Організація прийому відвідувачів і співробітників, функції секретаря-референта, пов"язані з наданням безпосередньої допомоги керівнику. Створення журналу реєстрації наказів і бланка особливого листа з обліку кадрів за допомогою текстового редактора.
Аннотация к работе
План Вступ 1. Робота секретаря в офісі 1.1 Організація прийому відвідувачів 1.2 Робота секретаря з керівником 1.3 Ділове спілкування зі співробітниками 2. Порядок організації роботи секретаря в офісі за допомогою ПК 2.1 Описати порядок створення та заповнення форми журналу реєстрації наказів за допомогою текстового редактора MS WORD 2.2 Описати порядок створення візитної картки за допомогою текстового редактора MS WORD 2.3 Описати порядок створення бланка особового листка з обліку кадрів за допомогою текстового редактора MS WORD 2.4 Описати порядок створення бази даних запропонованих товарів фірмою «Люкс» та створення форми, запиту та вставки об’єктів OLE в Access Висновок Використана література Вступ Слово «секретар» походить від середньовічного «secretarius» іспочатку означало довірену особу. У Росії посаду секретарязявляється в XVIII столітті, спочатку як посада особистого секретаря імператора (в тлумачному словнику В. Даля визначаємо: «статс-секретар», довірений пісьмовод государя »). У першій чверті XVIII століття секретар стаєпосадовою особою установи, і в законодавчих актах того часуокреслені сфера його діяльності та службові обовязки (27 лютого 1720 року був підписаний Генеральний регламент Петра I). Відповідаючи по телефону, організовуючи прийоми, наради,презентації, обмінюючись діловими паперами, секретар завжди у виріподій. Такі його якості, як старанність, ініціатива і високийпрофесіоналізм допоможуть керівнику підприємства долативиробничі труднощі і вирішувати проблеми, що накопичилися. З появою персональних компютерів на робочому столі секретаря спростилися процедури підготовки документів, їх реєстрації, пошуку ізберігання, проте зросла роль секретаря як організатора, диспетчера,консультанта, У звязку з цим зявилися нові вимоги до особистісних іпрофесійними якостями секретаря-референта, зявилися варіації назвисекретарської посади: асистент, помічник з загальних питань,представник дирекції, офіс-менеджер. 1. Робота секретаря в офісі Щоб відповідати сучасним вимогам, секретарю необхідно: · Мати професійний імідж; · Добре володіти мовою і листом; · Володіти непоганий памяттю (у тому числі зорової памяттю на особи); · Утримувати в порядку документацію, швидко знаходити необхідні папери; · Вміти правильно оформляти документи, вести ділову переписку керівника; · Кваліфіковано користуватися офісною оргтехнікою; · Освоювати нові компютерні програми; · Бути енергійним, проявляти ініціативу; · Вміти знаходити взаєморозуміння з керівництвом, колегами і клієнтами; · Підтримувати ефективну роботу офісу у відсутності шефа; · Виявляти обережність і обачність у конфіденційних питаннях ОСНОВНІ ФУНКЦІЇ СЕКРЕТАРЯ Основними функціями секретаря-референта є: u Ведення документації дирекції підприємства; u Організація та координація поточної роботи з діловими партнерами, клієнтами, замовниками, контрагентами; u Пошук необхідної інформації керівнику; u Виконання оперативних доручень та завдань керівника; u Контроль виконання документів та доручень керівника; u Бронювання готелів, авіаквитків, оформлення віз; u Планування робочого дня керівника; u Організація та участь у зустрічах і переговорах; u Прийом відвідувачів; u Прийом іноземних делегацій; u Допомога при підготовці нарад, зборів, презентацій; u Рішення адміністративних питань у межах своєї компетенції; u Робота з оргтехнікою. Європейська асоціація професійних секретарів так визначає їхню основну роль: - знати сутність діяльності свого керівника, вміти значну частину його роботи брати на себе.