Особенности ведения деловой переписки. Особенности манеры и стиля письма, его основные и дополнительные части. Принципы оформления служебной и частной корреспонденции при коммуникации с различными адресатами. Основные разновидности служебных писем.
Аннотация к работе
Негосударственное образовательное учреждение высшего профессионального образования Кафедра: Социально-культурного сервиса и туризмаДеятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда. Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения. Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами.Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму. Письма, направляемые государственным деятелям и официальным лицам, прошения о приеме на работу должны отличаться более официальным и уважительным тоном, чем обычные деловые письма. Кроме того в обращении, адресе на конверте, приветствии и заключительной фразе(согласующейся с приветствием), должны быть употреблены определенные общепринятые официальные обращения, специфичные для каждой страны и каждого класса официальных лиц.Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”. На конверте пишутся два адреса - адресата и отправителя. Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, комплимента, то есть выражения уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется. Под текстом письма следуют личная подпись лица, направляющего письмо, его должность, инициал (инициалы) имени и фамилия либо имя и фамилия полностью. Адрес состоит из инициала (инициалов) или полного имени, фамилии и полного наименования официальной должности лица, которому направляется письмо.Если служебная записка имеет приложения, названные в тексте, отметка о наличии приложений оформляется по следующей форме: Приложение: на 5 л. в 2 экз. Если служебная записка имеет приложения, не названные в тексте, их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и количества экземпляров. Служебные записки подписываются должностными лицами в пределах прав и компетенции, установленных должностными инструкциями, и в соответствии с распределением обязанностей. В состав реквизита "Подпись" входят полное наименование должности лица, подписывающего служебную записку, его личная подпись, инициалы и фамилия. При подписании служебной записки несколькими лицами, занимающими равные должности, их подписи располагают на одном уровне.В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от№...»). В случае, например, если в запросе содержалась просьба выслать конкретное предложение, то как такового ответа на запрос может и не посылаться, а сразу высылаться оферта (которая и будет содержать конкретные данные). Наконец, может быть послан и ответ на письмо, содержащий требуемые данные, как и происходит в нашей переписке. Письмо из двух частей включает в себя часть, собственно напоминающую и часть, содержащую меры, которые будут приняты в случае дальнейшего отсутствия вестей от партнера.Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации систем документации, видов и разновидностей документов. Отнесение документов к той или иной системе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.
План
2. Краткое содержание письма;
Введение
Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.
Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение служебной переписки и особенности оформления письма иностранным партнерам.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, но уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.
Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
- изучения определения и области применения каждого письма;
- описания хозяйственной ситуации;
- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем: Письмо-просьба, Сопроводительное письмо, Письмо-подтверждение, Письмо-напоминание, Письмо-извещение, Гарантийное письмо, Письмо-запрос и ответ на него, Заказ и ответ на него, Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.