Номенклатура дел как один из основных инструментов организации делопроизводства, перечень основных требований к ней. Основные этапы обработки дел для хранения. Порядок и особенности передачи бухгалтерских документов в архив для длительного хранения.
Аннотация к работе
Министерство образования и науки Российской ФедерацииВ настоящее время все организации при ведении своей деятельности используют большое количество документов, которые по своему назначению очень разнообразны и имеют различную ценность. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет.Государственный стандарт определяет дело как «совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Чтобы правильно сформировать дела и обеспечить возможность использования нужной информации, документы разделяют на группы с разными сроками хранения. Специальным классификационным справочником, позволяющим определить порядок распределения документов в дела, является номенклатура дел. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел - это многофункциональный документ, используемый для разных целей: • номенклатура используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела (папки).Обработка дел для хранения включает следующие этапы: • проведение экспертизы научной и практической ценности документов, • оформление дел; Первый этап обработки дел для длительного хранения включает проведение экспертизы научной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения. Он предполагает анализ фактического содержания документов, находящихся в деле. Если при просмотре в делах обнаруживаются документы постоянного и временного сроков хранения, то такие дела подлежат перегруппировке: документы постоянного хранения отделяют от документов временного хранения. Кроме полистного просмотра дел постоянного срока хранения, экспертиза ценности проводится на основе номенклатур дел и перечней документов с указанием сроков хранения.В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Принимая дела, сотрудник архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. При сдаче дел на государственное хранение организация представляет в государственный архив: • отношение на имя руководства государственного архива с указанием названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации.
План
Оглавление
Введение
1. Номенклатура дел
2. Этапы обработки дел
3. Порядок передачи дел в архив
Заключение
Список литературы
Введение
В настоящее время все организации при ведении своей деятельности используют большое количество документов, которые по своему назначению очень разнообразны и имеют различную ценность. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разовое значение, после использования, которой к документам больше не возвращаются. Другие документы содержат информацию, которая может потребоваться в течение ряда лет. И наконец, совсем небольшая группа документов содержит информацию, ценную в научных и практических целях. Такие документы должны храниться постоянно.
Целью данной работы является изучение проведения подготовки бухгалтерских документов для длительного хранения. С экономической точки зрения, хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуются большие помещения, оборудование, штат специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Для решения этой проблемы в данной работе рассмотрим, как и какие документы подготовить для длительного хранения, основываясь Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ (ред. от 04.12.2006) «Об архивном деле в РФ» и «основными правилами работы архивов организаций», которые одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, а также для изучения данного вопроса нам потребуется ГОСТ Р 51141-9 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Вывод
Подводя итог, я выяснила, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: описание и оформление дел.
Оформление дела - это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи, внутренней описи документов. Начинается оно с момента заверения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив. Опись является учетным документом и основной частью научно - справочного аппарата архива, обеспечивающей оперативный поиск документов. Опись составляется в трех экземплярах: один передается вместе с делами в ведомственный архив, второй - прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, третий - остается в качестве контрольного экземпляра в аппарате предприятия.
В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. номенклатура бухгалтерский делопроизводство архив
Список литературы
1. Федеральный закон №402 ФЗ «О бухгалтерском учете»
2. Федеральный закон №125 ФЗ «Об архивном деле в РФ»
3. ГОСТ Р 51141-98 Государственный стандарт РФ «Делопроизводство и архивное дело. Термины»
4. Постановление Правительства РФ от 07.04.2004 «Вопросы Федеоального архивного агентства» (в ред.Постановления Правительства РФ от 29.05.2008 №406)
5. Бычкова С.М. «Бухгалтерское дело» 2008-2010гг
6. Бухгалтерское дело / Под ред. Л.Т. Гиляровской. - М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2006.
11. Кузнецова, Т.В. Как провести экспертизу ценности документов и установить сроки их хранения/ Т.В.Кузнецова // Секретарское дело.- 2005.- №11.
12. Экспертиза ценности управленческих документов и комплектование ими государственных архивов (теория и методика)/Сост. М.П. Жукова, Н.А. Пучко, О.В. Усанова и др.- М., 2006.