Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа. Системы электронного документооборота. Требования к оформлению документов и реквизитов. Особенности оформления приказов, указаний, протоколов, актов, докладных записок и писем.
Аннотация к работе
В действующих нормативных актах не отражены степени доступа (секретности) конфиденциальных документов (в документах, относящихся к государственной тайне, степени секретности определены). Поэтому степень доступа конфиденциальных документов используют, исходя из сложившейся практики организаций и предприятий, независимо от формы собственности и организационно-правовой формы, Наименование степени ограничения доступа обозначается реквизитом «Гриф ограничения доступа к документу», который свидетельствует об особом характере информации. Степени доступа могут быть и без наименования, например: персональные данные (кадровая документация, медицинские карты, списки адресов жителей микрорайона и т.д.).«Гриф ограничения доступа к документу» оформляется в соответствии с требованиями СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Такой гриф обозначает, что право собственности на информацию, содержащуюся в документах, принадлежит данной организации и охраняется законом. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны регистрироваться отдельно от остальной документации в «Журнале регистрации документов с грифом КТ».Система может определять права доступа к карточке документа и к самому документу. Версия Documentum решая традиционные задачи управления документами и знаниями, включает в себя целый ряд новшеств, который позволяет рассматривать ее как фундаментальное решение для создания систем управления Web-контентом. Отношения между документами, с одной стороны, их связь с процедурами и внутреннее описание каждого документа с другой стороны, однозначно идентифицируют его в общем, потоке документов. Система Lan Docs позволяет унифицировать процедуры документирования и работы с документами, внедрить современные методы организации делопроизводственной деятельности, создать корпоративный архив электронных документов. Lan Docs реализует учет различных типов документов, их рассылку исполнителям, контроль движения и исполнения документов, управление хранением электронных документов, интеграцию с офисными приложениями, разграничение доступа пользователей к документной информации Система может строиться в любой из трех архитектур: в двухзвенной архитектуре «клиент-сервер» на базе основных промышленных СУБД; в трехзвенной архитектуре со специализированным WEB-сервером приложений, обеспечивающим возможность удаленного доступа к данным системы через сеть Internet; на базе стандартного клиента электронной почты (Microsoft Exchange или Lotus Notes).Составление как документа, так и его бланка начинают с определения перечня необходимых реквизитов. На бланки для письма наносят реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации или товарный знак; наименование вышестоящей организации, самой организации и структурного подразделения; почтовый адрес отправителя, а также коммуникационные и коммерческий данные (дополнительно наносятся отметки и линии для даты, регистрационного индекса и ссылки на него и даты входящего документа). Общий бланк содержит следующие реквизиты: Государственный герб Республики Беларусь; эмблема организации или товарный знак; код организации по ОКОГУ/ОКЮЛП; наименование вышестоящей организации, самой организации и структурного подразделения; место составления или издания. Отдельно наносятся отметки и линии для даты и регистрационного индекса, а также выделяют место для указания названия вида документа - между реквизитом «Наименование организации» и ограничительной линией реквизита «Дата». Текст наносят от левой границы поля документа, а его структура включает 3 части: введение, где излагаются причины составления, доказательство с изложением фактов и, порой являющаяся единственной (если документ не требует пояснений), третья часть - заключение с выводами, предложениями, распоряжениями.Приказ - один из важнейших организационно-распорядительных типов документации; правовой акт, издаваемый руководителем организации, для разрешения основных, в частности, спорных, задач, стоящих перед организацией. Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке формата А4 или на специальном бланке для приказов. При составлении и оформлении приказа в обязательном порядке используются реквизиты: заголовок к тексту, текст, визы, подпись, дата и регистрационный индекс. Приказ обязательно должен иметь заголовок, который печатается сначала строки, без отступов, без кавычек и подчеркиваний, таким же шрифтом, что и текст. Текст констатирующей части документа начинается чаще всего со слов: «с целью», «в связи» и т.п.; при наличии дополнительного источника, на который ссылается составитель приказа, используют слова: «на основании», «в соответствии», «во исполнение» с указанием его полных данных (вид, дата, номер и т.д.).Указание - правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов. В отличие от приказов, распоряжений или постановлений указание не явля
План
Содержание электронный документооборот документ реквизит
1. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа
2. Системы электронного документооборота
3. Требования к оформлению документов и реквизитов
4. Оформление отдельных видов документов
4.1 Особенности оформления приказов
4.2 Указание
4.3 Протокол
4.4 Акт
4.5 Докладная записка
4.6 Письмо
Приложения
1. Организация работы с документированной информацией ограниченного доступа