Документы как информационная основа деятельности организации. Сохранность документа архива: история законодательства и основы обеспечения. Учет движения документов. Режимы хранения документов: световой, охранный, температурно-влажностный, противопожарный.
Аннотация к работе
1.История законодательства и основы обеспечения сохранности документов архива 2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива 3.Режимы хранения документов 4.Топографирование и учет движения документов 5.Хранение документов в электронной форме Заключение Примечание Библиографический список Введение Актуальность темы. Документы являются информационной основой деятельности организации, поскольку именно в них сосредоточено более 80% ее информационных ресурсов. При архивном хранении документов они в той или иной мере подвергаются воздействию различных факторов, которые вызывают необратимое изменение свойств материалов - старение. Библиотечные, музейные и архивные фонды содержат издания и рукописи, выполненные, в основном, на бумаге, неуклонно разрушающейся в процессе хранения и использования. Целью работы является выяснить оптимальные условия для обеспечения сохранности архивных документов. Горфейн Г.М.1 в своем исследовании «Архивоведение» показывает не только условия сохранности архивных документов, но и историю архивного дела в России, а так же организацию документов и дел Архивного фонда Российской Федерации. Труды Охотникова А.В.2 «Документоведение и делопроизводство» обращает внимание на классификацию документов, системы документаций, документную коммуникацию и документную деятельность, где рассматривается хранение документов. Статьи Алексеевой Е.В.3 «Архивоведческие аспекты в делопроизводстве: обеспечение сохранности документов архива и организация их хранения» послужили информационной базой для раскрытия заявленной темы. В соответствии с Положением о Федеральной архивной службе России (1998 год) обеспечение сохранности документов - одна из важнейших функций архивных учреждений6. Система мер по организации хранения включает в себя следующие направления: 1. обеспечение физико-химической сохранности документов; 2. создание материально-технической базы хранения документов, включающей здания и помещения хранилищ, средства охраны и безопасности хранения; 3. учет движения и контроль за физическим состоянием документов, что предполагает отражение всех изменений в учетных формах архива; 4. копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования; 5. консервация документов. 2.Устройство, оборудование и эксплуатация помещений архива Следует помнить, что документы хранятся в архиве для того, чтобы ими пользоваться в течение тех сроков, пока они представляют ценность: 3, 5, 10, 25, 40, 75 лет, века. Основные площади здания отводятся под хранилища; они изолируются от читального зала и административных помещений.