Рассмотрение этапов разработки распорядительных документов. Изучение правил подготовки приказа по основной деятельности, содержания его констатирующей и распорядительной частей. Описание требований к оформлению реквизитов в соответствии со стандартами.
Аннотация к работе
Контрольная работа по дисциплине "Делопроизводство" на тему: "Приказ по основной деятельности"Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д. «Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами». Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы: Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания; Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как: Наименование организации-автора документа-является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах-внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге.распорядительный документ приказ реквизит Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста. Нетрудно увидеть, что подготовка приказа по основной деятельности заключается, прежде всего, в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данной практической работе уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.
План
Содержание
Введение
Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности
Правила оформления приказа по основной деятельности
Список использованной литературы
Заключение
Введение
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т. д.
«Делопроизводство, документационное обеспечение управления: отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами». От того, насколько юридически грамотно будет составлен и оформлен, документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения.
Деятельность любой организации невозможно представить без сбора, обработки, накопления, хранения, поиска и распространения информации. При этом информация все чаще принимает фиксированный документальный характер.
Понятием «документ» определяется информация, записанная любым способом на любом материале, изданная или полученная любым физическим или юридическим лицом в любой организации для использования в своей деятельности. Таким образом, понятия «управление», «информация», «делопроизводство», «документ» органически взаимосвязаны. Значение документов в управленческой деятельности трудно переоценить, так как документ является основным носителем информации, на базе которого принимается решение.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в учреждении ведут специальные подразделения (службы делопроизводства).
Принятые руководителем, его заместителями решения фиксируются в определенном порядке в конкретных формах документов. При подготовке и оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие их юридическую силу, соответствие действующему законодательству, правильность оформления, качество содержания, возможность оперативного поиска.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов. Эти нормы закреплены законодательными актами, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Тема практической работы: «Приказ по основной деятельности». Этот вид документа является самым распространенным видом распорядительного документа применяемого в практике управления.
При написании работы были использованы такие источники как ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивоведение. Термины и определения. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000. №68 была прочитана и просмотрена литература по делопроизводству.
1. Характеристика этапов подготовки приказа по основной деятельности
Порядок разработки распорядительных документов в условиях единоличного принятия решения включает в себя следующие этапы: Выявление проблемы и выбор варианта ее разрешения в виде издания приказа, распоряжения или указания;
Сбор и анализ необходимой информации по возникшей проблеме;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование текста документа с заинтересованными подразделениями и должностными лицами;
Оформление документа в соответствии с действующими нормами и правилами;
Подписание документа;
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Необходимость издания приказа возникает в связи с текущей деятельностью организации, в связи с выходом в свет новых законодательных актов, постановлений Правительства, нормативных документов, решений органов власти или вышестоящих организаций.
Собираемая информация для выработки и принятия качественного решения должна быть полной и объективной с тем, чтобы обеспечить реальное решение возникшей проблемы или устранения противоречия, затрудняющего эффективную работу организации.
Проект приказа подготавливается на стандартном листе бумаги по правилам, предусмотренным для окончательного оформления документа с грифом «Проект». Проект документа готовится ведущими специалистами структурных подразделений по поручению руководства организации.
Согласование текста распорядительного документа может производиться со сторонними организациями (внешнее согласование) и визирование его заинтересованными должностными лицами, -руководителями подразделений, отдельными специалистами, юрисконсультом организации (внутреннее согласование).
Оформление проекта документа по результатам согласования осуществляется на бланке организации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.. На этапе подписания документа руководителем организации принимается решение о подписании документа, что превращает проект документа в правовой акт.
На этапе доведения приказа до подчиненных организаций, структурных подразделений, исполнителей проводится тиражирование документа, подготавливаются при необходимости выписки из него, осуществляется рассылка или передача под расписку исполнителям.
Проекты приказов по основной деятельности разрабатываются специалистами подразделений по поручениям руководства или в соответствии с функциями, предусмотренными положениями об этих подразделениях. Наименование подразделения, подготовившего проект приказа, с визой его руководителя располагается после реквизита «подпись» перед визами.
Проекты приказов должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения: • Были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, компетенции подразделения предприятия;
• Обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием;
• Исключали необходимость выпуска дополнительных приказов в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа.
Подготовка проекта приказа в зависимости от важности управленческого действия предусматривает изучение законодательных актов, правительственных документов, ведомственных нормативных актов, распорядительных документов, ранее издававшихся по этому вопросу, а также различных справочно-информационных документов предприятия: отчетов, справок, докладных записок, служебной переписки.
К составлению текста приказа следует приступать только после получения полной ясности по существу вопроса, четкого определения цели и задач издания приказа. Текст вначале пишется вчерне, на чистом листе бумаги, редактируется, предварительно согласовывается с соответствующими должностными лицами и основными исполнителями. Возникающие при этом противоречия по срокам исполнения, по обеспечению предусматриваемых приказом мероприятий материально- техническими и финансовыми средствами решаются на уровне руководства организации.
2. Правила оформления приказа по основной деятельности
Приказ по основной деятельности оформляется с соблюдением всех требований к оформлению распорядительных документов. Для приказа, как и для любого другого вида документов, характерен свой набор реквизитов.
Для приказа по основной деятельности характерны такие реквизиты как: Наименование организации- автора документа- является обязательным реквизитом и поэтому должен обязательно указываться на всех документах- внутренних, исходящих, составляемых на бланках документов или чистом листе бумаге. Наименование организации должно соответствовать наименованию, приведенному в учредительных документах, и всегда приводится в именительном падеже. Оно включает в себя наименование вышестоящей организации (оно может быть сокращенным) и полное наименование организации- автора документа ниже приводится сокращенное наименование, которое указывается в скобках.
Наименование вида документа - ПРИКАЗ проставляется после наименования организации - автора документа.
Дата приказа - это дата его подписания, она как правило оформляется цифровым способом. элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строчку в последовательности день месяца, месяц, год. например: 08.03.2007.
Допускается и словесно-цифровой способ оформления даты : 8 марта 2007г.
Регистрационный номер - помешается справа от даты и представляет собой порядковый номер, который присваивается ему после подписания.
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок должен быть максимально кратким и точным. Заголовок начинается с предлога «О», «Об»: «Об итогах….»
«О введении…»
«О мерах….» и т.д.
Заголовок располагается ниже реквизитов «дата» и «регистрационный номер» печатается через один интервал, в кавычки не ставится, точка в конце заголовка не ставиться.
Текст приказа должен быть написан грамотно, состоять из простых предложений быть терминологически точным, с использованием «стандартных» словосочетаний и клише, свойственных официально -деловому стилю. Следует избегать сокращений слов, аббревиатур, кроме общепринятых, не включать бессодержательных поручений типа «обратить внимание», «усилить контроль» и т.п.
Содержащиеся в проекте приказ поручения должны быть указаны с ранее изданными распорядительными документами: иметь ссылку на них, отменять их или оговаривать их корректировку. Упоминание в тексте наименование органов власти и управления, организаций, фирм, структурных подразделений должны записываться в полном соответствии с юридически установленным их описанием. Повторные приказы по одному и тому же вопросу допускаются как исключение с соответствующими организационными и административными выводами.
Текст приказа по основной деятельности состоит из двух логически взаимосвязанных частей констатирующей (вводной) и распорядительной.
Констатирующая часть является введением в существо вопроса. Она призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. В ней могут быть перечислены факты, события, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пересказ акта вышестоящего органа, во исполнение которого издается данный распорядительный документ. В этом случае указывается вид акта, его автор, дата, номер, полное название (заголовок), т. е. приводятся все поисковые (ссылочные) данные. Обычно текст констатирующей части начинается с формулировки: «В соответствии...», «Во исполнение...», «В целях...».
Распространенными вариантами констатирующей части приказа по организации могут быть следующие: 1. Когда основанием для создания приказа является законодательный, нормативный или правовой акт вышестоящего органа власти и управления. Например: «В целях выполнения Постановления Правительства Российской Федерации от 04 апреля 2006 г. № 304 «О внесении изменений и дополнений в Положение о лицензировании деятельности по заготовке, переработке и реализации лома цветных металлов», ПРИКАЗЫВАЮ: ...»
2. Когда приказ издается в дополнение или во изменение ранее изданного приказа. В этом случае в констатирующей части приводится дата, номер и заголовок соответствующего документа. Например: «Во исполнение приказа Министерства финансов Российской Федерации от 29.07.1998 г. № 34н о признании утратившим силу приказа Министерства финансов Российской Федерации от 26.12.1994 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации» ПРИКАЗЫВАЮ:...»
3. Когда приказ готовится в инициативном порядке в целях выполнения текущих задач организации. Например: «В порядке финансовой поддержки животноводства, руководствуясь Областным законом «Об областном бюджете на 2001 год» ПРИКАЗЫВАЮ: ...»
Возможен вариант издания приказа без констатирующей части. Делается это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого объяснения, являются очевидными.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, которая излагается в повелительной форме. Она содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение, и сроки исполнения.
Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.
Поскольку приказ зачастую предусматривает несколько разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и подпункты.
Каждый пункт начинается с указания в дательном падеже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повелительной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, структурное подразделение или организация, которой вменяется контроль за исполнением приказа.
В формулировках распорядительной части следует избегать неконкретных выражений , таких как «улучшить», «повысить», «активизировать» и т.д.
В распорядительной части приказа следует учесть также следующие: Каждый пункт (подпункт) приказа должен содержать только одно конкретное задание с реальным сроком исполнения. Срок исполнения не указывают, если задание (поручение) носит постоянный характер.
Число исполнителей по каждому пункту не ограничивается, однако при этом один из исполнителей назначается ответственным за исполнение поручения.
Если приказ отменяет или заменяет в какой-либо части изданные ранее документы по рассматриваемому вопросу, то в распорядительной части они перечисляются.
Признать утратившим силу: Приказ Министерства финансов Российской Федерации от 26 декабря 2004 г. № 170 «О Положении о бухгалтерском учете и отчетности в Российской Федерации;
Пункт 3 Приказа Министерства финансов Российской Федерации от 3 февраля 2004 г. № 8 «О квартальной бухгалтерской отчетности организации».
Если ранее изданный приказ организации подлежит частичному изменению, дополнению, то в проекте нового приказа предусматривается откорректированная формулировка соответствующего пункта.
«Пункт 3 приказа от 06.04.2006 г. № 74 дополнить изложить в следующей редакции:...»;
«В пункте 8 Положения о бухгалтерии слова: «Министерство труда Российской Федерации» заменить словами: «Министерство труда и социального развития Российской Федерации».
В приказе по основной деятельности не следует приводить указания, касающиеся кадровых вопросов (трудовых отношений).
Согласование документа - это предварительная оценка существа проекта документа, его обоснованности, целесообразности и своевременности, соответствия действующим законодательным и нормативным актам.
Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа исполнителями, заинтересованными в документе должностными лицами, заместителем руководителя, курирующим данный вопрос. Виза включает должность и личную подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату подписания. Проставляется виза в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника приказа. Например: Заместитель директора по УВР
(подпись) Л.С. Иволгина
21.05.2001
При наличии замечаний и дополнений к проекту документа они излагаются на отдельном листе, виза оформляется следующим образом: Замечания прилагаются.
Зам. директора по АХР
(подпись) И.С. Сосницкая
22.08.2001
Замечания излагаются на отдельном листе, подписывают прилагаются к приказу.
Передача руководству приказа на подпись без необходимых виз не допускается.
Подпись - обязательный реквизит приказа, как и любого другого документа.
Должностные лица имеют право подписывать служебные документы в пределах их компетенции, что обычно определено в положениях и должностных инструкциях.
В состав реквизита «подпись» входят: - наименование должности подписавшего приказ;
- личная подпись;
- расшифровка подписи (инициалы и фамилия). Например: Директор подпись Н.Н. Луговой
Не допускается подписывать приказ с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте приказа отсутствует, то он перепечатывается.
В случае обнаружения в подписанном документе неточностей или неясностей необходимо немедленно доложить об этом лицу, подписавшему приказ, для внесения изменений. Внесение изменений и дополнений в приказы после подписания не допускается без разрешения лица, подписавшего его.
К проекту приказа исполнитель составляет список на рассылку, который должен включать те подразделения и организации, которых он касается.
Подписанные приказы по основной деятельности передаются в общий отдел (канцелярию) для регистрации, размножения и рассылки вместе с приложениями, на которые имеются ссылки в тексте, и списком на рассылку.
Вывод
распорядительный документ приказ реквизит
Приказ по основной деятельности является важным средством управления подчиненными. Умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами документировать свои решения в форме распорядительного документа составляет одну из черт профессионализма руководителя любого ранга, секретаря-референта, специалиста.
Нетрудно увидеть, что подготовка приказа по основной деятельности заключается, прежде всего, в умении правильно оформить его реквизиты. Отсюда то большое внимание, которое в данной практической работе уделено их оформлению в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Изложение требований к оформлению реквизитов и бланков документов сопровождается приложениями в конце работы.
Во время написания данной работы были просмотрены и прочитаны книги по делопроизводству, таких авторов как Т. В. Кузнецова, М.В.Стенюков, М.В. Кирсанова и других специалистов с помощью и на основании которых и была написана работа.
Все распорядительные документы (приказ по основной деятельности) должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих законодательно-нормативным актам.
Список литературы
ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело: Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998, - 8 с.
ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинописном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники: Основные положения. - М.: Госкомстат, 1985. - 6 с.
ГОСТ Р 6.30-2003.Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
Справочно-правовая система «Консультант Плюс»
Аксенов Ю. М., Кирсанова М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - 4-е изд. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2002. - 296 с.
Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учебное пособие. М.: ИНФРА-М., Новосибирск: Сибирское соглашение, 2005, 312 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления). Учебник для студентов вузов с грифом Министерства образования РФ - М. "ЮНИТИ", 2002, 359 с.
Стенюков М. В. Документы. Делопроизводство. - М.: «Издательство ПРИОР», 2003. - (изд. 8-е )144 с.
Федосова В.Т. Делопроизводство в образовательном учреждении: Практическое пособие - 5- е изд. - Ростов н/Д: Из-во «Учитель», 2004.- 114с.