Основы делопроизводства - Контрольная работа

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу".Акт - это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события, действия. Акты составляются в целях объективного фиксирования фактов или определенной ситуации. Акты имеют большое количество разновидностей: акты ликвидации предприятий, акты ревизии или проверки, акты передачи дел, акты уничтожения и т.д. Акт содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок, текст, подписи, гриф утверждения. После двоеточия в именительном падеже указывается документ (его вид, дата, номер, заголовок) или события, послужившие причиной составления акта (или словами «На основании…»).Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив. Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г. Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа.Написание - ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях. Круг подведомственных учреждений, которые могут носить государственный герб на бланки своих документов, определяет каждое министерство (ведомство). Проставлять этот реквизит на документах субъектов предпринимательской деятельности не государственной формы собственности запрещается. Написание - четвертый и пятый реквизиты указываются в случае необходимости согласно с соответствующими классификаторами. Написание - определяется как наименование совокупности документов, которые выполняют однородные функции (приказ, протокол, акт, справка) - это один из обязательных реквизитов, которые соответствуют ускоренному изучению документа.Продольный вариант используется организациями с большим числом печатных знаков в их наименовании или печатающими постоянные реквизиты на двух языках - национальном и русском (реквизиты 06,07,12). Реквизиты 06,07,08,12 ограничительные отметки для реквизитов 09,10,11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: - центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов; Для организаций, ее структурного подразделения должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: - общий бланк; Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01,02,03,05,06,08,12, ограничительные отметки для границ зон расположенных реквизитов 09,10,11,12,17,18. Регистрационный номер документа, составленный двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемый через косую линию в порядке указания авторов в документе.Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Это подчеркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать". Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.Об отказе Кузнецова А.С. от ознакомления с документами и получения трудовой книжки при увольнении Сегодня, 13 апреля 2013 г., в 18ч 00 мин в кабинете № 3 отдела кадров ОАО «Инфа-М» мной, начальником отдела кадров Герасимовой А.Г., в присутствии инспектора по кадрам Глотовой О.И. и секретаря Ворониной Ю.В., специалисту отдела продаж Кузнецова А.С.

Оглавление

Введение

1. Акт. Разновидности актов

2. Реквизиты документа, их значение и оформление

3. Обязательные реквизиты

4. Требования к бланкам документов

Заключение

Список литературы

Приложения

Делопроизводство сегодня определяется стандартом как отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами", т.е. весь процесс от момента создания документа и до его уничтожения или передачи на хранение в архив.

Появляется термин первоначально в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела - "дело производить" (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, чтобы закрепить достигнутую договоренность, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. употребляется слово дело как "собрание документов, относящихся к какому либо делу, вопросу". Впервые в этом понятии слово "дело" зафиксировано в документах в 1584 г.

Документ возник прежде всего чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Латинское documentum - доказательство, свидетельство.

Каждый документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец".

Документ представляет собой систему. Он отображает факты, события, предметы, явления объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Он создается посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи. Документ изготавливается на специальном материале (бумаге, фотопленке и т.п.).

Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это подчеркнуто и в определении термина документ в законе "Об информации, информатизации и защите информации": "документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать".

Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.

1. Басаков М. И. «Делопроизводство и корреспонденция» Ростов на дону: «Феникс», 2003

2. Белов А.Н., Белов А.А. «Делопроизводство и документооборот» М: «Эксмо», 2007

3. Новикова Е.С. «Делопроизводство. Учебно - методическое пособие для студентов экономического и юридического факультетов» М-Арх: «Институт управления», 2012

4. Пшенко А.В. «Документационное обеспечение управления.5-е издание» М: Издательский центр «Академия», 2007

5. Рогожин М.Ю. «Деловые документы в примерах и образцах» М: «МЦФЭР», 2003