Правила регистрации и контроля служебных документов - Курсовая работа

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемых, так и создаваемых в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы. Все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составление ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль.Регистрация преследует три цели: · Учет документов Учет документов дает количественные данные для обсчета общего объема документооборота, его анализа за определенный промежуток времени, по видам документов, по документопотокам, по структурным подразделениям и т.п. Регистрация - подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения.Документы, получаемые только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и использованные внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности - в канцелярии, по кадрам - в отделе кадров. Документы должны регистрироваться один раз. Принимаются и регистрируются документы, как поступающие в организацию по почте, через курьерскую службу, так и получаемые по факсу, электронной почте. Номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется номером дела по номенклатуре, классификатором корреспондентов, исполнителей и др.Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания условий перехода к автоматизированной регистрации устанавливается следующий обязательный состав реквизитов регистрации: · Автор (корреспондент); · Индекс документа (дата и индекс поступления документа) · Резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата) Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен: · ИсполнителиРегистрация документов ответов осуществляется на регистрационных формах инициативных документов.Журнальная система регистрации нужна тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает претензии со стороны граждан, конфликтные ситуации и т.п., например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Журнальная система регистрации используется в работе с документами ограниченного доступа: секретными, конфиденциальными.Недостатки журнальной системы регистрации позволяет преодолеть карточная система регистрации. Преимущество карточной системы регистрации заключается в следующем: - регистрацией одновременно могут заниматься несколько человек; карточки можно изготовить в необходимом количестве экземпляров; карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам, создавая картотеки, и передавать в структурные подразделения; Расположение реквизитов в карточке определяются самой организацией и закрепляются в инструкции по делопроизводству.Регистрация документов на компьютере позволяет: - регистрировать документы на различных рабочих местах$ организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях, с объединением сведений о документах (как внутренних, так и поступающих) в единой базе данных организации; Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютер (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты - системы электронного документооборота, позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

Содержание

Введение

1. Регистрация документов

1.1 Цели регистрации

1.2 Документы, не подлежащие регистрации

1.3 Правила регистрации

1.4 Состав реквизитов регистрации

1.5 Формы регистрации документов

1.5.1 Журнальная система регистрации

1.5.2 Карточная система регистрации

1.5.3 Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов

2. Контроль за исполнением служебных документов

2.1 Цели и виды контроля

2.2 Сроки исполнения документов

2.3 Задачи ответственного за контроль

Практическая часть

Заключение

Список использованных источников и литературы

В организации работы с документами ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск необходимой информации и документов и отсюда - обеспечение оперативного решения управленческих задач.

Регистрация и контроль за исполнением документов - это ключевой момент в организации делопроизводства. Одна из важнейших задач службы делопроизводства - в любое время и в кратчайший срок выдать нужную справку по документу и найти сам документ. Сделать это возможно, только владея всей совокупностью информационно-документационных ресурсов. Для этого надо учитывать все документы, проходящие через организацию, как получаемых, так и создаваемых в ней, т.е. документы должны быть зарегистрированы.

Регистрация документов - фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, так как фиксирует, подтверждает факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы еще не существует.

Все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составление ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Соответственно за контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение.

Актуальность темы заключается в анализе регистрации и контроля исполнения документов, как одних из наиболее трудоемких процессов делопроизводства.

Объектом исследования является документационное обеспечение управления и архивоведение конкретной организации

Предметом исследования является правила регистрации и контроля служебных документов.

Цель работы - изучить регистрацию и контроль служебных документов в конкретной организации.

Задачи работы: · изучить различные формы регистрации документов;

· организацию информационно-справочной службы;

· проанализировать виды контроля за исполнением служебных документов