Аналіз електронних документів, як виду документації у фірмі, їх ролі у системі електронного діловодства. Застосування універсальних інформаційних технологій, переваги та недоліки електронного документообігу. Маршрутизація документів в державній установі.
Аннотация к работе
ЗМІСТ Список скорочень слів та словосполучень Вступ Розділ 1. Електронні документи як вид документації у фірмі 1.1 Поняття електронного документа 1.2 Електронні документи в системі електронного діловодства 1.3 Застосування універсальних інформаційних технологій в діловодстві Розділ 2. Особливості організації електронного діловодства Дубенської адміністрації 2.1 Загальна характеристика роботи Дубенської адміністрації 2.2 Організація роботи з документами 2.3 Практична реалізація електронного документообігу на прикладі Дубенської адміністрації Висновки Список використаної літератури Додаток 1. Порівняльна характеристика паперового і електронного документів Додаток 2. Картка реєстрації вихідного документа Додаток 4. Реєстраційно-контрольна картка СПИСОК СКОРОЧЕНЬ СЛІВ ТА СЛОВОСПОЛУЧЕНЬ АІС - Автоматизована інформаційна система БДД - База даних діловодства ДА - Дубенська адміністрація ЕЦП - Електронний цифровий підпис ЗУ - Закон України ІС ДЗУ - Інформаційна система документаційного забезпечення управління ІТ - Інформаційні технології ПК - Персональний комп’ютер РК - Реєстраційна картка СЕД - Система електронного документообігу ЦКУ - Цивільний кодекс України ЦСК - Центр сертифікації ключів ВСТУП Актуальність теми дипломної роботи. Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи фірми, установ та організацій. Сьогодні необхідно мати доступ до інформаційних ресурсів і скоротити часові витрати на розвязання задач, не повязаних з обслуговуванням громадян. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі електронного документообігу. Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в фірмі, зробивши роботу працівників більш легкою, цікавою і значимою. Інформаційні технології дозволяють працювати не тільки над виконанням внутрішньовідомчих задач, але і спільними зусиллями вирішувати більш широкий спектр проблем. Саме тому ефективність управління підприємствами й організаціями не в останню чергу залежить від коректного рішення задач оперативного і якісного формування електронних документів, контролю їхнього виконання, а також продуманої організації їхнього збереження, пошуку і використання. Значний внесок в теорію електронного документообігу зробив П.Марченко, який в своїх працях аналізує основні напрями діяльності фірми для вдосконалення системи електронного документообігу. Також існує ряд вчених, які велику увагу приділяють впровадженню електронних документів в організації - це П.М.Марченко, Д.Романов, А.Колесов, О.Захаров, що розробляють підходи до впровадження системи електронного документообігу, розробляють методи та досліджують їх застосування на практиці. Для розв’язання визначених завдань, досягнення мети застосовано комплекс взаємодоповнюючих методів дослідження: методи системного аналізу, методи причинно-наслідкового аналізу, методи прямого структурного аналізу При опрацюванні вихідної інформації були використані загальнонаукові методи аналізу, синтезу, абстрагування та узагальнення. Крім того, укладено список літератури за темою роботи, який може бути використаний для подальшого вивчення теми. ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ ЯК ВИД ДОКУМЕНТАЦІЇ У ФІРМІ 1.1 Поняття електронного документа Документообіг, що ґрунтується на використанні електронних документів, підписаних такими ж віртуальними електронними підписами, - так званий електронний документообіг - уже давно завоював визнання у високорозвинутих країнах як реальна альтернатива паперовій тяганині та ефективний інструмент оперативного ведення бізнесу. Не відставати від прогресивних світових тенденцій намагається й Україна. Документ - матеріальний обєкт із зафіксованою на ньому інформацією у вигляді тексту, звукозаписи або зображення, призначений для передачі в часі й просторі з метою зберігання й суспільного використання [1, c. До останнього часу поняття електронного документа й електронного цифрового підпису (ЕЦП) у трохи обмеженому варіанті було представлено лише в Законі про платіжні системи, що дає електронним платіжним документам, підписаним ЕЦП, таку саму юридичну чинність, як і паперовим. Відповідно до ст. 8 того ж Закону електронний документ