Порядок и особенности автоматизированного учета и регистрации конфиденциальной документированной информации. Экспедиционные технологии обработки и учета поступающих и отправляемых пакетов с документами. Технологии ведения Реестра и объекты его учета.
Аннотация к работе
Основной целью организации конфиденциального документооборота является учет и регистрация конфиденциальных документов с целью формирования контрольной и справочно-информационной базы для оперативного нахождения, контроля исполнения, представления необходимых справок о конфиденциальных документах, а также для проверки их наличия, обеспечивающей постоянный мониторинг сохранности и защиты каждого документа и своевременное фиксирование его местонахождения. При большом объеме доку ментов целесообразно использовать карточный, а также автоматизированный способ учета, так как он сокращает время на поиск документов, дает возможность осуществлять контроль исполнения документов без изготовления специальных контрольных карточек, ускоряет и повышает качество проведения проверок наличия документов. Поскольку поступившие документы делятся также на имеющие отметку конфиденциальности и не имеющие такой отметки, то при вскрытии пакетов проверяется соответствие на пакете и документе отправителя и адресата отметки конфиденциальности, номеров документов, номеров экземпляров документа (если указаны на пакете). В документах проверяется наличие листов, а в документах, имеющих приложения, кроме тою, соответствие учетных номеров, отметки конфиденциальности, номеров экземпляров, количества листов приложения записям в отметке о наличии приложения, содержащейся в основном документе (сопроводительном письме). При несоответствии на пакете и документе или на документе и приложении учетных номеров, недостаче или излишке листов и экземпляров документа, а также в случае, если документ направлен в организацию ошибочно, руководителем Службы делопроизводства и сотрудником, вскрывшим пакет, составляется в двух экземплярах акт, второй экземпляр которого вместе с лицевой стороной пакета (при несоответствии данных на пакете и документе) немедленно направляется отправителю.