Знакомство с основным особенностями деловых приемов, общая характеристика целей. Рассмотрение способов создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства. "Жур фикс" как прием, проводящийся в определенный час и день каждой недели.
Аннотация к работе
Однако прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Приемы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приемы с рассадкой и без рассадки. Завтрак продолжается обычно полтора часа, из которых около часа гости проводят за столом и примерно тридцать минут - за кофе или чаем, которые могут быть поданы за тем же столом или в гостиной. Разнообразие форм приемов обусловливается традициями разных стран, поводом проведения приема, личными предпочтениями его организаторов, характером взаимоотношений между приглашенными и т.п.В ходе проведенной мною работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема. Приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер.
Введение
деловой прием партнерство
При словах «прием», «банкет», «ужин» обычно возникают ассоциации, связанные с отдыхом, развлечениями и тому подобными приятными вещами, не требующими напряжения и мобилизации сил, профессиональной компетентности, умения следить за собой.
Однако прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей.
Деловые приемы хотя и имеют более свободную, раскованную атмосферу, нежели деловая встреча или деловые переговоры, однако преследуют ту же самую цель: заключение взаимовыгодных сделок.
Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.
Очевидная польза от организации приема состоит еще и в следующем: иногда переговоры между двумя фирмами затягиваются, возникает тупиковая ситуация, когда ни одна, ни другая сторона не хочет (или не может) уступить, пойти на компромисс и в то же время не желает прекратить переговоры, поскольку есть вполне реальная возможность получения выгоды. Многоразовые встречи и обсуждения не приводят к ликвидации тупиковой ситуации, безрезультатная дискуссия продолжается. В таком случае часто организация приема - завтрака, ужина, обеда - помогает создать непринужденную атмосферу, ближе узнать партнеров, облегчает проведение переговоров и способствует заключению контрактов.
Итак, цель любого делового приема - способствовать заключению взаимовыгодных договоров.
Кроме этой цели есть и другая: отпраздновать юбилей фирмы, достижение значительных финансовых результатов, расширение сферы деятельности фирмы, поскольку это дает повод провести время в непринужденной, радостной обстановке.
На выставках, ярмарках и других торговых мероприятиях, как правило, также устраиваются деловые приемы с целью создания благоприятных неформальных условий для развития партнерства.
Однако стоит напомнить, что участие сотрудников приглашенной организации в деловом приеме - это не просто приятное времяпровождение, а исполнение служебных обязанностей. Менеджер (или рядовой сотрудник), приглашенный на прием, прежде всего, должен постараться поговорить с интересующими его фирму людьми, лучше узнать склонности, привычки, а следовательно, и характер предполагаемых партнеров, упрочить знакомство, завязать беседу на важную для него и его фирмы тему.
Если же менеджер принадлежит к работающим на фирме, проводящей прием, его обязанности усложняются - на протяжении всего приема он должен следить за его ходом и проводить представление приглашенных друг другу, организовывать многочисленные встречи и беседы отдельных групп гостей, следить за тем, чтобы никакой гость не оказался в одиночестве, поскольку это может подействовать на него угнетающе и испортить впечатление от приема. Кроме того, сотрудники фирмы-хозяйки должны на протяжении всего приема осуществлять контроль за обслуживающим персоналом, чтобы не допустить сбоев и ошибок в обслуживании.
1.Приемы и их сущность
Приемы - как дипломатические, так и деловые - одна из важнейших форм внешнеполитической, деловой, культурной и другой деятельности правительств, государственных ведомств, деловых людей, общественных и других организаций и лиц. Они могут проводится по торжественным случаям (в честь государственных визитов, национальных праздников и т.д.) и иметь политическое значение, носить чисто протокольный характер (в связи с деловыми визитами, открытием выставок) или же использоваться в порядке повседневной деятельности (в ходе переговоров и другие).
Важно четко представлять, что основным содержанием приемов является не прием пищи или дегустация напитков, а решение деловых проблем к чему надо тщательно готовиться заранее. Для большинства участников приемы - это сосредоточенная, целенаправленная работа, а отнюдь не поверхностная «скучная пустота», внешность которой почти два века назад созерцал Байрон. Приемы могут способствовать установлению, поддержанию и развитию контактов между сторонами и отдельными лицами, сообщению и разъяснению своей позиции, сбору информации, обмену мнениями, наконец - обсуждению и согласованию позиций и решению имеющихся вопросов в неофициальной обстановке. Традиции проведения приемов уходят своими корнями в глубокую древность. Гостеприимство было и остается существенным показателем чести и достоинства народа и государства, их доброжелательности. Поэтому страны бережно хранят исторические традиции приема гостей как символы миролюбия и добросердечности. Традиции русского гостеприимства и поныне отмечают иностранные гости.
Приемы подразделяются по времени на дневные (до 19 часов) и вечерние, а по размещению гостей - на приемы с рассадкой и без рассадки.
2.Классификация приемов
Официальные приемы
Прием считается официальным, если на нем присутствуют исключительно официальные должностные лица. Мужчины - без жен, а приглашенные в силу занимаемого ими официального положения женщины - без мужей. Как официальные могут рассматриваться и приемы, где главы дипломатических представительств присутствуют вместе с супругами, на которых распространяется их официальный статус.
Послеобеденные официальные приемы проводятся по случаю национальных праздников, в честь высокопоставленных гостей, по поводу завершения работы конгресса или конференции, годовщины фирмы, заключения важного договора и т.п. Официальные торжественные ужины устраиваются в честь высокопоставленных государственных, правительственных и дипломатических чиновников, а также в честь высокой делегации, по случаю завершения переговоров, начала программы сотрудничества и т.п.
При проведении официальных приемов необходимо помнить о следующем: всем официальным должностным лицам должно быть оказано соответствующее внимание;
уважаемым особам (представителям церкви, интеллектуальной элиты, знати), не относящимся к числу официальных представителей, должны быть оказаны знаки особого внимания;
к каждому из присутствующих следует обращаться, называя его должность или титул.
Неофициальные приемы
Прием, на который супружеские пары приглашаются вместе, считается неофициальным вне зависимости от числа приглашенных и повода его проведения. Неофициальные приемы отличаются более свободной атмосферой, хотя и на этих мероприятиях часто решаются рабочие и деловые вопросы. Особенно это удобно на больших приемах, когда гостей не рассаживают за столом. Если вы приглашены с супругой, например, на дружеский ужин, то будет невежливо, сидя за столом, начинать обсуждать с кем-то служебные проблемы. Если вам все же необходимо с кем-то переговорить, то выбирайте для этого подходящее время и место, где вы не будете мешать другим гостям, например, в холлах или в местах, отведенных для курения.
Дневные приемы
Дневные приемы ("бокал шампанского", "бокал вина", завтраки) проводятся в промежуток времени между 12.00 и 18.00 часами, они длятся не более часа. Предлагаются легкие напитки и закуски. При проведении завтрака могут подаваться горячие блюда. Завтрак продолжается обычно полтора часа, из которых около часа гости проводят за столом и примерно тридцать минут - за кофе или чаем, которые могут быть поданы за тем же столом или в гостиной. Дневные приемы - это рабочие приемы, поэтому в приглашении форма одежды, как правило, не указывается, и гости обычно приходят в повседневной одежде. Дневные приемы проводятся по случаю национальных праздников, знаменательных дат, прибытия или отъезда высокопоставленных особ.
Вечерние приемы
Вечерние приемы ("коктейль", ужин и др.) обычно начинаются с 18.00. Это наиболее торжественные мероприятия. В приглашении указывается форма одежды. Продолжительность вечерних приемов обычно не превышает 2-2,5 часов.
Основное различие между дневными и вечерними приемами состоит в том, что "вечером" сервируют стол, а "днем" обычно нет. На дневных приемах гостям предлагаются бокал хорошего шампанского или вина, коктейль, иногда пиво, а также легкие закуски. На вечерних приемах выбор блюд и закусок более изыскан и разнообразен. Помимо легких напитков и соков, предлагаются также и крепкие алкогольные напитки.
Разнообразие форм приемов обусловливается традициями разных стран, поводом проведения приема, личными предпочтениями его организаторов, характером взаимоотношений между приглашенными и т.п.
Знание о нижеприводимых видах приемов особенно полезно для людей, постоянно работающих с зарубежными партнерами и много путешествующих. Приводимый список, естественно, не полон, но дает достаточное представление о классических формах проведения приемов, что поможет вам удачно ориентироваться на любых торжественных мероприятиях.
3.Виды приемов
"Бокал шампанского " ("Бокал вина")
Прием проводится в свободной форме между 12 и 15 часами. Это неофициальный прием, без сервированного стола, стоя. Выбор места проведения произвольный (ресторан, резиденция, зал для приемов и т.д.). Прием устраивается по случаю прибытия делегации, завершения переговоров, подписания договора или других, не столь значимых событий. Гостям предлагаются коктейли, шампанское, вино и крепкие напитки. В качестве закуски - маленькие бутерброды, печенье, орешки, фрукты. Как правило, приглашения на этот прием не рассылаются. Приглашенных гостей лишь оповещают о его проведении.
"Коктейль"
"Коктейль" аналогичен "бокалу шампанского", но проводится позже - между 17 и 19 часами и длится примерно два часа. "Коктейль" проводят стоя. Обычно стол сервируется холодными закусками. Предлагаются различные алкогольные напитки и коктейли. Господствует форма свободного общения, поэтому этот тип приема особенно удобен для знакомств, установления контактов и обмена информацией. Помимо деловых партнеров, на "коктейль" принято приглашать представителей местной администрации, деятелей культуры, ученых, дипломатов, журналистов и т.д. Благодаря свободной форме общения между гостями, "коктейль" очень популярен в среде дипломатического корпуса.
Разновидностью "коктейля" является прием "Dejeuner a la four-chette", или просто "Fourchette", что в дословном переводе с французского означает "вилка", поскольку гости едят холодные закуски при помощи маленьких вилочек.
Ближе к окончанию приема гостям предлагают кофе, коньяк, ликер или шампанское. В начале или в середине приема можно организовать небольшой камерный концерт.
«Завтрак»
По форме «завтрак» мало чем отличается от обеда, но проводится раньше - между 10 и 12 часами, при этом гостей рассаживают за столом. По традиции, гости приглашаются без супругов. Продолжительность - час-полтора. Меню - обычное. По завершении завтрака гостям предлагают шампанское, кофе или чай, которые, по возможности, подают в другом помещении.
«Обед»
Чаще всего обед связан с повседневной работой, поэтому на него не приглашают супругов. О проведении обеда его участники извещаются за 2-3 дня. Часто обеды проводятся спонтанно, например, после утренних переговоров. Обед - удобное место для неофициального продолжения переговоров и достижения договоренностей. Обычное время проведения обеда - между 12 и 15 часами. Помимо деловых и официальных обедов, существуют следующие разновидности: Торжественный обед (ужин) проводится по особо значительным поводам между 19 и 21 часами. Как правило, гостей приглашают с супругами. На приглашении указывается форма одежды (фрак, смокинг или темный костюм). На столе перед каждым местом ставят карточку с именем и фамилией гостя, кладут меню. По завершении обеда за столом гостям предлагают кофе и коньяк, по возможности, в другом помещении, например, в гостиной.
«Buffet» («обед - буфет») очень похож на так называемый «шведский стол» и относится к разряду торжественно-демократичных обедов. В дипломатической практике это наиболее распространенный тип приемов. «Обед-буфет» предполагает свободное расположение присутствующих за небольшими столиками по четыре- шесть человек. На столах сервированы холодные закуски с напитками. Гости сами накладывают на тарелку закуски и садятся за столики по своему усмотрению. На такой прием можно приглашать до двухсот гостей. Необходимо создать атмосферу свободного, непринужденного общения. Для этого обычно приглашают музыкантов. По возможности, подобный прием можно проводить на открытом воздухе, например, в саду.
"Послеобеденный бридж"
Это несколько специфический тип приема, позволяющий встретиться с хорошими старыми друзьями. Кроме того, можно завязать новые знакомства, следуя принципу: друг моего друга - мой друг. О послеобеденной игре в бридж обязательно надо сообщать заблаговременно и приглашать лишь тех гостей, которые любят и умеют играть в карты. На других приемах не рекомендуется предлагать гостям карточные игры.
"Чай"
Этот тип приема - британского происхождения, но в настоящее время получил широкое распространение во многих европейских странах. Различаются "чайные вечера", устраиваемые обычно между 16 и 18 часами, как правило, для женщин, и "чайные приемы", устраиваемые между 17 и 19 часами. "На чай" гостей можно приглашать по телефону. Однако если "чайный прием" проводится в честь какого-нибудь лица или по случаю знаменательного события, то рассылают приглашения, желательно написанные от руки. В этом случае прием приобретает более строгий оттенок. Дамы приходят в вечерних платьях или костюмах, при желании - в перчатках и изысканных шляпках. Мужчины - в сдержанных костюмах. Украшенный цветами чайный стол сервируется дорогим и оригинальным чайным сервизом (полный комплект). Гостям предлагают на выбор различные сорта чая, кофе или какао вместе с пирожными, тортами, булочками. Не принято предлагать чай в пакетиках или растворимый кофе. Чай разливает хозяйка приема, которая иногда просит об этом свою лучшую подругу. Официанты (или прислуга) могут предлагать кофе или какао, но никогда - чай.
Зимой желательно предложить мужчинам белый ром или brandy (но не коньяк). Отдельно стаканы для алкоголя на стол не ставят. По просьбе гостя алкоголь добавляется в чай. По усмотрению хозяйки официант может предложить гостям алкогольные напитки на специальном подносе. Ближе к окончанию "чайного приема" гостям можно предложить непритязательные горячие закуски или бутерброды, вино, пиво и соки.
High Tea («чай-ужин»)
Это почти торжественный вид приема, на который рассылаются приглашения. Для дам и для мужчин форма одежды довольно строгая. Меню составляется из простых блюд: яичница, сосиски, курица, рыба. Предлагается алкоголь.
Jour fixe ("журфикс" - фиксированный день)
"Журфикс" - это прием, проводящийся в определенный час и день каждой недели. В начале осенне-зимнего сезона один раз рассылается приглашение, действительное на весь период, если не последует особого уведомления. Приглашенному необязательно ходить на прием каждую неделю и необязательно извещать каждый раз хозяйку приема о своем предстоящем присутствии или отсутствии. Этот тип приема может иметь вполне определенное предназначение, трансформируясь в своеобразный музыкальный или художественный салон, место встреч деятелей культуры и т.п. Данный прием, называемый иногда "средами", "четвергами" или "пятницами", по форме и содержанию очень близок к "чаю". В дипломатической практике прием "журфикс" устраивает супруга министра иностранных дел или супруга посла.
A table ouverte ("открытый стол")
Для этого приема характерна относительно свободная форма проведения. Он чем-то напоминает мероприятие под названием "день открытых дверей". Приглашенные оповещаются о том, в какое время их ждут. Напитки и закуски выбираются и подаются с учетом того, что в течение относительно длительного времени будет сменяться множество гостей. Несмотря на свою внешнюю простоту, этот прием требует существенных затрат и хлопот при его проведении. Обычно такие приемы проводятся накануне Рождества или Нового года.
Новоселье
При переезде на новую квартиру или в купленный (построенный) дом во многих странах принято устраивать по этому поводу домашнее торжество с приглашением друзей, знакомых, коллег.
В дипломатической практике принято, чтобы вновь прибывший дипломат устраивал у себя дома (в резиденции) неформальный прием для коллег ("коктейль" или "buffet").
Barbecue ("праздник в саду")
Этот тип приема чем-то напоминает всем хорошо знакомые "шашлыки на природе" - эмоциональное и приятное во всех отношениях время провождение на свежем воздухе. Гостей обычно приглашают по телефону. Конечно, проводя прием в саду, вы всегда рискуете попасть в зависимость от капризов природы. Однако этот риск с лихвой компенсируется великолепными возможностями свободного, раскрепощенного общения между гостями. Данный вид приема предполагает очень свободную, иногда даже спортивную форму одежды. Обычно на прием приглашается вся семья. Присутствие детей придает празднику особый колорит. У детей появляется возможность не только приятно провести время, но и подружиться со своими сверстниками. Обязательно надо позаботиться об укрытии для гостей на случай дождя.
На данном приеме важные функции выполняет хозяин, который берет на себя роль (пусть даже и не очень ему свойственную) главного специалиста по поджариванию мяса, курицы или рыбы. Процесс приготовления "основного блюда" происходит в присутствии гостей. Хозяйка же должна заранее позаботиться о разнообразных салатах в достаточном для гостей количестве.
Из напитков предлагаются соки, минеральная вода, тонизирующие напитки, пиво, белое и красное вино.
"Ужин"
Проводится обычно после 21 часа. По форме напоминает обед, но позднее время проведения придает ужину более торжественный характер. Форма одежды - строгая и элегантно-торжественная.
Деловые обеды и ужины
Наряду с торжественными приемами, часто возникает потребность в организации деловых обедов и ужинов с участием 2-4 человек (иногда больше). Обычно деловые обеды проводятся между 13 и 15 часами, а ужины - между 19 и 22 часами.
Чаще всего о деловом обеде договариваются по телефону. Но для придания торжественности можно послать и приглашение. Если речь идет о визите делегации, то в программу ее пребывания включаются деловые обеды с указанием названия ресторана, его месторасположения и списком участвующих. Приглашая кого-либо, обязательно поинтересуйтесь, подходит ли ему выбранный вами ресторан. При необходимости позаботьтесь заранее о резервировании мест, после чего не помешает напомнить приглашенным о времени и месте обеда.
В случае делового обеда блюда заранее не заказывают. Инициатор делового обеда предлагает гостям места за столиком. Наиболее удобное (почетное) место для мужчины - лицом к залу.
Если обед инициировала женщина, то почетное место остается за нею.
Изучив меню, первыми заказ делают гости. "Хозяин" обеда может сам выбрать блюда, если гости его об этом попросят. Если у приглашенного иностранца возникают трудности с содержанием меню, то постарайтесь объяснить ему, что представляет собой то или иное блюдо. Об этом можно также попросить официанта. При выборе вин и других напитков учитываются, прежде всего, желания гостей. Не следует злоупотреблять алкогольными напитками, поскольку впереди еще половина рабочего дня. На простом деловом обеде часто отказываются от десерта, ограничиваясь чашкой кофе или чаю. Несмотря на это, гостям всегда нужно предлагать сладкое. Если они что-либо заказывают, так же следует поступить и вам.
Счет за деловой обед оплачивает его инициатор. Продолжительность обеда- от полутора до двух часов. Если деловой обед затягивается, то не стесняйтесь прекратить его, сославшись на неотложные дела.
Если вас приглашают на деловой обед, то: вы можете сами выбрать ресторан, который вам нравится или находится недалеко от места вашей работы;
сообщите сразу о вашем лимите времени, чтобы во время обеда не возникло напряженной спешки;
не опаздывайте, но и не приходите раньше - и то и другое несолидно.
Вывод
В ходе проведенной мною работы было установлено следующее, что прием в деловой сфере - это, прежде всего служебные обязанности, причем не только для организации-хозяйки, принимающей гостей, но и для организаций, выполняющих роль гостей. Поэтому к приему надо относиться ответственно, знать основы его проведения, рамки осуществления приема.
Приемы необходимы для плодотворной работы, они помогают проведению деловых переговоров, снимая с них занавесу официальности и придавая им непринужденный характер. В то же время, чтобы не обидеть принимаемых гостей, надо знать основные правила проведения приемов. А чтобы самому не попасть в неловкую ситуацию при присутствии на приеме надо знать как вести себя на нем. Этому и была посвящена проведенная работа, в ходе которой мной были выявлены основные правила проведения приемов.
Современная международная протокольная практика свидетельствует о стремлении стран делать приемы скромными, избегать излишней пышности, придать им большую рациональность.
Полуофициальная обстановка приемов позволяет присутствующим завязать полезные знакомства, обсудить в целом будущие выгодные для участвующих партнеров контракты, расширить и углубить уже имеющиеся контакты, обменяться взглядами и мнениями, позволяющими лучше узнать экономические, финансовые и прочие позиции и притязания будущих партнеров, их особенности в организации дела. Кроме того, для опытного бизнесмена наблюдение за поведением, поступками приглашенных на прием может быть источником информации, которая в свою очередь послужит одной из базовых составляющих при принятии решений о заключаемой сделке.
Придя с запада, практика проведения приемов приобретает все большее распространение и в нашей стране, становясь неотъемлемой частью проведения деловых переговоров.