Основные правила к составлению документов. Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств. Особенности оформления и передачи телеграмм, телетайпограмм, факсограмм и телефонограмм. Унификация, стандартизация и унификационные системы.
Аннотация к работе
КУРСОВАЯ РАБОТАДелопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее - инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство. Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов. Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. В качестве такого носителя может служить бумага, диск компьютера, фото - и кинопленка и т.д. Деловой документ служит для фиксации административной (управленческой) информации. Структурные элементы, за исключением элементов "Титульный лист", "Предисловие", "Наименование", "Требования", приводят при необходимости, в зависимости от особенностей стандартизуемого объекта.Содержание включает порядковые номера и наименования разделов (при необходимости - подразделов), приложений с указанием их обозначения и заголовков, а при необходимости и графического материала с указанием номера страницы, на которой они помещены. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа, текст документа и т.д.). Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет - формуляр документа. Требования к оформлению документов" установил формуляр-образец организационно - распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа. Наименование вида документов проставляется на всех документах, за исключением писем, и печатается прописными буквами под реквизитом "Наименование организации": ПРИКАЗ, РАСПОРЯЖЕНИЕ, АКТ и т.п.Проекты приказов и постановлений должны составляться на основе тщательного и всестороннего изучения затрагиваемых в них вопросов с тем, чтобы содержащиеся в проектах предложения были конкретными и реальными, соответствовали действующему законодательству, обеспечивались необходимыми материально-техническими средствами и финансированием и исключали необходимость выпуска дополнительных приказов, постановлений в связи с неполнотой или недоработкой предыдущего приказа, постановления. Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПОСТАНАВЛЯЮ», напечатанными прописными буквами без разрядки с новой строки от нулевого положения табулятора (от границы левого поля), В пунктах распорядительной части приказа, постановления указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. До представления на подпись проект приказа, постановления визируется на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра всеми заинтересованными структурными подразделениями и юридической службой, которая определяет целесообразность оформления данного вопроса приказом, постановлением, соответствие проекта приказа, постановления действующему законодательству, проверяет отсутствие противоречий ранее изданным приказам, постановлениям. Распоряжение - документ, издаваемый преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов. Доверенность - это документ, фиксирующий факт представления права доверенности лицу на совершение каких-либо действий от лица доверителя, Официальные доверенности выдаются организацией своим представителям на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от ее имени, В тексте официальной доверенности указывается должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.К этим документам предъявляются следующие требования: Документы изготавливаются на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств средств электронной вычислительной техники. Проекты документов, подготовленные к печатанию на пишущей машинке, должны быть написаны разборчиво синими, четными, фиолетовыми чернилами и тщательно выверены. Тексты документов на бланках формата А4 печатается через 1,5 межстрочный интервал (межстрочным интервалом называется расстояние между основаниями смежных строк машинописного текс
План
Содержание
Введение
1. Основные правила к составлению документов
1.1 Требования ГОСТОВ к составлению документов
1.2 Особенности подготовки и оформления отдельных видов документов
1.3 Требования к документам, изготовляемым с помощью печатающих устройств; размножение документов
2. Общие правила регистрации документов
2.1 Особенности оформления и передачи телеграмм, телетайпограмм, факсограмм, телефонограмм
2.2 Нормы составления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащие хранению
3. Унификация и стандартизация документов
3.1 Унификация документов
3.2 Стандартизация документов
3.3 Унификационные системы документации
Заключение
Список использованных источников
Введение
Делопроизводство в учреждениях, организациях и на предприятиях (далее - организации) осуществляется, как правило, специальным структурным подразделением (или назначенным за делопроизводство лицом), на которое возложены функции документационного обеспечения управления (далее служба ДОУ) в целях совершенствования работы с документами, обеспечения высокого качества их подготовки контроля исполнения разрабатываются и утверждаются приказом руководителя организации инструкция по делопроизводству (далее - инструкция), положение о службе ДОУ, должностные обязанности лиц, ответственных за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается в соответствии с действующими нормативно-правовыми документами по делопроизводству и устанавливает порядок его ведения, в том числе обязательные для всех работников основные правила, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля за исполнением, хранением и использованием документов.
Организация и совершенствование ДОУ, методическое руководство контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляются службой ДОУ.
При оформлении служебных документов рекомендуется соблюдать ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Настоящий стандарт распространяется на документы, относящиеся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., включенные. В Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
Стандарт устанавливает состав и порядок оформления реквизитов документов, требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Хотя требования ГОСТ Р 6.30-2003 не являются обязательными для применения и носят рекомендательный характер, единые подходы к оформлению документации не только упрощают процесс подготовки документов, но и значительно улучшают их восприятие работникам.
При подготовке документов рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером №12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15 через 1-2 интервала.