Особенности и понятие делового собрания и совещания. Случаи, когда целесообразно решение проблем группой. Определение функций ведущего дискуссии по типам задач. Правила, которых должны придерживаться члены группы для успешного проведения мозгового штурма.
Аннотация к работе
Подготовка к совещанию предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и достаточное изучение проблемы, связанной с предметом контакта. Во многих организациях широко распространены деловые совещания, представляющие собой способ открытого коллективного обсуждения вопросов. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, достигать компромиссов, приобретают культуру общения. Деловое совещание будет неэффективным и бесполезным, если руководитель не представляет себе технологию его организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания проводятся слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц; необоснованная продолжительность снижает результативность.Совещания и собрания представляют собой форму коллективного обмена информацией, заканчивающуюся принятием конкретных решений. Обычно они различаются кругом участников (на совещании присутствуют специалисты или заинтересованные лица; на собрании - весь персонал организации или его представители); кругом обсуждаемых проблем (на совещаниях рассматриваются конкретные текущие вопросы; на собраниях более общие, накопившиеся за определенный период); целью (совещания имеют оперативный характер и призваны внести коррективы в деятельность предприятия; на собраниях прежде всего подводятся итоги и определяются планы на будущее) и т. п.Успех совещания зависит не только от поставленной цели, но и от того, как его участники приходят к пониманию задачи. На этапе определения цели важно продумать, действительно ли требуется принятие группового решения. Опыт показывает, что решение проблем группой целесообразно в случаях, когда: - проблема является скорее сложной, чем простой, а вероятность того, что один человек обладает всей информацией, необходимой для решения, невелика; На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников с тем, чтобы они отождествляли себя с обсуждаемой проблемой и стремились к ее решению. На практике эффективность совещания уменьшается изза нечетко сформулированной цели совещания и не обоснованной соответствующим образом необходимости его проведения; недостаточно ответственного отношения участников совещания к своим обязанностям; безапелляционного изложения руководителем своей позиции, не оставляющего места для развертывания творческой дискуссии.До сведения участников совещания доводятся принятые руководителем предприятия или организации решения, распределяются задачи с соответствующим инструктажем, разъясняются неясные вопросы, определяются сроки и способы выполнения поручений. Участники такого совещания сообщают сведения о ходе работы на местах. Оптимальное решение можно получить, используя следующие способы: 1) нахождение решения без предварительной подготовки возможных решений на основе обсуждения всех предложений, внесенных участниками в ходе заседания; деловой совещание дискуссия группа Проблемное совещание может включать такую форму группового принятия решений, как дискуссия, которая предполагает общение на основе доводов и аргументов с целью найти истину путем всестороннего сопоставления различных мнений. Использование дискуссии в проблемном совещании ставит перед руководителем три группы взаимосвязанных задач: задачи по отношению к проблеме, задачи по отношению к группе участников дискуссии, задачи по отношению к каждому отдельному участнику.Статистики утверждают, что бизнесмены, чья деятельность связана с необходимостью установления деловых контактов, тратят на разговоры по телефону от 25 до 75% рабочего времени. Главные из них: скорость передачи информации (выигрыш во времени); немедленное установление связи с абонентом, находящимся на любом расстоянии, непосредственный обмен информацией в форме диалога и возможность достичь договоренности, не дожидаясь встречи; конфиденциальность контакта; сокращение бумагооборота; экономия средств на организацию контактов других видов (довольно часто первый телефонный разговор, за которым должны последовать личные контакты (разговоры, беседы, встречи), может оказаться последним). Американские специалисты по деловому общению утверждают, что одним из факторов бедственного положения некоторых малых предприятий являются скверные манеры их служащих, которые отчетливо проявляются в разговорах по телефону. В деловом разговоре по телефону роли собеседников ничем не отличаются от таковых в непосредственных контактах, однако дополнительное преимущество получает инициатор разговора, так как он заранее продумывает свое поведение, выбирая удобный ему момент и манеру ведения разговора. Если вы предполагаете, что разговор может затянуться, задайте вопрос: «У вас есть сейчас время для разговора?» Помните, что деловой диалог по телефону - обмен информацией оперативного значения с определенной целью;Человечество пользуется телефоном уже более века. Но умение говорить по телефону по наследству не передается. В этой работе изложена часть рекомендаций, которые необходимы для успешного ведения деловых переговоров по телефону.
План
Содержание
Введение
1. Деловое собрание, деловое совещание
1.1 Факторы успеха в проведении делового совещания
1.2 Виды деловых совещаний
2. Деловой телефонный разговор
Заключение
Список использованной литературы
Введение
В условиях рыночных отношениях любой организации или фирме чаще или реже, но все же необходимо вести переговоры. Успех всецело зависит от того, на сколько вы к ним подготовились. Подготовка к совещанию предполагает не только усвоение предмета переговоров, но и достаточное изучение проблемы, связанной с предметом контакта.
Во многих организациях широко распространены деловые совещания, представляющие собой способ открытого коллективного обсуждения вопросов. Формы этого обсуждения разнообразны (съезды, конференции, симпозиумы, собрания). Принимаемые на этих мероприятиях решения обычно более эффективны, чем решения, принимаемые узким кругом управленцев. Суть совещания - обеспечить дискуссию и выработать общее решение на основании самых разных мнений. Кроме своего прямого назначения рационально организованное совещание решает и важную учебно-воспитательную задачу. На совещании сотрудники учатся работать в коллективе, достигать компромиссов, приобретают культуру общения.
Деловое совещание будет неэффективным и бесполезным, если руководитель не представляет себе технологию его организации и проведения. В ряде случаев деловые совещания проводятся слишком часто и готовятся плохо; к их проведению привлекают слишком много лиц; необоснованная продолжительность снижает результативность. Недостаточно хорошо продуманные и плохо проведенные совещания наносят огромный вред, так как отнимают много времени и отвлекают людей от их основной работы.
Цель данного реферата - изучение правил подготовки и проведения делового совещания, делового телефонного разговора.
Задачи реферата: 1. Дать общую характеристику деловых совещаний;
2. Рассмотреть особенности подготовки к совещанию;
3. Изучение особенности телефонного разговора.
Вывод
Человечество пользуется телефоном уже более века. Казалось бы, времени вполне достаточно для того, чтобы научиться разумно пользоваться этим техническим средством. Но умение говорить по телефону по наследству не передается. Искусством общения при помощи этого аппарата овладевает не каждый. В этой работе изложена часть рекомендаций, которые необходимы для успешного ведения деловых переговоров по телефону. У телефонного разговора по сравнению с письмом есть одно важное преимущество: он обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией независимо от расстояния. Но как видно, к деловому телефонному разговору надо тоже тщательно готовиться. Плохая подготовка, неумение выделить в нем главное, лаконично, емко и грамотно излагать свои мысли приводит к значительным потерям рабочего времени. Среди главных причин потерь рабочего времени бизнесменом, менеджером, в числе первых мест стоят телефонные разговоры. Итак, владение этикетом и культурой делового общения по телефону - ключ к вашему успеху в сфере предпринимательства, в деловой карьере.
Список литературы
1. Волгин Б. Н. Деловые совещания. М., 1981.- С. 32-33.
2. Грошев И.В. Служебное совещание / И.В.Грошев, А.А.Поздняков. - М.: Экономическая литература, 2006. - 208 с.
3. Культура русской речи: Учебник для вузов /Отв. ред. Граудиной Л.К. и Ширяева Е.Н. М.: НОРМА-ИНФРА, 2000.
4. Кузин Ф.А. Культура делового общения: Практическое пособие: / Ф.А.Кузин. - 4-е изд.- М.: Ось-89, 2000.- 240 c.
5. Мицич П. Как проводить деловые беседы. М., 1987.
6. Русский язык и культура речи: Учебник /Под общей ред. проф. В.И.Максимова. М.: Гардарики, 2007.
7. Скаженик Е.Н. Деловое общение: Учебное пособие / Е. Н.Скаженик. - Таганрог: Изд-во ТРТУ, 2006. - 126 с.
8. Шилова К.А. Телефонные разговоры делового человека. М 1993 71 с.