Характеристика деловой переписки. Главные особенности официально-делового стиля, оформление деловой корреспонденции. Деловое письмо, его структура. Письмо-напоминание и письмо-приглашение. Общее понятие об оферте, рекламации. Язык деловой переписки.
Аннотация к работе
Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствии с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Государственным институтом техники управления (ИТУ),образованным в 1926г.,был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, протоколов, извещений и др. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТЫ на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД).Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.Виды деловой переписки и их названия (письмо, телеграмма, телекс, факс, телефонограмма) определяются способами передачи деловой информации, которые подразделяются на два основных вида: почтовая связь и электронная связь. При ведении переписки должны соблюдаться следующие требования: письма оформляются на специальных бланках-бланках для писем и подписываются руководителем организации или его заместителем в рамках предоставленной им компетенции; письма должны составляться грамотно, аккуратно, без грубых помарок, исправлений; независимо от содержания письмо должно излагаться спокойным, выдержанным, официально-деловым языком, обладать достаточной аргументацией, точностью, полнотой и ясностью характеристик, краткостью и последовательностью изложения; Если к письму прилагаются какие-либо материалы или документы, то они обычно перечисляются в левой нижней части письма на отдельной строке после слова "Приложения(Enclosure)".Но если текст сохранился в письменном виде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации. Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различии в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартизованность изложения; долженствующее - предписывающий характер изложения.
Введение
Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствии с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандартизации. Государственным институтом техники управления (ИТУ),образованным в 1926г.,был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект "Общих правил документации и документооборота" (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести "Общие правила" в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако "Правила" не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.
Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е годы. Однако по сравнению с мировыми достижениями в области информационных технологий, кибернетики, математических методов управления в отечественной науке наметилось отставание, которое выявилось особенно остро в 80-90-е гг. Тем не менее в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана единая государственная система документации (ЕГСД), общесоюзные классификаторы, изданы ГОСТЫ на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД).Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования. Однако элементы новых информационных технологий в ЕГСД представлены не были. Этот пробел отчасти выполнен в новой редакции Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденной в 1988г.
Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX века в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.
Вывод
Содержание разговора можно забыть, неправильно запомнить, неверно понять и даже намеренно исказить. Но если текст сохранился в письменном виде (и зафиксирован по всем правилам), то любой, кто его прочтет, может быть уверен в точности содержащейся в нем информации. Существует ряд обстоятельств, когда хранение письменной информации не только желательно, но и необходимо. Несмотря на различия в содержании отдельных жанров, степени их сложности, официально-деловая речь имеет общие стилевые черты: точность изложения, не допускающую возможности различии в толковании; детальность изложения; стереотипность, стандартизованность изложения; долженствующее - предписывающий характер изложения. К этому можно добавить такие черты, как официальность, строгость выражения мысли, а также объективность и логичность, которые свойственны и научной речи.
Функция социальной регламентации, которая играет самую важную роль в официально-деловой речи, предъявляет к соответствующим текстам требование однозначности прочтения. В связи с этим для каждого текста должна быть характерна такая точность изложения информации, которая не допускала бы возможность различных толкований. Официальный документ будет выполнять свое назначение, если его содержание тщательно продумано, а языковое оформление безупречно.
Список литературы
1. Белов А.А., Белов А.Н. "Делопроизводство и документооборот". - М.: "Книжный мир", 2004 г.
2. "Русский язык и культура речи", В.И. Максимов, Москва, "Гардарики", 2002 г.
3. "Стилистика русского языка" Учебник для студентов педагогических институтов, "Русский язык и литература", Кожина М. Москва, "Просвещение", 1993 г.
4. ""Умеете ли вы общаться?", И.Н. Горелов, Москва, "Просвещение",1991 г.
5. "Этика делового общения", И.Н. Браим, Минск, "Жизнь", 1996 г.