Определение понятий "документ" и "управленческий документ". Анализ требований к бланкам документов и оформлению реквизитов. Исследование основных правил составления и оформления документов. Организационно-методические вопросы унификации текстов.
Аннотация к работе
Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. Организации работы с информацией и документами в экономически развитых странах уделяется большое внимание. В нашей стране принят закон "Об информации, информатизации и защите информации", которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации. Создание законодательной основы использования информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.2) творческое, волевое действие субъекта управления, которое основывается на знании объективных законов в сфере функционирования управляемой системы и анализа информации об ее функционировании. Данное действие заключается в выборе цели, программы и способов деятельности коллектива в сфере разрешения проблемы или в сфере изменения цели. Интернациональные свойства делового письма - следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно - служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. Документирование - регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В Федеральном законе "Об информации, информатизации и защите информации" закреплено следующее определение понятия "документ": Документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицироватьИсторическое развитие документирования управленческой деятельности, направленное на совершенствование документа как инструмента управления, четко выделило два составных компонента управленческого документа: формулярную часть (формуляр) и текстовую часть (текст), которая содержит сведения о конкретных управленческих ситуациях и является основанием для дальнейших управленческих действий. На бланке текст располагается между наименованием документа и реквизитами удостоверяющей части формуляра документа (подпись, печать, визы). Тексты управленческих документов имеют ряд особенностей, обусловленных спецификой их функционирования: устойчивость языковых конструкций, определяемая наличием в управлении однотипных, циклично повторяющихся операций; зависимость лексики документов управления от законодательных и нормативных актов органов власти, вышестоящих и функциональных органов управления; насыщенность документов специальной терминологией; нейтральность лексики, то есть отсутствие экспрессивно и эмоционально окрашенных выражений; однотипность структуры текстов отдельных групп документов. Выбор последовательности расположения смысловых компонентов текста, наиболее отвечающей назначению документа. Стремление к краткости как таковой подчас приводит к искажению смысла высказывания, поэтому речь может идти только об установлении оптимальных размеров предложения или текста в целом, позволяющих наиболее удачно передать смысл.Например, в докладной записке: "Государственная комиссия в январе 1981 г. приняла в эксплуатацию технологическую линию по изготовлению асбестоцементных волокнистых листов..." (введение). "За время, истекшее с момента приема линии в эксплуатацию, ее производительность не возросла..." (доказательство). Например, в акте: "В период с 15.05.80 по 18.05.80 комиссия провела проверку состояния работы по внедрению и применению Основных положений ЕГСД в центральном аппарате Союзконсервмолоко" (введение). 5 договора N 21/17 от 18.12.80, заключенного между нашими предприятиями о поставке изделий (доказательство), просим продлить действие этого договора на 1981 г." (заключение). В некоторых документах с такой структурой текста (главным образом, в письмах, заявлениях и др.) допустим обратный порядок смысловых компонентов: заключение - доказательство.Выбор определенных языковых средств выражения содержания текстов управленческих документов осуществляется при соблюдении общих требований делового стиля (ясности, убедительности, конкретности) и зависит от формы представления текста. Правила и рекомендации, регламентирующие выбор языковых средств текстов, охватывают все уровни языковой организации текста: от выбора слов и словосочетаний до построения предложений различной структуры. 4.7.1) касается всех текстов, независимо от формы их представления, остальные правила индивидуальны и зависят от формы представления текста. Например: "Министерство химической промышленности СССР просит профилировать ежегодно по 25 студентов для работы в области очистки сточных вод" ("профилировать" - слово из профессионального жаргона должно быть заменено словом "готовить"). Каждое слово в тексте документа должно нести опред
План
Оглавление документ бланк реквизит унификация
Введение
1. Теоретические основы
1.1 Управленческое решение
1.2 Понятия "документ", "управленческий документ"
2. Требования к тексту документа
2.1 Требования к выбору и употреблению языковых средств
2.2 Организационно-методические вопросы унификации текстов
3. Виды документов
Заключение
Список слов делового языка, вызывающих трудности в употреблении