Изучение роли организационного офисного персонала на предприятии. Требования, предъявляемые специалисту по работе с документами. Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации, разработке нормативно-методической базы делопроизводства.
Аннотация к работе
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации сопровождается, созданием документа. Также в современном обществе взаимосвязи между органами государственного управления и организациями, с одной стороны, и частными лицами - с другой, а также организациями между собой осуществляется с помощью обмена документами. Важнейшую роль в подготовке и реализации документов организации, а также контроле за их исполнением играет организационный офисный персонал в состав, которого входит специалист, который работает непременно с документами.С документами должны работать специалисты с соответствующим высшим или средним специальным образованием. Однако во избежание будущих осложнений, связанных с изменением трудового законодательства, рекомендуется определять наименование должностей в штатном расписании по Общероссийскому классификатору профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов. Занимать эти должности в соответствии с требованиями к квалификации, представленными в Квалификационном справочнике должностей руководителей, специалистов и других служащих, могут работники с начальным профессиональным образованием без предъявления требований к стажу работы или лица, имеющие среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявлений требований к стажу работы. Каждая следующая ступень карьеры предполагает наличие определенного стажа работы с документами в сфере управления или увеличение объема профессиональных знаний, полученных в учебных заведениях или на курсах повышения квалификации. Следует отметить, что в последнее время руководители, понимая, что доверить работу с документами в своей организации можно только подготовленному специалисту, все чаще стремятся службу из профессионально компетентных работников, не просто обладающих необходимыми теоритическими и практическими навыками, но имеющих документы о получении соответствующей профессиональной подготовки на курсах повышения квалификации, в средних специальных и высших учебных заведениях.Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате - централизованную, децентрализованную и смешанную. Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (специалиста). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для их передачи в архив. Каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, в которой автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. При этом часть операций (чаще всего прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) сосредотачивается в центральной службе делопроизводства, а в каждом структурном подразделении (в департаментах, управлениях, отделах) выполняются операции по созданию (печати) документов, их систематизации, хранению дел, их предархивной обработке.Интерьер служебного помещения и оборудование рабочего места оказывает большое влияние на эффективность работы любого сотрудника. Рабочее место специалиста состоит из нескольких зон; основная, где находится стол специалиста с приставками и необходимой оргтехникой, и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д. Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Помещение должно быть решено в красивой цветовой гамме светлых тонов с продуманным освещением и озеленением. Растения снижают шум, с их помощью можно создать условия, отвечающие вашим потребностям, способствующие лучшему самочувствию.Чтобы рационально построить работу специалиста с документами полезно предпринять следующее: подготовить клише для стандартных ответов на типовые письма-запросы; отвечать на большинство писем сразу после их прочтения; направлять документы только тем работникам, которые занимаются соответствующими вопросами, не следует множить и раздавать документы всем работникам администрации; уничтожать лишние архивы, так как они мешают рациональной работе с документами.
План
Содержание документ делопроизводство офисный
Введение
1. Требования, предъявляемые специалисту по работе с документами
2 Организация работы с документами
3 Организация и оборудование рабочего места специалиста