Анализ современных проблем использования СЭД в российских компаниях. Основные принципы электронного документооборота. Современные средства визуализации бизнес-процессов. Построение модели оценки эффективности системы документооборота, ее эффективность.
Аннотация к работе
Глава I. Анализ современных проблем использования СЭД в российских компаниях I.1 Теоретические основы документооборота I.1.1 Основные понятия документооборота I.1.2 Основные принципы электронного документооборота I.1 Процессная модель организации I.2 Функциональные требования к СЭД I.3 Нефункциональные требования к СЭД I.4 Проблемы, связанные с системами документооборота I.5 Современные средства визуализации бизнес-процессов Выводы главы I Глава II. Построение модели оценки эффективности системы документооборота (СД) II.1 Формальная модель СД II.1 Критерии эффективности системы документооборота II.1.1 Временной критерий эффективности II.1.2 Стоимостный критерий эффективности Выводы главы II Глава III. Практическая реализация III.1 Предпроектное обследование III.1.1 Общее обследование III.1.2 Информационное обследование III.2 Оценка эффективности в соответствии с критериями III.3 Рекомендации по повышению эффективности Выводы главы III Заключение Список использованных источников Введение Научно-технический прогресс продолжает свое шествие по планете, и одним из наиболее важных и существенных его факторов стали информационные технологии. В настоящее время сложно отыскать организацию, не использующую подобную систему; реализовано и эксплуатируется множество пакетов. Но зачастую на внедрении одного пакета системы электронного документооборота все не заканчивается, и в производственную деятельность компании интегрируются и другие решения. Но, к сожалению, в настоящее время не существует четкой системы критериев и методов оценки эффективности систем документооборота. Анализ современных проблем использования СЭД в российских компаниях I.1 Теоретические основы документооборота I.1.1 Основные понятия документооборота Документооборот - цикл обработки документов, отражающий их движение от момента создания или момента получения, дальнейшую обработку и завершающийся исполнением либо отправлением. Электронный документ в понимании современного пользователя - это созданный, зафиксированный и зарегистрированный согласно действующему законодательству с использованием средств электронной техники, заверенный электронной подписью при использовании программных технологий и криптографии на электронном носителе документ. ЭП - электронная подпись - это программно зашифрованная информация в электронной форме, которая уникально идентифицирует подписывающее лицо, Данная электронная подпись присоединяется к иной информации , созданной с помощью электронных средств коммуникации, является аналогом собственноручной подписи владельца ЭП и подтверждает подлинность передаваемых документов либо информации. I.1.2 Основные принципы электронного документооборота Наиболее удачным кажется определение системы электронного документооборота, приведенное В.М.Гайковичем в [2]: «СЭД - это электронная система, обеспечивающая строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий». Системы электронного документооборота, как успешно внедряемые, так и находящиеся только на стадии разработки в настоящее время, имеют в своей основе ряд общих принципов: 1) Реализуется возможность параллельного выполнения операций, необходимая для сокращения времени движения документов между участвующими сторонами и повышения оперативности их исполнения; 2) Для однозначной идентификации документов проводится однократная регистрация его в системе; 3) Для однозначного определения ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса) реализуется принцип непрерывного движения документа; 4) Чтобы максимально исключить даже возможность дублирования документов создается единая (или согласованная распределённая) документная база; 5) Предусматривается система поиска, позволяющая находить документ, обладая минимумом информации о нём; 6) Для контроля движения документов по процессам документооборота и возможности принятия своевременных и точных управленческих решений создается система отчётности по различным статусам и атрибутам документов. 1.2 Процессная модель организации Любая современная компания является сложной организационной структурой с большим объемом документов, циркулирующих как внутри компании, так и между компанией и другими физическими и юридическими лицами. Временной критерий эффективности В предложенную М.Ю.Круковским в [4] модель было введено четвертое множество компонент: множество Т длительностей периодов между последовательными моментами изменения состояния системы, ведь система документооборота - динамическая система, состояние которой изменяется в каждый момент, когда изменяется состояние документов, циркулирующих внутри, то есть в моменты смены процессов, из которых она состоит.