Понятие документооборота и управленческих документов. Требования к составлению бухгалтерских документов. Инвентаризация и ее виды. Классификация бухгалтерских документов по назначению, месту составления, содержанию, объему сведений, порядку использования.
Аннотация к работе
КАФЕДРА ФИНАНСОВОГО МЕНЕДЖМЕНТА И УЧЕТАТема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами, но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем). Цель работы: дать определение понятию «документ», охарактеризовать основные виды документов, кратко рассмотреть документооборот в бухгалтерии.При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Так, например, в разделе "3.1 Организация документооборота" Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) предлагается закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы документационного обеспечения управления (ДОУ). Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Однако у документов есть общие типовые для всех элементы: название документа (счет-фактура, накладная, платежное поручение, чек, кассовый ордер и т. п.), отражающее характер хозяйственной операции; наименование и адрес предприятия, где совершалась операция, указание сторон участвовавших в совершении операции; дата составления документа и номер; краткое изложение хозяйственной операции; в натуральные и денежные измерители; подписи лиц, которые несут материальную и административную ответственность.Правительством РК утвержден перечень типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения (Постановление Правительства Республики Казахстан от 26 декабря 2011 года № 1605 «Об утверждении перечня типовых документов, образующихся в деятельности государственных и негосударственных организаций, с указанием сроков хранения»).Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета. Процесс документооборота состоит из следующих стадий: поступления документов со стороны и выписки их в организации; исправления и определенной доработки первичных документов; поступление первичных документов в бухгалтерию; обработка документов в бухгалтерии; передачи документов на хранение в архив организации, а затем в государственные органы; обеспечения текущего хранения документов. Обработка документов в бухгалтерии, а свою очередь состоит из следующих этапов: проверки документов по форме, арифметически, по существу; оценки в денежной форме каждой операции, отраженной в документах (таксировка или калькуляция); записи на документах бухгалтерских проводок (монтировка); включения документов в учетные регистры. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям.Первичные документы и приложения к ним (кассовые, банковские выписки, табели, авансовые отчеты, акты и т.д.) 5 лет 75 лет, 5 пенсионный. Расчетные и расчетно-платежные ведомости при отсутствии лицевых счетов 75 лет 5 лет Документы об инвентаризации 5 лет.
Вывод
Движение документа от момента составления или получения от других предприятий до передачи в архив называется документооборотом. Понятие документооборота включает в себя составление графика прохождения документов, контроль за правильностью оформления документов и соответствующим отражением операции по счетам бухгалтерского учета.
Организация документооборота имеет большое значение, поскольку усиливает контрольные функции учета, ускоряет сроки составления бухгалтерской отчетности, повышает оперативность бухгалтерского учета.
Процесс документооборота состоит из следующих стадий: поступления документов со стороны и выписки их в организации; исправления и определенной доработки первичных документов; поступление первичных документов в бухгалтерию; обработка документов в бухгалтерии; передачи документов на хранение в архив организации, а затем в государственные органы; обеспечения текущего хранения документов.
Обработка документов в бухгалтерии, а свою очередь состоит из следующих этапов: проверки документов по форме, арифметически, по существу; оценки в денежной форме каждой операции, отраженной в документах (таксировка или калькуляция); записи на документах бухгалтерских проводок (монтировка); включения документов в учетные регистры.
Движение документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота, который позволяет улучшить контроль со стороны бухгалтерии за всей работой организации, повышает эффективность всей учетной работы. При его составлении учитывают требования, предъявляемые к рациональной организации документооборота: кратчайший путь движения документов, указание конкретных исполнителей, минимальные сроки прохождения по инстанциям. После составления графика каждому лицу, участвующему в документообороте, вручается соответствующая выписка и определяется ответственность за невыполнение требований документооборота. Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации.
График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указание их взаимосвязи и сроков выполнения работ.
При составлении графика должны быть соблюдены следующие требования: первичные учетные документы, принимаемые бухгалтерией должны иметь все обязательные реквизиты; при приеме документов должна проверяться правильное арифметических вычислений; документы должны оформляться в соответствии с требованиями законодательных и нормативных актов; все исправления в документах должны быть заверены подписями лиц, ответственных за их составление, с указанием дат исправления; по любой сделке должны быть представлены все необходимые документы (договор и дополнения к нему, накладная акт о выполнении, счет-фактура, платежное поручение).
Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить прохождение каждым документом весь путь от оформления и проверки до обработки, равномерно распределить учетную работу в течение всего рабочего времени; повысить производительность труда счетных работников, усилить контрольные функции бухгалтерского учета; повысить уровень механизации и автоматизации учетных работ.
Список литературы
1. «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности»-Закон РК от 28.02.2007