Рассмотрение организационно-распорядительной документации, применяемой при деятельности аппарата управления. Описание реквизитов управленческих документов, правил их оформления и подготовки к передаче на архивное хранение. Требования к бланкам документов.
Аннотация к работе
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ ТАГАНРОГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ РАДИОТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ ____________________________________________________________________ Кафедра Безопасности информационных технологий Основы защищенного делопроизводства по курсу Методическое пособие «Основы защищенного делопроизводства» по курсу Пособие составлено на основе практического опыта государственных и коммерческих предприятий с учетом действующих нормативно-методических документов Российской Федерации. Содержит материал по двум неразрывно связанным компонентам делопроизводства: - организация работы с документами;Собственники документов негосударственной части архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. По степени подлинности документы подразделяют : - на черновики (предварительная редакция документа); - на подлинники (документ в окончательной редакции); Секретарь-стенографистка выполняет работу, необходимую для руководителя учреждения или подразделения: организует прием посетителей; вызывает работников к руководителю; принимает и передает телефонограммы; печатает материалы по указанию руководителя; получив корреспонденцию, представляет ее руководителю и согласно резолюции передает исполнителям; контролирует срок исполнения документов; подготавливает дела для сдачи в архив; стенографирует отдельные распоряжения руководителя, материалы заседаний с дальнейшей расшифровкой их на пишущей машине. Секретарь получает, регистрирует и представляет корреспонденцию руководителю структурного подразделения; согласно резолюции руководителя - начальника отдела - передает документы исполнителям; контролирует сроки исполнения документов; проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции, наличие приложений к ней, регистрирует и передает ее в экспедицию; ведет переговоры по телефону, принимает и передает телефонограммы; дает справки (в устной форме) по документам учреждения; принимает документы для печати в машинописном бюро; организует совещания.74
75А/О Бизнес-школа «Интел-Синтез» 117036, Москва, ул.А/О «Бизнес-школа «Интел-Синтез»АКТЫ (проверок и ревизий; приема законченных строительство» объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.); ДОГОВОРЫ (О производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т.д.); Инструкции (правила) (должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т.д.); Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии технологического проектирования; численности работников и т.д.); Перечни (должностей работников с ненормированным рабочих днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и др. организаций с указанием сроков хранения документов и т.д.);Не следует употреблять тавтологическое сочетание «моя автобиография адресант - лицо, отправляющее документ адресат - лицо, которому адресован документ адресовать - кому (к кому - недопустимо), например: адресовать запрос директору аппарат - орган, выполняющий административно-хозяйственные функции; чего, для чего (например: «аппарат для регулирования процесса производства», «аппарат управления») ассигнование - на что (например «ассигнование на строительство») благодаря - предлог употребляется с дат. п., а не с род. п.документов, на которых ставится гербовая печать АКТЫ (приема законченных строительством объектов, оборудования выполненных работ; списания; экспертизы и т.д.); ДОГОВОРЫ (о материальной ответственности, поставках, подрядах научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений; о производстве забот и т.д.); Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию; Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;«Структура и штатная численность предприятия» СТРУКТУРА И ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия пtrialь расшифровка подписиО внесении изменений в структуру и штатную численность аппарата предприятия ПРИКАЗЫВАЮ: внести в структуру и штатную численность аппарата предприятия следующие изменения: 1.______________________________________________________ 2.______________________________________________________ 3.
Введение
Предлагаемое методическое пособие содержит необходимую предпринимателю информацию о документировании деятельности современной организации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных и других нормативных актов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации и т. п. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора - в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий - в актах; производственно-хозяйственная - в договорах, контрактах, коммерческой переписке и т.д.
Многие виды управленческих документов предприятие обязано предъявлять при проверках со стороны Государственной налоговой службы, при комплексных документальных ревизиях, проводимых аудиторами.
Документы организаций, отражающие производственно-хозяйственную деятельность, представляют определенное наследие нашего времени, являются частью архивного фонда России и подлежат сдаче в государственные архивы.
Особое значение имеют документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур, в результате чего кадровая документация либо ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований КЗОТ и Инструкции по ведению трудовых книжек, либо не ведется вообще.
Руководители негосударственных и общественных структур нередко склонны считать документацию, возникающую в деятельности этих организаций, частной собственностью фирмы или объединения, поэтому не учитывают установленных государством правил ведения делопроизводства и сдачи документов на государственное хранение.
Положение об архивном фонде Российской Федерации, утверждено указом президента РФ от 17 марта 1994 г. №552. В составе архивного фонда РФ выделяются две части: государственная и негосударственная.
Последнюю составляют архивные фонды и архивные объединения (корпораций, ассоциаций, акционерных обществ), общественные объединения и организации, в том числе профессиональные союзы, благотворительные и иные фонды, политические партии и движения, религиозные объединения и организации, физические лица.
Отнесение документов к составу архивного фонда Российской Федерации осуществляется органами и учреждениями Государственной архивной службы России совместно с собственниками этих документов на основании соглашения (договора) после экспертизы их ценности.
3
Собственники документов негосударственной части архивного фонда РФ должны представлять сведения о своих фондах и документах органам и учреждениям Государственной архивной службы по их запросам с целью государственного учета этих документов.
Собственники документов негосударственной части архивного фонда РФ обязаны обеспечивать постоянное хранение документов в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях организаций и предприятий. Эти документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями архивной службы, а при смене собственника или места хранения документов необходимо информировать архивную службу о новом владельце или месте дальнейшего хранения документов. В случае ликвидации негосударственной структуры документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в учреждения архивной службы.
Руководители организаций несут персональную ответственность за образующийся документальный фонд и должны быть знакомы с основами законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах. В соответствии с действующим законодательством по архивному делу органы управления на местах принимают меры по улучшению работы с документацией в организациях.
Так, правительство Москвы приняло 1 июня 1993 г. Постановление №532 «Об утверждении программы и основных направлений совершенствования архивного дела», а 19 октября 1993 г. мэром Москвы было издано распоряжение 595-РМ «Об утверждении размеров штрафных санкций, налагаемых объединением «Мосгорархив», за нарушение действующего законодательства по архивному делу».
Штраф до 70 минимальных окладов предусмотрен данным распоряжением за утрату дел постоянного и долговременного хранения, в том числе материалов по личному составу (гибель документов, незаконное их уничтожение), за оставление архивов в бесхозном неучтенном состоянии (в том числе при ликвидации и реорганизации учреждений и предприятий); до тридцати пяти минимальных окладов за необоснованный отказ от передачи документов в Государственный архив в установленные нормативными актами сроки; до двадцати восьми минимальных окладов за несоблюдение сроков упорядочения документов постоянного и долговременного хранения (проведение экспертизы ценности документов, их научно-техническая обработка, составление описей дел), а также за немотивированный отказ в допуске представителей объединения «Мосгорархив» к проверке условий хранения архивных документов и состояния работы с ними и т.д. За не устранение выявленных нарушений в предписанные сроки учреждения, организации и предприятия подвергаются повторному наложению штрафных санкций.
Администрация и законодатели других городов, областей, краев, используя опыт московских архивистов, также активно предпринимают попытки упорядочить работу с документами собственности.
Таким образом, знание вопросов современного документирования управ-
4 ленческой деятельности поможет предпринимателю работать без внешних (с государственными органами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.
В настоящем пособии рассматривается организационно - распорядительная документация (ОРД), применяемая при исполнении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата управления и играющая особую роль среди всех других систем управленческой документации.
В состав ОРД входят: организационные документы: - устав, структура и штатная численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале, положение о структурном подразделении предприятия, должностная инструкция;
распорядительные документы: - приказ, распоряжение, указание, инструкция; информационно-справочные документы: - протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, телеграмма, телефонограмма и др.
В пособии описываются состав и правила оформления реквизитов ОРД, приводятся формуляры основных ОРД и образцы их составления, рассматривается технология ведения делопроизводства в организации.
1.1. Организация труда работников делопроизводства
Важным шагом по пути улучшения делопроизводства явилась разработка Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), а также классификация и индексация документальных материалов на основе применения современной техники. Цель ЕГСД — довести до уровня общей нормы апробированные и оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы обработки служебной информации. ЕГСД призвана решить следующие главные задачи: документирование, труд, механизацию делопроизводственных процессов. Поэтому ЕГСД представляет собой свод основных правил, нормативов, рекомендаций по делопроизводству.
Большую помощь в вопросах документирования оказали государственные стандарты на управленческую документацию. Основной задачей стандартов на организационно-распорядительную документацию является унификация, т. е. введение единообразия состава и форм документов в сфере управления, что позволяет более эффективно использовать электронно-вычислительную и организационную технику при работе с документами. Применение стандартных форм документов способствует также повышению качества и культуры работы аппарата управления, более четкому и оперативному его функционированию, повышению производительности труда служащих.
5
1.2. Основные понятия и определение
Под делопроизводством понимается деятельность аппарата управления, охватывающего вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления им управленческих функций. Главной задачей делопроизводства является обеспечение быстрой, бесперебойной и эффективной работы учреждений.
Делопроизводство состоит из документооборота и документирования. Документооборот включает в себя комплекс работ с готовыми документами, созданными данным учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, контроль исполнения, справочная работа, формирование дел, хранение и использование документации, движение документной информации по инстанциям.
Под системой документирования понимается совокупность процессов по созданию всех видов документации, отражающих деятельность учреждения, организации или предприятия.
Документирование включает все операции по подготовке, составлению, согласованию, оформлению и изготовлению документа.
Система документирования предполагает наличие определенных требований и норм создания документов, закреплен законодательными актами, ЕГСД, инструкциями и ведомственными нормативными документами о делопроизводстве.
Деятельность каждого учреждения осуществляется в соответствии с задачами, поставленными перед ним его Положением. В процессе осуществления этих задач служащими государственных учреждений создаются служебные документы, которые отражают деятельность учреждения.
Преобладающая часть используемой в управлении информации фиксируется. Материальным носителем фиксируемой информации является документ.
Документ — средство закрепления различными способами на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. В зависимости от используемого для фиксирования информации материала различают документы на бумажной основе, фотопленке, магнитной или перфорированной ленте и т. д.
В управленческой деятельности используются, главным образом, текстовые документы на бумажной основе, т. е. рукописные, машинописные и типографские. Такие документы называют управленческими, а их совокупность управленческой документацией.
Документы классифицируют по видам деятельности, происхождению, назначению, месту составления, наименованию, количеству отраженных в них вопросов, срокам исполнения и хранения, степени подлинности, технике создания и ряду других признаков.
В делопроизводстве различают административное или общее делопроизводство и специальное делопроизводство.
К административному делопроизводству относятся документы, создаваемые в процессе распорядительной и исполнительной деятельности учреждений, 6 в органах государственного управления, суда, прокуратуры, в общественных организациях, в администрации предприятий и учреждений.
Документация, применяемая при оформлении распорядительно - исполнительной деятельности органов государственного управления и подведомственных им учреждений, называется организационно-распорядительной документацией (ОРД). Входящие в эту систему документы условно подразделяются на три группы: - организационные (положения, уставы, инструкции, правила);
К специальному делопроизводству относятся документы, специфичные для каждой из специальных функций управления (транспорт, связь, статистика, юриспруденция, военное дело и т. д.).
По происхождению документы делятся на служебные и личные. Служебные документы исходят от имени учреждений или представляющих их должностных лиц, а личные — от имени отдельных граждан (например, заявления, жалобы).
По назначению различают документы, используемые как средство фиксирования фактов, событий и явлений и как средство передачи информации на расстояние (письма, телеграммы и пр.).
По месту составления документы подразделяются на внутренние, составленные в данном учреждении и используемые внутри его, и внешние, поступающие от других организаций и лиц.
По наименованию выделяют несколько десятков видов и разновидностей документов. Видами документов являются, например, акты, анкеты, ведомости, инструкции и т. д. В некоторых видах выделяют подвиды, так, например, акт (акт приемо-передачи дел, дефектный акт, акт о недостаче и др.).
По количеству отраженных в них вопросов документы бывают простые (содержащие один вопрос) и сложные (содержащие несколько вопросов).
По срокам исполнения и хранения документы делятся на следующие виды: - по срокам исполнения - на срочные и несрочные;
- по срокам хранения - постоянного (вечного) хранения;
- временного хранения (до 10 лет включительно и свыше 10 лет). По степени подлинности документы подразделяют : - на черновики (предварительная редакция документа); - на подлинники (документ в окончательной редакции);
- на копии (повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника, т.е. воспроизведение всех реквизитов подлинника).
По технике создания документы бывают рукописные, машинописные и типографские.
В последние годы большое внимание уделяется вопросам защиты информации, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой в делопроизводстве ЭВМ
7 и построенной на основе вычислительных системах. При этом под защитой информации делопроизводства понимается создание в ЭВМ и вычислительных системах организованной совокупности средств, методов и мероприятий, предназначенных для ее предупреждения искажения, уничтожения или несанкционированного использования.
Содержание проблемы защиты информации зарубежными специалистами интерпретируется следующим образом. По мере развития и усложнения средств, методов и форм автоматизации процессов обработки информации повышается ее уязвимость. Основными факторами, способствующими повышению этой уязвимости, являются: 1. Резкое увеличение объемов информации в делопроизводстве, накапливаемой, хранимой и обрабатываемой с помощью ЭВМ и других средств автоматизации.
2. Сосредоточение в единых базах данных информации различного назначения и различной принадлежности.
3. Резкое расширение круга пользователей, имеющих непосредственный доступ к ресурсам вычислительной системы и к ее массивам данных.
4. Усложнение режимов функционирования технических средств вычислительных систем: широкое внедрение многопрограммного режима, а также режимов разделения времени и реального времени.
5. Автоматизация межмашинного обмена информацией, в том числе и на больших расстояниях.
В этих условиях возникает уязвимость двух видов: с одной стороны, возможность искажения или уничтожения информации (т. е. нарушение ее trialческой целостности), а с другой - возможность несанкционированного ее ис-поtrialания (т. е. опасность утечки информации ограниченного пользования). Второй вид уязвимости вызывает особую озабоченность пользователей ЭВМ и автоtrialированных систем за рубежом, в связи с чем этому аспекту проблемы уделяется повышенное trialние. Основными потенциально возможными каналами утечки информации специалисты считают следующие: 1. Прямое хищение носителей и документов, обращающихся в процессе функционирования автоматизированных систем.
2. Запоминание или копирование информации, находящейся на машинных и на немашинных носителях.
3. Несанкционированное подключение к аппаратуре и линиям связи или незаконное использование «законной» (т. е. зарегистрированной) аппаратуры системы (чаще всего терминалов пользователей).
4. Несанкционированный доступ к информации за счет специального приспособления математического и программного обеспечении.
5. Перехват электромагнитных волн, излучаемых аппаратурой автоматизированных систем в процессе обработки информации.
Чтобы исключить возможность неоднозначных толкований, сначала дадим определения терминам, которые будут встречаться при изучении защищенного делопроизводства.
8
БЕЗОПАСНОСТЬ данных—это их защита от случайного или преднамеренного разрушения, раскрытия или модификации. Безопасность в ЭВМ имеет отношение к технологическим мерам предосторожности и управляющим процедурам, которые могут быть приложены к аппаратным средствам, программам и данным в ЭВМ, чтобы гарантировать, что данные, помещаемые на хранение некоторой организацией или отдельным лицом, будут защищены.
СЕКРЕТНОСТЬ—это понятие, которое употребляется по отношению к отдельным лицам. Это есть право лица решать, какую информацию он желает разделить с другими, а какую хочет скрыть от других.
Проблема секретности не возникла с появлением вычислительной техники, но повышенный интерес к ней, лежит в способности вычислительных машин хранить большие количества легко используемых данных.
Не существует прямой связи между секретностью и безопасностью. ЭВМ, обеспечивающую абсолютную безопасность (если такая существует), можно использовать таким образом, что секретные данные могут быть раскрыты.
КОНФИДЕНЦИАЛЬНОСТЬ — это понятие, которое употребляется по отношению к данным. Это статус, предоставленный данным и согласованный между лицом или организацией их предоставляющей, и организацией, их получающей; оно определяет требуемую степень защиты.
Конфиденциальность данных относится не только к данным отдельных лиц, но и к любым данным, составляющим чью-либо собственность, или к секретным данным, обращение к которым требует конфиденциальности.
ЦЕЛОСТНОСТЬ данных имеет место тогда, когда данные в системе не отличаются от данных в исходных документах, т. е. не произошло их случайной или преднамеренной замены или разрушения.
1.3. Организационные формы защищенного делопроизводства
Организация делопроизводства в учреждениях определяется инструкциями по делопроизводству. Министерства и ведомства на основе положений ЕГСД утверждают инструкции по делопроизводству для учреждений своей отрасли или типовые инструкции для подведомственных однотипных учреждений, на основе которых могут разрабатываться индивидуальные инструкции по делопроизводству применительно к условиям конкретных учреждений.
Инструкции по делопроизводству являются нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними в конкретном учреждении с учетом условий и специфики его деятельности. К инструкции прилагаются формы и образцы применяемых в учреждении документов, учетно-регистрационные формы (регистрационные карточки, номенклатуры дел, описи и т.п.), справочно-методический материал (классификаторы документов; перечень документов, не подлежащих регистрации; схемы документооборота и т.д.)
9
Делопроизводство в учреждениях организуется на основе полной или частичной централизации в зависимости от объема документационных работ, их территориального размещения и технической оснащенности.
По объему документооборота учреждения делятся на категории: 1 категория — учреждения с объемом документооборота свыше 100 000 документов в год;
II категория — от 25 000 до 100 000 документов в год; III категория — от 10 000 до 25 000 документов в год; IV категория — до 10 000 документов в год.
В зависимости от структуры учреждения и объема документооборота система делопроизводства может быть централизованной или смешанной.
При централизованной системе все документы учреждения и все операции, связанные с ними (прием, регистрация, контроль исполнения, отправка документов, их формирование в дела), осуществляются одной структурной частью учреждения или одним лицом.
При смешанной системе делопроизводства некоторые операции (прием, отправка корреспонденции) осуществляются канцелярией, а такие, как регистрация, оформление и составление документов, формирование дел, производятся как в канцелярии, так и в других структурных подразделениях.
В учреждениях с небольшим документооборотом применяется централизованное делопроизводство. Смешанная система применяется в крупных учреждениях с большим документооборотом.
1.4. Должностной состав и обязанности работников делопроизводства
Единой номенклатурой должностей служащих определен следующий состав работников делопроизводства: начальник канцелярии заместитель начальника канцелярии помощник руководителя учреждения секретарь коллегии методист заведующий архивом заведующий экспедицией редактор корректор инспектор секретарь - стенографистка делопроизводитель секретарь стенографистка машинистка экспедитор
10 курьер
Должностные обязанности работников делопроизводства даны в «Квалификационном справочнике должностей служащих», в котором по каждой должности указано, что должен знать работник, его основные обязанности и квалификационные требования.
Секретарь-стенографистка выполняет работу, необходимую для руководителя учреждения или подразделения: организует прием посетителей; вызывает работников к руководителю; принимает и передает телефонограммы; печатает материалы по указанию руководителя; получив корреспонденцию, представляет ее руководителю и согласно резолюции передает исполнителям; контролирует срок исполнения документов; подготавливает дела для сдачи в архив; стенографирует отдельные распоряжения руководителя, материалы заседаний с дальнейшей расшифровкой их на пишущей машине.
Секретарь получает, регистрирует и представляет корреспонденцию руководителю структурного подразделения; согласно резолюции руководителя — начальника отдела — передает документы исполнителям; контролирует сроки исполнения документов; проверяет правильность оформления исходящей корреспонденции, наличие приложений к ней, регистрирует и передает ее в экспедицию; ведет переговоры по телефону, принимает и передает телефонограммы; дает справки (в устной форме) по документам учреждения; принимает документы для печати в машинописном бюро; организует совещания.
Делопроизводитель принимает, регистрирует и направляет корреспонденцию в структурные подразделения учреждения; отправляет исполненные документы; систематизирует и хранит документы текущего архива; ведет учет корреспонденции и картотеку учета прохождения документов; осуществляет контроль за сроками их исполнения.
Машинистка ведет машинописную работу (рукописные и печатные оригиналы, фонограммы) на пишущих машинах различных систем.
Стенографистка присутствует на заседаниях, стенографирует материал с дальнейшей расшифровкой стенограмм выступлений на пишущей машинке; стенографирует различные тексты документов под диктовку руководителей и специалистов учреждения; при расшифровке материала должна пользоваться диктофоном.
1.5. Общие требования к условиям труда работников делопроизводства и оборудованию рабочих мест
Условия труда — совокупность факторов производственной среды, оказывающих влияние на здоровье и работоспособность человека в процессе труда. К числу основных факторов относятся: размещение помещений; освещение помещений и рабочих мест; микроклимат; шум; окраска помещений; режим работы (труда и отдыха); создание необходимой чистоты, влажности и температуры воздуха; повышение общей культуры труда.
11
В процессе труда работников службы делопроизводства рекомендуется проведение регламентированных перерывов для предупреждения утомления. Устанавливаются 5-минутные перерывы после каждого часа работы (для машинисток через каждые 45 минут) для проветривания помещений.
В каждом учреждении необходимо осуществлять мероприятия по рациональной организации рабочих мест делопроизводственного персонала. Рабочее место - зона трудовой деятельности одного или нескольких исполнителей, оснащенная необходимыми средствами для выполнения должностных обязанностей.
Канцелярский стол является основным рабочим местом служащего. Расположение орудий труда на рабочей поверхности стола должно быть таким, чтобы очередная рабочая операция начиналась в том месте, где закончилась предыдущая. На столе должны находиться предметы, которые необходимы в данное время. Стол имеет выдвижные ящики, полки, где помещаются различные канцелярские принадлежности, картотеки, журналы, дела и т.п.
В письменном столе рабочие принадлежности, которыми постоянно пользуются, располагаются на верхних полках или в верхних ящиках; предметы, которыми пользуются реже, располагаются ниже (например, машинистка в верхнем ящике стола размещает бланки и чистую бумагу, ниже — копировальную, затем — конверты и в самом низу — ленты пишущей машины, предметы ухода за ней и др.). Правый верхний ящик письменного стола всегда отводится для наиболее часто употребляемых принадлежностей — карандашей, ручек, резинок, скрепок и т.д. Телефон должен стоять на столе или специальной подставке слева так, чтобы телефонную трубку можно было держать в левой руке, а в правой — ручку для записи необходимой информации. Дополнительная мебель расставляется так, чтобы в любой момент можно было достать предметы не вставая.
Образцовый порядок на рабочем месте — залог высокой производительности труда.
Наиболее удобна мебель следующих габаритов: высота крышки стола над уровнем пола — 71 см, для машинистки - 65-68.
Железные шкафы и сейфы служат для хранения секретной документации, печатей, штампов, денег и бланков строгой отчетности. Сейф всегда должен быть закрытым. Открывается только тогда, когда из него берут или кладут необходимый предмет. В сейфе не должно быть ничего лишнего тем более личных вещей сотрудников. Закончив работу, сотрудник должен опечатать сейф. Ответственность за хранение документов, находящихся на исполнении, возлагается на служащих-исполнителей. Исполненные документы подшивают в папки и хранят в соответствующих подразделениях учреждения. Ответственность за их хранение несут секретари. Хранение документов вне папок, на столах или в незакрытых ящиках столов строго запрещается.
Ключи от столов, шкафов, сейфов хранятся в местах, установленных руководителем учреждения или структурных подразделениях.
12
2. Документирование управленческой деятельности предприятия
2.1. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
В соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-90 организационно-распорядительные документы (ОРД) имеют установленный комплекс реквизитов и стабильный порядок их расположения.
В перечень реквизитов ОРД входят: 1. Государственный герб.
2. Эмблема предприятия. 3. Изображение наград.
4. Код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
5. Код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
6. Наименование министерства или ведомства (т.е. вышестоящей организации для предприятий, имеющих ведомственную подчиненность).
7. Наименование предприятия.
8. Наименование структурного подразделения.
9. Индекс предприятия связи почтовый и телеграфный адрес, номера телетайпа (абонентского телеграфа), телефона, счета в банке.
10. Название вида документа. 11. Дата.
12. Индекс.
13. Ссылка на индекс и дату входящего документа. 14. Место составления или издания документа.
15. Гриф ограничения доступа к документу. 16. Адресант.
17. Гриф утверждения. 18. Резолюция.
19. Заголовок к тексту. 20. Отметка о контроле. 21. Текст.
22. Отметка о наличии приложения. 23. Подпись.
24. Гриф согласования. 25. Визиты.
26. Печать.
27. Отметка о заверении копии.
28. Фамилия исполнителя и номер его телефона.
13
29. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело. 30. Отметка о переносе данных на машинный носитель.
31. Отметка о поступлении.
Расположение реквизитов на стандартном листе бумаги и размеры отведенных для них полей даны в прил.1.
Реквизиты «Герб», «Эмблема», «Награды»
Реквизиты «Государственный герб» и «Изображение наград» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.
Если организация имеет товарный знак, зарегистрированный в установленном порядке, то он может использоваться в качестве эмблемы и входить в состав бланков документов. Изображение эмблемы следует располагать на левом поле документа на уровне наименования предприятия или на верхнем поле центровано относительно наименования предприятия (прил. 2).
Реквизиты «Код организации» и «Код формы документа»
Коды располагаются в правом верхнем углу документа в две строки: сначала код организации по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), затем код формы документа по общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).
Код по ОКПО имеют все зарегистрированные организации и предприятия. Он может быть заранее проставлен на документе, например, при изготовлении бланка этого документа типографским способом.
Код по ОКУД проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в классификатор управленческой документации. Например: 0221052 - должностная инструкция; 0222152 - штатное расписание; 0276030 - график отпусков.
Реквизиты «Наименование министерства или ведомства» «Наименование предприятия»
Наименование министерств, вtrialтв, учреждений, организаций, предприятий указывается в документе в ctrialm соответствии с названиями, установленными правовыми актами: уставом или положением об организации. Наименование органtrialи пишется полностью в именительном падеже. Если имеется общепринятое (установленное правовым актом) сокращенное наименование организации, то оно пишется на отдельной строке под полным наименованием без скобок, например: Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела
При наличии в организации структурных подразделений их наименования обычно указываются только на внутренних документах: заявлениях, докладных и объяснительных записках, графиках отпусков и др.
Реквизит «Адресные данные предприятия (реквизит 9) »
Реквизит используется только при переписке и не проставляется на внутрен-
14 них документах. Адресные данные организации необходимы для почтовой, телеграфной, телефонной связи, а также для выполнения расчетно-денежных операций в банке, счет которого указан в бланке.
Почтовый и телеграфный адреса оформляются в соответствии с требованиями почтовых правил Министерства связи, т.е. с указанием индекса предприятия связи, республики, края, области, района, города, улицы, номера дома, номера офиса.
Для оперативной связи используются номера телефона, телефакса, телекса, электронной почты.
Банковские реквизиты необходимы только на письмах по вопросам расчетно-денежных операций, например, на гарантийных письмах.
Реквизит «Название вида документа»
Название вида документа (приказ, акт, справка, должностная инструкция и т.д.) указывается на всех служебных документах, кроме писем. Название вида документа пишется после названия организации прописными буквами.
Petrialt «Дата»
Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляют цифровым способом. Элементы даты приводят арабскими цифрами в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например дату 12 августа 1997 г. следует оформлять 12.08.97.
Допускается при оформлении даты вначале указывать год, затем месяц и день месяца: 97.01.31.
В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 21 января 1997 года.
Реквизит «Индекс»
Индекс - регистрационный номер присваивается каждому исходящему, внутреннему и входящему документу при его регистрации в соответствии с принятой системой индексации.
Реквизит «Ссылка на индекс и дату входящего документа»
Реквизит проставляется только на ответных исходящих письмах ниже даты и индекса письма.
Реквизит «Место составления или издания документа»
Место составления указывается на каждом документе, кроме письма, на котором имеется почтовый адрес, располагается ниже даты и индекса документа. При его оформлении учитывается административно-территориальное деление страны, например: Москва;
г. Красногорск, Московской обл.;
п. Строитель, Мытищинского р-на, Московской обл.
Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу»
Реквизит указывается, если документ содержит сведения ограниченного
15 распространения. В государственных организациях используются грифы «Для служебного пользования», «Секретно» и т.п. В негосударственных структурах документы, содержащие сведения, представляющие собой коммерческую тайну, обычно имеют гриф «Конфиденциально».
Гриф ограничения доступа к документу располагается в правом верхнем углу документа.
Реквизит «Адресат»
Реквизит «Адресат» располагается в правом верхнем углу документа. Документы адресуются организациям, их структурным подразделениям или конкретному должностному лицу, например:
Предприятие «Контакт» или Предприятие «Контакт» Главному специалисту г-ну Смирнову А.С.
При адресовании документа руководителю организации наименование организации входит в состав наименования должности адресата, например:
Директору завода «Эталон» г-ну Иванову И.Н.
Указанный выше порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия, т.е. при подготовке докладных и объяснительных записок на имя руководителя предприятия или руководителей структурных подразделений. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, их указывают обобщенно, например: Директорам машиностроительных заводов
При отправке документа в разные организации реквизит «Адресат» не должен содержать более 4-х адресов.
Слово «Копия» перед вторым, третьим и четвертым адресом не пишется. При направлении документа более чем в 4 адреса составляется список рассылки и на каждом документе указывается только один адресат.
В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес, который обязательно проставляется на документах, направляемых частному лицу, например: 105113,Москва, ул. Бойцовая,5,кв.3. г-же Красовой А.Ю.
16
Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. При адресовании документов в другие организации почтовый адрес указывается после названия организации или должности, например: Директору предприятия «Янтарь» г-ну Петрову О.Н. 113425,Пермь, ул. Мира, 7.
Реквизит «Гриф утверждения».
Гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты, например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия Подпись А.Б.Сидоров trial.97.
Если документ составлен не на бланке, то в наименовании должности включается наименование предприятия, например: УТВЕРЖДАЮ Директор предприятия «Контакт»
Подпись А.Б.Сидоров 15.08.97.
При утверждении документа приказом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия документа в именительном падеже, его даты и номера, например: УТВЕРЖДЕНО Приказ директора предприятия 20.01.97. N 4 или УТВЕРЖДЕНО
Протокол заседания
Совета трудового коллектива 12.05.97. N 2
Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу документа. Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность, штатное расписание дополнительно удостоверяется оттиском печати.
Гриф утверждения является обязательным реквизитом лишь для некоторых видов документов. Перечень документов, подлежащих утверждению, дан в прил. 4.
Реквизит «Резолюция»
Резолюция - это реквизит, проставляемый на документе руководителем принятия управленческого решения. Резолюция включает фамилию и инициалы исполнителя, содержание п
Список литературы
Распорядительная деятельность предприятия документируется, в основном, посредством издания приказов его директора. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности, планирования, отчетности, финансирования, кредитования, реализации продукции, внешнеэкономической деятельности, совершенствования структуры и организации работы предприятия и т.п.
Проекты приказов подготавливаются специалистами предприятия, согласовываются с главными, ведущими специалистами, юристом, главным бухгалтером и подписываются директором предприятия. Подписанный директором приказ регистрируется работником, ответственным за ведение делопроизводства. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указано другого срока.
Приказы по основной деятельности оформляются на бланке предприятия
( прил. 17, 18) и содержат следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, заголовок к тексту, отметку о контроле, текст, подпись, визы, отметка об исполнении документа, о переносе данных на машинный носитель.
30
Текст приказа состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказа, дается ссылка на документ, послуживший основанием для подготовки приказа.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за их выполнение и сроки исполнения. Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом «Приказываю», которое печатается прописными буквами на отдельной строке от нулевого положения табулятора. После слова «Приказываю» ставится двоеточие. Распорядительная часть текста приказа, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точками. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо или структурное подразделение) и срок исполнения. Последний пункт приказа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение приказа в целом.
Отдельные задания (например, задание, содержащее цифровые данные), могут быть оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих пунктах приказа.
Если в приложении к приказу даны документы другой организации, то в правом верхнем углу этого приложения делается запись:
Приложение к приказу директора предприятия «Контакт» от 02.01.97 М 1
(Инструкция Минфина РФ от 13.04.96 М 134/56)
Страницы приказа и приложений нумеруются как единый документ. Образец оформления приказа по основной деятельности дан в прил.19.
В практике нередко возникает потребность подготовить выписку из приказа по основной деятельности. Выписка - это копия определенной части подлинного документа, содержащая все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в каждом конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии (прил. 20).
По текущим оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и административной деятельности руководители предприятия (директор, его заместители, главные специалисты) могут издавать распоряжения и указания. Эти разновидности распорядительных документов составляются аналогично приказам. Констатирующая часть текста в распоряжениях и 31 указаниях отделяется от распорядительной словами: «Предлагаю», «Обязываю», «Считаю необходимым», «Рекомендую». Образцы распоряжения и указания даны в прил. 21 и 22.
3.3. Информационно-справочные документы
Процессы принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства предприятия. Документирование хода производственных совещаний и оформление протокола возлагается на сотрудника, ответственного за ведение работы с документами.
Протоколы оформляются на бланках предприятия и содержат следующие реквизиты: наименования предприятия, вида документа, дату заседания, индекс, место заседания, гриф утверждения (если протокол подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Дата протокола - это дата проведения совещания. Заголовок - это название протоколируемого мероприятия (совещание, заседание, собрание) и наименование коллегиального органа. Текст протокола состоит из двух частей - вводной и основной.
Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ») и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При необходимости указываются должности присутствующих, а также инициалы, фамилии и должности лиц, приглашенных на совещание. При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу.
Слова «ПРЕДСЕДАТЕЛЬ», «СЕКРЕТАРЬ», «ПРИСУТСТВОВАЛИ» печатаются от нулевого положения табулятора, от 2-го положения табулятора ставят тире, инициалы и фамилии пишут в именительном падеже. Фамилии присутствующих и приглашенных располагаются в алфавитном порядке и печатаются через межстрочный интервал. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. Слова «ПОВЕСТКА ДНЯ» печатают от нулевого положения табулятора, после них ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Каждый новый вопрос печатают от 1-го положения табулятора. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже.
Основная часть текста строится в соответствии с вопросами повестки дня. Построение записи обсуждения каждого вопроса повестки дня осуществляется по схеме «СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)». Эти слова печатают прописными буквами. Перед словом «СЛУШАЛИ» ставят номер вопроса повестки дня, после - двоеточие. Инициалы, фамилию докладчика (наименование должности указывается в повестке дня) печатают в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после фамилии ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком, то 32 после тире также с прописной буквы пишут - «Доклад прилагается».
Слово «ВЫСТУПИЛИ» печатают прописными буквами, затем ставят двоеточие. Инициалы и фамилию выступающего пишут в именительном падеже от 1-го положения табулятора; после этого ставят тире и с прописной буквы печатают содержание выступления в форме косвенной речи. В случае необходимости после фамилии выступающего указывается наименование должности. Форма протокола дана в прил. 23.
В практике применяются краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробная запись хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. Форма краткого протокола дана в прил. 24.
В сокращенных протоколах после списка присутствующих или приглашенных указывается порядковый номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к докладу. Последняя строка заголовка доклада (пункт повестки дня) подчеркивается и под чертой печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением. Форма сокращенного протокола приведена в прил. 25. В протоколе может быть пункт об утверждении какого-либо документа. В этом случае утвержденный документ прилагается к протоколу и имеет ссылку на его номер и дату.
Выписка из протокола содержит следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа (ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА), дату (дата заседания), индекс, место составления, заголовок к тексту, текст (повестка дня, слушали, постановили), подписи (без личных подписей, только слова «Председатель», «Секретарь» и расшифровку фамилий с инициалами), отметку о заверении копии, отметку об исполнении. Из содержательной части берутся те элементы, которые необходимо довести до сведения заинтересованных должностных лиц. Форма выписки из протокола дана в прил. 26.
Для подтвеtrialия установленных фактов и событий несколькими лицами составляется АКТ по результатам ревизий деятельности предприятия или его структурного подразделения и отдельных должностных лиц, при приеме-передаче дел, подготовке документов к уничтожению, приеме объектов в эксtrialтацию и т.п. В акте содержатся следующие реквизиты: наименование предприятия, название вида документа, дата и индекс, место составления или издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения, подписи. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указывается не наименование должностей, а распределение обязанностей между членами комиtrial председатель, члены комиссии. Текст акта состоит из двух чtrial - вводной и констатирующей.
Во вводной части указываются: наименование документа, в соответствии с которым была образована комиссия, его номер, дата или наименование, дата и номер документа, на основании которого проводится ревизия, проверка, или событие, факт, послужившие основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, фамилия, инициалы), члены комиссии (должности, фамилии, инициалы). Фамилии чле-
33 нов комиссии приводятся, как правило, в алфавитном порядке, нумеруются арабскими цифрами и печатаются через 1,5 интервала. Во вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствовавшие при проведении проверки.
В констатирующей части излагаются цели и задачи, сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы, на основании которых работа проводилась, фиксируются установленные факты. Акт составляется в том количестве экземпляров, которое определяется потребностью заинтересованных лиц. Сведения о количестве экземпляров акта и их местонахождении помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложения к акту. Образец акта дан в прил. 27.
Письма оформляются на бланках для писем и содержат следующие реквизиты: адресат, заголовок к тексту, текст, отметку о наличии приложения, подпись, отметку об исполнителе.
Текст письма, как правило, состоит из двух частей. Сначала указываются причины, послужившие основанием для составления письма (факты, события, ссылки на другие документы), а затем излагаются выводы, предложения, просьбы. В переписке используются следующие формы изложения текста: от первого лица единственного числа (ПРОШУ);
от первого лица множественного числа (ПРОСИМ);
от третьего лица единственного числа (ПРЕДПРИЯТИЕ ПРОСИТ);
от третьего лица множественного числа (РУКОВОДСТВО ПРЕДПРИЯТИЯ И ТРУДОВОЙ КОЛЛЕКТИВ ПРОСЯТ).
Исходящие письма (отправляемые) визируются заинтересованными должностными лицами (например, письма по финансовым вопросам - главным бухгалтером). Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа копии письма, остающейся на предприятии. Образец исходящего письма дан в прил. 28.
На входящих (получаемых) письмах проставляются отметка о поступлении и резолюции руководящих работников предприятия. Образец входящего письма дан в прил. 29.
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках, а в случае их отсутствия - на обычной бумаге. Печатают телеграмму в двух экземплярах на одной стороне листа через два интервала прописными буквами.
Первый экземпляр направляется на телетайп (телеграф), второй - подшивается в дело. Информация, не подлежащая передаче (почтовый адрес отправителя, подпись должностного лица, дата) печатается строчными буквами после черты, отделяющей эти реквизиты от текста, который подлежит передаче. Если предприятие имеет условный телетайпный адрес, например «Контакт», то вместо адреса указываются условные обозначения. Текст телеграммы составляется без союзов, предлогов и знаков препинания (если при этом не искажается содержание), без переноса слов. Текст не должен заканчиваться цифрами. В ответной телеграмме следует указывать номер и дату документа без добавления слов «номер», «Ваш», «на Ваш». Знаки препинания допускается обозначать условными сокращениями: точка - ТЧК, запятая -ЗПТ, двоеточие - ДВТ, кавыч-
34 ки - КВЧ. Условно обозначается также слово «номер» - НР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. Исправления, внесенные при подписании, заверяются исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы, направленные в несколько адресов, подписываются в одном экземпляре. На экземпляре, остающемся на предприятии, указываются все адреса и прилагается список адресатов. Образец телеграммы дан в прил. 30.
Международные телеграммы печатаются русским и латинским шрифтами. Текст международной телеграммы печатается через два интервала, прописными буквами, без абзацев, переноса слов и исправлений. Адрес международной телеграммы включает: отметку о категории телеграммы, наименование пункта или страны назначения. Текст международной телеграммы подписывается руководителем предприятия и заверяется печатью. В левом нижнем углу международной телеграммы указывается номер, дата, фамилия исполнителя, номер служебного телефона. Образец оформления приведен в прил. 31.
Телефонограмма включает следующие реквизиты: наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи и указание должностей и фамилий (или только фамилий) лиц, принявших и передавших телефонограмму. В случае отсутствия бланков для телефонограммы применяются листы бумаги формата А5. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем предприятия или непосредственным исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений - адресатов и номеров телефонов. Форма телефонограммы приведена в прил. 32.
Для отражения производственной деятельности предприятия или подтверждения сведений о его работниках составляются справки.
Справки по вопросам производственной деятельности предприятия оформляются на бланке, подписываются исполнителем и содержат факты, послужившие основанием для ее написания, и конкретную информацию. При наличии в справке сведений финансового характера она подписывается руководителем предприятия, главным бухгалтером и заверяется печатью. Образец оформления справки приведен в прил. 33.
Докладная записка может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги и является документом, содержащим обстоятельное изложение вопроса, отражающего производственную деятельность предприятия. Она содержит следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись, резолюцию, отметку об исполнении. Форма докладной записки приведена в прил. 34.
Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия объясняет причины невыполнения какого-либо поручения, нарушения трудовой или производственной дисциплины. Она может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Объяснительная записка содержит следующие реквизиты: наименования предприятия, структурного под-
35 разделения, вида документа, дату, номер, заголовок к тексту, текст, подпись. Форма объяснительной записки приведена в прил. 35.
4.Технология работы с документами на предприятии
4.1. Элементы организации документооборота
Документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации: - документы, поступающие из других организаций (входящие); - документы, отправляемые в другие организации (исходящие);
- документы, создаваемые на предприятии и используемые работниками предприятия в управленческом процессе (внутренние).
Документы, поступающие на предприятие проходят: - первичную обработку;
- предварительное рассмотрение; - регистрацию;
- рассмотрение руководством; - передачу на исполнение.
Служба документационного обеспечения управления (ДОУ), которая может быть представлена на предприятии как самостоятельным структурным подразделением (канцелярией, общим отделом, секретариатом), так и отдельным сотрудником (секретарем-референтом), должна принимать к обработке только правильно оформленные документы, имеющие юридическую силу и присланные в полном комплекте (при наличии приложений). В противном случае присланные документы возвращаются автору с соответствующим сопроводительным письмом, где указываются причины возврата.
Конверты от поступающих документов оставляют в тех случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и дату получения документов. Не вскрываются, а передаются по назначению документы с отметкой «лично» и в адрес общественных организаций. Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ с целью распределения для руководителю предприятия, и направляемые непосредственно в структурные подразделения или конкретным исполнителям.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляются в день
36 их поступления в службу ДОУ. Если документ должен исполняться несколькими подразделениями или должностными лицами, его размножают в нужном количестве экземпляров.
Документы, подлежащие отправке в другую организацию. сортируют, упаковывают, оформляют как почтовое отправление и сдают в отделение связи. Перед упаковкой служба ДОУ обязана проверить правильность оформления документов, наличие всех приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов и т.д. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, которая подписывается работником службы ДОУ и датируется.
Исходящие документы должны обрабатываться и отправляться в день регистрации.
Внутренние документы предприятия передаются исполнителям под расписку в регистрационной форме.
Служба ДОУ должна систематически вести учет количества обрабатываемых документов, включая все их виды и размноженные экземпляры. Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя предприятия для выработки мер по совершенствованию работы с документами.
4.2. Регистрация документов
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса, даты с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и дальнейшего использования в справочных целях (организационно-распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и т.д.). Регистрируются входящие, исходящие и внутренние документы.
Однако не все документы предприятия регистрирует служба ДОУ. Документы специальных (функциональных) систем документации (плановые, бухгалтерские, финансовые и др.) регистрируются в соответствующих подразделениях. В службе ДОУ на этих документах ставится только дата поступления. Перечень документов, не подлежащих регистрации в службе ДОУ, дан в прил. 37.
Регистрация документов должна быть только однократной. Поступающие документы регистрируются в день поступления, отправляемые и внутренние - в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое его не нужно регистрировать повторно. Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Регистрационный индекс входящих и исходящих документов включает индекс по номенклатуре дел и порядковый номер в пределах регистрируемого массива документов.
Например: 218/08-17, Где 218- порядковый регистрационный номер;
37
08-17 - номер дела в которое будет подшит документ или его копия (для исходящих документов).
В состав индекса могут дополнительно входить номера (коды) из классификаторов корреспондентов, структурных подразделений, вопросов деятельности и т.д.
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, акты ревизий, протоколы заседаний, отчеты, докладные записки и т.д. Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая по-рядковая нумерация, например: приказ М 28, протокол М 3, акт М 7.
Регистрационные индексы присваиваются входящим, исходящим и внутренним документам в пределах календарного года.
В качестве регистрационных форм, в зависимости от объемов регистрируемых документов, используют регистрационные журналы или регистрационно-контрольные карточки (РКК). Журналы удобны при сравнительно небольшом количестве регистрируемых документов, так как поиск информации по журналу довольно продолжителен по времени. Соблюдая названные выше правила индексации документов, необходимо вести одновременно несколько журналов регистрации отдельно для входящих, исходящих и внутренних документов, разделив последние еще и по видам документов. Кроме того, по журналу невозможно вести контроль за исполнением документов, необходимо вторично регистрировать поставленные на контроль документы на контрольных карточках.
Этих недостатков лишены РКК, позволяющие более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. РКК печатается в нескольких экземплярах, что дозволяет создать несколько справочных картотек (по вопросам деятельности, по корреспондентам и т.п.) и контрольную картотеку.
При ведении карточной системы регистрации документов службой ДОУ должны быть подготовлены к началу нового календарного года специальные нумерационные бланки-шахматки (прил. 38) для отметок об использовании очередного порядкового номера при регистрации документов.
Установлен следующий обязательный состав реквизитов для регистрации документов: - автор (корреспондент); - название;
- дата;
- индекс;
- дата поступления (для входящих документов);
- индекс поступления (для входящих документов); - заголовок документа или его краткое содержание;
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); - срок исполнения;
38
- отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа ответа);
- номер дела.
В случае необходимости состав обязательных реквизитов может быть дополнен следующими: - исполнители;
- расписка исполнителя в получении документа; - ход исполнения;
- приложения и др.
Формы регистрационного журнала и карточки не регламентированы, т.е. порядок расположения реквизитов в этих формах определяется службой ДОУ предприятия. Образцы регистрационных журналов даны в прил. 39.
Регистрация документов-ответов должна вестись на регистрационных формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый регистрационный номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.3. Контроль исполнения документов
Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных документов. Контроль исполнения включает: - постановку документа на контроль;
- проверку своевременного доведения документа до исполнителя; - проверку и регулирование хода исполнения;
- учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.
Основная цель организации контроля исполнения - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов. Контроль осуществляют руководители, служба ДОУ и ответственные исполнители. Служба ДОУ контролирует организационно-распорядительные документы. Документы других систем контролируются соответствующими подразделениями или СОТРУДСНИРОККАМИИИ. сполнения исчисляются в календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты поступления.
Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления.
Индивидуальные сроки устанавливаются руководителем предприятия. Конечная дата исполнения указывается в тексте документа или в резолюции руководителя.
Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки - принятием нового акта, индиви-
39 дуальные - руководителем, который их установил.
Перенесение срока исполнения документа по просьбе исполнителя, мотивированной наличием уважительных причин, осуществляется руководителем предприятия после получения докладной записки от исполнителя. Решение о переносе срока исполнения отражается в резолюции руководителя и переносится из резолюции в контрольную карточку.
При организации контроля исполнения используются экземпляры РКК, заполняемые при регистрации документов.
Карточки контролируемых документов (контрольная картотека) систематизируются по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов. Службой контроля осуществляются следующие операции: - фtrialование картотеки контролируемых документов;
- направление карточки контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
- выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества и телефона исполнителя;
- напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения; - получение информации о ходе и результатах исполнения;
- запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
- сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;
- снятие документов с контроля по указанию руководителей; - формирование картотеки исполненных документов.
Проверка хода исполнения осуществляется на всех этапах до истечения срока в следующем порядке: заданий последующих лет - не реже одного раза в год; заданий последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;
заданий, поручений текущего месяца - каждые десять дней, и за пять дней до истечения срока.
Служба ДОУ должна вести не только формально-сроковый, но и предупредительный контроль, т.е. не только напоминать исполнителям о приближении сроков исполнения, но и выяснять состояние исполнения, выявлять причины возможного срыва и принимать меры по их устранению, информируя руководство и помогая организовать исполнение документа.
Документ считается исполненным и снимается с контроля после исполнения заданий, сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или другого документированного подтверждения исполнения. Результаты исполнения отмечаются в контрольной карточке и на самом исполненном документе.
Результаты работы исполнителей с контролируемыми документами должны периодически (например, ежемесячно) обобщаться и анализироваться
40 службой ДОУ и доводиться до сведения руководителя предприятия в целях повышения исполнительской дисциплины. Примерная форма сводки о состоянии исполнительской дисциплины дана в прил. 40.
4.4. Систематизация документов
Для обеспечения правильного формирования и учета дел на предприятии должна составляться номенклатура дел.
Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел включаются все документы, образующиеся в деятельности предприятия, кроме технической документации и печатных изданий. При составлении номенклатуры дел предприятиям необходимо учитывать требования к ней, содержащиеся в Государственной системе документационного обеспечения управления, основных правилах работы ведомственных архивов, перечнях документов с указанием сроков хранения. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
Номенклатура дел составляется по установленной форме (прил. 41) и включает реквизиты: наименования предприятия и вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования (одобрения).
Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из 5-ти граф: индексы дел, заголовки дел, количество дел (томов, частей) и статьи по перечню, примечания.
В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается дело-производственный индекс дела, который должен включать: индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений); порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.
В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел, которые группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел. Названиями разделов номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений или направлений деятельности предприятия.
Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее плановые и отчетные документы, затем остальные в порядке убывания сроков хранения документов.
При составлении заголовков дел следует учитывать, что: - заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;
- заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;
41
- заголовки типа «Общая переписка», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.
Заголовки дел в процессе их формирования могут уточняться. Состав заголовка дела образует следующие элементы: - название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т. д.);
- название предприятия или его структурного подразделения; - адресат или корреспондент документа;
- краткое содержание документов дела;
- название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;
- даты (период), к которым относятся документы дела; - указание на копийность документов дела.
Название вида заводимого дела или разновидности документов указывается в начале заголовка, а слово «Копии» - в конце. Например: «Приказы директора предприятия по основной деятельности за 1997 год. Копии».
В заголовках дел, предназначенных для группировки документов одной разновидности, эта разновидность указывается во множественном числе. Например: «Протоколы заседаний аттестационной комиссии за 1997 год».
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу (вопросам) она ведется. Например: «Переписка с Бизнес банком по вопросам бухгалтерского учета, отчетности и финансовой деятельности».
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не перечисляются, а указывается их общее видовое название. Например: «Переписка с заказчиками об отказе от оплаты счетов предприятия». В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период времени (месяц, квартал, год) на (за) который составлены документы, вид документа (план, отчет) и автор. Например: «Годовой план предприятия «Контакт» по капитальным вложениям на 1997 год».
В наименованиях дел, содержащих организационно-распорядительные документы, указывается вид документа и автор, например: «Приказы директора предприятия по личному составу за 1997 год».
В заголовках дел, содержащих документы разного вида по одному вопросу, не связанных последовательностью делопроизводственных операций, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле. Например: «Документы о приеме, сдаче и списании имущества и материалов (акты, описи, ведомости)».
Дела по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются «переходящими» и вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.
В номенклатуру дел предприятия также включаются справочные картотеки, журналы учета документов.
Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок
42 хранения дела и номер статьи со ссылкой на перечни или примерные номенклатуры дел. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дел («Дело не заведено»), о переходящих делах, об уничтожении дел, о месте хранения подлинников. Здесь же даются названия перечней, из которых взяты сроки хранения документов.
При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять в каждом ее разделе резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года на предприятии.
По окончании календарного года к номенклатуре дел составляется итоговая запись о количестве дел заведенных отдельно, постоянного и временного сроков хранения (прил. 42).
4.5. Формирование дел
При формировании документов в дела используются следующие признаки их заведения. Основанием для группировки документов по номинальному признаку служит название их разновидности. Например: приказы, протоколы, указания, акты, справки и т.д. При формировании документов в дела по предметно-вопросному признаку за основу берут их содержание. Например: «Документы по вопросам повышения качества продукции (акты, справки, рекламации, докладные записки)».
Авторский признак предполагает группировку в дела документов одного автора. Например: «Протоколы производственных совещаний предприятия «Контакт» за 1997 год». Для группировки переписки используется корреспондентский признак. При этом в заголовке дел указывается корреспондент, с которым ведется переписка и раскрывается содержание вопроса. Например: «Переписка с машиностроительными предприятиями о взаимных расчетах за 1997 год». Объединение в одном деле документов нескольких корреспондентов осуществляется по географическому признаку. Например: «Переписка с предприятиями Восточной Сибири по вопросам поставки продукции». Группировка документов за какой-либо определенный период осуществляется по хронологическому признаку. Например: «Квартальные отчеты об основной деятельности предприятия и капитальных вложениях». Планово-отчетные документы группируются в дела по номинальному, авторскому, предметно-вопросному и хронологическому признакам.
Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел предприятия. В дело должны помещаться документы, которые своей содержательной частью соответствуют заголовку дела. При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно