Прием, обработка, предварительное рассмотрение, распределение и регистрация документов. Формирование документального фонда общеобразовательной школы в МБОУ ООШ д. Ишимово: номенклатура, формирование и оформление дел; их подготовка для передачи в архив.
Аннотация к работе
В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы общеобразовательных школах, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов.Ишимово муниципального района Мишкинский район РБИшимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан) была открыта в 1954 году, как семилетняя школа. Школа имеет филиал НООШ д. В школе имеются кабинет начальных классов, кабинет русского, марийского, башкирского языков, кабинеты биологии и химии с лаборантским, информатики, истории и географии, математики, спортивный зал, мастерская, столовая, библиотека, спортивная площадка. Школа занимает передовые позиции в краеведении, ориентировании, туризме, успешно выступает на конкурсах и олимпиадах по технологии. Управление школой осуществляется в соответствии с Законом Российской Федерации "Об образовании в Российской Федерации" и "Типовым положением об общеобразовательном учреждении в Российской Федерации" на принципах демократии, гуманизма, общедоступности, приоритета общечеловеческих ценностей, жизни и здоровья человека, гражданственности, свободного развития личности, автономности и светского характера образования.Управление школой осуществляется на основе сочетания принципов самоуправления коллектива и единоначалия. На втором уровне структуры (по содержанию - это тоже уровень стратегического управления) функционируют традиционные субъекты управления: Совет школы, педагогический совет, родительский комитет, Общее собрание трудового коллектива, профсоюзный орган. По содержанию - это тоже уровень оперативного управления, но изза особой специфичности субъектов, этот уровень скорее можно назвать уровнем "соуправления". Поэтому документационно-информационное обеспечение управления (делопроизводство) любой фирмы, учреждения, организации рассматривается сегодня как важнейшая обслуживающая функция управления. Ишимово изучались на основе анализа документов, регламентирующих деятельность службы делопроизводства и принятую технологию работы с документами.Поэтому возникла возможность создания систем документации, отражающих определенный вид деятельности (например, бухгалтерская, финансовая, юридическая, медицинская и т.д.), а затем - необходимость их стандартизации и унификации. В связи с этим любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня, он входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Согласно ГОСТ Р 51141-98, "система документации" называется "совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению". Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения. К последним относятся документы, созданные человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.Среди всех видов документации главную роль в управлении играют организационно-распорядительные документы - документы, в которых фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, предприятий, организаций и должностных лиц. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, учредительный договор, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламент, структура и штатная численность, штатное расписание, инструкции по определенным направлениям деятельности. Если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого
План
Оглавление
Введение
Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ Д. Ишимово МР Мишкинский район РБ
1.1 История, современные цели и задачи общеобразовательной школы
1.2 Структура общеобразовательной школы. Организация делопроизводственного обслуживания
Глава 2. Документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы
2.1 Системы документации, применяемые в деятельности общеобразовательной школы
2.2 Составление и оформление управленческих документов
Глава 3. Организация документооборота
3.1 Прием, первичная обработка, предварительное рассмотрение и распределение документов
3.2 Регистрация документов. Организация информационно-справочной работы и контроля за исполнением документов
Глава 4. Формирование документального фонда общеобразовательной школы
4.1 Номенклатура дел
4.2 Формирование и оформление дел
4.3 Подготовка дел для передачи в архив
Глава 5. Пути совершенствования делопроизводства в МБОУ ООШ д. Ишимово
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Таким образом, актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы формирования, оформления и хранения дел в общеобразовательных школах. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы общеобразовательных школах, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Научное значение работы заключается в том, что работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Практическое значение работы заключается в том, что принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других - с помощью средств механизации, в-третьих - эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами. К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации. Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб. Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.
Историография проблемы. Вопросы, имеющие отношение к данной проблеме, освещены в ряде работ, которые можно условно разделить на два направления. Первое направление представлено трудами, посвященными осмыслению теоретических и практических аспектов документационного обеспечения управления, определению их ключевых понятий. Это работы К.Г. Митяева, Я.З. Лившица, В.А. Цикулина, Т.В. Кузнецовой, А.Н. Соковой, М.В. Ларина, В.С. Мингалева, В.М. Магидова, А.В. Пшенко, И.Л. Бачило, В.Д. Банасюкевича, А.С. Красавина, М.П. Илюшенко, В.И. Андреевой, В.Ф. Янковой, С.Л. Кузнецова и др.).
Принципиальное значение для разработки темы исследования имеют работы К.Г. Митяева, который первым предложил термин "документоведение" и внес большой теоретический и практический вклад в становление документоведения как научной дисциплины.
К.Г. Митяев впервые систематически изложил историю делопроизводства в дореволюционной России и СССР, выделив основные периоды его развития, специфику различных типов делопроизводства, показав взаимосвязь делопроизводства с соответствующими системами построения государственного аппарата, взаимообусловленность развития делопроизводства и архивного дела. Последующие учебные пособия Историко-архивного института в основном лишь увеличили объем излагаемого материала по истории делопроизводства, расширив хронологические рамки охватываемого периода.
Вместе с тем в 70-80-е годы появились учебные пособия Т.В. Кузнецовой, Я.З. Лившица, М.П. Илюшенко и других ученых, которые развивают документоведение как научную дисциплину и отражают вопросы терминологии документа и систем документации, функции документа и их развитие, роль документации в процессах управления, ставят основополагающие для документоведения вопросы документообразования, рассматривают проблемы влияния электронно-вычислительной техники на документационное обеспечение управления.
Нельзя не отметить работу ученых ВНИИДАД, которые с момента создания института в 1966 г. последовательно решали проблемы документоведения, организации делопроизводства и документационного обеспечения управления, автоматизации работы с документами. Существенный вклад в исследование основных категорий документоведения внесли А.С. Малити-ков, В.Д. Банаскжевич, К.И. Рудельсон и другие ученые.
Сейчас наблюдается тенденция к постепенному восстановлению нарушенного баланса и усилению теоретических исследований в области документационного обеспечения управления. Многие современные публикации профильных журналов, сборников научных конференций направлены на решение актуальных проблем работы с документами в современных условиях, защиты документированной информации, терминологии, истории делопроизводства, правового обеспечения документирования деятельности управленческого аппарата, влияния новых информационных технологий на организацию документооборота и документирование, проблем электронных документов. Несмотря на большую ценность, эти работы освещают лишь отдельные аспекты управления документацией и могут служить добротным исследовательским материалом для последующей аналитико-синтетической переработки.
Второе направление исследований представлено работами по проблемам управления образованием в целом, в том числе и по вопросам документационного и информационного обеспечения управления образованием Российской Федерации. Теоретические предпосылки управления образовательными системами в условиях их реформирования рассматривает А.В.Ефремов, Г.А. Балыхин раскрывает экономические методы управления образованием.
Такие исследователи как М.Л. Агранович, А.В. Полетаев и А.В. Фатеева рассматривают вопросы состава и сбора информации, подготовки документов по разработке макетов для ежегодных публичных докладов о состоянии и результатах деятельности системы образования на федеральном, региональном и субрегиональном уровнях, и отчетов общеобразовательных учреждений.
Цель исследования - изучить процесс организации делопроизводства в общеобразовательной школе на примере муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район РБ.
Объект исследования - муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение основная общеобразовательная школа д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.
Предмет исследования - организация делопроизводства в общеобразовательной школе.
Исходя из цели объекта и предмета исследования, в выпускной квалификационной работе поставлены и решены следующие основные задачи: Охарактеризовать деятельность МБОУ ООШ д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.
Рассмотреть документирование управленческой деятельности общеобразовательной школы.
Изучить организацию документооборота.
Рассмотреть формирование документального фонда общеобразовательной школы.
Предложить пути совершенствования делопроизводства в общеобразовательной школе.
Хронологические рамки охватывают 2012 -2013 учебный год.
Для раскрытия темы привлечены следующие источники: нормативно-правовые акты федеральных органов власти по вопросам архивного дела, управления документацией, делопроизводства.
Системообразующим актом в этой области является Федеральный Закон от 27 июля 2006 г. №149 (в ред. от 02.07.2013 N 187-ФЗ)
"Об информации, информационных технологиях и защите информации".
Он заменил Федеральный закон от 20.02.1995 №24 - ФЗ "Об информации, информатизации и защите информации" - содержит базовые понятия информации, документа и устанавливает правовой режим создания. Хранения, использования информации, порядок ее документирования и доступа к ней. Закон регулирует отношения, возникающие при: 1) осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;
2) применении информационных технологий;
3) обеспечение защиты информации.
Федеральный закон от 10.01.2002 №1 - ФЗ "Об электронно-цифровой подписи".
Устанавливает основы придания юридического значения электронным документам. Он определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи в процессах обмена электронными документами, при соблюдении которых электронная цифровая подпись (ЭЦП) признается юридически равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125 - ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".
Регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства. При этом закон устанавливает, что архив это учреждение или структурное подразделение организации. Владельцем архивных документов может быть государственный орган, орган местного самоуправления, либо юридическое или физическое лицо, осуществляющее владение и пользование архивными документами и реализующие полномочия по распоряжению ими в пределах, установленных законом или договором.
Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ (ред. от 25.11.2013) "Об образовании в Российской Федерации" (с изм. и доп., вступ. в силу с 01.01.2014).
Предметом регулирования настоящего Федерального закона являются общественные отношения, возникающие в сфере образования в связи с реализацией права на образование, обеспечением государственных гарантий прав и свобод человека в сфере образования и созданием условий для реализации права на образование.
Федеральный закон устанавливает правовые, организационные и экономические основы образования в Российской Федерации, основные принципы государственной политики Российской Федерации в сфере образования, общие правила функционирования системы образования и осуществления образовательной деятельности, определяет правовое положение участников отношений в сфере образования.
ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения от 27.02.1998 №28.
Стандарт устанавливает современное толкование терминов по делопроизводству и архивному делу. Термины, установленные настоящим стандартом. Обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу. Из данного ГОСТА использованы определения понятий "система документаций", "документооборот", "регистрация", "номенклатура дел", "формирование дел", "экспертиза ценности документов" .
ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" (введен в действие с 1 июля 2003 года).
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации(УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др.
Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. №477.
Правила вступили в силу с даты их утверждения. Настоящие правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения от 25.08.2010 №558.- устанавливает сроки хранения документов.
На основе данного Перечня разрабатываются отраслевые инструкции по делопроизводству и инструкции предприятия. Данный перечень является определителем для работы делопроизводителей в определении срока хранения документов.
Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти от 23.12.2009 г. №76. разработаны в целях оптимизации процедуры и порядка разработки федеральными органами исполнительной власти инструкций по делопроизводству, определения их структуры и содержания. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.
Письмо Минобразования РФ от 20 декабря 2000 г. N 03-51/64 о "Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях".
В целях рациональной организации документационного обеспечения в общеобразовательных учреждениях системы образования Министерством образования Российской Федерации подготовлены и согласованы с Федеральной архивной службой России " Методические рекомендации по работе с документами в общеобразовательных учреждениях". Руководителям образовательных учреждений, территориальных, муниципальных и региональных органов управления образованием рекомендуется использовать данные методические рекомендации в работе по делопроизводству.
Основными неопубликованными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы муниципального бюджетного общеобразовательного учреждения основной общеобразовательной школы д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан": устав, должностные инструкции работников, номенклатура дел, книги приказов и многие другие материалы. Наряду с документационными материалами источником послужили личные наблюдения.
Для изучения данной темы используется следующая литература: Анодина Н.Н. Документооборот в организации: Практическое пособие. М., 2007. - 125 с.
Излагаются общие требования к подготовке документов. Рассматриваются особенности составления и оформления основных видов документов. Охарактеризованы все аспекты работы с документами, в том числе систематизация и обеспечение их сохранности. Освещена роль секретаря в системе управления.
Гареев И.С. Организация и технология документационного обеспечения управления: Учебное пособие. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. - 98 с.
В учебном пособии на основе изучения и обобщения существующей практики работы с документами и в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам делопроизводства рассмотрены вопросы теории и практики документационного обеспечения управления.
Гареев И.С., Гареева М.П. Документоведение: Курс лекций. Ч.2. Для студентов ІІКУРСА дневного и заочного отделения. Бирск: Бирская гос. соц.-пед. академия, 2010. -60 с.
Учебное пособие включает конспекты лекций по теории документоведения применительно к системе организационно-распорядительной документации.
Дик Н.Ф. Делопроизводство и локальные акты в школе и лицее. Книга современного руководителя. -М.: ФЕНИКС, 2008. - 320 с.
В книге раскрыты ответы на основные проблемы управленческой деятельности, возникающие в связи с изменениями и дополнениями в Трудовой кодекс РФ в условиях реализации приоритетного национального проекта "Образование": новый порядок оформления локальных правовых актов, разработка должностных инструкций педагогических работников, основных приказов по школе и современные требования к делопроизводству в общеобразовательном учреждении. Особый интерес вызовут различные варианты разработки положений о структурных подразделениях школы, практические советы по оформлению должностных инструкций участников образовательного процесса; современные требования к оформлению и формы приказов по школе; формы различных договоров и актов; рекомендации по грамотному ведению делопроизводства в школе, основанные на ныне действующих государственных стандартах и инструкциях.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). М., 2007.- 320 с.
В книге рассматриваются вопросы составления, оформления документов на основании новых ГОСТОВ, а также организация работы службы делопроизводства. В специальные главы книги выделено составление и оформление наиболее часто встречаемых в управленческой деятельности видов организационно-распорядительных документов, движение документа и его обработка с момента получения и до отправки, порядок текущего хранения документов, проведение экспертизы ценности документов и их уничтожения.
Ларьков Николай Семенович. Документоведение : Учебное пособие / Н.С. Ларьков .- М. : АСТ : Восток-Запад, 2006 . - 427 с.
В учебном пособии доктора исторических наук, заведующего кафедрой истории и документоведения Томского государственного университета Н.С.Ларькова рассматриваются теоретические вопросы документоведения: происхождение и сущность документа; функции, свойства, признаки, структура документированной информации; классификация документов; способы и средства документирования, материальные носители документированной информации; документная коммуникация и др. Освещаются также практические вопросы, связанные с созданием и функционированием документов. Для студентов, обучающихся по специальности "Документоведение и документационное обеспечение управления"; может быть использовано также студентами факультетов государственного и муниципального управления, экономических, юридических, исторических факультетов и вузов, институтов культуры и всеми, кто занимается работой с документами.
Охотников А.В., Булавина Е.А. Документоведение и делопроизводство: Учебное пособие. М., 2005. - 304 с.
В учебном пособии изложены основные теоретические основы документоведения. Документ рассматривается в контексте исторического развития, в его видах и функциях. Приводятся современные технологии делопроизводства. Пособие рекомендовано студентам при изучении дисциплин "Документоведение и делопроизводство", "Делопроизводство и его автоматизация", "Документационное обеспечение управления", "Делопроизводство и деловая корреспонденция".
Сологуб О.П. Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов: Учебное пособие. М., 2007. - 187 с.
Предлагаемое учебное пособие представляет собой систему теоретических сведений и практических заданий по составлению, редактированию и последующей обработке документов. В конце каждой лекции содержатся вопросы и задания на повторение пройденного материала, а также приводятся образцы документов.
Работа состоит из Введения, 5 глав: Глава 1. Характеристика деятельности МБОУ ООШ д. Ишимово муниципального района Мишкинский район Республики Башкортостан.