Определение архивных описей и справочников, их характеристика и отличительные черты. Описание порядка составления справочного аппарата к описи, анализ документов и дел в архивах. Сущность, особенности организации дел и документов в пределах описи.
Аннотация к работе
Актуальность темы курсовой работы состоит в том, что любой архив начинается с описи, и необходимость соблюдения общих принципов и правил составления описей, является важным моментом в работе делопроизводителя. Описи дел составляются по форме, установленной «Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий страны. Цель курсовой работы - рассмотреть порядок описания документов в архивах в соответствии с требованиями нормативных актов Российской Федерации. Дать характеристику организации дел и документов в пределах описи. Объект исследования в этой работе представляет собой углубленный процесс, отражающий изучения порядка описания документации , хранящейся в архивах.Архивная опись - это архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Архивная опись выполняет три важнейшие функции: информационную (раскрывает состав и содержание документов), учетная (обеспечивает учет дел), классификационную (закрепляет систематизацию дел внутри фонда). Информационная функция описи реализуется в процессе описания каждого дела на карточках при составлении такого важного элемента, как заголовок дела, раскрывающего видовой состав документов и содержание единицы хранения. Архивная опись состоит из двух частей: собственно описи, т.е. перечня дел (описательных статей) и справочного аппарата к описи. Различные сообщения о документах, состоящие из описаний, специальных шифров и кодов, называются информацией об информации, или вторичной документной информацией.Первый раздел - история фондообразователя, (в хронологической последовательности) содержит следующие сведения: - даты, номера и заголовки распорядительных документов о создании, преобразованиях и ликвидации организации; Второй раздел-история фонда, содержит следующие сведения: - количество дел в фонде и крайние даты дел фонда; указание (если организация передает документы на государственное хранение) даты и места передачи дел на государственное хранение (наименование государственного архива; № фонда, присвоенный государственным архивом, ссылка на акт приема-передачи дел, его дату и номер). Третий раздел-характеристика документов фонда, содержит перечисление видов научно-справочного аппарата к фонду. Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде.Справочный аппарат к описи выполняет две функции: во-первых, ускоряет поиск сведений по собственно описи и, во-вторых, предоставляет дополнительную информацию о фонде. Состав справочного аппарата к описи включает: - титульный лист; Это основные элементы справочного аппарата, но опись может содержать и дополнительные элементы - переводные таблицы, библиографию, терминологический словарь. Титульный лист содержит сведения, раскрывающие полное название государственного архива, где хранятся документы фонда; полное название фонда с перечислением всех переименований, если они были, и сокращенное наименование (в круглых скобках); номер фонда; номер описи, название описи (наименование структурной части или годы, за которые дела включены в опись). В оглавлении (содержании) разделов описи и справочного аппарата к ней перечисляются предисловие, список сокращений, названия всех разделов, включенных в опись, указатели, переводные таблицы шифров.Описание начинается в делопроизводстве учреждений и производится непосредственно на обложках дел в начале делопроизводственного года. Оно представляет собой прогностический список тех документов, которые будут сформированы в дела. В архивах учреждения и государственных архивах описание производится, если поступили дела, описанные неудовлетворительно или совсем не описанные. В архивах производится на карточках, что помогает не только оперативно исправлять неточности, но и облегчает в дальнейшем классификацию дел внутри архивного фонда. На обложках и карточках указываются одинаковые и в единой последовательности информационные характеристики документов и дел.Разновидность этой формы описи для описания в архиве дел по личному составу, отличающаяся дополнительной графой № 5 «Срок хранения (тома, части)» приведена в Приложении № 2. Официальное название организации, сведения о номерах фонда и описи, категории дел (постоянного хранения или по личному составу), годах, за который включены дела в опись, указывается на титульном листе к описи. Форма годового раздела описи дел по личному составу, составленная в организации (Приложение 4). При описании документов постоянного хранения и по личному составу, поступивших в архивы неописанными, а также при усовершенствовании и переработке описей, используется форма описи, в которой название фонда, его номер, номер описи и крайние даты документов указываются на титульном листе.
План
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. АРХИВНЫЕ ОПИСИ И КЛАССИФИКАЦИЯ АРХИВНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ
1.1 Архивные описи как вид архивных справочников
1.2 Порядок составление справочного аппарата к описи