Электронный архив как альтернативный способ хранения документов. Сравнительный анализ методов проектирования информационных систем. Нормативно-методическая база документоведения. Учет особенностей электронного архива в конфигурации 1С:Документооборот.
Аннотация к работе
В процессе жизнедеятельности любой организации наступает момент, когда объем накопленного массива документации становится настолько большим, что ориентироваться в нем становится проблематично. При сложившейся ситуации работа с документами становится не эффективной ввиду высоких временных затрат. В современных организациях эти архивы хранятся в бумажном виде, отсюда и возникает указанный предыдущий недостаток, т.к. поиск в бумажном архиве требует существенных затрат. Во многих организациях существует электронный документооборот, который позволяет реализовать электронный архив части документов. Все это говорит о том, что текущее состояние системы электронного документооборота в организации недостаточно для полной структуризации данных и необходимо создание системы электронного хранения.Благодаря данному разделению удается реализовать принцип конфиденциальности документов и системы в целом. Сотрудники организации имеют доступ ко всем внутренним документам и ко всем остальным документам, относящихся к работе их отдела. Проектирование систем электронного хранения имеет свои особенности, поэтому для данных систем необходим свой метод. Однако у данного свойства не стоит 10, т.к. возможно метод может иметь такие этапы, которые не связаны со структурой и они могут использоваться частично для проектирования систем электронного хранения. Данный метод при проектировании систем электронного хранения полезен тем, что рассматривает систему как целостность, т.е. все процессы должны быть взаимосвязаны, что и предполагает жизненный цикл любого документа.В рамках терминологического анализа были проанализированы существующие подходы к таким понятиям, как электронный документ, информационная система, электронная подпись. В связи с тем, что в современной литературе отсутствует общепринятое понятие электронного архива, было сформулировано следующее определение данного понятия: это комплекс программных и технических средств, позволяющих хранить, использовать и обрабатывать любой исполненный документ. При рассмотрении проблем и особенностей электронного хранения, были выявлены основные из них: 1) обеспечение физической сохранности и целостности файлов с электронными документами и выбор оптимального способа хранения; 2) обеспечение условий для считывания информации в долговременной перспективе; 3) обеспечение условий для воспроизведения электронных документов в так называемом человекочитаемом виде; 4) обеспечения аутентичности (подлинности) электронных документов; 5) проведения экспертизы ценности электронных документов. Были определены основные функции системы: формирование архива, т.е. хранение документов согласно определенной структуре; поиск документов в архиве; экспертиза ценности документов; формирование отчетности в архивным документам; занесение бумажных документов в систему посредством сканирования. Для сравнительного анализа существующих систем электронного хранения использовался комплексный метод, учитывающий оценку необходимых критериев программы.Диаграмма процесса «Составление внутренней описи документов»Рисунок Б.1 Диаграмма процесса «Составление листа-заверителя»документов» Настоящее техническое задание (далее - «ТЗ») определяет технические требования к выполняемым работам по внедрению системы электронного хранения в Акционерном обществе «Уралнефтесервис». Предметом выполнения работ является внедрение системы электронного хранения документооборота на технологической платформе «1С: Документооборот», обеспечивающей автоматизацию архивной деятельности в Акционерном обществе «Уралнефтесервис» Система электронного хранения, рассматриваемая в рамках выполняемых работ, является системой автоматизации архивной деятельности, включая создание электронных дел, автоматизированного управления архивными процедурами, а также же управления бизнес-процессами архивного хранения подразделений Заказчика. Создание единого информационного поля учета и управления бизнес-процессами Архива, применение единообразных подходов к работе с документами, обеспечение высокого качества и эффективности исполнения документов, а также обеспечение обмена данными в электронном виде между подразделениями Заказчика.В рамках Проекта по внедрению системы электронного хранения должна быть реализована общая функциональность по автоматизации следующих бизнес-процессов: - управление задачами в системе электронного хранения деятельности Архива с формированием подзадач, этапов, проектов, процессов, работ и т.