Построение функциональной модели бизнес-процесса "Оптовая фирма". Проектирование автоматизированного рабочего места менеджеров отделов фирмы по управлению и учетом товарных запасов, операций покупки и продажи. Основные документы бизнес-процесса.
Аннотация к работе
Менеджер отдела продаж на основании заказа выписывает счет-фактуру; Получив счет-фактуру, клиент оплачивает ее путем перечисления средств на расчетный счет фирмы; Приняв к исполнению заказ, поставщик выписывает фирме счет-фактуру и передает его фирме для оплаты поставки. Экспедитор выезжает и забирает товар у поставщиков, затем прибывает на фирму с доставленными товарами; Менеджер отдела поставок выписывает приходные накладные для сдачи экспедитором товаров на Товарный склад своей фирмы; Кладовщики товарного склада по приходным накладным принимают у экспедитора товары, затем делают в накладных заметки о количестве фактически принятых товаров.При грамотном проектировании ИС, соблюдении методологий, уровней нормализации, тесных консультаций с заказчиком и т.д. можно достичь высокого качества разрабатываемых продуктов, которые в полной мере, для выбранной сферы, позволят повысить эффективность управления компанией заказчика за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией, снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации.
Введение
Чтобы удовлетворить требованиям курсовых по двум предметам, я слепил темы дисциплины «Базы Данных» №11 «Склад» и «ПИС» на тему «Проектирование АИС компании оптовой торговли». Целью курсовой стала разработка и проектирование автоматизированного рабочего места менеджеров отделов фирмы по управлению и учетом товарных запасов, операций покупки и продажи.
Предполагаемая ИС направлена на повышение рентабельности и скорости обращения вложенного капитала. Она предусматривает на стадии формирования товарных запасов - контроль уровня товарных запасов и обоснования оптимального объема заказов, на стадии реализации товарных запасов - изменение объемов и причин создания товарных запасов.
Таким образом разрабатываемая ИС повысит эффективность работы и ускорит процесс обработки данных, предоставит необходимую информацию, составит необходимую отчетность.
Информационная система - это взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.
Автоматизированное рабочее место(АРМ) - программно-технический комплекс, предназначенный для автоматизации деятельности определенного вида. АРМ объединяет программно-аппаратные средства, обеспечивающие взаимодействие человека с компьютером, предоставляет возможность ввода информации, и ее вывод.
Принципы создания любых АРМ должны быть общими: · Системность. АРМ рассматриваются как системы, структура которых определяется функциональным назначением.
· Гибкость. Система приспособлена к возможным перестройкам, благодаря модульности построения всех подсистем и стандартизации их элементов.
· Устойчивость. Система АРМ должна выполнять основные функции независимо от воздействия на нее внутренних и внешних возмущающих факторов.
· Эффективность. АРМ следует рассматривать как интегральный показатель уровня реализации приведенных выше принципов, отнесенного к затратам на создание и эксплуатацию системы.
Задачами курсовой работы являются: · Обследование предметной области фирмы;
· Построение модели бизнес-процесса «Оптовая фирма»;
· Составление диаграммы действий бизнес-процесса «Оптовая фирма»;
· Определение основной документации;
· Проведение декомпозиции бизнес-процесса и составление необходимых схем;
· Описание исходной и результатной информации и ее контроль;
· Описание программного продукта.
1. Построение функциональной модели бизнес-процесса «Оптовая фирма»
1.1 Описание бизнес-процесса «Оптовая фирма»
1. Директор фирмы устанавливает по каждой позиции товарной номенклатуры нормативные уровни складских запасов. Менеджер отдела продаж получает информацию о наличии товарных запасов;
2. По данным о наличии товарных запасов формируются прайс-листы фирмы с указанными в них номенклатурой, количеством и ценами. По данным прайс-листам клиент может ознакомиться с товаром и его ценой;
3. Клиент, приняв решение о приобретении у фирмы необходимых товаров, оформляет у менеджера отдела продаж заказ;
4. Менеджер отдела продаж регистрирует заказ, фиксируя дату приема заказа;
5. Менеджер отдела продаж на основании заказа выписывает счет-фактуру; Получив счет-фактуру, клиент оплачивает ее путем перечисления средств на расчетный счет фирмы;
6. Менеджер отдела продаж, проверив факт оплаты счета-фактуры, выписывает ему расходные накладные на получение товаров с товарного склада фирмы;
7. Клиент отправляется на товарный склад, где получает товары у кладовщиков;
8. После отпуска товаров клиенту один экземпляр расходной накладной остается у клиента, а второй сдается в бухгалтерию;
9. Менеджер товарного склада в конце каждого дня производит учет товаров и составляет отчет об имеющемся товаре;
10. Если запасы ниже установленного уровня, то менеджер товарного склада подготавливает заявку в отдел поставок на пополнение запасов;
11. Менеджеры отдела поставок оформляют заказ на поставку товаров у поставщиков;
12. Приняв к исполнению заказ, поставщик выписывает фирме счет-фактуру и передает его фирме для оплаты поставки. Менеджеры отдела поставок, получив счет-фактуру поставщика, передают ее в бухгалтерию, где производят оплату последнего путем перечисления средств на расчетные счета поставщиков;
13. После оплаты, менеджер отдела поставок выписывает экспедитору доверенность: 14. Экспедитор выезжает и забирает товар у поставщиков, затем прибывает на фирму с доставленными товарами;
15. Менеджер отдела поставок выписывает приходные накладные для сдачи экспедитором товаров на Товарный склад своей фирмы;
16. Кладовщики товарного склада по приходным накладным принимают у экспедитора товары, затем делают в накладных заметки о количестве фактически принятых товаров. Один экземпляр каждой приходной накладной передается в отдел поставок, другой - в бухгалтерию;
17. Бухгалтерия, оперируя полученными документами, сопоставляет сведения о стоимости отпущенных и принятых товаров с размером средств, перечисленными клиентами и поставщикам, ведет сводку и учет средств на расчетном счете фирмы.
1.2 Таблица операций бизнес-процесса «Оптовая фирма»
Операция Исполнитель Периодичность Входящие документы Исходящие документы Примечание
1. Получение информации о товарах Менеджер отдела продаж По мере поступления Отчет об имеющемся товаре Нет
2. Обновление прайс-листа Менеджер отдела продаж По мере поступления Отчет об имеющемся товаре Прайс-лист
3. Прием заказа Менеджер отдела продаж По мере поступления Заказ клиента
4. Регистрация заказа Менеджер отдела продаж По мере поступления Заказ клиента Реестр заказов
5. Прием оплаты Менеджер отдела продаж По мере поступления Счет-фактура Платежное поручение
6. Выписка расходной накладной Менеджер отдела продаж По мере поступления Платежное поручение Расходная накладная
7. Отгрузка товара Кладовщик По мере поступления Расходная накладная Расходная накладная
8. Оформление расходной накладной Кладовщик По мере поступления Расходная накладная Расходная накладная
9. Формирование отчета о наличии товара Менеджер товарного склада Факт отгрузки товара со склада Отчет об имеющемся товаре
10a. Проверка соответствия нормативному уровню Менеджер товарного склада По мере поступления Отчет об имеющемся товаре
10b. Оформление заявки на товар Менеджер товарного склада По мере поступления Заявка Если запасы не соответствуют уст. уровню
11. Оформление заказа на товар Менеджер отдела поставки По мере поступления Заявка Заказ
12. Оплата заказа Менеджер отдела поставки По мере поступления Счет-фактура от поставщика Платежное поручение
13. Выписка доверенности Менеджер отдела поставки По мере поступления Платежное поручение Доверенность
13. Выезд и прием товара экспедитором Экспедитор По мере поступления Доверенность
14. Возвращение экспедитора с товаром на фирму Экспедитор По мере поступления
15. Выписка приходной накладной Менеджер отдела поставки По мере поступления Приходная накладная
16a. Прием товара у экспедитора Кладовщик По мере поступления Приходная накладная
16b. Оформление приходной накладной Кладовщик По мере поступления Приходная накладная Приходная накладная
17. Формирование отчета Бухгалтерия Ежемесячно Приходная накладная, расходная накладная Отчет о прибыли
1.3 Таблица документов бизнес-процесса «Оптовая фирма»
Составляемый документ Операция Исполнитель Периодичность Документ основание Примечание
Отчет об имеющемся товаре 9. Формирование отчета о наличии товара Менеджер товарного склада Ежедневно Нет прайс-лист 2. Обновление прайс-листа Менеджер отдела продаж По мере поступления Отчет об имеющемся товаре
Заказ клиента 3. Прием заказа Менеджер отдела продаж По мере поступления
Реестр заказов 4. Регистрация заказа Менеджер отдела продаж По мере поступления Заказ клиента
Счет-фактура 5. Прием оплаты, 12. Оплата заказа Менеджер отдела продаж, менеджер отдела поставки По мере поступления Заказ
Платежное поручение 5. Прием оплаты, 12. Оплата заказа Менеджер отдела продаж, менеджер отдела поставки По мере поступления Счет-фактура
Расходная накладная 6. Выписка расходной накладной, 7. Отгрузка товара, 8. Оформление расходной накладной Менеджер отдела продаж, кладовщик По мере поступления Платежное поручение, Расходная накладная
Приходная накладная 15. Выписка приходной накладной, 16a. Прием товара у экспедитора, 16b. Оформление приходной накладной Менеджер отдела поставки, кладовщик По мере поступления Приходная накладная
Отчет о прибыли 17. Формирование отчета Бухгалтерия Ежемесячно Расходная накладная, приходная накладная
1.4 Создание модели ИС
1.4.1 Модель IDEF0 бизнес-процесса «Оптовая фирма»
Рис. 1. Контекстная диаграмма
Рис. 2. Первый уровень детализации контекстной диаграммы
Рис. 3. Второй уровень детализации диаграммы
Рис. 4. Второй уровень детализации диаграммы
Рис. 5. Второй уровень детализации диаграммы
1.4.2 Диаграмма модели IDEF3 бизнес-процесса «Оптовая фирма»
Рис. 6. Третий уровень детализации диаграммы
1.4.3 Диаграмма модели DFD бизнес-процесса «Оптовая фирма»
Рис. 7. Третий уровень детализации диаграммы
2. Постановка задачи по проектированию ИС «Оптовая фирма»
2.1 Организационно-экономическая сущность задачи
Наименование задачи - «Оптовая фирма».
Цель задачи - управление заказами, товарными запасами.
Периодичность решения - ежемесячно.
Срок выполнения задачи - дата сдачи отчетов - 1 число следующего месяца.
Информационная связь с другими задачами - результаты решения задачи проверяются и используются менеджерами отдела продаж, поставок, товарного склада и бухгалтерией.
2.2 Описание исходной информации
Исходной информацией для решения задачи «Оптовая фирма» является: · Заказ клиента на покупку;
· Реестр клиентов, поставщиков, производителей, типов товаров, экспедиторов, заказов у поставщика; информация об Оптовой фирме «Импульс»;
· Реестр заказов клиентов;
· Прайс-лист;
· Приходная накладная.
Характеристика исходной информации приведена в таблице 3. оптовый автоматизированный документ информационный
Таблица 3. Характеристика исходной информации
Наименование информации Общая характеристика информации Источники информации Сроки сбора информации Способ поступления
Реестр клиентов Текущая информация Клиент По мере необходимости Лично
Реестр поставщиков Текущая информация Менеджер отдела продаж По мере необходимости Лично, канал связи
Реестр производителей Текущая информация Менеджер отдела продаж По мере необходимости Лично, канал связи
Реестр типов товаров Текущая информация Менеджер отдела продаж По мере необходимости Лично, канал связи
Реестр экспедиторов Текущая информация Экспедитор По мере необходимости Канал связи
Реестр заказов Текущая информация Заказ клиента По мере необходимости Лично
Информация об Оптовой фирме «Импульс» Текущая информация Начальство По мере необходимости Канал связи
Прайс-лист Текущая информация Менеджер отдела продаж Ежедневно Канал связи
Приходная накладная Текущая информация Менеджер отдела поставок Ежедневно Канал связи
Используемым исходным данным для решения задачи присваиваются идентификаторы, приведенные в таблицах 4-6.
Наименование реквизита Идентификатор Разрядность Примечание
Организация impulse.comp_name A(45)
ИНН организации impulse.inn 999999999999
Номер расходной накладной sold_goods.sold_id 9999999999
Дата sold_goods.sold_date 99/99/99
Номерп.п. (счетчик) jitter 9999999999 мм/дд/гг
Наименование alltrim (warehouse.m_name) space(1) warehouse.goods_name А(45) А(1) А(45)
Единица измерения goods_types.measure А(10)
Цена price_w_tax 9,999,999.99
Название и адрес покупателя sold_goods.s_count 9999999999
Сумма summ 9,999,999.99
2.5 Описание контроля результатной информации
Документ «Доверенность»: Логический контроль соответствия реквизитов «Номер доверенности», «Дата выдачи доверенности», «Срок действия», «Ф.И.О. экспедитора», «Название поставщика», «ОКПО», «Название фирмы», «Название и адрес поставщика», «Название и адрес покупателя», «Серия паспорта экспедитора», «Номер паспорта экспедитора», «Дата выдачи паспорта», «Кем выдан паспорт», «Номер п.п.», «Наименование товара», «Единица измерения», «Количество товара», с соответствующими реквизитами «Информация об Оптовой фирме «Импульс», «Реестр экспедиторов» и «Реестр заказов у поставщика».
Документ «Прайс-лист»: Логический контроль соответствия реквизитов «Код товара», «Название типа товара», «Название производителя», «Наименование товара», «Цена товара», «Количество товара», «Телефон фирмы», «Сумма проданных товаров по коду товара» с соответствующими реквизитами в документах «Реестр типов товаров», «Реестр производителей».
Арифметический контроль реквизитов «Сумма проданных товаров по коду товара», «Количество товара».
Документ «Отчет о наличии товара»: Логический контроль соответствия реквизитов «Код товара», «Наименование товара», «Сумма проданных товаров по коду товара», «Количество на складе», «Норматив», «Нехватка товара», с соответствующими реквизитами «Реестр типов товаров», «Реестр производителей».
Арифметический контроль реквизитов «Сумма проданных товаров по коду товара», «Количество на складе», «Нехватка товара».
Документ «Счет-фактура»: Логический контроль соответствия реквизитов «Номер счета-фактуры», «Дата продажи», «Продавец», «Адрес продавца», «ИНН/КПП продавца», «Грузоотправитель и его адрес», «Грузополучатель его адрес», «Покупатель», «Адрес покупателя», «ИНН/КПП покупателя», «Код товара», «Наименование товара», «Единица измерения», «Количество товара», «Цена товара», «Сумма», «Налоговая ставка», «Сумма налога», «Стоимость с учетом налога», «Страна производства», с соответствующими реквизитами «Информация об Оптовой фирме «Импульс», «Реестр клиентов» и «Реестртипов товаров», «Реестр производителей».
Арифметический контроль реквизитов «Сумма», «Сумма налога», «Стоимость с учетом налога».
2.6 Описание используемой условно-постоянной информации
В качестве условно-постоянной информации, используемой при решении задачи по разработке и проектированию АРМ задачи по управлению и учету товарных запасов, являются следующие реквизиты: · представитель покупателя, представитель поставщика, представитель оптовой фирмы «Импульс»;
· телефон покупателя, телефон поставщика, телефон оптовой фирмы «Импульс»;
· адрес покупателя, адрес поставщика, адрес оптовой фирмы «Импульс»;
· банк покупателя, банк поставщика, банк оптовой фирмы «Импульс»;
· расчетный счет покупателя, расчетный счет поставщика, расчетный счет оптовой фирмы «Импульс»;
· БИК покупателя, БИК поставщика, БИК оптовой фирмы «Импульс»;
· Налоговая ставка;
· Экспедиторы оптовой фирмы «Импульс».
2.7 Описание алгоритма решения задачи
Решение задачи по разработке и проектированию АРМ «Оптовая фирма» выполняется по следующему алгоритму: Документ « «Прайс-лист»»: Расчет количества товаров на складе: sold_goods= warehouse.count-sold_goods
Документ «Отчет о наличии товара»: Расчет количества товаров на складе: dhg= count_warehouse=warehouse.count-dhg
База данных служит для учета и управления товарными запасами склада, операций продажи и покупки товаров.
Основным ее назначением является просмотр, ввод и корректировка данных, а также реализация выходных документов с помощью отчетов.
Для того чтобы пользователь смог перейти к необходимым действиям существует главная форма, на которой расположены кнопки операций разделенные по отделам фирмы.
Форма разделена на 3 вкладки - «Операции», «Бланки», «Запросы». Все основные действия, предпринимаемые менеджерами отделов расположены на вкладке «Операции». На вкладке «Бланки» расположены образцы документов оперируемые в фирме согласно бизнес-процессу. На вкладке «Запросы» реализована возможность поиска документов по ключевым параметрам.
Кнопки действий расположены по цепочке. Рассмотрим работу отделов на примере обслуживания одного клиента.
Менеджер отдела предоставляет покупателям, интересующихся товарами фирмы, прайс-лист. Покупатель, выбрав интересующий его товар, подает заявку. Менеджер отдела производит регистрацию заказа при помощи кнопки «Регистрация заказа». Открывается новая форма.
Менеджер отдела продаж, сверяясь с заявкой клиента, указывает код товара и остальную спецификацию заказа, фиксирует время, сохраняет заказ. После регистрации из этой же формы выписывает клиенту счет-фактуру на оплату заказа.
После того, как клиент оплатил счет-фактуру и принес доказательство оплаты, в нашем случае, платежное поручение, менеджер должен выписать расходную накладную. Осуществляется операция через главную форму.
Менеджер вводит номер оплаченной счет-фактуры и нажатием кнопки «Выписать» получает накладную содержащую оплаченный заказ.
Далее клиент с расходной накладной отправляется на товарный склад, где кладовщики производят отгрузку оплаченного товара, сверяясь с накладной.
В процессе осуществления продаж изменяется товарная номенклатура на складе фирмы. Менеджер товарного склада ежедневно проверяет соответствие уровня товарных запасов нормативам при помощи отчета о недостающем товаре.
Если определенный тип номенклатуры не удовлетворяет нормативам, менеджер подает заявку в отдел поставок на заказ недостающих товаров.
Менеджеры отдела поставок по заявке регистрируют заказ у поставщика. Поставщик выписывает счет-фактуру, фирма производит оплату. После подтверждения оплаты менеджер отдела поставок с помощью операционной кнопки на главной форме «Выписать доверенность» составляет документ на имя экспедитора фирмы.
После выполнения экспедитором поручения и его возврата менеджер отдела поставок выписывает приходную накладную с помощью кнопки «Выписать приходную накладную». В ней он указывает список товаров, привезенных экспедитором и фиксирует дату.
Экспедитор получив приходную накладную, отправляется с документом и привезенным товаром на товарный склад.
На складе менеджер сверяет приходную накладную и доставленный товар, делает пометки и производит регистрацию поставленных товаров с помощью кнопки «Регистрация поставки» на главной форме.
Если заказанный тип товара или его производитель был приобретен впервые, то его регистрация происходит в несколько этапов. Реализована возможность добавления нового производителя или типа товара в реестр производителей и типов товаров при помощи кнопок «…». После добавления они появятся в раскрывающихся списках на форме регистрации поставки.
При завершении регистрации в базе данных изменится количество товарных запасов или добавятся новые. Это сразу найдет отражение в прайс-листе и имеющихся товарах.
Вывод
С помощью не хитрых возможностей конструкторов отчетов, запросов, форм и простейших функций были решены поставленные цели и задачи курсового проекта. В итоге получилась простенькая АРМ по управлению и контролю товарных запасов на складе, реализации покупок и продаж.
При грамотном проектировании ИС, соблюдении методологий, уровней нормализации, тесных консультаций с заказчиком и т.д. можно достичь высокого качества разрабатываемых продуктов, которые в полной мере, для выбранной сферы, позволят повысить эффективность управления компанией заказчика за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией, снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях, повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом. Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации.
Список литературы
1. Разработка реального приложения с использованием VISUALFOXPRO 9, 2007, Г.А. Гурвиц.