Макетування газети: зовнішня подача газетних матеріалів. Оформлення листка з обліку кадрів та заяви про прийняття на роботу. Документування процесів руху кадрів. Оформлення особових справ працівників. Санітарно-гігієнічні вимоги до приймальної директора.
Аннотация к работе
За призначенням розрізняють два основних види макетів: загальний макет всього номера (дає наочне уявлення про композицію, розташування найважливіших матеріалів на полосах) і створені на його основі точні макети окремих полос (на базі яких верстають полоси в друкарні). Компютеризувавши всі відділи, використовуючи компютерні технології, редакція сучасної газети може повністю контролювати процес підготовки кожного конкретного номера, стежити за роботою кожного відділу, кожного журналіста. Правильність заповнення особового листка з обліку кадрів (дати, найменування підприємств, установ, організацій, посад, робіт, кваліфікації, населених пунктів) обовязково звіряється із записом у паспорті, трудовій книжці, документі про освіту, військовому квитку та ін. Рядок 9 - заносяться такі відомості (за записами у трудовій книжці): місяць і рік (арабськими цифрами), посада (у називному відмінку), повне найменування підприємства, установи, організації (у родовому відмінку). При прийнятті на роботу в органи державної податкової служби особа повинна підготувати такі документи: заяву, особову картку, копії документів про освіту, науковий ступінь, вчене звання, підвищення кваліфікації, паспорта, військового квитка (для військовозобовязаних), довідки про присвоєння ідентифікаційного номера, документа про надання пільг, декларації про доходи.В рекомендаційних листах також необхідно вказати: - з якого часу Ви знаєте особу чи фірму; Рекомендаційний лист оформлюють на чистих аркушах А4 з реквізитами службового листа: назва виду документа, дата, місце складання, адресат, текст, відмітка про наявність додатків (при необхідності), підпис, печатка. Питання, на які треба звернути увагу при підготовці ділової поїздки: багаж, який може полегшити поїздку, правила етикету в дорозі. Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете мати необхідних матеріалів та документів. Викладена інформація допоможе за необхідності звязатися з вами у будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).Специфіка секретарської служби полягає в операціях з документами і чисельних контактах з людьми, як безпосередніх, так і по телефону, допомогою листування. Отже, умовно роботу будь-якого секретаря можна поділити на дві частини: робота з документами; організаційна робота секретаря. Оскільки секретар займається створенням документів в організації, то йому потрібно володіти правилами оформлення документації.
План
ЗМІСТ
Вступ
Макетування газети
Оформлення листка з обліку кадрів та заяви про прийняття на роботу
Ділова поїздка
Санітарно-гігієнічні вимоги до приймальної директора
Висновки
Використані джерела
Вывод
Анкета пишеться від руки на чистому аркуші А4 або на трафаретному бланку особою, що наймається на роботу. Не дозволяються скорочення, прочерки, виправлення. Дані про особу повинні відповідати записам у паспорті, трудовій книжці, військовому квитку, документам про освіту.
Рекомендаційні листи також можуть підшиватися до особових справ працівника. Рекомендація - це готовність того, хто її пише, узяти на себе відповідальність за рекомендовану особу. Рекомендаційного листа подають під час клопотання про посаду, влаштування на нову роботу, вступу до навчального закладу тощо.
Рекомендаційні листи істотно відрізняються від характеристики: 1. рекомендацію не обовязково подають з місця роботи;
2. за рекомендацією можна звернутись до того, хто добре знає особу, фірму, компанію;
3. особа, яка дає рекомендацію, повинна мати певний авторитет у даній галузі;
4. у рекомендаційному листі обовязковим є висновок - «рекомендую» чи «не рекомендую».
В рекомендаційних листах також необхідно вказати: - з якого часу Ви знаєте особу чи фірму;
- рівень її професійної майстерності та ділової етики;
- який авторитет має особа в професійній сфері;
- які досягнення має особа в професійній чи громадській сфері.
Рекомендаційний лист оформлюють на чистих аркушах А4 з реквізитами службового листа: назва виду документа, дата, місце складання, адресат, текст, відмітка про наявність додатків (при необхідності), підпис, печатка.
Доповнення до особового листка з обліку кадрів уміщує такі дані: характеристики, відгуки, подання про призначення на посаду, атестаційні листи, накази про переведення на іншу постійну роботу, відомості про нагородження, заохочення та дисциплінарні стягнення, копії документів, що підтверджують підвищення кваліфікації, перепідготовку, стажування.
В особову справу не підшивають накази (розпорядження) про відпустки, відрядження, перебування на курсах підвищення кваліфікації та стажуванні.
У Філії особові справи ведуться на всіх працівників підприємства. Титульна сторінка справи уміщує всі необхідні реквізити. На внутрішньому боці теки знаходиться опис документів у справі. У теку підшиті документи згідно опису: особовий листок з обліку кадрів, автобіографія, доповнення до особового листка, витяг з наказу про прийняття на роботу, копія диплому, належним чином завірена, атестаційна характеристика та атестаційний лист.
ДІЛОВА ПОЇЗДКА
Питання, на які треба звернути увагу при підготовці ділової поїздки: багаж, який може полегшити поїздку, правила етикету в дорозі. Подолання проблем, які можуть виникнути в дорозі. Підготовка до відрядження за кордон та вдале завершення ділової поїздки.
Є величезна кількість причин для ділових поїздок бізнесмена. Можливо, ваша посада і робота також потребують частих відряджень. Якою б не була причина поїздки, для того, щоб вона пройшла вдало, перед відїздом ви повинні мати відповіді на такі питання: Чому я їду?
Вам необхідно чітко усвідомлювати цілі вашого відрядження. Завдання, поставлені перед вами, мають бути відомі також тим особам, які зустрічатимуть Вас і працюватимуть з вами під час відрядження. Розуміння очікуваних результатів допоможе всім відчувати себе комфортно і впевнено, зосередитися на підготовці до майбутньої роботи, що у свою чергу, безумовно, стане запорукою ефективного використання робочого часу.
З ким мені необхідно зустрітися, кому треба передзвонити під час поїздки?
"Звалитися на голову" комусь із ваших партнерів чи клієнтів, приїхавши без попередження, - відверта грубість. Такого роду поїздка-експромт може бути (і швидше за все виявиться) мало або абсолютно неефективною. Адже доклавши певних зусиль для того, щоб дістатися до місця призначення, ви можете зясувати, що потрібна вам людина буде відсутньою протягом наступного тижня. Хороші манери вимагають заздалегідь попередити про свої плани щодо поїздки, а також максимально наблизити свій графік до графіка сторони, що приймає, зробивши його найзручнішим для господарів.
Що мені необхідно взяти з собою?
Значення, "вартість", ефективність ваших зустрічей під час відрядження можуть бути значною мірою знижені, якщо ви не будете мати необхідних матеріалів та документів. Якщо ви заздалегідь поставите собі таке питання, це допоможе вам не тільки не забути потрібні папери та інші матеріали, але й перевірити, наскільки вони готові.
Планування та підготовка ділових поїздок
Якщо ви часто подорожуєте, то, очевидно, як і всі, хто багато їздить, вже прийшли до висновку про те, що найважливішим у дорозі є самозабезпеченість та максимальне дотримання усталеного щоденного режиму.
Заздалегідь плануйте свою поїздку і при цьому намагайтеся максимально дотримуватися звичного та зручного для вас режиму, повсякденного ритму. Це значною мірою допоможе вам краще пристосуватися до незвичних, нових умов, людей та оточення.
Починайте планувати свою поїздку, як тільки будуть остаточно визначені її дати. Не варто чекати якихось особливих умов, зразу приступайте до замовлення квитків та місця у готелі: з часом їх навряд чи стане більше, а вартість, якщо і зменшиться, то ненабагато.
Зробивши це, приступайте до складання списку інформації, необхідної для успішного проходження вашого відрядження. У цьому списку мають бути: 1. Інформація про ваш політ до місця призначення: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні телефонні номери.
2. Інформація про необхідний вам наземний транспорт: назва агенції, де ви орендували/замовили машину; підтвердження вашого замовлення.
3. Назва готелю, у якому ви будете проживати, його адреса, телефонні номери, а також номер вашого замовлення.
4. Час і місця запланованих на період відрядження зустрічей (якщо можливо, з відповідними телефонними номерами).
5. Імя господаря (імена господарів), номери його (їхніх) телефонів та факсів, а також, за наявності, електронна(і) адреса(и).
6. Інформація щодо організації харчування (за наявності такої).
7. Заплановані вечірні світські заходи.
8. Інформація про ваш зворотний шлях: номер рейсу; час і місце відльоту та прибуття; назва авіакомпанії та відповідні номери.
Склавши такий список, зробіть його копії, одну віддайте своєму помічнику/секретарю або начальнику, іншу - комусь із членів вашої сімї або другу. Викладена інформація допоможе за необхідності звязатися з вами у будь-який час, а також бути у курсі можливих непередбачених змін у ваших планах (затримка літака, переселення в інший номер чи готель і т. ін.).
Багаж, який полегшить вашу поїздку
Збираючи речі для відрядження, виходьте із простого правила: брати те, що необхідне, і залишати вдома все інше. Очевидно, що крім потрібних матеріалів, документів, мобільного телефону та персонального компютера вам необхідно взяти одяг та всі речі, необхідні для догляду за собою.
Зрозуміло, нікому не хочеться обтяжувати себе зайвим багажем.
Для того, щоб вирішити, що складати, вам необхідно знати: 1. Якою буде (очікується; як правило, буває у цей час) погода там, куди ви їдете.
2. Знайти відповідь допоможуть не тільки телебачення та газети, а й Інтернет. Дізнайтеся про погоду не тільки у місці призначення, а й у пунктах зупинок, пересадок на той випадок, якщо вам доведеться затриматися там.
3. Що ви будете робити, у яких заходах вам доведеться/ви плануєте брати участь.
Чим конкретніші ваші плани, тим легше ви можете підготуватися, підібравши відповідний, необхідний одяг. Чи запланований обід з представниками фірми, до якої ви їдете? Чи доведеться вам багато ходити? Чи збирається ви відпочивати у бадейні, займатися у тренажерному залі готелю?
Ті, хто часто подорожує, як правило, мають список основних речей, які постійно є в їхньому багажі. Так само відпрацьований і порядок пакування речей, який визначає, що складається у валізу, а що у ручний багаж. Досвід багатьох бізнесменів, яким доводиться часто подорожувати, свідчить, що у сумці чи невеликій валізі, яку ви берете з собою у салон літака, варто мати: - необхідні документи: паспорт (з візою за потреби), імена та контактні номери ваших ділових партнерів, квитки;
- гроші та дорожні чеки;
- робочі матеріали та документи, бізнес-картки;
- наочні матеріали для виступу: слайди, фотографії і т. ін.;
- ліки, якими ви користуєтесь;
- коштовні речі;
- косметичний набір/набір для гоління, інші речі, необхідні для догляду за собою;
- темні окуляри;
- додаткова пара шкарпеток, колгот та білизни;
- змінний одяг.
Склавши перелічені речі у ручний багаж, ви будете мати можливість підтримувати свій зовнішній вигляд у належному стані, а також при затримці чи втраті вашого багажу зможете нормально працювати (маючи гроші, робочі документи та на перший час одяг на зміну).
У діловій поїздці вам зрозуміло хочеться відчувати себе комфортно. Водночас ваш одяг має відображати ваш професійний статус, положення. Підбираючи одяг, памятайте про корпоративну політику вашої фірми та компанії, куди ви їдете, а також виходьте із характеру та цілей поїздки. У будь-якому разі краще робити вибір на користь професійного іміджу.
Навіть, коли ви у дорозі і, очевидно, не плануєте зустрітися з вашими діловими партнерами, не варто бути одягнутим по-домашньому, не по-діловому. Ви ніколи не знаєте, кого і де ви можете зустріти - потенційного клієнта чи члена ради директорів фірми-партнера. Також вам не відомо, що може статися в дорозі: раптом вам доведеться телефонувати вашому діловому партнеру з проханням зустріти вас в аеропорту чи на вокзалі, або ж ваш багаж загубиться в дорозі.
У відрядження беріть одяг, який добре витримує подорожі: легкі (не важкі) речі, що мінімально або ж зовсім не мнуться. Віддавайте перевагу практичним, простим предметам, які можна легко і вигідно комбінувати.
Подумайте про вечірні заходи: чи буде вам потрібне вечірнє вбрання? Також не забудьте про можливість використати басейн та тренажерний зал, що є у вашому готелі, і візьміть необхідні для цього речі.
Готуємося до відрядження за кордон
Можливо, ваша робота передбачає поїздки за кордон. Збираючись у дорогу, не забувайте, що без відповідної підготовки перебування у чужій країні може стати часом помилок у сфері етикету. Це не було б так страшно, якби ви перебували у країні як приватна особа. У діловій поїздці ви представляєте не тільки себе, але, і насамперед, свою фірму, компанію, тому кожна можлива помилка у поведінці, жестах та міміці при звертанні до вашого зарубіжного партнера і т. ін. наносить подвійну шкоду.
Тому збираючись за кордон, впевніться, що знаєте, якими є у країні вашого відрядження: - прийнятний діловий одяг;
- правила користування та вручення візитних і ділових карток;
- форми звертання та офіційного адресування;
- прийнятні форми вітання (рукостискання - яке воно?, кивання головою, поклони і т. ін.);
- правила ведення неформальної бесіди;
- принципи та правила ведення ділових переговорів;
- робочі дні та години;
- необхідний, прийнятний за місцевими традиціями час для встановлення ділових взаємовідносин;
- роль подружжя у ділових відносинах;
- корпоративна культура фірми, компанії, установи (відносини "колега - колега", "підлеглий - начальник", "представник фірми - клієнт"; норми відносин між колегами різної статі і т. ін.);
- традиції вручення та прийняття подарунків;
- прийнятні жести, міміка, пози;
- традиції щодо вживання їжі та напоїв; національна кухня;
- традиції щодо проголошення тостів;
- традиції щодо вживання алкогольних напоїв при діловому спілкуванні;
- прийнятність, допустимість гумору при діловому спілкуванні;
- свята країни (переконайтесь, що ваше відрядження не збігається з національними або релігійними святами);
- основна(і) релігія(ї), поширена(і) в країні.
Зрозуміло, що у зарубіжній поїздці ви будете не тільки працювати з паперами та вести переговори. Очевидно, що якийсь час ви будете не тільки і не стільки бізнесменом, а й туристом. Тому вам необхідно знати певні традиції та звичаї щоденного життя країни, регіону, міста, куди ви приїхали.
Наведені нижче поради знадобляться і в діловій, і в туристичній поїздках: 3" ясуйте, чи необхідно зробити відповідні щеплення перед вашою поїздкою. У разі такої потреби передбачте спеціальний час перед відправленням для того, щоб "відійти" від усіх можливих побічних ефектів.
Перевірте, чи знадобляться вам права водія (міжнародного зразка).
Візьміть карту країни, регіону, міста, куди ви збираєтесь. Ознайомтеся з розташуванням необхідних вам обєктів (готель, представництво компанії і т. ін.).
Ознайомтеся з доступною інформацією про місце свого відрядження (вам допоможуть довідкова література та Інтернет). Дізнайтеся все, що можна, про історію, традиції, культуру, мистецтво, відомі спортивні команди, фестивалі, звичаї і т. ін. Неоціниму допомогу у цьому можуть надати ваші колеги, знайомі, які вже побували у тих місцях, куди ви тільки збираєтеся. Якщо можливо, ще до поїздки почніть читати газети, що видаються у країні вашого відрядження, і продовжуйте це робити після приїзду на місце.
Про країну, куди ви збираєтесь, дізнайтеся таку інформацію: повна офіційна назва; існуюча форма державного правління; назва столиці; імя вищої посадової особи держави; основні сфери виробництва і відома промислова і сільськогосподарська продукція; основні географічні обєкти (ріки, озера, регіони і т. ін.); видатні памятки історії та культури; імена видатних людей (вчених, політиків, артистів, спортсменів і т. ін.); національний вид спорту.
Якщо ви не володієте офіційною мовою країни відрядження, спробуйте вивчити декілька ключових виразів - привітання, прощання, подяки, побажання успіхів і т. ін. У такий спосіб ви продемонструєте інтерес до країни та людей, з якими вам доведеться працювати, що у свою чергу допоможе вам швидше знайти спільну мову з вашими зарубіжними партнерами чи клієнтами. Як правило, люди схвально ставляться до бажання та намагання іноземців говорити їхньою рідною мовою і з розумінням ставляться до можливих помилок. (Ніхто не буде сміятися за вашою спиною, якщо ви скажете щось неправильно.) Не забувайте про важливість відповідних, адекватних до культурних традицій, жестів, міміки та пози, а також про силу відкритої, щирої посмішки.
Ознайомтеся з культурними особливостями країни вашого відрядження у ставленні до часу. Так, збираючись на зустріч, переговори чи інші заходи, памятайте про існуючі традиції - у деяких країнах запізнення розцінюється як надзвичайна грубість. У той же час в інших країнах такою надзвичайною грубістю буде прихід на захід заздалегідь, а запізнення є виявом хороших манер.
Дуже важливо знати реальну вартість державної валюти країни вашого відрядження. Вам буде неприємно, маючи, наприклад, тисячу песо, після вибору у магазині потрібного товару зясувати, що сума, яку ви маєте і яка здавалося вам досить солідною, варта усього кількох доларів США.
Ніколи не відправляйтеся в зарубіжну поїздку без хоч би невеликої кількості місцевої валюти: вам не захочеться, прилетівши до місця призначення пізно ввечері, побачити, що відділення банків в аеропорту закриті, а отже, вам немає де дістати гроші на таксі та телефонний дзвінок.
Дізнайтеся, що є прийнятним, а що - поганим подарунком у країні відрядження.
Вибираючи подарунок для вашого зарубіжного ділового партнера, не забувайте про культурні чи релігійні заборони, які існують у країні, куди ви збираєтесь.
САНІТАРНО-ГІГІЄНІЧНІ ВИМОГИ ДО ПРИЙМАЛЬНОЇ ДИРЕКТОРА
Приміщення кабінету повинно мати природне і штучне освітлення. Основний потік природного світла повинне бути ліворуч. Орієнтація віконних прорізів повинна бути на північ або на північний схід. Не допускається напрямок основного світлового потоку природного світла ззаду і спереду працює на ПЕОМ. При двосторонньому освітленні при глибині приміщення кабінету більше 6 обовязково пристрій правостороннього підсвітки, висота якого повинна бути не менше 2,2 м від підлоги.
В освітлювальних установках кабінету повинна бути використана система загального освітлення, виконана стельовими або підвісними люмінесцентними світильниками, рівномірно розташованими по стелі рядами у вигляді суцільних ліній з двох сторін про робочого столу. Світильники, а також віконні светопроеми не повинні позначатися на екранах.
У приміщеннях з ПЕОМ через забруднення повітря антропогенними речовинами органічної природи і діоксидом вуглецю рекомендується мати припливно-витяжну вентиляцію, що забезпечує оптимальний температурно-вологісний режим для всіх кліматичних зон. Оптімальні параметри Допустимі параметри Температура, Відносна вологість.
При відсутності припливно-витяжної вентиляції можна організувати кондиціонування повітря за допомогою побутових кондіціонеров. Расчет кондиціонерів повинен бути проведений інженером з вентиляції в залежності від їх продуктивності, кількості теплонадлишків від машин, людей, сонячної радіації та джерел штучного освітлення.
Електропостачання кабінету має бути виконано відповідно до вимог ГОСТ 28139-89 та ПУЕ. Підводка електричної напруги до столів повинна бути стаціонарною і прихованою. Розташування електрощита і Пристрої захисного вимикання повинен давати можливість миттєвого відключення системи електропостачання.
Для забезпечення пожежної безпеки кабінет МВТ повинен бути укомплектований 2-ма вуглекислотними вогнегасниками (типу ВВ-2).
Поверхня підлоги повинна бути рівною, без вибоїн, неслизькою, зручною для очищення та вологого прибирання, мати антистатичні властивості.
Для внутрішнього оздоблення приміщень з ПЕОМ і ВДТ не дозволяється застосовувати синтетичні матеріали, що виділяють у повітря шкідливі хімічні речовини та сполуки. До них можна віднести деревно-стружкові плити, шаруватий паперовий пластик, шпалери, що миються, рулонні синтетичні покриття та інших
Рівень шуму на робочому місці у всіх навчальних приміщеннях з ВДТ і ПЕОМ неповинен перевищувати 50 ДБА. (Санітарні норми допустимого шуму в приміщеннях житлових і громадських будівель і на території житлової забудови N 3077-84, п.7.2).
Площа приміщень кабінету визначається відповідно до вимог нормативного документа.Специфіка секретарської служби полягає в операціях з документами і чисельних контактах з людьми, як безпосередніх, так і по телефону, допомогою листування. Здебільшого ці функції доводиться здійснювати паралельно з виконанням доручень, інших, не повязаних між собою, робіт. Це спонукає до самодисципліни, до правильного розподілу часу й уваги, працювати швидко і безпомилково. Все належить виконувати на високому професійному рівні, спокійно, інтелігентно, тактовно, доброзичливо і дипломатично.
Отже, умовно роботу будь-якого секретаря можна поділити на дві частини: робота з документами; організаційна робота секретаря.
Оскільки секретар займається створенням документів в організації, то йому потрібно володіти правилами оформлення документації. Серед різноманітних видів і категорій документів важливе місце посідають розпорядчі документи.
Крім знань із діловодства, секретар повинен володіти знаннями етикету, які він повинен демонструвати кожної хвилини.
До речі, правил техніки безпеки потрібно додержуватися дуже строго. Але, якщо виникають непередбачені ситуації, будь-яка людина підприємства повинна не розгубитися. Від уміння вчасно й правильно оказати першу долікарняну допомогу може залежати життя людини.
Список литературы
1. Гавриленко С. Документирование в организации: В помощь секретарю-референту/ С.Д. Гавриленко,. - Минск: Амалфея, 2002. - 125 с.
2. Головач А.С. Зразки оформлення документів. - Донецьк: Сталкер, 1997.
3. Діденко А. Сучасне діловодство: Навч. посібн. для проф.-тех. закл. освіти/ Анатолій Діденко,. - 3-є вид.. - К.: Либідь, 2001. - 383 с.
4. Жидецький В.Ц. Основи охорони праці. - Львів: Афіша, 2002.-320с.
5. Згуровський М.З., Коваленко І.І., Міхайленко В.М. Вступ до компютерних інформаційних технологій: Навч.посіб. - К.: Вид-во Європ. ун-ту (фінанси, інформ. системи, менеджм. і бізнес), 2000.- 265 с.
7. Практичний курс інформатики. Автори : В.Д.Руденко; О.М.Макарчук; М.О.Патланжоглу.
8. Проект програми курсу "Основи інформатики та обчислювальної техніки" для загальноосвітньої школи (автори: Жалдак М.і., Морзе М.В., Науменко Г.Г.). Електронний варіант.
9. Чаповська Р.Б. Microsoft Word 2000. - Шепетівка: Аспект, 2005. - 258 с