Учёт и сохранность документов в архиве. Приём и регистрация поступающей корреспонденции, направление её в структурные подразделения организации. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации. Составление и оформление служебных документов.
Аннотация к работе
Учебная практика направлена на приобретение студентами первоначального практического опыта для последующего освоения общих (ОК) и профессиональных компетенций (ПК) по данным видам профессиональной деятельности. Учебная практика базируется на общепрофессиональных дисциплинах, а также МДК, входящих в профессиональные модули. Цель учебной практики - обеспечить последовательность овладения студентами системной профессиональных навыков и опытом практической работы. 3) Приобретение первичных умений обработки документов различных систем документации, работы в архиве организации, работы с нормативными и законодательными актами, справочной литературой и другими источниками. Информационно - справочные документы - это документы, которые сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, то есть инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия и служащих основанием для издания распорядительных документов: 1) Письма;Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. После оценка и отбор документов на стадии, когда заканчивается их хранение в делопроизводстве и предстоит передача документов в архив. В федеральных органах исполнительной власти экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях работниками, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с центральной экспертной комиссией (экспертной комиссией) под методическим руководством архива. Одним из основных критериев ценности документов является значение содержащейся в них информации, которая зависит от значимости события, явления, факта, отраженных в документе, а также от полноты их освещения, новизны и уникальности информации. Такая информация носит разовый характер, и после ее использования в ходе выполнения задания документы теряют свое значение.Работа в системе электронного документооборота - это система позволяющая организовать и автоматизировать работу с электронными документами (т.е. электронный документооборот) на протяжении всего их жизненного цикла. Основными объектами автоматизации в таких системах являются документы (от обычных бумажных до электронных любого формата и структуры) и бизнес-процессы, представляющие как движение документов, так и их обработку. Электронный документооборот (ЭДО) - единый механизм по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства». Основные принципы электронного документооборота: · однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы; · эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нем;На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы учета к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля над их наличием и состоянием на основе единого методического обеспечения. Учет должен проводиться для всех документов, которые находятся в архиве, в том числе и для непрофильных документов. Кроме основных единиц учета в архивах, хранящих традиционные документы на бумажной основе, могут учитываться документы отдельных категорий дел (личные, следственные и др.) и особо ценные документы; обязательному учету подлежат также все листы дел постоянного хранения. Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии документов и копии фонда пользования, описи дел и документов. Порядок использования архивных документов устанавливается Федеральной архивной службой России в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, другими федеральными законами и нормативными правовыми актами Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, относящимися к информации, информационному обеспечению и обмену информацией.Делопроизводитель - служащий, ответственный за ведение документооборота организации (независимо от форм собственности), заключающегося в регистрации и учете входящей и исходящей корреспонденции, а также иной внутренней документации. Делопроизводитель руководствуется в своей деятельности: 1) Нормативными правовыми актами, положениями, инструкциями, другими руководящими материалами и документами по ведению делопроизводства на предприятии; 2) Инструкцией по делопроизводству и работе архива на предприятии; 3) Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка;Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей корреспонденции производится в структурных подразделениях, созданных для ведения делопроизводства. В процессе первоначально
План
Содержание
Введение
1. Организация архивной справочно - информационной работы по документам организации
1.1 Экспертиза ценности документов в соответствии с действующими законодательными актами и нормативами
1.2 Работа в системах электронного документооборота
1.3 Прием и рациональное размещение документов в архиве (в том числе документов по личному составу
1.4 Учет и сохранность документов в архиве
1.5 Использование архивных документов в научных, справочных и практических целях
1.6 Организационно - методическое руководство и контроль за работой архива организации и за организацией документов в делопроизводстве
2. Выполнение работ по профессии делопроизводитель
2.1 Прием и регистрация поступающей корреспонденции, направление ее в структурные подразделения организации
2.2 Рассмотрение документов и передача их на исполнение с учетом резолюции руководителя организации
2.3 Отправление исполненной документации адресатам с применением современных видов орг. техники
2.4 Составление и оформление служебных документов. Формирование дел
2.5 Поиск документов по научно - справочному аппарату (картотекам) организации
2.6 Систематизация и хранение документов текущего архива. Обеспечение сохранности проходящей служебной документации
2.7 Подготовка и передача документов на архивное хранении. Обеспечение сохранности архивных документов в организации