Проектирование системы электронного документооборота для гимназии - Курсовая работа

В наши дни трудно представить себе предприятие, которое обошлось бы без Информационной системы, которая должна облегчить работу персонала организации. Это касается не только тех Информационных систем, которые предназначены для управления предприятием в целом, но и Информационных Систем Управления Документооборотом организации, которые предназначены для перевода всей документации организации в электронный вид, что повышает удобство обработки документов, а также повышает эффективность функционирования предприятия, посредством уменьшения времени, необходимого для оформления и обработки документов. Автоматизация документооборота позволяет вывести организацию на новый уровень развития, а также повысить уровень материально - технического оснащения организации Заказчика. Исходя из реалий нашего времени, можно сделать вывод о том, что традиционная форма ведения документооборота устарела и должна быть заменена на электронную форму документооборота. Актуальность выбранной темы обусловлена необходимостью повышения эффективности работы гимназии, посредством уменьшения времени, необходимого для заполнения всей учетной и учебной документации, используемой школой в процессе ее работы.Гимназия - муниципальное общеобразовательное учреждение, являющееся самостоятельным структурным подразделением и, находящееся в непосредственном подчинении Городского Управления Народного Образования. Так как гимназия является общеобразовательным учреждением, то ее документооборот изобилует специализированными формами исходящих и внутренних документов. Поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования гимназии постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы гимназии, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает качество обучения школьников, поскольку в документооборот вовлечен не только административно - управленческий аппарат гимназии, но и учителя-предметники, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству, поскольку все учителя являются классными руководителями. Как было сказано выше в процесс ведения документооборота гимназии вовлечен административно-управленческий персонал (директор, секретарь-делопроизводитель, завучи), а также преподавательский состав.Всю совокупность документов, используемых гимназией в осуществлении документооборота можно разделить на три вида: a) входящие документы; Входящие документы - это документы, которые поступают в организацию из внешней среды. К числу входящих документов гимназии можно отнести: 1. заявление о приеме на работу;"1С:Документооборот 8" позволяет: · упорядочить работу сотрудников с документами, исключить возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной работе; · повысить качество готового материала (проектов, документации и пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и упорядочивания работы пользователей. "1С:Документооборот 8" в комплексе решает задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины: · централизованное безопасное хранение документов, · оперативный доступ к документам с учетом прав пользователей, · регистрация входящих и исходящих документов, · просмотр и редактирование документов, · контроль версий документов, · полнотекстовый поиск документов по их содержанию, · работа с документами любых типов: офисными документами, текстами, изображениями, аудио-и видеофайлами, документами систем проектирования, архивами, приложениями и т.д., · коллективная работа пользователей с возможностью согласования, утверждения и контроля исполнения документов, · маршрутизация документов, настраиваемая по каждому виду документов в отдельности, · автоматизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, · учет и контроль рабочего времени сотрудников. Пользователи, создававшие документы в ознакомительной версии "1С:Архив 8" и бета-версии "1С:Документооборот 8", могут автоматически обновить их на финальную версию "1С:Документооборот 8". Под документооборотом в организации понимается движение документов между сотрудниками и исполнение последними поручений по документам, контроль исполнения поручений и согласование результата.Во главе гимназии стоит директор, а в его непосредственном подчинении находится остальной персонал гимназии. Основная часть работы, касающейся ведения документооборота ложится на плечи административно - управленческого персонала и учителей - предметников(подробно структура организации рассматривалась в первом разделе курсового проекта).

ОГЛАВЛЕНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

1.1 Описание предметной области

1.2 Характеристики информационных потоков в системе

1.3 Анализ существующих систем

2. РАЗРАБОТКА КОНЦЕПТУАЛЬНОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

3. РАЗРАБОТКА ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

4. РАЗРАБОТКА МОДЕЛИ ПРЕДМЕТНОГО ВОПЛОЩЕНИЯ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

4.1 Физическая модель, структура БД

4.2 Архитектурная функциональность

4.3 Функциональная целостность

4.4 Технические требования

4.5 Разработка схемы локальной сети салона

5. ПРОГРАММИРОВАНИЕ ОТДЕЛЬНОГО БЛОКА ИЛИ ПОДСИСТЕМЫ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

5.1 Создание БД

5.2 Программирование отдельного блока или подсистемы управления документооборотом

6.АНАЛИЗ ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЫ: ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ РАЗРАБОТАННЫХ МОДЕЛЕЙ И ПРОГРАММЫ, ВОЗМОЖНОСТЬ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ РАЗРАБОТАННОГО ПРОЕКТА

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

ПРИЛОЖЕНИЯ

Приложение 1. Организационная диаграмма

Приложение 2. Диаграммы второго уровня декомпозиции

Приложение 3. Диаграмма дерева узлов

Приложение 4. Логическая модель

Приложение 5. Схема данных

Приложение 6. Итерфейс

Приложение 7. Затраты

Внутренние документы - документы, формирующиеся внутри организации и не выходящие во внешнюю среду. К числу внутренних документов школы можно отнести: 1. журнал успеваемости;

2. табель;

3. расписание занятий;

4. личные дела сотрудников и учащихся;

5. приказы и распоряжения директора;

6. трудовую книжку сотрудника;

7. списки первоклассников.

Исходящие документы - документы, формирующееся внутри организации и, затем попадающие во внешнюю среду. К числу исходящих документов можно отнести различные виды отчетов, а также характеристики учащихся.1. заявление о приеме на работу;

2. трудовую книжку;

3. анкетно-биографические данные учителей и учащихся;

4. заявление о зачислении в первый класс;

5. медицинскую карту ребенка;

6. прочие входные документы.

На основе первых пяти видов входящих документов в гимназии осуществляется прием сотрудников на работу, а также прием новых учащихся. Прочие документы - это вид документов, используемых школой в повседневной работе.

Исходящие документы: 1. журнал успеваемости - в этом документе фиксируется успеваемость и посещаемость учащихся.У каждого класса есть свой журнал успеваемости;

2. табель - документ, где указывается количество рабочих дней персонала, табель составляется ежемесячно завучем и подписывается директором;

3. расписание занятий- составляется завучем ;

4. личные дела сотрудников и учащихся - формируются и изменяются секретарем- делопроизводителем. Он же отвечает за их хранение;

5. приказы и распоряжения директора- также формируются секретарем-делопроизводителем по устному распоряжению директора;

6. трудовую книжку сотрудника - так как трудовая книжка применяется при кадровом учете сотрудников, то за ее оформление, изменение и хранение отвечает также секретарь - делопроизводитель;

7. списки первоклассников - формируются секретарем по распоряжению директора;

8. отчет по форме Д-4 - указываются сведения о составе основных средств, находящихся на балансе образовательного учреждения;

9. отчет по форме ОШ-1 - указываются сведения по количественному составу учащихся в параллелях классов;

10. отчеты по формам РИК-76, РИК-83- в форме РИК-76 указываются сведения об учащихся. В форме РИК-83 указываются сведения по кадровому составу.

Управление: 1. КЗОТ;

2. устав школы;

3. САНПИНЫ;

4. приказы ГУНО;

5. должностные инструкции.

Механизмы: 1. Директор;

2. Учитель;

3. Завуч;

4. Секретарь;

5. Классный руководитель.

Рис.2 "Первый уровень декомпозиции"

Первый уровень декомпозиции представляет собой три блока: обработка входящих документов, обработка внутренних документов и формирование обработанных документов. В процессе обработки входящих документов образуется ряд внутренних, а также исходящих документов, которые подвергаются дальнейшей обработке в следующих блоках. Следует отметить, что декомпозиция системы выполнена в нотациях IDEF0 и DFD. В нотации IDEF0 выполнена первый уровень декомпозиции Остальные уровни декомпозиции выполнены в нотации DFD, которая предназначена для описания информационных потоков предприятия. Блок "Обработка входящих документов" включает в себя следующие работы: O регистрация входящих документов;

O передача документов на подпись директору и их подписание;

O создание копий документов;

O передача и обработка копий;

O контроль исполнения входящих документов;

O занесение подлинников документов в БД.

Функциональный блок "Обработка внутренних документов" включает в себя следующие виды работ: O регистрация внутренних документов;

O передача документов на исполнение;

O контроль исполнения внутренних документов.

Функциональный блок "Формирование исходящих документов" включает в себя следующие виды работ: O регистрация исходящих документов;

O передача документов на подпись и их подписание;

O отправка документов по месту назначения.

Графическая интерпретация второго уровня декомпозиции представлена в приложении 2. Дерево узлов, проектируемой системы, представлено в приложении 3.

3.

РАЗРАБОТКА ЛОГИЧЕСКОЙ МОДЕЛИ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ

На основе функциональной модели была построена логическая модель. В логической модели выделено 10 сущностей: 1) Vnutr_documents -содержит сведения обо всех внутренних документах, используемых организацией;

2) ishod_documents - содержит сведения об исходящих документах гимназии ;

3) vid_documenta - содержит справочную информацию о видах документов, используемых в школе ;

4) vhod_documents - содержит сведения о входящих документах гимназии;

5) potoki_dokumentov - содержит сведения о потоках документов, характеризующих документооборот организации;

6) podpischik - содержит сведения, касающиеся подписчиков документов;

7) dolgnosty - содержит справочную информацию о штатных должностях гимназии;

8) ispolnitely - содержит сведения, касающиеся исполнителей ;

9) podrazdeleniya - содержит сведения о структурных подразделениях организации; 10)sotrudniki - содержит информацию о сотрудниках.

Каждая из сущностей имеет свой набор атрибутов и первичных ключей, которые отражены на ER-диаграмме. Таким образом, идентифицируется хранящаяся информация в конкретной сущности и в конкретном атрибуте, что обеспечивает полную информационную поддержку для выполнения всех функций, заложенных в разрабатываемую систему. Более детально структура БД будет рассмотрена в 4-5 разделах курсового проекта.