Характеристики и принципы организации документооборота. Движение входящих, исходящих и внутренних документов. Регистрация документов, информационно-справочная работа и контроль исполнения документов. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну.
Аннотация к работе
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «ЮЖНО-УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГУМАНИТАРНО-ПЕДАГОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются по документопотокам, например, регистрируемые и нерегистрируемые документы; входящие, исходящие и внутренние документы; документы, направляемые в и поступающие из вышестоящих организаций, или документы, направляемые в или поступающие из подведомственных организаций, и т.д.В результате многолетних научных исследований в области управленческого труда и делопроизводства основные правила движения документов и рациональной организации документооборота к середине 1970-х гг. были сформулированы в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Организация документооборота предполагает разработку и соблюдение правил движения и обработки документов в организации, касающихся: · последовательности перемещений документов; Для этого в каждой организации необходимо целенаправленно изучать документооборот с последующими унификацией, стандартизацией и регламентацией маршрутов движения и технологий обработки документов. По отношению к аппарату управления внутри организации выделяют входящий документопоток (документы, поступающие в организацию), исходящий документопоток (документы, отправляемые из организации), внутренний документопоток (документы, при создании и использовании не выходящие за пределы подготовившей их организации). Схемы движения документов в организации разрабатываются руководителем службы делопроизводства (общего отдела, канцелярии, секретариата и т.д.) для различных категорий документов: поступающих в организацию, отправляемых из организации и внутренних документов (приказы по основной деятельности, по личному составу, протоколы, акты, письменные и устные обращения граждан и т.д.).В этом разделе будут кратко рассмотрены основные этапы движения документов входящего, исходящего и внутреннего документопотоков.Регистрация документа - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. При регистрации в информационно-поисковую систему (ИПС) организации вводят учетные данные о документе (его реквизиты и другие метаданные), а также присваивают документу уникальный регистрационный индекс. Регистрируя документы в САДД, пользователь, как правило, имеет возможность «настроить» состав вводимых метаданных под свои требования либо самостоятельно, либо с помощью фирмы-разработчика системы. Международный стандарт ИСО 15489 также предусматривает регистрацию документов в информационной системе посредством присвоения ему уникального идентификаторам ввода краткой информации о нем или его метаданных, В некоторых странах, например США, документы не регистрируют. По отношению к регистрации документы в организации делят на регистрируемые и нерегистрируемые.Сведения о документе вводят в ИПС, заполняя регистрационные формы: журналы и регистрационные карточки. Журнальную форму используют в небольших организации (при объеме документооборота - до 500 документов в год). Так как журнальная форма обеспечивает лучшую сохранность сведений о документах, она предпочтительна при регистрации документов строгого учета, например, конфиденциальных документов, документов об образовании, документов, удостоверяющих личность, и т.д. При карточной форме регистрации учетные сведения о документе вносят в поля регистрационно-контрольной карточки (РК), форма которой была закреплена в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). При регистрации документа обычно заполняют три экземпляра карточки: один - для справочной картотеки, второй - для контрольной картотеки, третий - вместе с документом передают исполнителю.Регистрация позволяет сформировать банк данных о документах организации (информационно-справочный массив), на основе которого может быть создана информационно-поисковая система (ИПС). С помощью ИПС в любой момент можно установить, где, кого и на какой стадии исполнения находится или хранится документ, а также найти документы, содержащие определенные сведения. При традиционной карточной форме регистрации информационно-справочные массивы состоят из справочных картотек, в которых РК расположены по определенным группам (рубрика). Систематизацию могут проводить, например, по хронологическому принципу (датам поступления, отправки и исполнения), структурному принципу (рубрики картотеки соответствуют структуре организации), номинальному принципу (рубрики - наименование видов документов: приказов, распоряжений и т.д.), корреспондентскому принципу (рубрики - определенные корреспонденты или их группы) и т.д.
План
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Характеристики и принципы организации документооборота
2. Движение входящих, исходящих и внутренних документов
2.1 Входящие документы
2.2 Исходящие и внутренние документы
3. Регистрация документов
3.1 Регистрационные формы
4. Информационно-справочная работа
5. Контроль исполнения документов
6. Работа с информацией, содержащей коммерческую тайну