, вербовщики персонала в учебных заведениях, консультанты по планированию карьеры и т.д., большинство из которых выпускники школ бизнеса (по управлению персоналом), крупнейших университетов и педагогических вузов. Еще пока небольшой опыт показывает, что переход российских предприятий от государственной собственности к акционерной и частной приводит к улучшению качественного состава работников отделов кадров с точки зрения их профессионального уровня, образования, возраста, новых идей, методов работы с персоналом, повышает заинтересованность в результатах их труда. Начальник отдела кадров должен знать: постановления, распоряжения, приказы, нормативные документы и другие руководящие материалы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности отдела; нормативные акты и методические рекомендации, определяющие порядок проведения работ в отделе; основы экономики, организация труда и управления персоналом, правила и нормы охраны труда.Для выработки правильных решений требуется полная (ее объем должен быть достаточным для принятия решения), оперативная (за время ее передачи и обработки состояние дел не должно изменяться) и достоверная (соответствие ее содержания объективному состоянию дел) информация. Все больше специалистов в различных сферах деятельности считают необходимым использовать компью
План
Оглавление
ВВЕДЕНИЕ
Глава 1. Система управления персоналом
1.1 Организационная структура системы управления персоналом
1.2 Делопроизводственный процесс
Глава 2. Характеристика службы кадров
2.1 Состав кадровой службы
2.2 Нормативные документы
2.3 Технические средства
Глава 3. Характеристика кадровых документов
3.1 Необходимость перестройки кадровой работы
3.2 Состав документации, используемой в управлении персоналом
Введение
Актуальность данной работы определяется тем, что в условиях рыночных отношений любая организация может достичь высоких результатов при наличии одного важного условия - она должна быть обеспечена кадрами с соответствующей подготовкой и опытом работы. Признавая в новых условиях приоритетность личности работника, следует поддержать отказ от широко применяемого в настоящее время термина «кадры» в пользу понятия «персонал», суть которого связана с представлением о трудовом процессе как совокупности взаимодействующих индивидуальностей, в котором учитываются их личные качества и интересы.
Суть перехода от традиционных форм работы с кадрами к системе управления персоналом заключается в постепенном отходе от жестких, административных методов воздействия на людей к рыночным взаимосвязям, базирующимся на экономических методах.
Теоретической основой дипломной работы являются различные книги и статьи по данному вопросу. Использованную литературу можно условно разделить на три блока.
Первый блок составляют общие работы по делопроизводству. Среди них можно назвать книгу М.Ю. Рогожина «Делопроизводство: документирование трудовой деятельности», в которой рассматриваются общие требования к подготовке основных видов документов по персоналу, а также особенности их содержания и порядка оформления. Автором учтены положения ГСДОУ, Типовой инструкции по делопроизводству и государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Материал в книге излагается в доступной форме, комплексно, с опорой на многочисленные примеры и образцы документов.
Другая книга - это книга В.М. Пустозерова «Все приказы по кадрам и сопровождающие документы». В ней собраны различные варианты приказов по кадрам с рекомендациями по их правильному составлению и заполнению. Приказы оформлены на основе постановления Госкомстата от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». В книге также приводятся документы, которые должны сопровождать приказ, чтобы он был юридически обоснован и не повлек за собой судебных споров с работником.
В книге М.И. Басакова «Документы по персоналу предприятия» рассматривается вопрос о переходе от традиционных кадровых служб предприятий и организаций к современной системе управления персоналом. Основной акцент в книге сделан на оформлении организационно-кадровой, распорядительной и информационно-справочной документации. Достаточное место уделено юридическим основам трудовых отношений работника и работодателя (предприятия, организации) от приема на работу до увольнения.
В работе была также использована книга Чуковенкова А.Ю. и Янковой В.Ф. «Правила оформления документов: Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В данной книге раскрываются положения стандарта, содержится дополнительная нормативная и справочная информация, образцы бланков, примеры оформления документов.
Второй блок источников составили различные учебные пособия по делопроизводству. В них рассмотрены вопросы развития документоведения, даны общие принципы оформления различных документов. Среди них можно выделить «Курс делопроизводства» М.В. Кирсановой и Ю.М. Аксенова, «Документационное обеспечение управления (Делопроизводство): Учебное пособие» А.В. Пшенко. Отдельно можно назвать учебные пособия, в которых рассматривается общие правила оформления кадровой документации. Это, например, такие книги как «Документационное обеспечение деятельности кадровой службы» Л.М. Вяловой и «Документация отдела кадров предприятия» А.В. Печниковой.
Третий блок источников составляют различные статьи по данной теме. Среди статей можно выделить следующие. В статье Е. Степанова «Персональные данные и их защита» рассматриваются вопросы специфики работы с конфиденциальными документами, поясняется какие сведения о работнике являются персональными. В статье А.В. Пшенко «Технология работы с конфиденциальными документами» рассматриваются понятия конфиденциальных документов и специфика работы с ними, отдельно рассмотрен вопрос отправки конфиденциальных документов. В статье Т.В. Кузнецовой «Изменения 2003 года в законодательно-правовой и нормативно-методической базе по документационному обеспечению управления» рассматриваются изменения ГОСТА Р 6.30-2003 «Требования к оформления документов», изменения ГОСТА Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением государственного герба РФ», правила и инструкции по ведению трудовых книжек, положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ и изменения в других законодательных актах. В статье Т.В. Кузнецовой «Новые правила о порядке ведения трудовых книжек» рассматривается новое постановление правительства о трудовых книжках, правила и инструкции по их заполнению, ответственность за ведение и хранение трудовых книжек. В статье Г.А. Серовой «Компьютеризация службы управления персоналом» рассматриваются вопросы, связанные с автоматизацией кадровой работы. Эти же вопросы рассматриваются в статье Ю.Г. Кирюхина и О.М. Мельниковой «Автоматизация работы с кадровой документацией». В статье Л. Дорониной «Штатное расписание» рассматриваются особенности оформления штатного расписания и внесение изменений в него. В статье Е.А. Вагиной «Ведение кадровой документации (на примере филиала РГГУ в г. Калуге)» рассматривается формирование и ведение личных дел студентов и оформление трудовых правоотношений в филиале.
Таким образом, мы можем видеть, что данная тема широко представлена в литературе, но, тем не менее, представляется очень важным ее рассмотрение на примере конкретного предприятия.
Целью данной работы является изучение и обобщение существующей практики работы с документами на примере конкретного предприятия, выяснение насколько рационально поставлено в данной организации делопроизводство. Данная цель позволила сформулировать следующие задачи дипломной работы: 1. Рассмотреть организационную структуру управления персоналом на предприятии.
2. Рассмотреть делопроизводственный процесс, включающий оформление, движение документов, контроль использования, поисково-справочную информацию и аналитическую работу.
3. Рассмотреть характеристику службы кадров.
4. Дать характеристику кадровых документов на предприятии, сравнить ее с существующей в теории.
Объектом данного исследования является документы кадровой службы, предметом данного исследования являются документы кадровой службы конкретного предприятия.
Исследования, проведенные в данной курсовой работе, могут быть использованы для улучшения работы кадровой службы на предприятии.
Методологическую основу дипломной работы составили различные ГОСТЫ и законодательные акты. Наибольшее значение для дипломной работы имел Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст). В работе были также использованы Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225 «О трудовых книжках», Постановления Госкомстата РФ от 5.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».
Цели и задачи работы определили ее структуру. Работа состоит из введения, 3-х глав, заключения и списка использованной литературы. Последовательность глав обусловлена логическим развитием темы. Во Введении сформулированы цели, задачи, объект и предмет, методы исследования. В 1-ой главе раскрываются особенности системы управления персоналом. Во 2-ой главе дается характеристика кадровой службы. В 3-ей главе дается характеристика кадровых документов, используемых на предприятии. Заключение содержит обобщение и выводы дипломной работы.
Список литературы
При подготовке кадровой документации, и прежде всего приказов по личному составу, необходимо руководствоваться статьями Трудового кодекса Российской Федерации в редакции от в ред. от 30 декабря 2006 г. с последующими изменениями и дополнениями. Важно подчеркнуть, что ТК РФ прямо указывает на необходимость документирования трудовых правоотношений: трудовой договор заключается в письменной форме (ст. 67); прием на работу оформляется приказом (распоряжением) администрации предприятия и объявляется работнику под расписку (ст. 68); на всех работников ведутся трудовые книжки (ст. 66); администрация обязана выдавать работникам по их просьбе справку о работе на данном предприятии (ст. 62) и т.д.
Действующие подзаконные акты регламентируют работу с конкретными видами кадровых документов. Так, оформление, учет и ведение трудовых книжек работников описаны в Правилах ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей в редакции от ред. от 6 февраля 2004 г. (Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225). В дальнейшем в Правила вносились изменения и дополнения, касавшиеся порядка ведения трудовых книжек индивидуальными предпринимателями; порядка исправления ошибок, допущенных при заполнении трудовых книжек; об отражении в бухгалтерском учете операций, связанных с приобретением трудовых книжек.
При подготовке организационно-распорядительных документов необходимо руководствоваться требованиями государственного стандарта на данную систему документации - ГОСТ Р 6.30-2003. Стандарт на оформление организационно-распорядительной документации (ОРД) устанавливает состав и правила оформления отдельных реквизитов ОРД, требования к бланкам и текстам документов, а также требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств.
Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе: а) иных государственных стандартов;
б) отраслевых стандартов РФ;
в) международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.
Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Р6.30-2003.
Начнем с краткой характеристики данного документа. Прежде всего, уточним, что указанный стандарт введен в действие взамен прежнего ГОСТ Р6.30-97 (с изменениями от 2000 г.), унаследовав от последнего не только структуру (за исключением раздела 5), но и большинство положений. В то же время ГОСТ Р6.30-2003 несколько иначе трактует требования к оформлению управленческих документов.
Во-первых, разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 устанавливается измененный состав реквизитов документа. Отметим в этой связи, что общее число реквизитов документа составляет теперь 30 (а не 29, как это было предусмотрено ГОСТ Р6.30-97). Один реквизит (гриф ограничения доступа к документу) исключен, но одновременно в состав реквизитов добавлено два новых: основной государственный регистрационный номер (далее - ОГРН) (реквизит 05) и идентификационный номер налогоплательщика/код постановки на учет (далее - ИНН/КПП) (реквизит 06).
Во-вторых, из содержания ГОСТ Р6.30-2003 устранены положения, касающиеся регламентации отдельных вопросов оформления документов. Так, из раздела 3 выведены пункты, затрагивающие правовое регулирование подписания и датирования документов, хотя сами реквизиты "Подпись документа" и "Дата документа" сохранены, по сути, в неизменном виде.
В-третьих, новый ГОСТ имеет существенное структурное отличие от своего предшественника: из документа изъят раздел 5 «Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации».
Кроме того, из текста нового ГОСТА исключены положения, регламентировавшие порядок изготовления гербовых бланков.
В-четвертых, ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отдельных реквизитов. К примеру, в соответствии с пп. 3.11 при оформлении даты документа словесно-цифровым способом необходимо проставлять ноль для дней месяца, состоящих из одной цифры (т.е. с первого по девятое число). Подпункт 3.21 ГОСТ Р6.30-2003 уточняет порядок оформления отметки о приложении к распорядительному документу, последняя согласно обновленным требованиям может теперь центрироваться относительно самой длинной строки отметки (как, впрочем, и некоторые другие элементы реквизитов).
Некоторые менее значительные изменения внесены и в текст пп. 3.25, 3.26, в соответствии с которыми определяется порядок использования оттиска печати при заверении подлинности документов и соответствия копии документа его подлиннику.
В-пятых, изменен порядок применения требований ГОСТ Р6.30-2003, что весьма существенно с правовой точки зрения. Требования нового стандарта являются рекомендуемыми, но это не означает, что теперь оформлять управленческие документы можно, сообразуясь с собственным толкованием соответствующих требований.
С другой стороны, требования нового ГОСТА распространяются не на все документы, а лишь на отнесенные к организационно-распорядительной документации, предусмотренной УСОРД (см. ОКУД, класс 0200000) и находящейся в обиходе как государственных, так и негосударственных организаций (предприятий, учреждений и пр.).
В соответствии с разделом 2 ГОСТ Р6.30-2003 в состав реквизитов (реквизит - от лат. requisitum, т.е. требуемое, необходимое) документа входят следующие элементы.
Всего государственным стандартом установлено 30 реквизитов: 01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер предприятия;
06 - индивидуальный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - сведения об адресате;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о постановке документа на контроль;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложений;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати организации;
26 - отметка о заверении копии документа;
27 - отметка об исполнителе документа;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организации;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Указания ГОСТА Р6.30-2003 по оформлению ОРД дополняются рекомендациями общегосударственной инструкции по ведению делопроизводства - Государственной системы документационного обеспечения управления, включающей две составные части: общие требования к документам и службам документационного обеспечения и альбом с образцами форм основных ОРД.
Помимо нормативно-методических документов по вопросам составления и оформления кадровой документации специалисты-практики должны учитывать требования действующих нормативов по систематизации, хранению и подготовке к сдаче в архив документов кадровой службы. В Основных правилах работы ведомственных архивов излагается порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации, проведения экспертизы ценности документов, оформления дел и передачи их на архивное хранение.
Важной составной частью предархивной обработки документов является оформление обложек дел постоянного и длительного сроков хранения, требования к которым изложены в ГОСТ 17914-72.
Нормативно-справочным пособием при определении сроков хранения документов кадровой службы является Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения.
Законодательные акты и нормативно-методические документы по ведению кадрового делопроизводства должны учитываться специалистами кадровых служб организаций и предприятий всех форм собственности.
Стиль и содержание работы сотрудников традиционных отделов кадров российских организаций оговорен нормативным документом «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты», принятым постановлением Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1. Задача на первых порах состоит в том, чтобы полностью освоить эти требования, а затем привести данные характеристики в соответствие с современными условиями и реализовать их.
Методическое обеспечение Системы управления кадрами ФГУП "Химпромтрест" составляют следующие документы: - Трудовой кодекс Российской Федерации;
- Коллективный договор ФГУП "Химпромтрест" (принимается на конференции работников треста);
- Устав Федерального государственного унитарного предприятия "Химпромтрест", утв. Распоряжением Министерства РФ по химической промышленности от 10.09.2001 г.;
- Правила внутреннего трудового распорядка для работников ФГУП "Химпромтрест";
- Инструкция о порядке оформления и учета кадров в системе Министерства. ДСП. экз. № 000769, утв. приказом по Министерству 20.04.1977 г. № 198;
- Концепция кадровой политики ФГУП "Химпромтрест", утв. 17.07.2002 г. № 12-07/1332;