Проблема ведения деловых совещаний как ключевая для достижения организационной эффективности и побуждения людей к достижению общих целей. Деловое общение в процессе проведения собраний и совещаний. Подготовка к собранию, его ход и анализ после завершения.
Аннотация к работе
Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т.п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.Важным аспектом управления предприятием является проведение собраний и совещаний, в процессе которых осуществляется деловое общение. Необходимо всегда четко определить для себя цель и частоту проведения совещаний, их особенности.Подготовьте повестку дня, т.е. перечень вопросов, которые должны быть решены на собрании (совещании). Эти вопросы могут относиться как к выполнению ранее принятых решений, так и к новым проблемам, которые возникли с момента предыдущего собрания (совещания). На совещание приглашаются только те сотрудники, в компетенции которых решение возникших проблем. Учтите, что идеальная длительность проведения собраний (совещаний) - не больше полутора часов. Повестка должна быть на руках у сотрудников за несколько дней до собрания (совещания), чтобы они могли подготовиться к собранию (совещанию).Следите за временем, чтобы соблюдался регламент, так как развернувшаяся дискуссия может его нарушить. Нужно тактично сдерживать энергию лиц, привыкших владеть инициативой в силу своего характера, предоставляя менее активным участникам возможность выступить раньше. Периодически проверяйте, готова ли группа принять решение. Важно, чтобы люди ушли с собрания (совещания) с ясным пониманием того, какими должны быть следующие шаги. Если по каким-то причинам помощника руководителя или референта не оказалось на собрании, то не следует просить какого-либо сотрудника вести протоколы собраний группы, в которых он выступает как участник.Проанализируйте ход прошедшего собрания (совещания). Нужно обдумать, выполнило ли собрание (совещание) свои задачи и упрочилась ли после него сплоченность группы. Подготовьте и распространите резюме с итогами собрания (совещания). Запись сведений о том, что было согласовано, какие были решены вопросы и какие следует предпринять следующие шаги, должна напомнить членам группы о работе, которую им предстоит сделать. Если во время собрания (совещания) произошли горячие дебаты, вполне вероятно, что между некоторыми членами группы испортились отношения и они покинули собрание расстроенными или обиженными.Секретарь фиксирует в протоколе наиболее важные моменты: основные положения, высказанные ораторами, достижение цели совещания, принятые решения, их исполнителей и сроки выполнения. Если заседание продолжалось несколько дней, то дата протокола включает даты его начала и окончания (а не дату подписания протокола, который может оформляться через несколько дней после окончания самого мероприятия). Протоколы нумеруют в пределах календарного года, поэтому номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Место составления документа важно указывать в том случае, когда его затруднительно определить по наименованию организации, а также в тех случаях, когда заседание проводится в другом населенном пункте, а не там, где располагается организация - автор документа. Следует иметь в виду, что в протоколе председатель - должностное лицо, проводящее совещание, его должность по штатному расписанию в тексте не указывается.Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на основные положения подготовки и проведения деловых совещаний. В предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных проблем. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения. Для этого руководителю необходимо: оставаться на нейтральных позициях; постоянно поддерживать разговор; немедленно принимать меры к устранению напряжения, обусловленного эмоциями; выслушивать всех оппонентов и стремиться найти точки соприкосновения интересов; нетерпимо относится к отклонениям от темы; чаще подводить промежуточные итоги, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они к цели; экономить время.
План
Оглавление
Введение
1. Проведение деловых совещаний
1.1 Перед собранием
1.2 В течение собрания
1.3 После собрания
2. Протокол совещания
Заключение
Список использованных источников
Введение
Различные исследования показывают, что от 50 до 90% рабочего времени современный руководитель тратит на обмен информацией, происходящий в процессе совещаний, собраний, встреч, бесед, переговоров и т.п. И это жизненная необходимость, поскольку информация сегодня превратилась в важнейший ресурс социально-экономического, технического, технологического развития любой формы или организации. В таких условиях обладание информацией означает обладание реальной властью, нехватка которой дезориентирует любую хозяйственную деятельность.
Всем известен тот факт, который является законом, что при проведении любых дипломатических процедур главным является переговорный процесс. Не исключение экономика и бизнес. Для заключения любой сделки так же необходимы переговоры. Умение общаться с деловыми партнерами и убедить их согласиться или не согласиться с какими-либо условиями контракта, может в значительной степени повлиять на уровень прибыли, да и на успех бизнеса в целом.
С другой стороны умение убедить своих подчиненных или опровергнуть их неправильные действия так же является очень важным фактором.
Проблемы ведения деловых совещаний являются ключевыми для достижения организационной эффективности и побуждение людей к достижению общих целей. Предела совершенствованию технологии ведения деловых совещаний нет.
Вывод
Подводя итог вышесказанному, хотелось бы еще раз обратить внимание на основные положения подготовки и проведения деловых совещаний.
В предпринимательской практике широко распространены особые формы ведения деловых разговоров - деловые совещания, которые представляют собой способ открытого коллективного обсуждения тех или иных проблем.
Если такое совещание признается целесообразным, оно тщательно готовится. В наиболее общем виде подготовка к проведению совещания включает следующие действия: определение тематики, формирование повестки дня, определение задач совещания и его общей продолжительности, даты и времени начала, состава участников, примерного регламента работы; подготовка руководителя, подготовка доклада и проекта решения, предварительная подготовка участников и помещения. В процессе делового совещания очень важно контролировать его ход.
Для этого руководителю необходимо: оставаться на нейтральных позициях; постоянно поддерживать разговор; немедленно принимать меры к устранению напряжения, обусловленного эмоциями; выслушивать всех оппонентов и стремиться найти точки соприкосновения интересов; нетерпимо относится к отклонениям от темы; чаще подводить промежуточные итоги, чтобы продемонстрировать участникам, как близки они к цели; экономить время.
Проводя совещание, следует соблюдать общие правила ведения спора: четко разграничивать, по каким вопросам спорить можно и от обсуждения каких лучше отказаться;
стараться так возражать, чтобы не вызвать неприязни и раздражения собеседника;
не допускать превращения делового спора в выяснение личных отношений;
не вводить собеседника в замешательство в присутствии других, демонстрируя его некомпетентность;
проигрывать и побеждать достойно.
Как видим, совещание - процесс сложный и при его проведении необходимо учитывать огромное количество психологических закономерностей и правил.
Список литературы
1. Виноградов С.И. Культура русской речи: Учебник для вузов. / С.И. Виноградов. Под ред. проф.Л.К. Граудиной, проф.Е.Н. Ширяева. - М.: Изд. группа НОРМА-ИНФРА М, 2009. - 560 с.
2. Колтунова М.В. Язык делового общения / М.В. Колтунова. - Изд-во: Экон. литература. - М., 2007. - 288 с.
3. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие / Ф.А. Кузин. - М.: Ось-89, 2002. - 320 с.