Основные формы работы с документами предприятия. Организационный процесс создания и движения входящих, исходящих и внутренних документов, их виды (учредительные, распорядительные, информационно-справочные). Особенности работы секретаря и канцелярии.
Аннотация к работе
Документационное обеспечение управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, - является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. В связи с этим можно сказать, что от того, как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом. Рациональная организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления современной организацией должны проводиться на основе единых требований к оформлению документов1 использованию фирменного стиля и применения современных технических средств в работе с документами.К регламентирующим2 документам относятся также: инструкция по делопроизводству, регламент федерального органа исполнительной власти, табель унифицированных форм документов, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и должностные обязанности. На основе этих документов в каждой организации разрабатываются внутренние регламенты и инструкции, утверждаемые руководителем организации и являющиеся нормативными документами по делопроизводству в организации. На каждом предприятии должны быть документы нормативного характера , так как это помогает уточнить специфику работы с документами, построить наиболее эффективный производительный процесс, создать собственную нормативную базу по ДОУ. Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления и закрепления единого порядка составления документов и организации работы с ними она обязательно должна содержать раздел по документообороту, где рассматривается порядок движения документов по потокам и видам. Если организация только начала свою деятельность и не имеет инструкции по делопроизводству, то при работе с документами можно использовать "Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации"3а так же "Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводствству"4.В современном делопроизводстве используются три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате-централизованную, децентрализованную и смешанную. При ней все основные делопроизводственные операции с документами начиная от приема-отправки до завершения исполнения и хранения документа сосредотачиваются в одном месте специализированного структурного подразделения (канцелярия) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, отправка документов, обработка документов для передачи в архив. Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, так как позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. При этом в каждом структурном подразделении одной организации создается своя собственная служба для работы с документами, организуется собственный делопроизводительный процесс, проводятся основные делопроизводственные операции, выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.Документооборот делиться на составляющие-потоки, обеспечивающие прямую и обратную связь в управлении. По отношению к системе управления выделяют следующие документопотоки: - входящие документы (документы, поступающие в организацию)В состав этих документов входят директивные указания, нормативные и методические акты, которые являются основанием для руководителей в организации производственной, управленческой, технической, экономической, социальной и иной деятельности. По видовому составу к этим документам относятся: указы, законы, постановления, распоряжения, указания, поручения, приказы, письма, инструкции, решения, методические указания и рекомендации; документов от подведомственных организаций, содержащих сведения о выполнении распорядительных действий, запросы о путях выполнения заданий и отчетные сведения о своей деятельности. Эти документы могут поступать по почте, телеграфу, факсу, через курьера или по электронной почте. При обнаружении на конвертах повреждений, отсутствия документов, приложений к ним или отдельных страниц, а также несоответствия документов либо приложений об этом сообщают отправителю и делают отметку на
План
Содержание учредительный документ секретарь канцелярия