Сущность управления предприятием и анализ принципов организации делопроизводства. Классификация форм организации работы с документами. Очерк распределения должностей работников канцелярии. Требования к рабочему месту руководителя и его деятельности.
Аннотация к работе
Коммерческое предприятие, акционерное общество можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированное в установленном порядке. Коммерческое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя.Информация в каждой области человеческой деятельности имеет свою специфику и подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и т. д. В органах власти и управления, в учреждениях, организациях, на предприятиях (независимо от формы их собственности) обязательно используется информация, которая создается для управления каким-либо объектом или структурами. К управленческой информации предъявляются ряд требований: полнота, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия, организовать делопроизводство так, чтобы это была не традиционная канцелярия, а современный офис, в основы функционирования которого положены следующие принципы: 1. оперативность (быстрая и четкая работа с документами); 3. целесообразность всех делопроизводственных операций (оправдана конечной целью);Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.В практике работы предприятий и учреждений сложились три основные формы организации работы с документами: - централизованная; ЦЕНТРАЛИЗОВАННАЯ - применяется в учреждениях с большим документооборотом. Она предполагает выполнение всех операций с документами в одном структурном подразделении, например канцелярии (в общем отделе). При выборе формы организации работы с документами для конкретного предприятия или учреждения надо учитывать следующие факторы: - объем документооборота; Для деления предприятий по объему документооборота можно использовать категорийность, предложенную ЕГСД: - 1-я категория - предприятия с объемом документооборота свыше 100000 документов в год;Документационное обеспечение управления (ДОУ) - это деятельность аппарата управления, охватывающая вопросы документирования и организации работы с документами в процессе осуществления ими управленческих функций. ПОЛОЖЕНИЕ - правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы предприятия, структурного подразделения.Наименование должностей работников канцелярии учреждения устанавливаются в соответствии с Единой номенклатурой должностей служащих, разработанной НИИ труда. Это: - начальник канцелярии; зам. начальника канцелярии; помощник руководителя учреждения; По характеру выполняемых обязанностей должности в канцелярии подразделяются на руководящий состав, специалистов и технических исполнителей.Деловые и личные качества секретаря определяются в тесном взаимодействии и дополняют друг друга. Знание правил приема посетителей и эффективное их применение на практике невозможно без наличия у секретаря: ЛИЧНЫХ качеств: - интеллигентность; тактичность; ДЕЛОВЫХ качеств: - профессиональное мастерство; умение хранить служебную тайну;Профессия секретаря требует от человека избравшего ее, высокой подготовленности, целого комплекса личных и деловых качеств, обусловленных спецификой секретарского труда. Задача секретаря заключается в том, чтобы освободить руководителя от выполнения нетворческих, вспомогательных и технических операций. В его обязанности входит выполнение большого объема работ по сбору, составлению, оформлению, обработке устной и документной информации, а также по организации приема посетителей, подготовке заседаний и совещаний, по телефонному обслуживанию и т. п. Условно обязанности секретаря можно разделить на работу по документному и без документному обслуживанию руководителя. БЕЗДОКУМЕНТНОЕ: - подготовка заседаний и совещаний;Слово «организация» произошло от латинского «организм» т. е., соединение частей в одно целое и упорядочение их. Организация труда работников служб документации включает в себя решение следующих вопросов: 1. В учреждениях 1-3 категории работа с документами осуществляется канцелярией, 4-й категории - секретарем. Предлагаемые структуры предусматривают выполнение основных требований, предъявляемых к организации работы с документами. НИИ разработаны методические рекомендации по нормированию труда инженерно-технических работников и служащих, типовые нормы времени на работы с документами и машинописные работы.Ни одна организация не может эффективно работать, если игнорируются задачи нормирования, поскольку постоянно требуются учет материальных и трудовых затрат, их