Теория организаций и ее место в системе научных знаний. Рассмотрение основных типов организационных структур управления. Управленческие решения и координация в организациях. Организационные коммуникации на предприятии. Информационные технологии на фирме.
Аннотация к работе
Именно в организациях или при их содействии люди учатся, работают, преодолевают неудачи, развивают науку и культуру, вступают в отношения. Зачем организации необходимы, как создаются и развиваются, на каких принципах строятся, почему и как изменяются - ответы на эти и многие другие вопросы в той или иной мере дает теория организации. Определяющая роль в обеспечении жизнеспособности организации и достиженииими целей принадлежит науке об управлении. Будем считать теорию организации самостоятельной наукой, исходя из концепции большинства авторов, что “организация” отвечает на вопрос, чем управлять и “управление” - зачем и как воздействовать на объект. Школа научного управления пришла к выводу о необходимости формирования принципов построения организаций, и возникла школа теории организаций.Структурный подход к организации предусматривает описание: ? формальных и неформальных организаций; Отсюда вытекает, что структурный подход к организации описывает, прежде всего, вертикальное разделение труда в управлении организацией (рис. Вертикальное разделение труда связано с иерархией управления в организации: чем больше ступеней иерархической лестницы, тем сложнее организация. Каждая организация должна самостоятельно разрабатывать свою модель управляемости с учетом квалификации персонала, т.е. прорабатывать варианты широких и узких норм управляемости. Многие организации группируют работников в соответствие с функциями, выполняемыми в рамках фирмы - производство, маркетинг, финансы, бухучет, сбыт, управление персоналом.Управленtrialерешение-это выбор одного из альтернативныхвариантов развития событий, осуществляемый лицом, принимающим решение, в рамках его должностных полномочий и компетенции. В течение рабочего дня в организации принимается большое число решений, которые можно типологизировать по разнымкритериям.По критерию «степень структурированности» решения могут бытьслабоструктурированнымии высокоструктурированными. ? разрыв настолько велик, что заслуживает пристального внимания и лицо, принимающее решение (ЛПР) в организации, стремится к сокращению последнего и способно это сделать; Решения имеют, как правило, неодинаковую значимость, которая определяется чаще всего по следующим критериям: ? число людей, подвергающихся воздействию данного решения; ? количество средств, затрачиваемых на реализацию решения; Существуют различные схемы принятия решений: руководитель принимает решение сам или после консультирования с коллегами, может быть групповой метод принятия.Процесс становления статуса собственности в России займет достаточно много времени, т.к. он связан с переходом статической административно-хозяйственной системы управления экономикой в гибкую и динамичную рыночно-социальную. Она включает в себя несколько этапов: ? определение конечнойцели проектаприватизации конкретного предприятия; ? подготовка программ приватизации, ? выбор способа приватизации, ? оценка ситуации на рынке, маркетинг, ? поиск покупателей акций и их продажа. Оптимизация структуры федеральной собственности и сокращение расходов государственного бюджета на управление федеральным имуществом в значительной степени происходит за счет продажи небольших пакетов акций открытых акционерных обществ, а так же приватизации государственных унитарных предприятий, не выполняющих важных для общества и государства функций. Приоритетнымизадачами реформыпредприятийв современных условиях являются: ? защита прав акционеров, разграничение ответственности собственников и управляющих, ? развитие механизма корпоративного управления, ? расширение участия в корпоративном управлении инвесторов, имеющих долгосрочные цели, ? обеспечение инвестиционной привлекательности предприятий, ? обеспечениеоргановуправления необходимой информацией и доступа к ней собственников, кредиторов, инвесторов, ? создание эффективного механизма управления и т.д. Последний определяет порядок создания и правовые положения АО, права и обязанности акционеров, защиту их прав: право голоса на общих собраниях, право на получение дивидендов и т.д.Корпорация - это организация (союз организаций), созданная для защиты интересов и привилегий участников и образующая самостоятельное юридическое лицо. В современных условиях определяющей тенденцией в управлении корпорациями становится применение как традиционных, так и современных форм организационных структур, переход от централизованного к Холдинг (холдинговая компания) - организация, владеющая контрольными пакетами акций других предприятий с целью осуществления по отношению к ним функций контроля и управления. Холдинг может быть создан либо в результате вычленения определенной оргструктуры с последующей передачей ей контрольных пакетов акций уже существующих фирм, либо путем образования самим холдингом новых АО при условии сохранения за ними контрольного пакета акций этих АО.
План
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ
1. Основы теории организации
1.1. Теория организаций и ее место в системе научных знаний 1.1.1. Теория организации в системе наук
1.1.2. Эволюция взглядов на организацию 1.1.3. Понятие и сущность организации 1.2. Природа и сущность организации 1.2.1. Организация и управление.
1.2.2. Сущность системного подхода к проектированию организации 1.2.3. Внутренняя и внешняя среда организации
1.2.4. Жизненный цикл организации 2. Организационные структуры
2.1. Структурный подход к организации 2.1.1. Сущность структурного подхода 2.1.2. Централизация и децентрализация
2.2. Основные типы организационных структур управления 2.2.1. Линейно - функциональные и дивизиональные структуры 2.2.2. Проектное и матричное управление
2.2.3. Бюрократические системы 3. Функционирование организаций
3.1. Управленческие решения и координация в организациях 3.1.1. Организация и методы принятия управленческих решений 3.1.2. Координация в организации
3.2. Коммуникации в организации 3.2.1. Организационные коммуникации 3.2.2. Организационная эффективность 3.2.3. Информационные технологии.
4. Адаптация организаций к рынку 4.1. Виды собственности и управление
4.1.1. Статус собственности и статус управления. 4.1.2. Формы организации предприятий
4.1.3. Организация малых предприятий 4.2. Интеграция организаций
4.2.1. Корпоративные организации
4.2.2. Финансово-промышленные группы 4.2.3. Транснациональные компании
4.2.4. Международные совместные предприятия 5. Организационное проектирование
5.1. Анализ и формирование организационных структур управления 5.1.1. Значение и задачи организационного проектирования
5.1.2. Основные методологические принципы формирования
1 организационных структур.
5.1.3. Оценка эффективности организационных проектов и корректировка организационных структур
5.2. Реорганизация и эффективность организационных изменений
5.2.1. Этапы и методы реорганизаций
5.2.2. Государственная поддержка предприятий 5.2.3. Эффективность организационных изменений
6. Перспективные направления развития организаций 6.1. Организации будущего
6.1.1. Эволюция организационных форм
6.1.2. Новые требования к построению организаций 6.1.3. Основные свойства организации будущего 6.2. Законы и принципы организации
6.2.1. Понятие зависимости, закона, закономерности 6.2.2. Основополагающие законы организации
6.2.3. Принципы организации
ВОПРОСЫ ДЛЯ ПОДГОТОВКИ К ЭКЗАМЕНУ
2
1. ОСНОВЫ ТЕОРИИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1. Теория организации и ее место в системе научных знаний
1.1.1. Теория организации в системе наук
Список литературы
Закодированное сообщение
Канал связи Получатель
Декодированное сообщение
Рис. 3.2.2.
В этой модели источник коммуникации разрабатывает послание, состоящие из символов, которые потом кодируются. Сигналы проходят через канал связи, декодируются и попадают к получателю информации. В этой модели нет места обратной связи.
Коммуникация как взаимодействие имеет следующий вид (рис. 3.2.3):
источник получатель
Канал связи 1
Канал связи 2
получатель источник
Рис. 3.2.3.
Введение элемента обратной связи ознаменовало переход ко второму типу моделей - коммуникация как взаимодействия. Данная модель подверглась серьезной критике, поэтому была отвергнута. Впоследствии появилась модель коммуникации как процесса (рис. 3.2.4).
58
Внутренняя информация
Внутренняя информация
Источник получатель
Устные сообщения
Канал
Устные Звук сообщения
Канал
Источник получатель
Внешняя информация
Внешняя информация
Рис. 3.2.4.
Суть этой модели коммуникации - человек одновременно и постоянно выступает в ней как в роли источника, так и в роли получателя информации. Коммуникации различаются по типам: ? Внутриличностная коммуникация - тип коммуникации, который возникает внутри самого индивидуума. Это то, как индивидуум говорит сам с собой. Его мысли и чувства превращаются в послания, мозг действует как канал для их обработки. Обратная связь - это то, что полученную информацию отвергает или дополняет.
? Межличностная коммуникация - самый распространенный ее вид, когда человек, личность действует и как посылающая, и как принимающая сторона. Послание здесь - представляемая информация, канал - звук или взгляд, обратная связь - ответ.
? Коммуникации в малой группе, состоящейизнесколькихиндивидов(до 10), вызывают процессы недопонимания друг друга, так как они меньше работают самостоятельно, чем в межличностной коммуникации.
? Общественная коммуникация возникает, когда группа более 10 человек. Источник информации, т.е. выступающий передает послание аудитории, то есть получателям информации. Каналы те же (взгляд и звук), однако возможно
59 использование средств визуального воздействия на аудиторию (жесты, изображения, графики, диаграммы и т.п.). Возможности же обратной связи весьма ограничены (собрания, конференции, форумы и др.).
Кроме того, различают внутреннюю оперативную информацию, то есть структурированную коммуникацию в пределах организации, направленную на достижениесвязимежду подразделениямиорганизациии отдельнымилюдьми,и внешнюю оперативную информацию, связанную с достижением организацией своих целей при взаимодействии с окружающей средой.
На пути движения информации всегда существуют определенные препятствия,которыемогутзначительно усложнятьвесьпроцесскоммуникации. Наиболее распространенными препятствиями считаются следующие: ? получатель слышит то, что хочет услышать;
? отправитель и получатель имеют несовпадающие индивидуальные особенности;
? отправитель и получатель по-разному воспринимают информацию; ? отдельные слова для разных людей разный смысл;
? всегда имеет место информационный шум, то есть нечеткость в произношении и написании, а также в слуховом восприятии и прочтении отдельных слов и фраз и т.п.
Известны многочисленные руководства и правила, направленные на обеспечение эффективного восприятия управленческой информации в процессе коммуникаций. Основнойупорв них делается нато, как снять помехи и барьеры. Ниже приведен ряд простейших рекомендаций по повышению эффективности восприятия управленческой информации: 1. Прекратите разговаривать при выступлении другого. 2. Предоставьте говорящему свободу.
3. Дайте понять говорящему, что вы хотите его выслушать. 4. Устраните раздражающие факторы.
5. Постарайтесь встать на точку зрения собеседника. 6. Будьте терпеливы.
60
7. Спокойно воспринимайте возражения и критику. 8. Умерьте свой темперамент.
9. Задавайте вопросы по существу.
Когдав коммуникации задействованытрии болеесубъектов, то приходится говорить о коммуникационных сетях. Рассмотрим четыре их основных вида (рис. 3.2.5).
Цепь
Круг
Игрек
Колесо
Рис. 3.2.5.
Принципиальные различия между видами сетей следующие: ? сеть в виде круга является активной, однако, поскольку явный лидер отсутствует, то одновременно неорганизованной и неустойчивой;
? сеть в виде колеса является другой крайностью, то есть, поскольку есть явный лидер, то она менее активна, но более организована и устойчива;
? сеть в виде «игрека» близка к сети «колесо», но проигрывает ей в активности;
? сеть в виде цепи имеет не оченьвысокуюактивность,так как сильнозависит от поведения отдельных звеньев цепи; явного лидера в такой сети нет.
61
Представленные виды коммуникативных сетей также имеют различную эффективность по скорости и точности передачи информации (см. табл. 3.2.1).
Таблица 3.2.1.
Критерии оценки
Скорость
Точность
Сети
«Цепь»
Средняя
Высокая
«Игрек»
Средняя
Высокая
«Колесо» «Круг»
Высокая Низкая
Высокая Низкая
В заключение можно рассмотреть организационные факторы, влияющие на коммуникации. К ним относятся:должностное положение, стиль управления, разделение труда. Коммуникации в формальной организации связаны с положением работника и существенно различаются в зависимости от взаимного положения отправителя и получателя, то есть сверху вниз, снизу вверх и горизонтально в различных пропорциях. В организациях обычно приказы высших руководителей сначала фильтруются и только потом воспринимаются (рис. 3.2.6).
Прошлый опыт Информационный шум Приказ руководителя
Информационная смесь
Стимулы Личностные Восприятие факторы
Рис. 3.2.6. Процесс фильтрации.
Стиль управления бывает либеральный или консервативный,чтодостаточно существенно определяет правила работы с определенной информацией.
62
Существенно упрощает процессы коммуникации в организации разделение труда, так как при этом отдельные работники лучше воспринимают ту информацию, которая предназначена именно для них. Остальную информацию они воспринимают как шум и не сосредотачивают на ней внимание. В стабильных организациях это еще более упрощается благодаря наличию формальных процедур интерпретации информации. В динамических организациях это упрощение отсутствует, и коммуникации осложняются необходимостью передачи дополнительной разъясняющей информации.
Практически во всех организациях параллельно с формальными сетями коммуникации существуют неформальные, способствуя более эффективному функционированию формальных сетей. Однако это вносит определенный информационный шум, так как в неформальных сетях нет четкой структуры распределения ответственности и отчетности.
3.2.2. Организационная эффективность
После формирования коллектива организации встает вопрос о том, как добиться эффективности их труда. На этот вопрос должен ответить тот раздел теории организации, который можно назвать «организационная экономика». В ней выделяются две части: теория агентских отношений и теория трансакционныхиздержек. Это касается, главным образом, негосударственного сектора экономики.
Теория агентских отношений рассматривает организацию как систему конкретных отношений между ее собственниками и ее работниками. Собственникиинвестируют организациюдля увеличения своего богатства через заключение договоров с менеджерами и сотрудниками. Эти контракты заключаютсяна формальнойоснове и предполагают осуществления контроля за деятельностьюсотрудников, на что требуются определенные затраты времени и средств - так называемые агентские издержки.
Теория трансакционных издержек рассматривает организацию как систему деловых операций, то есть систему обмена товарами и услугами между
63 отдельными лицами и организациями. Каждая операция вносит определенную степень нестабильности, для устранения которой нужны, так называемые, трансакционные издержки.
Обетеории объединяетто, чтособственникиорганизаций (фирм, компаний) постоянно требуютот своих работников снижения издержек за счет повышения организационной эффективности. Обе теории пытаются определить границу эффективности фирмы. При этом рассматриваются следующие основные издержки: ? ограниченные возможности людей по накоплению и обработке информации, ? собственники, менеджеры и сотрудники по-разному воспринимают свои цели и цели организации, ? имеет место информационная асимметрия, то есть неравномерное и несоответствующее распределение информации между исполнителями, менеджерами и собственниками.
Собственники и менеджеры сталкиваются с различными проблемами в своем стремлении к организационнойэффективности.Здесьглавнаяцель собственника - сокращение организационных издержек, посредством использования различных видов контроля.
3.2.3. Информационные технологии
Прежде всего, необходимо рассмотреть сущность аппарата управления и методы его работы. Любой аппарат управления (офис, контора, деканат, директорат,комитет, министерствои т.д.)представляетсобойфабрикупо работе с информацией. Его основная задача - обработка поступающей информации и производство новой информации. При этом информация может быть в виде: ? данных выдаваемых компьютером в электронном виде, ? документов в вербальной или цифровой форме, ? устная информация, передаваемая различными способами.
64
Аппарат управления использует полученные данные в качестве основы для производствадругойсвоейважнойпродукции- решений. Решения могут носить оперативный и стратегический характер. Таким образом, аппарат управления - это орган, обрабатывающий информацию с выходом «продукции» двух типов - новой информации и решений. К звеньям аппарата, производящим продукцию первого типа (новую информацию), относятся подразделения, занимающиеся подготовкой конструкторской и технологической документации, бухгалтерия и финансовые подразделения, кадровые подразделения и т.д. К звеньям аппарата, основной продукцией которых является производство решений, относятся: подразделения по управлению производством, по продажам и закупкам и аппарат высшего руководства. Звенья аппарата управления, производящего продукцию как первого, так и второго типа, включают: технологические подразделения, офисы и маркетинговые подразделения.
Эволюцию аппарата управления можно проследить, начиная с древних цивилизаций. Древние ассирийские управленцы пользовались клинописью для записи количества произведенной и проданной продукции, размера налогов. О существовании «контор писаря» свидетельствуют литературные произведения 200 летней давности. Например, лондонский офис того времени: на табуретке за высокой конторкой сидит клерк и аккуратно вписывает гусиным пером счета в бухгалтерскую книгу. Базой принятия решений были только счета. Существенные изменения в технологическом оснащение аппарата управления произошло примерно с 1880 года с появлением «механизированного офиса». Были изобретены пишущая машинка, телефон, телеграф, изменилась система почтовойсвязи. Письма печатались под копирку, ускорился обмен информации между офисами.Продуктивность аппарата управления значительно повысилась. Оснащенный техникой аппарат управления создал предпосылки для развития современной бюрократической организации.
Индустриальная революция первой половины ХХ века характеризовалась весьма широким использованием промышленных и бытовых орудий труда, использующих электроэнергию. Еще более изменилось техническое оснащение
65 аппарата управления в 1940-1960 годах, когда начали использоваться пишущие электрические машинки, копировальные устройства, диктофоны. Появился «электрифицированный офис», что значительно повысило уровень делопроизводства.
Техническое оснащение деятельности современного аппарата управления может включать в себя кроме уже упоминавшихся пишущих машинок, телефонов также калькуляторы, персональные компьютеры, программное обеспечение,локальные и мировыекоммуникационныесети, сканеры, ксероксы, мобильные телефоны и т.д.
Современнаясистемаинформационного обеспечения организации представлена по схеме (рис. 3.2.7):
66
Экспертные системы принятия решений
Системы управления документами Средства распознавания текста
Средства работы с Бухгалтерский учет гражданскими образами документов
Финансовый анализ
Система поддержки клиентов
Интегрированная корпоративная база данных
Информационная система
Средства описания и анализа
Текстовые процессоры, электронные таблицы
Коммуникационные
Управление проектами процессы Машинные графики
Выход на филиалы и внешние Справочные системы организации
Рис. 3.2.7.
Изменения в организации и технике управления под влиянием информационных технологий на современном этапе проходят по следующим направлениям: ? меняется техника обеспечения руководителя информацией, совершенствуется система принятия решений, ? осуществляетсяавтоматизация отдельныхфункций руководителя,особеннов области планирования, 67
? меняются средства коммуникации, повышается уровень отношений.
Вторая половина XX столетия характеризуется разработкой и широким применением компьютеров и компьютерных технологий. Начало 1950-х годов начинается использование компьютеров в обработке больших массивов однородной информации. В конце 1960-х годов стали появляться, так называемые, автоматизированные рабочие места для узких специалистов (АРМ-конструктор, АРМ-бухгалтер и т.д.). В 1970-е годы компьютеры стали использоваться для управления организацией через терминалы, соединенные телефонными линиями с центральным компьютером.В1980-е годыкомпьютеры изза снижения стоимости и размеров стали применятся практически на всех рабочих местах, требующих интеллектуальной деятельности. За период 1970-1990г цены на компьютеры снизились в сотни раз, при этом увеличились их функциональные возможности.
Использование информационных технологий, сети Интернета, компьютерных программ позволяет не только оперативно получать информацию,но и вызывает множество изменений в деятельности организаций: сокращается бюрократический аппарат, меняется механизм управления, открываются возможности финансовых рынков, инвестирования, идет приобщение людей к политическим вопросам и культурным ценностям и т.д. В результате организационный потенциал предприятия начинает зависеть не столько от технического оснащения, сколько от способности менеджера контролировать и организовывать информацию.