Анализ структуры и функций делопроизводственной службы ООО "Мострансгаз". Документирование деятельности организации и способы транспортировки документов. Построение информационно–поисковой системы в организации. Классификация и систематизация документов.
Аннотация к работе
· единая регистрация всей поступающей корреспонденции, включая письма и обращения граждан путем создания регистрационной карточки, в которую заносятся сведения о документе, с последующим направлением корреспонденции на рассмотрение руководству и в структурные подразделения. В системе «ДЕЛО» реализован полноценный web-интерфейс доступа ко всем данным и функциям (Опция «ДЕЛО-WEB»), позволяющий работать с документами через Internet\Intranet. Изучая систему документации организации мной были проанализированы документы, по видам относящиеся к распорядительным документам (приказ, решение) и информационно-справочным (протокол, служебная записка). Это внутренняя записка организации она оформлена на чистом листе бумаги с воспроизведением таких реквизитов как: название структурного подразделения, названия вида документа, дата адресат, заголовок к тексту, текст, подпись с указанием должности и фамилия с инициалами составителя. Письма и другие документы (кроме документов, не подлежащих регистрации), поступающие от других организаций и частных лиц руководству филиала, направляются для регистрации в приемную начальника филиала секретарю.На документах, помещаемых в дела текущего года и их ЭРК делаются отметки о месте нахождения связанных документов в делах предыдущего года (индекс дела, номера страниц), кроме того запрещается делать отметки на документах в делах предыдущих лет и в их ЭРК. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документа, датах, заголовках и номерах листов дела(смотрите Приложение№15). Документы, составляющие дело постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. Дела временного (до 10 лет) хранение допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеруются. По результатам экспертизы ценности документов в подразделениях составляются описи дел постоянного и временного (свыше 10лет) хранения, а также описи дел по личному составу для передачи в архив филиала и акты о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.За период производственной практики я познакомилась с организацией и узнала ее историю, также я изучала службу документационного обеспечения управления, описывала ее функции. Я пришла к выводу, что эффективность деятельности службы зависит от квалификации работника делопроизводства, степени оснащенности и условий труда. Во время прохождения практики, я также узнала, как осуществляется документирование этой организации, какие программные средства используются для создания документов, какими техническими средствами оснащена приемная руководителя. Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки называется документооборотом.
План
Утвержденные планы, отчеты, сметы, титульные списки и др. документы группируются отдельно от проектов.