Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері. Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів. Реєстрація, індексація та систематизація документів. Вивчення методологічних проблем діловодства.
Діловодство впорядковує роботу з документами, носіями інформації на підприємстві, забезпечуючи економію ресурсів управлінської ланки. Під діловодством розуміють діяльність, яка охоплює питання документування і організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій. Сучасне діловодство - система життєво важливих дій організації, підприємства, установи закладу, повязаних головним чином з діловою документацією, яка необхідна для функціонування сучасних установ різноманітних форм власності, і засобами, які забезпечують її надійність в різних формах ділового спілкування, що мають документальне відображення. Документ є засобом підтвердження правомірності дій керівників з юридичної точки зору. а тому керівники підприємств несуть, в першу чергу, персональну відповідальність за правильність оформлення документів та їх подальше зберігання як основних обєктів, що відображають діяльність установ у всіх сферах практичного втілення виробничих, господарських і наукових завдань. Документи мають правове значення, оскільки є засобом засвідчення та доведення певних фактів.Документ являє собою матеріальний обєкт, що містить закріплену інформацію і призначений для її передавання та використання. Створення форм документів, формування різних первинних, проміжних та підсумкових даних, складання звітності повязані з великою кількістю операцій, у здійсненні яких беруть участь багато виконавців. Тобто документообіг складається з двох основних фаз - створення і завершення, між якими є проміжні ланки, які проходить той чи інший документ. Таким чином, документообіг в організації здійснюється у вигляді потоку документів, що циркулюють між пунктами їх обробки. Документообіг являється важливою ланкою діловодства, так як визначає не тільки інстанцію руху документів, проте і швидкість цього руху.Конверти розкривають, перевіряють наявність самого документа, додатків, кількість сторінок і примірників. Документи скріплюються між собою, додатки прикріплюють до основного документа. Проставлення реєстраційного штампа, який фіксує факт і дату одержання документа (день надходження). Секретар особисто відповідає, попередньо підібравши необхідні матеріали, які можуть знадобитися керівнику під час розгляду документації. Результати розгляду документів керівником відображаються в резолюції.Кожен документ повинен реєструватися в даній установі тільки один раз. Обовязковій реєстрації підлягають документи, які надходять з вищестоящих інстанцій або направляються на їх адресу. Для реєстрації документів в організації використовується єдина реєстраційна картка типового зразка (Додаток Г) або журнал реєстрації. Практика показує, що реєстраційні журнали зручніші для використання, оскільки всі дані про документи в них подаються в певній хронологічній послідовності. Більшу частину документів реєструють у канцелярії, а решту - згідно зі специфічним призначенням самих документів - у підрозділах: відділ кадрів, бухгалтерія, юридичному відділі, плановому відділі та ін.Стосовно контролю розрізняють дві групи операцій: - першу групу контрольних операцій виконують самі керівники всіх рангів; Інформація про результати контролю повинна надходити до тих керівників, які встановили необхідність контролю документів і терміни їх виконання. Контролю підлягають всі документи, в яких визначені терміни виконання, виконавці і завдання. Дії з контролю включають: - поставлення документа на контроль; Документ вважається виконаним і знімається з контролю керівником після проведення конкретної роботи виконавцем (підготовки звіту, запису в контрольній картці про зняття документа з контролю після його фактичного виконання і відповідної відмітки на самому документі «знято з контролю» та запису в журналі обліку документів, взятих на контроль).Заголовок справи складається з елементів у наступній послідовності: - назва виду справи (листування, журнал і так далі) чи виду документів (протоколи, накази...); назва організації чи структурного підрозділу (автор документу); назва адресату кореспондента документа; короткий зміст документів справи; назва території, з якою повязаний зміст документів справи; дати (період) справи; вказівка на копії документів. Першою - група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група ОРД установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). У випадку видачі справи цілком, робиться відмітка у "Реєстрі видачі справ". Документи з часу заведення (надходження) їх у діловодстві і до передачі у відомчий архів зберігаються за місцем формування у справи (у невеликих установах доцільне централізоване зберігання справ у канцелярії). У разі зберігання справ у структурних підрозділах збереження документів і справ забезпечують їх керівники і співробітники, відповідальні за документацію.Документообіг у банках - комплекс норм і правил, що визначають проходження документів за підрозділами банку, порядок їх обробки і оформлення при здійсненні банківських о
План
ЗМІСТ
ВСТУП
1. Загальна характеристика документообігу та організація документів у банківській сфері
1.1 Поняття та організація документообігу
1.2 Рух вхідних, вихідних і внутрішніх документів
1.3 Реєстрація, індексація та систематизація документів
1.4 Контроль за виконанням документів та їх термінами
1.5 Складання номенклатури справ та передача справ у відомчий архів
1.6 Документообіг за банківськими операціями
2. Аналіз документообігу на прикладі ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»
2.1 Організаційна структура та нормативно-правова база здійснення діяльності ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»
2.2 Аналіз електронного документообігу в ВАТ «Райффайзен Банк Аваль»
2.3 Проблеми електронного документообігу та шляхи їх вирішення
ВИСНОВКИ
СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ
Вы можете ЗАГРУЗИТЬ и ПОВЫСИТЬ уникальность своей работы
