База данных по всем занимающимся студентам, электронный журнал посещаемости и успеваемости, средства подсчета статистики и подготовки документов. Ввод из журнала оценок и посещаемости студентов, составление ведомостей. Формирование табеля успеваемости.
Аннотация к работе
· Имеется руководство пользователя и помощь. база студент посещаемость программа Для ввода информации используется два способа: - с помощью формы - благодаря созданному запросу на добавление данных в таблицу пользователь может внести данные о новом учащемся в базу. с помощью прямого занесения данных в таблицу - пользователь должен открыть таблицу и внести все необходимые данные. отчет - отчет выводится в 2 видах: отчет на печать и отчет в файл (пользователь может выбрать любой из форматов отчета). В MS Access существует возможность вывода на печать любого объекта - таблицы, формы, но объект Отчет - предназначенный специально для печати данныхЦелью данной курсовой работы является создание программы по учету успеваемости и посещаемости учащихся ГГАЭК. Данная программа предназначена для использования в ГГАЭК, для учета успеваемости и посещаемости учащихся, а также для контроля над пропусками занятий без уважительной причины. «Учет успеваемости и посещаемости учащихся ГГАЭК» по-другому можно назвать «Электронный журнал», потому что каждый из преподавателей может им пользоваться.
Введение
Программа «Учет успеваемости и посещаемости учащихся ГГАЭК» предназначена для отражения результатов учебного процесса в колледже.
Одной из проблем организации учебного процесса студентов является контроль над посещаемостью занятий и текущей успеваемостью. В этом плане контроль с использованием информационных технологий позволит оптимизировать организацию учебного процесса и создаст условия для эффективного проведения занятий.
«Учет успеваемости и посещаемости учащихся ГГАЭК» содержит в себе: базу данных по всем занимающимся студентам, электронный журнал посещаемости и успеваемости, средства подсчета статистики и подготовки документов. Студенты заносятся в БД и прикрепляются к определенной группе. Для каждого студента можно указать дополнительную информацию (сведения о родителях, адрес, занятости к кружках и т.д.).
Программа позволяет составлять итоговые отчеты по успеваемости и посещаемости. Для этого в программу встроен удобный генератор отчетов.
Данное ПО может намного облегчить учебный процесс и сэкономить рабочее и свободное время, как преподавателей, так и студентов.
Администрация образовательного заведения может также легко следить за учебным процессом группы, легко и быстро получать семестровый отчет о посещаемости и успеваемости.
Возможности программы: · Ввод из журнала оценок и посещаемости студентов, составление ведомостей.
· Автоматическое составление отчетов по успеваемости и посещаемости.
· Формирование табеля успеваемости.
· Составление сводной ведомости.
· Наглядное представление качественной успеваемости по группам в виде диаграмм.
Преимущества: · Программа удобна в работе, легка в освоении.
· Имеется отмена и возврат последних действий.
· Стандартный интерфейс Windows.
· Имеется руководство пользователя и помощь. база студент посещаемость программа
1. Анализ задачи
1.1 Описание предметной области
В настоящее время компьютер - это вещь, без которой тяжело представить работу любого человека, но до сих пор многие учебные заведения производят подсчеты посещаемости и успеваемости учащихся вручную, то есть от руки. Данная программа разработана в помощь учебным заведениям с целью экономии времени для преподавателей.
В данной программе для облегчения работы преподавателей созданы запросы, которые автоматически высчитывают средний балл за месяц, семестр и посещаемость за месяц и семестр.
Программное приложение предполагается использовать ежедневно, чтобы отражать текущие оценки и пропуски учащихся.
Программа имеет аналоги, но функции, которые разработаны в этой версии, специфичны именно для УО ГГАЭК.
Для ввода информации используется два способа: - с помощью формы - благодаря созданному запросу на добавление данных в таблицу пользователь может внести данные о новом учащемся в базу.
- с помощью прямого занесения данных в таблицу - пользователь должен открыть таблицу и внести все необходимые данные.
Для вывода информации используется 3 способа: - таблицы;
- формы - показывают информацию в читаемом и удобном виде для пользователя;
- отчет - отчет выводится в 2 видах: отчет на печать и отчет в файл (пользователь может выбрать любой из форматов отчета).
Постоянная информация представлена в виде справочной системы, которая хранится в файле и вызывается в программу с помощью гиперссылки. Справочная система представляет собой краткое руководство пользователя в котором прописан каждый шаг работы программы.
1.2 Инструменты разработки
БД MS Access - это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.
Элементы БД Access: Таблица - это основной объект базы данных, в котором хранятся все данные, имеющиеся в базе, а также структура базы (поля, их типы, свойства).
Запрос - позволяют выбирать данные из одной или нескольких связанных таблиц.
Форма - это объект, предназначенный для ввода и отображения данных в более удобном виде. Форма может содержать элементы управления и внедренные объекты - рисунки, графики.
Отчет - это объект, предназначенный для печати данных. В Access можно не только красиво оформить отчет, но и обработать данные с помощью языка программирования Access VBA.
Макрос - это набор из одной или нескольких макрокоманд (иногда говорят просто - команд), выполняющих определенные операции (открытие форм, печать отчетов и т.д.
Модули - прописаны на VBA, используются для описания процедур обработки событий: нажатие кнопки, настройка меню, панелей инструментов и т.д.
Таблица является основным структурным элементом БД. В ней хранятся все необходимые сведения.
Для вывода данных удобно использовать такое свойство, как формат поля, а при вводе данных можно вводить маску ввода.
Очень важно при разработке базы данных правильно определить тип данных.
С помощью запросов можно получить любые интересующие вас ответы, изменить данные в таблицах, а также удалить ненужные записи, обновить, добавить в таблицу нужные записи.
Для работы в базе данных обычно создают формы для ввода просмотра данных. Формы могут содержать элементы управления.
Формы позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения ввода и редактирования данных можно использовать таблицы, формы предоставляют преимущества для предоставления данных в упорядоченном и привлекательном виде. Правильно разработанная форма ускоряет процесс ввода данных и минимизирует ошибки.
В MS Access существует возможность вывода на печать любого объекта - таблицы, формы, но объект Отчет - предназначенный специально для печати данных
Макрос - это последовательность макрокоманд, которая запускается в автоматическом режиме.
Созданный макрос можно связать с кнопкой или пунктом меню.
С помощью построителя выражений можно указать условие выполнения макроса.
Для работы с данной БД необходим MS Access не ниже 2003. Занимаемый объем: 10 Мб.
Работа в сети не предусмотрена, так как не во всех кабинетах преподавателей есть персональные компьютеры. Электронный вариант журнала будет заполняется руководством.
Однако, если будет создана единая сеть колледжа, тогда данную программу можно будет использовать на всех компьютерах преподавателей, с возможностью корректировки данных.
Программа должна обеспечивать стабильное выполнение операций по обслуживанию базы данных, корректный ввод и вывод данных. Для исключения возможности неверной работоспособности программы или отказа работы следует соблюдать следующие правила: - хранение данных в таблицах должно обеспечиваться за счет указания правильного указания типов данных заносимых и хранимых в таблицах. При повреждении этих данных, пользователь должен быть проинформирован, так как неправильные данные будут удалены из базы;
- при создании таблиц, программист указывает тип данных. При неправильном вводе данных, пользователь должен быть проинформирован соответствующим сообщением.
Контроль периода выполнения программы заключается в отслеживании программных ошибок в ходе выполнения программы и ее соответствующая реакция. При возможности продолжения работы после сбоя работа должна быть продолжена с уведомлением пользователя о характере ошибки. При полном отказе системы пользователь также должен быть по возможности уведомлен.
2. Проектирование задачи
2.1 Концептуальное проектирование
Концептуальное проектирование - это создание концептуальной модели взаимодействия пользователей с продуктом через его интерфейс. Модель включает в себя описание концепции взаимодействия пользователей с продуктом и черновой макет основных экранов интерфейса (их схематичное изображение, показывающее все возможности пользователя выполнить определенные действия и получить определенную информацию).
Концептуальную модель предметной области можно представить в виде DFD-диаграммы, которая отражает функциональные зависимости значений, вычисляемых в системе, включая входные значения, выходные значения и внутренние хранилища данных. DFD-диаграмма - это граф, на котором показано движение значений данных от их источников через преобразующие их процессы к их потребителям в других объектах.
DFD-диаграмма содержит следующие элементы: § процессы, которые преобразуют данные. Процессы изображается в виде эллипса, внутри которого помещается имя процесса; каждый процесс имеет фиксированное число входных и выходных данных, изображаемых стрелками;
§ потоки данных, которые переносят данные. Поток данных соединяет выход объекта (или процесса) со входом другого объекта (или процесса). Он представляет промежуточные данные вычислений. Поток данных изображается в виде стрелки между производителем и потребителем данных, помеченной именами соответствующих данных;
§ активные объекты, которые производят и потребляют данные. Активным называется объект, который обеспечивает движение данных, поставляя или потребляя их. Активные объекты обозначаются прямоугольниками.
§ хранилища данных, которые пассивно хранят данные. Хранилище данных допускает доступ к хранимым в нем данным в порядке, отличном от того, в котором они были туда помещены.
По итогу анализа организации учета успеваемости и посещаемости учащихся колледжа можно условно выделить процессы, потоки данных, активные объекты и хранилища данных для данной предметной области.
Активным объектом может являться преподаватель, который может вести записи в журнале, составлять ведомости посещаемости и успеваемости учащихся, передавать его другим преподавателям.
2.2 Логическая модель данных
Одно из важнейших достоинств реляционных баз данных состоит в том, что можно хранить логически сгруппированные данные в разных таблицах и задавать связи между ними, объединяя их в единую базу. Такая организация данных позволяет уменьшить избыточность хранимых данных, упрощает их ввод и организацию запросов и отчетов.
В процессе проектирования задачи была разработана БД «Учет», которая содержит 3 таблицы и связи между ними. Таблицы, в свою очередь, хранят максимально полную характеристику, информацию и описание объектов согласно предметной области.
Оперативными таблицами данной базы являются таблица «Данные ПО», содержащая необходимые данные об учащихся, таблицы «Посещаемость ПО» и «Успеваемость ПО».
Таблица «Данные ПО» отражает всю необходимую информацию об учащихся колледжа. На рисунке 2.1 приведена структура таблицы «Данные ПО».
Рисунок 2.1 - Структура таблицы «Данные ПО»
Таблица «Успеваемость ОП», содержит всю необходимую информацию об оценках, полученных учащимися. На рисунке 2.2 приведена структура таблицы «Успеваемость ПО».
Рисунок 2.2 - Структура таблицы «Успеваемость ПО»
Таблица «Посещаемость ПО», содержит всю необходимую информацию о пропусках. На рисунке 2.3 приведена структура таблицы «Посещаемость ПО».
Нормализация - это формальный метод анализа отношений на основе их первичного ключа и существующих связей. Ее задача - замена одной схемы базы данных другой схемой, в которой отношения имеют более простую и регулярную структуру.
3. Описание технологии реализации
3.1 Описание интерфейса
Рисунок 3.1.1 - Окно главной формы
При нажатии на кнопку «Программное отделение» переход осуществляется на следующую форму:
Рисунок 3.1.2 - Окно формы «Группы ПО»
Для осуществления перехода между формами используются кнопки, на которые был повешен код встроенного макроса:
Рисунок 3.1.3 - Пример встроенного макроса
На форме ПО при помощи вкладок можно перейти на интересующую группу. При нажатии на кнопку «Выбрать отделение» осуществляется возврат на главную форму.
При нажатии на кнопку «Личные дела» можно увидеть всю информацию по каждому учащемуся. Данная форма имеет следующий вид:
Рисунок 3.1.4 - Окно формы «Личные дела»
При нажатии на кнопку «Показать успеваемость группы» можно увидеть средний балл учащихся за месяц и семестр:
Рисунок 3.1.5 - Окно формы «Успеваемость»
Рисунок 3.1.6 - Макрос на печать
Также на данной форме можно вывести данные отчета на печать.
Рисунок 3.1.7 - Пример отчета на печать
И сохранить отчет в файл.
В данном случае пользователь сам выбирает в каком разрешении ему будет удобнее видеть отчет.
При нажатии на кнопку «Показать посещаемость группы» откроется форма с посещаемость учащихся: Здесь показана посещаемость по уважительной причине и без уважительной причины соответственно. Данный отчет также можно вывести на печать и сохранить в файл.
Вернемся на главную форму.
При нажатии на кнопку «Выбрать_группу» перед Вами появится диалоговое окно, которое выглядит следующим образом:
Рисунок 3.1.9 - Окно формы «Посещаемость»
Рисунок 3.1.10 - Окно выбора формы
Код на кнопку «Выбрать_группу» выглядит следующим образом:
Рисунок 3.1.11 - Программный код модуля
В данное окно вводится интересующая группа. Если данная группа существуют в данном списке, то она откроется, иначе появится следующее окно:
Рисунок 3.1.12 - Пример ошибки
При нажатии на кнопку «Показать успеваемость ПО в виде диаграммы» откроется форма, на которой находится диаграмма, которая показывает графическое изображение успеваемости отделения за семестр.
При нажатии на кнопку «Показать диаграмму успеваемости групп ПО» откроется форма, которая показывает успеваемость всех групп отделения программистов.
При нажатии на кнопку «Вывести всех учащихся отделения ПО» будет выведен список всех учащихся, которые учатся на данной специальности.
При нажатии на кнопку «Зачисление учащегося» происходит занесение учащегося в таблицу в режиме диалогового занесения данных:
Рисунок 3.1.16 - Окно ввода данных
Встроенный макрос выглядит следующим образом:
Рисунок 3.1.17 - Макрос на добавление
Для просмотра справочной системы нужно нажать кнопку «Справка». Справка выглядит следующим образом:
Рисунок 3.1.18 - Окно справки
Здесь можно увидеть информацию о программе, о разработчике, возможности программы и руководство пользователя.
Для выхода из программы следует нажать кнопку «Выход».
3.2 Описание запросов
В программе использовалось 5 видов запросов: - на добавление:
Рисунок 3.2.1 - Запрос на добавление
В строке INSERT INTO указана таблица, в которую заносятся данные, и все поля в таблице.
В строке VALUES в квадратных скобках указываются данные, которые отображаются в диалоговых окнах.
При использовании запроса на добавление данные заносятся в таблицу «Данные ПО». После запуска данного запроса перед пользователем появляются диалоговые окна, которые отображают поля таблицы.
- на удаление:
Рисунок 3.2.2 - Запрос на удаление
В строке DELETE указываются все поля таблицы.
В строке FROM указывается таблица из которой удаляются данные.
В строке WHERE выводится условие по которому осуществляется поиск данных для удаления.
Для того, чтобы удалить запись из таблицы, используется запрос на удаление. В данном случае показан SQL-запрос удаления строки, запрошенной пользователем, по столбцам №_ группы и фамилия учащегося.
Рисунок 3.2.3 - Запрос на создание таблицы
Для создания таблицы делается выборка из таблицы «Успеваемость ПО» и с помощью команды INTO задается имя новой таблицы «Таблица1». Выборка делается по полю «№_группы», в данном случае выводится группа ПО-11.
- на выборку:
Рисунок 3.2.4 - Запрос на выборку
Для того, чтобы создать запрос на выборку, выбираем таблицу «Успеваемость ПО», затем выбираем поля, которые должны отображаться в таблице. После этого создаем условие на выборку, в данном случае условием является группа «ПО-11».
- итоговый:
Рисунок 3.2.5 - Итоговый запрос
Для создания данного запроса использовался запрос на выборку «Посещаемость ПО-11». Для определения суммы пропусков использовалось 2 поля: «Общее количество пропусков за I семестр без уважительной» и «Общее количество пропусков за I семестр по уважительной». Использовалась функция суммирования всех строк в таблице.
Для вызова справки необходимо на главной форме нажать гиперссылку «Справка». Окно справки открывается в браузере, установленном на компьютере пользователя. Здесь можно увидеть подробную работу программы, ее возможности и узнать данные о разработчике.
Вывод
Целью данной курсовой работы является создание программы по учету успеваемости и посещаемости учащихся ГГАЭК.
Данная программа предназначена для использования в ГГАЭК, для учета успеваемости и посещаемости учащихся, а также для контроля над пропусками занятий без уважительной причины. «Учет успеваемости и посещаемости учащихся ГГАЭК» по-другому можно назвать «Электронный журнал», потому что каждый из преподавателей может им пользоваться. При этом будет намного упрощен подсчет среднего балла, как за месяц, так и за семестр и за год.
С работой на данной программе может разобраться даже начинающий программист, так как она сделала максимально удобной и понятной.
Программа не полностью готова к внедрению в колледж, так как нуждается в доработке.
Преимуществами данной программы являются: - электронный учет успеваемости учащихся;
- электронный учет посещаемости учащихся;
- возможность машинного заполнения итоговых отчетов по успеваемости и посещаемости учащегося, при этом исключается вероятность ошибочного выставления оценок и пропусков;
- наименьшая трата свободного времени как кураторов, так и руководства на заполнение бумаг.
Недостатком «Электронного журнала» является то, что при малейшем сбое работоспособности компьютера или при удалении программы, все данные будут потеряны, поэтому необходимо создавать резервные копии программы.
Список литературы
1. Microsoft SQL Server 7 для профессионалов. - СПБ.: Питер, 2000. - 896 с.
2. Роберт Виейра. Программирование баз данных Microsoft SQL Server 2005. Базовый курс. - М.:Вильямс, 2003. - 848 с.
3. Конспект лекций «Базы данных»
4. Microsoft Access 2002/ Русская версия. Шаг за шагом: практическое пособие / пер. с англ. Л.В. Сазоновой. - М.: Изд. ЭКОМ, 2002. - 352 с. - ISBN 5-7163-0095-2.
5. Карпова Т.С. Базы данных: модели, разработка, реализация / Т.С. Карпова. - СПБ.: Питер, 2001. - 304 с. - ISBN 5-272-00278-4.
6. Петров В.Н. Информационные системы / В.Н. Петров. - СПБ.: Питер, 2002. - 688 с. - ISBN 5-318-00561-6.
7. Литвин П., Гетц К., Гунделой М. Разработка корпоративных приложений в Access 2002. Для профессионалов. - СПБ.:Питер; Киев: BHV, 2002. - 1008 с.
8. Саак А.Э. Информационные технологии управления: учебник для вузов / А.Э. Саак, Е.В. Пахомов, В.Н. Тюшняков. - СПБ.: Питер, 2005. - 320 с. ISBN 5-469-00412-0.