Организация работы документов с использованием автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства "Lotus Notes" отдела делопроизводства и контроля Организационно-распорядительного управления Администрации города Новый Уренгой - Курсовая работа

Актуальность темы курсовой работы обусловлена постоянным развитием общества и местного самоуправления, что порождает потребность в изучении и внедрении современных технологий работы с документами в органах местного самоуправления. В настоящее время внедрение СЭДД в Администрации города Новый Уренгой является не просто инновационной задачей, а представляет собой радикальное управленческое нововведение, не имеющее прямых аналогий в прошлом. С внедрением системы электронного документооборота и делопроизводства (далее - СЭДД) в Администрации города Новый Уренгой (далее - Администрация города) появились: - единое информационное пространство, связывающее органы Администрации города; При написании курсовой работы были использованы нормативные правовые акты Правительства Ямало-Ненецкого автономного округа, Администрации города Новый Уренгой, официальные публикации, размещенные на сайтах Правительства ЯНАО, Администрации города Новый Уренгой. Это документ рассматривает что, настоящая Инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой составлена в связи с внедрением в структурных подразделениях Администрации города Новый Уренгой и иных исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes (далее - СЭДД) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭДД.Организационно-распорядительное управление Администрации города Новый Уренгой (далее - Управление) является органом Администрации города Новый Уренгой, обеспечивающим достижение целей, выполнение задач и функций, определенных Положением об Организационно-распорядительном управлении. В своей деятельности Управление руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, законами Ямало-Ненецкого автономного округа, постановлениями и распоряжениями Правительства РФ, правовыми актами Губернатора ЯНАО, Правительства ЯНАО, Уставом муниципального образования город Новый Уренгой, решениями Городской Думы муниципального образования город Новый Уренгой, постановлениями и распоряжениями Администрации города Новый Уренгой, а также настоящим Положением. Управление по вопросам своей деятельности подчиняется заместителю Главы Администрации города - управляющему делами. Управление в своей деятельности взаимодействует в пределах своих полномочий с жителями муниципального образования город Новый Уренгой, структурными подразделениями Правительства ЯНАО, органами Администрации города Новый Уренгой, организациями разных форм собственности муниципального образования город Новый Уренгой. Организация своевременного рассмотрения поступающих в Администрацию города документов, осуществление контроля правильности оформления документов, представляемых на рассмотрение Главе Администрации города и заместителям Главы Администрации города.Включение документа в СЭД - осуществление действий, обеспечивающих размещение сведений о документе и/или документа в системе электронного документооборота. Регистрационно-учетная форма - документ (карточка, журнал), в том числе в электронном виде, используемый для записи сведений о документе в целях учета, поиска и контроля. Настоящая Инструкция по работе с системой электронного документооборота и делопроизводства в исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой составлена в связи с внедрением в структурных подразделениях Администрации города Новый Уренгой и иных исполнительных органах местного самоуправления муниципального образования город Новый Уренгой (далее - структурные подразделения) автоматизированной системы электронного документооборота и делопроизводства Lotus Notes (далее - СЭДД) и определяет основные принципы построения и приемы работы с автоматизированной системой учета, сопровождения и контроля исполнения документов с использованием средств СЭДД. СЭДД позволяет выполнять следующие функции: Прием и учет поступивших документов; учет и регистрацию отправляемых документов и передачу на отправку; контроль за прохождением документов в структурных подразделениях; ввод информации о ходе и результатах исполнения документов; справочно-информационную работу по вопросам прохождения и исполнения документов; подготовку сводок об исполненных и находящихся на исполнении документах; контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов; ведение номенклатуры дел. Общее правило предоставления доступа к документам, применяемое СЭДД по умолчанию: правом доступа к документу обладают только те пользователи СЭДД, которые участвуют в его обработке: Руководители, получающие или подписывающие документ; авторы резолюций; исполнители резолюций по документу; авторы документа; пользователи, согласующие документ (только на этапе со