Характеристика магазина по сборке компьютеров. Формирование реляционной модели базы данных: заказы, комплектующие, покупатели, продажи; запросы на выборку, формы для ввода данных, кнопочная форма, отчеты для руководителя, счета для покупателей и макросы.
Аннотация к работе
Данная база данных создана для облегчения работы с документами магазина по сборке компьютеров. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть информацию и оценить общую работу магазина. Магазин «XXXX» по сборке компьютеров представляет собой современное центр по сборке и обслуживанию компьютерной технике, предлагающее своим клиентам высокий сервис обслуживания, наличие богатого выбора комплектующих, компоновку заказов по требованию клиентов. Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации, непосредственная работа с документами сводиться к выполнению следующих задач: Заполнение отчетных документов при выполнении и изменении выполнения работ Модель основана на таблицах, содержащих основополагающую информацию, используемую в дальнейшем всей базой данных.
Введение
Современная экономика не мыслима без эффективного управления. Успех управления во многом определяется эффективностью принятия интегрированных решений, которые учитывают самые разносторонние факторы и тенденции динамики их развития. Важная категория интегрированных решений - система обработки информации предприятия.
Управление любого предприятия ставит перед собой цели добиться продвижения вперед, развития и прогрессирования в целом деятельности предприятия.
Одним из возможных путей достижения этих целей является автоматизация непосредственно основного производственного процесса, а также систему документооборота предприятия, т.е. внедрение в сферу деятельности предприятия новых продуктов современных технологий.
В данной курсовой работе рассматривается новый программный продукт «Access-2000» (MICROSOFT) - популярная программа разработки реляционных Баз Данных, которая входит в состав пакета Microsoft Office 2000. Данная база данных создана для облегчения работы с документами магазина по сборке компьютеров. Одно из мощных средств базы данных состоит в том, что информацию можно упорядочить по тому признаку, который задает пользователь.
Созданная база данных позволяет автоматизировать заполнение и передачу документов, а также упорядочить хранение данных. Еще одним важным аспектом базы данных является возможность отбора из большого объема имеющихся данных необходимой информации, которую, в свою очередь, можно представить в форме различного вида отчетов, что позволяет более наглядно просмотреть информацию и оценить общую работу магазина.
1. Общие положения
Магазин «XXXX» по сборке компьютеров представляет собой современное центр по сборке и обслуживанию компьютерной технике, предлагающее своим клиентам высокий сервис обслуживания, наличие богатого выбора комплектующих, компоновку заказов по требованию клиентов. Деятельность этого предприятия требует оперативного изменения конфигураций компьютерной техники, внедрение новых технологий и гибкого графика выполнения заказов клиентов. Предприятие находится в постоянном поиске, самостоятельно разрабатывает и внедряет новые технологии, выискивает новые формы и методы. В связи с этим необходимо обеспечить качественный непрерывный технологический процесс сборки компьютерной техники, также изменение цен на предлагаемые конфигурации при изменении цен на комплектующие. Главным основателем, организатором и руководителем в настоящее время магазина «XXXX» по сборке компьютеров является Иванов Иван Иванович. Ему непосредственно подчиняются: менеджер, системный техник, бухгалтер.
Магазин «XXXX» по сборке компьютеров
Высококачественное обслуживание;
Большой выбор комплектующих;
Современная производственная база, обеспечивающая качественное выполнение надлежащим образом заказов клиентов;
Мировые стандарты;
Мировое качество;
Любое желание клиента воплощается в жизнь по минимальным ценам;
Любые конфигурации;
Надежная гарантия качества и высококлассное гарантийное обслуживание;
Бесплатная доставка в черте города;
Розыгрыш лотереи среди покупателей.
2. Задачи, решаемые в рамках рассматриваемой предметной области
Автоматизированная информационная система решает следующие задачи: - Все документы хранятся в электронном виде, в результате чего имеется возможность их быстрого нахождения, заполнения и передачи информации.
- Полностью исключается дублирование одних и тех же показателей в различных документах, а также наличие показателей, не используемых в работе;
- Значительно уменьшаются затраты времени на передачу дополнительной информации, непосредственная работа с документами сводиться к выполнению следующих задач: Заполнение отчетных документов при выполнении и изменении выполнения работ
Проверка качества и срока выполнения работ
Учет комплектующих, заказов, клиентов
Оформление отчетных документов клиентам и контролирующим органам
Слежение за правильностью технологическим процессом
С помощью созданной Базы Данных можно будет получить ответы на следующие вопросы: · Какова стоимость заказа?
· Конфигурация
· Какое количество комплектующих затрачено на выполнение заказа?
· Срок выполнения заказа;
· Анализ работы магазина за отчетный период;
· Анализ работы сотрудников;
· Анализ продаж, заказов;
· Суммы продаж;
· Создание отчетов, прайс-листов, счетов и др.
3. Концептуальная модель
Концептуальная модель - часть реальной системы, представляющая интерес для данного исследования, служит средством общения между различными пользователями и вследствие этого разрабатывается без учета физического представления данных. Целью концептуального представления является создание формального представления о базе данных, чтобы любое внешнее представление являлось его подмножеством. Эта модель используется для выражения, организации, упорядочения и обмена представлениями. В данной структуре мы рассматриваем предметную базу магазина по сборке компьютеров. Графическое отображение концептуальной модели представляется в виде следующей схемы: Таблица: Концептуальная модель. Реляционная модель данных
Теперь сформируем реляционную модель данных. В реляционных моделях данных объекты и взаимосвязи между ними представляются с помощью таблиц. Каждая таблица представляет один объект и состоит из строк и столбцов.
Таким образом, реляционная модель базы данных магазина «XXXX» по сборке компьютеров будет иметь следующий вид: Таблица. Реляционная модель
Модель основана на таблицах, содержащих основополагающую информацию, используемую в дальнейшем всей базой данных.
Рассмотрим следующие таблицы, являющиеся источником всей базы данных, в том числе и реляционной модели данных
- ЗАКАЗЫ
- КОМПЛЕКТУЮЩИЕ
- ПОКУПАТЕЛИ
- ПРИХОД ПРОДАЖА
- ТИПЫ КОМПЛЕКТУЮЩИХ
Таблица 1. Заказы
Таблица 2. Комплектующие
Таблица 3. Покупатели
Таблица 4 Приход продажа
Таблица 5 Типы комплектующих
5. Запросы
Запрос - это средство Access, позволяющее пользователю сформулировать условия отбора, группировки и обобщения данных и с помощью этого проводить анализ данных. Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным условиям. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице.
В базе данных данной курсовой работы используются следующие запросы: Данный запрос является запросом на выборку.
Таблица: Запрос «Сумма продаж»
6. Формы
Форма - это оболочка таблицы или запроса, обеспечивающая пользователю удобный интерфейс. Использование формы в большинстве случаев облегчает ввод, редактирование и просмотр данных, хранящихся в таблице или получаемых с помощью запросов.
В данной Базе Данных в наличие имеются следующие формы: Таблица «Заказы»
Таблица «Приход комплектующих
Таблица: «Типы комплектующих»
Таблица: Покупатели
Кнопочная форма является как бы обложкой базы данных. Именно с ней непосредственно работает пользователь и получает возможность доступа к объектам базы данных. Это обыкновенная форма с кнопками, обеспечивающими возможность открытия других форм. Создать кнопочную форму позволяет специальное средство Access - диспетчер кнопочных форм.
Таблица: Кнопочная форма
7. Отчеты
В MS Access получать твердые копии результатов обработки данных можно путем распечатки таблиц, запросов и форм, представленных в виде отчетов. Отчет - это тип объектов в Access, который используется для просмотра и печати данных. Отчет создается в тех случаях, когда необходимо наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в Базе Данных. Главное назначение отчета - формирование выходных документов, которые будут представлять собой копию форм реальных документов предприятия, с которыми непосредственно работает пользователь.
Одним из способов создания отчета является, создание отчета с помощью мастера отчетов, а затем необходимые коррективы, возможно, внести, находясь в режиме конструктора. В данной базе создан Счет №
Таблица 1: Счет №
Таблица 2: Счет (в конструкторе)
8. Макросы
Макросы - это небольшие программы, в которых содержатся макрокоманды Access (для которых можно определить условие, если условие выполняется, то выполняется и сама макрокоманда), предназначенные для выполнения одного или нескольких действий. Макрос можно запускать из окна базы данных или связывать с событием.
Основным назначением макроса является создание элементов для пользовательского интерфейса.
В данной базе данных содержатся следующие макросы: 1. Печать отчета;
2. Закрыть заставку открыть кнопочную форму.
Данные макросы связаны с кнопками на формах.
Каждая кнопка имеет свой значок и «всплывающую» подсказку, которые позволят пользователю без труда понять о назначении данных кнопок и без особого труда использовать их в своей работе
Таблица 1: Макросы
Таблица 2: Выход из приложения
Таблица 3: Закрыть заставку, открыть кнопочную форму
Таблица 4: Печать
9. Руководство для пользователя
Для успешной работы с созданной Базой Данных необходимо знать следующую информацию: Работа с базой данных начинается с открытия Заставки при нажатии на кнопку OK открывается Главный элемент, с которого начинается работа с базой данных и который Вы увидите при открытии базы данных, главная кнопочная форма. Она необходима для открытия форм и отчетов. На ней находятся следующие кнопки: O Открытие страницы заказы - позволяет перейти к странице заказы
O Открытие страницы приход комплектующих - позволяет перейти к странице приход комплектующих
O Открытие типы комплектующих - позволяет перейти к странице типы комплектующих
O Открытие страницы покупатели - позволяет перейти к странице покупатели
O Открытие страницы счет № позволяет перейти к странице счет №
O Изменение кнопочной формы - позволяет внести нужные корректировки в вид главной кнопочной формы (используется разработчиком)
O Выход из базы данных - непосредственный выход из базы данных. Также выйти из базы данных можно, нажав на кнопку с надписью выход, которая находится. на кнопочной форме
При открытии каких-либо форм Вы можете столкнуться с различного рода кнопками, которые означают следующее:
Заключение
В данной курсовой работе создана и описана база данных магазина «XXXX» по сборке компьютеров и обслуживанию компьютерной техники.
Данная база данных состоит из пяти таблиц, которые содержат информацию о комплектующих, заказах, покупателях, ценах на комплектующие; одного запроса, счета, четырех форм, которые преобразуют имеющиеся данные для выдачи необходимой информации пользователю;.
С помощью данной базы данных была сделана попытка создать оптимальное управление магазином по сборке компьютеров. Она обеспечивает целостность хранимых данных, препятствует их потере и искажению. Обеспечивает быстрый поиск необходимой информации, наглядность (т.к. все данные представлены в удобном виде для пользователя). Позволяет пользователю вносить изменения (добавлять, удалять ненужную информацию).
На основании вышесказанного, понятно, что использование базы данных намного упрощает работу с данными и делает ее эффективной.
Список литературы
Рубен А., Горев А., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. - СПБ: Питер, 1997